Webinar Omgevingswet: hoe begeleid je medewerkers in het veranderproces?

Op donderdag 15 december geven Andy Schoonbroodt van The People Side of Change en Vincent Damen, in samenwerking met VNG, een webinar voor programmamanagers, projectleiders, lijnmanagers en medewerkers/adviseurs betrokken bij de invoering van de Omgevingswet.

De invoering van de Omgevingswet betekent verandering voor de manier waarop we werken. Niet voor de organisatie, maar voor de mensen ín de organisatie. Het succes daarvan hangt af van elke persoon die de nieuwe werkwijze succesvol wil en kan adopteren en toepassen in het dagelijks werk.

Dat geldt ook voor de invoering van de Omgevingswet. Dit is niet altijd makkelijk en wordt omgeven door deadlines, activiteitenplannen, stress, uitstel, overleg en een veelheid aan project- en communicatieactiviteiten.

Het succes van de invoering valt of staat met het ondersteunen van mensen in hun individuele veranderproces. Van hoe zij hun werk vandaag doen naar hoe zij hun werk doen na invoering van de Omgevingswet. Hiervoor moeten we begrijpen hoe verandering werkt bij het individu.

Tijdens dit webinar hoort u praktijkvoorbeelden en inspireren wij u op een interactieve manier met succesfactoren voor verandering.

Datum en tijd

  • 15 december van 10:00 uur tot 11:30 uur

Programma

  • Wat betekent de Omgevingswet voor de cultuur(omslag) op de werkvloer?
  • Hoe beïnvloedt de Omgevingswet de samenwerking tussen collega’s?
  • Begeleiden van de ‘menskant van verandering’
  • Praktijkvoorbeelden en interventies

Sprekers

  • Vincent Damen, partner bij De Processpecialisten
  • Andy Schoonbroodt, change coach bij The People side of Change

Deelname is gratis. Aanmelden kan via dit aanmeldformulier.

Implementatiedag Omgevingswet

Op dinsdag 27 september 2022 organiseert het programma Aan de slag met de Omgevingswet een Implementatiedag Omgevingswet (inloop: 09:30 uur, programma 10:00 – 16:00 uur). We ontmoeten je graag weer in levenden lijve bij Spant! in Bussum. We gaan landelijk netwerken, elkaar persoonlijk spreken en bevragen en voorbeelden met elkaar delen. Ook collega’s van De Processpecialisten zullen kennis met je delen en in gesprek gaan over je ervaringen. Hieronder ziet je een overzicht van de programma onderdelen waar je een van onze collega’s kan treffen.

Tijdens de 2e ronde workshops (13:30 uur – 14:30 uur):

Meldingen in het kader van de Wkb en behandeling daarvan binnen de gemeente

Welke meldingen komen er straks allemaal binnen in het kader van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) en hoe moeten we dat gaan behandelen binnen de gemeente? In deze workshop geeft Ellen Zwiers een toelichting van het werkende proces ‘behandelen melding bouwactiviteit’. Daarbij geeft ze aan wat u als gemeente kunt doen om goed voorbereid te zijn op de komst van de Wkb.

Sessie door: Ellen Zwiers, senior begeleider implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG
Doelgroep: Medewerkers vergunningen, toezichthouders en medewerkers vanuit het project Wkb

Tijdens de 3e ronde workshops (15:00 uur – 16:00 uur)

Procesmatige veranderingen voor de toezichthouder door de Omgevingswet en de Wkb

Wat wordt er straks procesmatig anders voor de toezichthouder met de komst van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb)? De sprekers lichten het werkende proces ‘toezicht en handhaving’ toe. Daarbij geven ze aan wat de grootste uitdagingen zijn voor de toezichthouder met de komst van de Omgevingswet en de Wkb.

Sessie door: Patricia Palmen, coördinator implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG en Ellen Zwiers, senior begeleider implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG
Doelgroep: Toezichthouders Omgevingswet en Wkb en opstellers van het omgevingsplan die zich bezig houden met de implementatie van de Omgevingswet en Wkb

Overdracht van de programmaorganisatie naar de lijn

Met de naderende invoeringsdatum zijn organisaties druk bezig met het overdragen van taken van de programmaorganisatie naar de lijnorganisatie. Bijna klaar dus? Nee, nu begint het pas echt! De Processpecialisten ondersteunen verschillende gemeenten, Omgevingsdiensten en provincies bij het werkend krijgen en continu verbeteren van processen. Een van deze gemeenten is Utrechtse Heuvelrug.

