“Investeren in de ontwikkeling van onze zachte kant” – Werkvelden Omgevingswet uit Lelystad getraind in onderlinge samenwerking

Met een grotendeels op de luchtvaart geïnspireerde training bereidden twee werkvelden van de gemeente Lelystad zich voor op de komst van de nieuwe Omgevingswet. Doelstelling: het ontwikkelen van een hechte teamsamenwerking. “Het besef is gegroeid dat voor de samenhang van het grotere plaatje ook onderlinge afstemming gewenst is.”

Robert Hijmissen werkt als teamleider Omgevingswet bij de gemeente Lelystad. Samen met Eelco Evers (regisseur transitie omgevingsvergunningen) en Jeroen Kwint (regisseur transitie omgevingsplan) geeft hij leiding aan 35 medewerkers die zich voorbereiden op de komst van de nieuwe Omgevingswet. Deze nieuwe wet leidt tot grote veranderingen in het dagelijks werk, stelt Hijmissen. “Veranderen is voor iedereen spannend”, zegt hij. “Bovendien kan het weerstand oproepen. Daar moet je aan werken.” 

Pijnpunten onder tapijt
De teamleider en een aantal collega’s volgden in 2020 een inhoudelijke training in het kader van de nieuwe Omgevingswet. “Als zijstapje is in die training ook aandacht besteed aan gedragsanalyse”, zegt Hijmissen. “Dit heeft het besef aangewakkerd dat we ons niet alleen op de inhoud zouden moeten richten, maar ook op het functioneren als team. Dat het noodzakelijk is om te investeren in de ontwikkeling van onze zachte kant.” 

Het was Jeroen Kwint die suggereerde daarvoor een op de luchtvaart geïnspireerde training te gaan volgen. “Een paar jaar geleden heb ik een webinar van Southern Sea Airways gevolgd en dat vond ik erg boeiend. Later heb ik afgesproken met trainer Richard Walraven en zo is het balletje gaan rollen.” Walraven overtuigde de leidinggevenden in Lelystad dat zijn training Crew Resource Management het uitgelezen instrument was voor het ontwikkelen van een hechte teamsamenwerking. 

In 2021 ging Walraven van start door intakes te doen met alle individuele teamleden. “Dat heeft ons en Richard een goed beeld gegeven van de werkvelden”, aldus Hijmissen. “Er bleken pijnpunten te zijn die onder het tapijt waren geveegd. Na zijn inventarisatie concludeerde Richard echter ook dat de inzet in de teams er wel degelijk was, maar dat die niet altijd leidde tot een evenredig over de medewerkers verdeelde bijdrage.”

Heb je het begrepen?
Hoewel beide werkvelden afzonderlijk de trainingssessies volgden, kwam de oefenstof voor negentig procent overeen. Tijdens een van de eerste groepsbijeenkomsten werd ingezoomd op de werkprocessen. In het vervolg was er ruim aandacht voor communicatie tussen de teamleden. Bijvoorbeeld tijdens het onderdeel in een vluchtsimulator op vliegveld Lelystad, een van de hoogtepunten in het trainingsprogramma. Daar werd in de cockpit het hele traject van aankomst van een vliegtuig nagebootst. In zo’n situatie is de onderlinge communicatie vanzelfsprekend cruciaal. “Na het doornemen van een aantal handelingen kwam telkens weer de vraag: Heb je het begrepen”, herinnert Kwint zich. “Het is belangrijk om die checkvraag voortdurend te stellen” vult Evers aan. “In een team is steevast sprake van een groot aantal aannames, dat teamleden wel denken te weten hoe het zit. Het is veel verstandiger om te controleren of dat inderdaad het geval is.” Voor Kwint en Evers was het verblijf in de cockpit in zekere zin confronterend. Kwint: “In de simulator hebben wij los van elkaar allebei dezelfde fout gemaakt. Ergens in de cockpit hing een kaartje dat er een storing zat in een bepaald onderdeel. Wij hadden daar helemaal geen aandacht aan besteed. Om een veilige landing te kunnen maken, hadden we dat beter wel kunnen doen.”