In deze sessie delen de gemeente Utrechtse Heuvelrug en De Processpecialisten hoe ze dit aanpakken:

  • Hoe kun je bewerkstelligen dat de lijn zelfstandig de (verbetering van de) kwaliteit oppakt?
  • Welke rol spelen ketentesten om de overdracht van programma naar de lijn goed te laten lopen en hoe pak je dit aan?
  • Wat betekent de invoering van de wet voor houding en gedrag van medewerkers?

Aan de hand van concrete voorbeelden gaan de sprekers in op bovengenoemde vragen.

Sessie door: Vincent Damen, partner bij De Processpecialisten, Iris Lindeboom, verandermanager bij De Processpecialisten en Hermannus Stegeman, manager Publiek, Gemeente Utrechtse Heuvelrug
Doelgroep: Programmamanagers, projectleiders, proceseigenaren en lijnverantwoordelijken

Zien we je op 27 september bij Spant! in Bussum? Je kan je aanmelden via het aanmeldformulier.

Procesgericht werken biedt Woonforte inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken

Woningcorporaties hebben te maken met grote uitdagingen, bijvoorbeeld omtrent de duurzaamheid, betaalbaarheid en beschikbaarheid van hun bezit. Hoe richt je je organisatie zo in dat je deze hindernissen het beste het hoofd kunt bieden? En welke rol is daarbij weggelegd voor procesgericht werken? CorporatieGids.nl sprak erover met Monique Brewster, directeur-bestuurder van Woonforte.

Een veilig thuis is een grondrecht en een eerste levensbehoefte. Toch zijn er ook in de gemeente Alphen aan de Rijn – waar Woonforte ongeveer 11.000 vhe verhuurt – volgens Monique teveel mensen die zo’n thuis nog niet hebben. “Het aanpakken van de wooncrisis is voor ons dan ook de grootste uitdaging. Woonforte bouwt tot 2030 zo’n 2.500 nieuwe woningen. Dat betekent niet dat we niet omkijken naar zaken als duurzaamheid of betaalbaarheid. Zo gaan we na welke maatregelen we kunnen treffen om de gevolgen van energiearmoede bij onze huurders te verlichten, maar is voor iedereen – intern én extern – helder waar we voorrang aan geven op de momenten dat we moeten kiezen.”

Bij het opzetten van procesgericht werken heeft Woonforte nauw samengewerkt met Wilbert Koenen van De Processpecialisten. “Zij hebben ons geholpen bij het systematisch in kaart brengen, opnieuw beschrijven en – waar nodig – inrichten van onze processen. De Processpecialisten ondersteunden ons ook bij de implementatie van het werken met procesmanagers. Samenwerken met een expertpartij helpt omdat zij met de blik van een buitenstaander gericht vragen stellen aan onze organisatie.

Verder lezen? Kijk op: Monique Brewster (Woonforte): Procesgericht werken biedt inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken (CorporatieGids.nl) of neem contact op met Wilbert Koenen

IJsselland oefent met Initiatievenproces

Op 14 juni vond de regionale ketentest initiatievenproces plaats. Gemeente Deventer, Provincie Overijssel, de Omgevingstafel IJsselland en Omgevingsdienst IJsselland oefenden tijdens deze test met het initiatievenproces. Zo’n 60 vergunningverleners, procesbegeleiders, casemanagers, frontofficemedewerkers, adviseurs en functioneel beheerders van de ketenpartners namen aan de ketentest deel. Deze ketentesten werden voorbereid en gefaciliteerd door Processpecialist Iris Lindeboom.

Het doel van deze interactieve ketentest was te beproeven of het initiatievenproces, zoals bedacht door de regionale werkgroep Vergunningverlening, voor alle partijen werkbaar is. De betrokkenheid van de testers was groot. De vragen, opmerkingen en suggesties die zijn gesteld en gegeven, leverden goede leer- en verbeterpunten op. 

Elke gemeente in de regio IJsselland heeft na de gezamenlijke test de mogelijkheid om op 21 juni zelf met het initiatievenproces aan de slag te gaan. Deze zelftest richt zich op het proces zonder Omgevingstafel. Hiervoor hebben gemeenten van ons een draaiboek ontvangen waarmee ze zelf aan de slag kunnen.

Met deze ketentest is Omgevingsplatform IJsselland één van de koplopers in het land. Goed dat we andere regio’s inspireren door te leren van elkaar en te werken aan één doel: een goede implementatie van de Omgevingswet.

Het op deze manier delen van kennis en ervaringen helpt onze samenwerking te verbeteren. Het levert input voor het verbeteren van onze interne processen en daarmee onze dienstverlening aan burgers en bedrijven. Ook biedt het een mooi vervolg voor de zelftest.

Meer weten? Kijk op: Regionale ketentest initiatievenproces – Omgevingsdienst IJsselland (odijsselland.nl) of neem contact op met Vincent Damen

Gemeente Zwolle maakt beleid Omgevingswetproof

De Omgevingswet vraagt om een multidisciplinaire aanpak van beleidsopgaven. Wat betekent dat voor de dagelijkse praktijk van de beleidsmakers? Gemeente Zwolle heeft het ervaren in een ‘escaperoom’. 

In voorbereiding op de Omgevingswet heeft een verbeterteam het proces voor ruimtelijk beleid ontworpen. Het nieuwe proces biedt een aanpak in stappen, met bij iedere stap duidelijke deelproducten en beslismomenten. Nieuw is ook de nadruk op kritische opdrachtaanvaarding (‘heeft deze beleidsopgave nu prioriteit?’) en het vaststellen van een Plan van Aanpak vóór het inhoudelijk ‘beleid maken’ begint.

Godelieve Wijffels, hoofd van de afdeling Ruimte en Economie, gemeente Zwolle: “De vernieuwde aanpak van het beleidsontwikkelproces geeft houvast en voldoende ruimte voor maatwerk. Fijn dat het proces nu omgevingswetproof is met nadruk op integraliteit, participatie en vastlegging. Het vernieuwde proces zorgt bovendien voor een goede overdracht als je het beleid wilt gaan uitvoeren.”

Beleidsadviseurs hebben het nieuwe proces getest en toegepast op een aantal actuele beleidsvragen. Ze kregen de opdracht om met een multidisciplinair team binnen een uur hun opdracht af te bakenen, hun aanpak te bepalen en een beleidsvoorstel te maken. Daarna volgde een stemming in de (gespeelde) gemeenteraad. Als het beleidsvoorstel werd aangenomen, moest het beleid vertaald worden naar concrete beleidsregels en werkingsgebieden voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet. ‘Echte’ beleidsvragen en inhoud werden gecombineerd met spelelementen zoals een planningspuzzel en pestkaarten.

“Snel naar het managers-overleg voor een stempel! Anders zijn die anderen eerst – en dan lopen wij vertraging op!”

Inzichten uit de escaperoom zijn direct toepasbaar in de praktijk, bijvoorbeeld:

  • Een frisse blik helpt: haal er eens een collega bij met een andere expertise, een beleidsadviseur cultuur kan bijvoorbeeld frisse ideeën hebben over ‘gezonde wijken’;
  • Samen gaat het sneller: de setting van de escaperoom, onder tijdsdruk en met multidisciplinaire teams, werkt goed om gezamenlijk een denkrichting te bepalen. Het uitwerken van deelproducten is daarna veel makkelijker;
  • Organiseer tegenspraak: in de gespeelde gemeenteraad gingen optimisten en pessimisten fanatiek met elkaar in debat. Kritische vragen lokken spitse antwoorden uit en beter doordachte beleidsvoorstellen.

Andersom zijn de ervaringen uit de escaperoom aanleiding om het proces nog eens kritisch te bekijken, bijvoorbeeld: welke partijen betrekken in welke fase van het proces? Hoe zorgen we dat de beslismomenten niet tot vertraging leiden?

“We moeten ook ons bestuur hierin meenemen. We gaan straks niet weer meteen hollen als er een vraag komt.”

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Gemeente Hilversum gaat snel meer robots inzetten

De gemeente Hilversum ziet de voordelen van robotisering: inwoners en ondernemers krijgen sneller en beter antwoord. De Processpecialisten hebben een onderzoek uitgevoerd om te bepalen waar de meeste winst te behalen is.  De gemeente wil nog dit jaar de eerste 3 processen robotiseren.

Het begon met een inspiratiesessie over Robotic Process Automation (RPA). Experts uit de gemeenten Dordrecht, Tilburg, Schiedam en Utrecht, samen met RPA-expert Asher Lake en ontwikkelaar Ciphix, hebben daar succesverhalen gedeeld en de deelnemers gestimuleerd om na te denken over kansen in hun eigen werk. In welke processen gaat veel tijd zitten in het overtypen van gegevens van het ene naar het andere systeem? Waar kun je doorlooptijden verkorten door een robot het werk uit te laten voeren?