Extra overlegmomenten
Om op de werkvloer de neuzen dezelfde kant op te krijgen, hebben de regisseurs extra overlegmomenten ingelast. Evers doet elke dag een gezamenlijke dagstart met zijn team, Kwint heeft een weekstart met het team ingevoerd. “Daarnaast hebben we kernwaarden en normen benoemd”, zegt Evers. “Denk aan zaken als afspraak is afspraak, kom op tijd op een afspraak en zorg dat je goed voorbereid aan besprekingen gaat deelnemen.” Dat klinkt eenvoudig, maar de praktijk blijkt soms weerbarstig, stelt Kwint. “Iedereen vindt het normaal om op tijd te komen. Maar voor sommigen is vijf minuten te laat ook op tijd.” Hijmissen: “Toch zijn we er over de naleving van onze kernwaarden met elkaar goed uitgekomen. Niet door ze van bovenaf op te leggen, maar door er met elkaar over in gesprek te gaan. Richard Walraven heeft dat proces overigens goed begeleid.”

Hijmissen, die zelf trouwens niet deelnam aan de trainingen om zijn regisseurs alle ruimte te geven, merkt duidelijke verschillen met de oude situatie. “Het regelen van vergunningen is gebonden aan termijnen. Die werden vroeger weleens overschreden, terwijl dat nu niet meer gebeurt. Bovendien is het besef gegroeid dat voor de samenhang van het grotere plaatje ook onderlinge afstemming gewenst is. Er is tegenwoordig bijvoorbeeld meer sprake van het adequaat bijhouden van dossiers dan vroeger.”

Duidelijke kaders
Kwint ziet tot zijn teamleden het in toenemende mate positief invullen. “Bij een van de collega’s was regelmatig sprake van zorg over wat hij zag als een kennisachterstand bij collega’s. Daarom heeft hij het initiatief genomen om zelf interne trainingen te gaan verzorgen. Mooi toch?” Ook Evers ziet positieve veranderingen in zijn werkveld. “Southern Sea Airways heeft ons geleerd dat we niet bang moeten zijn om hulp aan een ander te vragen als iets niet lukt. In mijn werkveld zie ik dat in de praktijk ook daadwerkelijk gebeuren.” Volgens Kwint is teamontwikkeling iets om blijvend aandacht aan te besteden. 

“Gelukkig heeft Southern Sea Airways ons genoeg handvatten gekregen om daar aan te blijven werken.”

Hijmissen constateert afsluitend: “Professionaliteit van de medewerkers staat nog steeds voorop, maar de werkvelden hebben nu duidelijkere kaders en een beter beeld bij de opgaves waar wij zijn voor staan. Tegenwoordig maken we goede afspraken met elkaar over de onderlinge samenwerking. Zo weten we wat we aan elkaar hebben en zetten we stappen in de verbetering van onze dienstverlening.”

Artikel geschreven door onze partner Southern Sea Airways.

Processen gaan pas werken als mensen er vorm aan geven

Daarom zijn enkele jaren geleden competentieprofielen opgesteld voor de nieuwe of meest veranderende rollen onder de Omgevingswet. De VNG heeft nu de profielen voor VTH vernieuwd. Ze zijn toegevoegd aan de kwaliteitscriteria Uitvoering en Handhaving.

Het project resulteerde in 5 nieuwe competentieprofielen. Ze zijn gericht op de rollen van casemanager, vergunningverlener, toezichthouder/handhaver, juridisch adviseur en specialistisch adviseur. Lijnmanagers en HR-adviseurs van gemeenten en omgevingsdiensten kunnen de profielen gebruiken als hulpmiddel om hun teams te ontwikkelen. Met als doel om samen steeds beter in de geest van de Omgevingswet te kunnen werken.

Nieuwe insteek
Vincent Damen van De Processpecialisten werkte in opdracht van de VNG aan de competentieprofielen. ‘Een belangrijk verschil met de vorige profielen is dat we nu vooraf hebben vastgesteld wat de belangrijkste competenties zijn voor de Omgevingswet. Die hebben we vervolgens voor elke rol uitgewerkt. Neem de competentie ‘omgevingsbewust’. Voor een vergunningverlener betekent omgevingsbewust onder meer dat hij op de hoogte is van relevante vakinhoudelijke ontwikkelingen. Maar voor een toezichthouder houdt het bijvoorbeeld in dat hij volgt wat er gebeurt in de omgeving van toezichtlocaties.’