Na de inspiratiesessie hebben proceseigenaren en medewerkers in Hilversum zeven processen aangedragen. Voor die processen is het RPA-potentieel in kaart gebracht met behulp van de RPA kansenscan. In gesprekken met medewerkers zijn de processen ‘gescoord’ op RPA-potentieel. Hoe meer gestructureerde data en vaste beslisregels, hoe makkelijker het proces te robotiseren is. Voor de top 4 van processen hebben we daarna een business case gemaakt door met een Lean-bril de verspillingen in het proces in kaart te brengen en per verspilling te schatten, welk effect RPA heeft op doorlooptijden en bewerkingstijden.

Neem bijvoorbeeld aanvragen voor het verlengen van een gehandicaptenparkeerkaart. De afhandeling hiervan kan voor een belangrijk deel geautomatiseerd worden. De aanvrager krijgt daardoor 2 tot 4 weken sneller antwoord en medewerkers houden meer tijd over voor het afhandelen van complexere klantvragen. Een ander voorbeeld is het proces van factuurafhandeling: een robot kan het routeren van facturen naar budgethouders overnemen van de afdeling Financiën & Control en ook een aantal controles uitvoeren voor de betaalbaarstelling.  Voor de in totaal 7.500 facturen per jaar scheelt dit ca. 15 minuten bewerkingstijd per factuur en de betaaltermijn wordt korter.

“Ik ben trots dat ik deze spannende onderzoeksreis ben aangegaan met De Processpecialisten met als resultaat een solide businesscase. Mijns inziens zullen de Top3 op te leveren Robots, niet als proof-of-concept opgeleverd worden, maar als een proof-of-value!” (Virginia Hofwijks, Innovatieadviseur Robotisering, Gemeente Hilversum)

De gemeente wil nog dit jaar de eerste processen robotiseren en maakt ondertussen plannen om de komende 4 jaar veel meer processen te robotiseren. Onderdeel van die plannen zijn ook het beheer van de robots, de benodigde infrastructuur en opleidingen, zodat de gemeente Hilversum straks in eigen beheer robots kan inzetten.

RPA is een softwareoplossing die handmatige en repeterende handelingen in ICT-systemen van de mens overneemt. Het is de manier om repeterende, administratieve handelingen in werkprocessen foutloos en 24/7 uit te voeren. Zo houden medewerkers meer tijd over voor persoonlijke interactie met klanten, het afhandelen van complexere klantvragen en innovatie.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Utrechtse Heuvelrug op schema met Omgevingswet

Gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft inmiddels scherp in beeld wat de Omgevingswet betekent voor de werkprocessen. De komende maanden kan de gemeente nog volop proefdraaien en oefenen.

De afgelopen maanden is elk proces aangepakt dat de Omgevingswet raakt. Projectleider Margreet van Staalduinen heeft daarbij de ‘Toolkit werkende processen’ van de VNG gebruikt. Voor elk proces heeft een werkgroep de impact van de wet bepaald en een Proces Actie Plan opgesteld. De proceseigenaren konden daarna samen met hun verbeterteams hun processen Omgevingswetproof maken.

Programmamanager Willemijn Streutker vat het resultaat samen: “Door de primaire processen centraal te stellen in plaats van het instrumentarium, zijn veel meer medewerkers zich bewust van de impact van de Omgevingswet op hun werkzaamheden. Ze zijn nu intrinsiek gemotiveerd om te werken aan het verbeteren van de processen omdat ze zien dat het zowel de inwoners als de organisatie ten goede komt.”

De komende maanden gaat de gemeente bewoners en bedrijven informeren over hoe zij een initiatief kunnen voorleggen en participatie kunnen organiseren. De nodige aanpassingen in systemen staan ook nog op de planning.

Medewerkers van de gemeente zullen straks integraal beleid gaan opstellen en integraal gaan adviseren over initiatieven. Het ‘samen mogelijk maken’ van initiatieven vraagt een andere houding dan het ‘toetsen’ van plannen. Aan de Intaketafel en de Omgevingstafel gaat de gemeente daar verder mee oefenen. Door met elkaar te reflecteren wordt de bedoeling van de Omgevingswet vertaald naar concrete gedragstips voor contacten met bewoners, bedrijven en collega’s.

Tegelijkertijd gaan managers, proceseigenaren en medewerkers samen oefenen met het bijsturen en verbeteren van de nieuwe werkprocessen. De uitdaging daarbij ligt in het feit dat de nieuwe processen door de hele organisatie lopen en andere samenwerking vragen. Daarbij wordt ingezet op continu verbeteren en integrale afstemming, intern en met initiatiefnemers/belanghebbenden. Zo werkt de gemeente op verschillende manieren aan het gewenste niveau van dienstverlening.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77