Stappenplan ‘Inzicht in competenties’
Nieuw is ook een stappenplan voor het meten van de competenties op organisatieniveau. Het helpt teams bij het uitvoeren van een zelfevaluatie, een collegiale toetsing en het formuleren van conclusies en een actieplan. De werkwijze is lerend, waarderend en reflectief: wat is de stand van zaken? Waar is al groei zichtbaar? En waar liggen aanknopingspunten om te verbeteren?

Kwaliteitscriteria Uitvoering en Handhaving
De nieuwe competentieprofielen worden toegevoegd aan de zogeheten Kwaliteitscriteria Uitvoering & Handhaving (deel D). Deze criteria beschrijven de ervaring en deskundigheid die een omgevingsdienst en gemeenten in huis moeten hebben voor de VTH-basistaken. Damen: ‘De criteria bestonden tot nu toe vooral uit harde eisen. Bijvoorbeeld: het VTH-team moet minimaal 1 vergunningverlener hebben met HBO-niveau. Bureau Berenschot adviseerde hier ook zachte criteria, oftewel competenties, aan toe te voegen.’

De competentieprofielen zijn uitgewerkt als onderdeel van de VTH-uitvoeringsagenda, onder regie van de Kerngroep Kwaliteitscriteria, met vertegenwoordigers van de koepelorganisaties VNG en IPO, Omgevingsdienst NL en het rijk. Gelijktijdig is ook deel B van de kwaliteitscriteria juridisch en qua terminologie geactualiseerd, zodat deze aansluit op de Omgevingswet.

Netwerkbijeenkomst
Op 28 september heeft de VTH netwerkbijeenkomst over de nieuwe VTH competentieprofielen plaatsgevonden. De VNG heeft de competentieprofielen VTH vernieuwd, wat heeft geresulteerd in 5 nieuwe competentieprofielen. Namelijk: casemanager, vergunningverlener, toezichthouder/handhaver, juridisch adviseur en specialistisch adviseur. Met inwerkingtreding van de Omgevingswet worden de competentieprofielen onderdeel van de kwaliteitscriteria VTH. Wilt u graag weten welke competenties voor deze VTH-profielen nodig zijn, dan is deze netwerkbijeenkomst een kolfje naar uw hand.

Benieuwd naar de VTH-competentieprofielen en het stappenplan? klik dan hier.

Artikel geschreven door VNG.

Regionale ketentest initiatievenproces

Op 30 augustus vond de regionale ketentest initiatievenproces plaats. Noaberkracht, de Omgevingstafel Twente, Veiligheidsregio Twente en de GGD Twente oefenden tijdens deze test met het initiatievenproces.

De test werd begeleid door Iris Lindeboom van De Processpecialisten. Zo’n 60 vergunningverleners, procesbegeleiders, casemanagers, frontofficemedewerkers, adviseurs en functioneel beheerders van de ketenpartners namen deel aan de ketentest.

Initiatievenproces
Het initiatievenproces kent twee smaken: met of zonder de Omgevingstafel Twente (OTT). Beide scenario’s werden met behulp van een procesplaat kort toegelicht. Bij een proces met de OTT is vroegtijdige afstemming over initiatieven waar meerdere ketenpartners bij betrokken zijn, zoals gemeenten, GGD, waterschap, veiligheidsregio, GHOR, omgevingsdienst, provincie en Rijkswaterstaat. De ketentest van 30 augustus beproeft het proces met Omgevingstafel aan de hand van een casus: een verzoek van een initiatiefnemer met een vooroverleg (omgevingsoverleg) voor het starten van een kinderopvang, zowel dagopvang als nachtverblijf, in de nabijheid van een geitenhouderij. We hebben de processtappen samen doorgenomen en toegelicht om de mogelijkheden van de initiatiefnemer te verkennen en te beoordelen.

Testen van een efficiënte en digitale samenwerking in de regio
Doel van deze interactieve ketentest is te beproeven of het initiatievenproces, zoals bedacht door de Expertgroep Vergunningen en de Omgevingstafel Twente, voor alle partijen werkbaar is. De betrokkenheid van de testers is groot. De vragen, opmerkingen en suggesties die zijn gesteld en gegeven, leveren goede leer- en verbeterpunten op. Er zijn nog accenten die extra aandacht vragen.

Zelftest
Elke gemeente in de regio Twente krijgt na de gezamenlijke test de mogelijkheid om tot 26 september zelf met het initiatievenproces aan de slag te gaan. Die test richt zich op het proces zonder Omgevingstafel. Hiervoor krijgen ze van De Processpecialisten een draaiboek met toelichting.

Hoe verder?
Op 27 september staat de tweede ketentest gepland. Deze zal zich richten op het proces van de reguliere vergunning. De derde ketentest op 25 oktober gaat over de procedure van de uitgebreide vergunningaanvraag. De laatste test staat gepland op 29 november. Deze test zal worden benut voor nog openstaande vragen ten aanzien van de ketentest en het compleet maken van de regionale samenwerkingsafspraken. Voor de komende ketentesten kunnen bevoegde gezagen en ketenpartners zich aanmelden bij Iris Lindeboom om actief deel te nemen aan de gezamenlijke ketentest.

Artikel geschreven door Omgevingsdienst Twente.

Corporatieplein 2022

Op 22 september vindt het Corporatieplein 2022 plaats in Expo Houten. Onze collega’s Wilbert, Jeroen en Linda zullen hier aanwezig zijn met twee deelsessies op de stand en een netwerktafel. Werk jij bij een woningcorporatie? Dan zien we je graag op 22 september in Houten!

Woningcorporaties staan voor grote uitdagingen zoals het woningtekort, duurzaamheid, betaalbaarheid en leefbaarheid. Hoe bied je deze thema’s het hoofd en welke rol is daarbij weggelegd voor opgavegericht werken, datagedreven samenwerken en keten- en procesmanagement? De Processpecialisten vertelt er meer over op CorporatiePlein en Processpecialist Wilbert Koenen licht bij ons alvast een tipje van de sluier op.

Wat staat centraal op jullie stand op CorporatiePlein 2022?
Tijdens CorporatiePlein richt De Processpecialisten zich in doorlopende silent seminars op twee onderwerpen. Allereerst het delen van ervaring hoe corporaties opgavegericht kunnen organiseren op thema’s als het woningtekort, armoede en eenzaamheid. Wat vraagt dit van je organisatie en medewerkers?

Daarnaast gaan we in op de sturing van de organisatie. Veel corporaties zijn hiermee bezig, maar hoe breng je proces- en resultaatgericht sturen in de praktijk? Theorie en praktijkvoorbeelden worden gedeeld. Ook is er op onze stand continu een Processpecialist beschikbaar voor stand up consultancy rondom actuele vraagstukken.

Voor welke informatie en kennissessies kunnen bezoekers bij jullie terecht?
Opgavegericht werken in de praktijk, op thema’s als woningtekort, duurzaamheid, armoede en eenzaamheid. Mijn collega’s Linda van Vechgel en Jeroen Stam en ik behandelen hierin zaken als proces- en resultaatgericht sturen, samenwerken in de keten, verandermanagement, opgavegericht werken, datagedreven samenwerken en RPA. Het verbeteren van de dienstverlening staat centraal.

Op welk vlak kunnen jullie corporaties écht verder helpen?
De Processpecialisten zijn specialist in het richten, inrichten en werkend krijgen van processen en ketens, waarbij de aanpak aangepast wordt op het vraagstuk en de organisatie. Denk hierbij aan keten- en procesmanagement, van een complexe maatschappelijke uitdaging tot inrichting en sturen van keten en proces. 

Maar ook aan verandermanagement, de menskant van de verandering, het meenemen van mensen en dit duurzaam organiseren. Of aan opgavegericht werken, over afdelingen en organisatiegrenzen heen werken vanuit de opgave waarbij aan de bewoners wordt gedacht. Aan datagedreven samenwerken en RPA. En aan verbeteren van de dienstverlening, door gebruik te maken van meerdere kanalen binnen een omnichannelstrategie.

De Processpecialisten is op CorporatiePlein te vinden op stand 30.

Aanmelden voor CorporatiePlein kan via deze link.

Change in Overheid 2022 – De menskant van veranderen

Herkent u een of meerdere van onderstaande situaties? 

  • U heeft een briljant nieuw systeem geïmplementeerd, maar mensen gebruiken het niet en resultaten blijven uit. 
  • U zit midden in een organisatietransformatie, maar het lukt niet de mensen te betrekken en mee te krijgen. 
  • U begrijpt niet waarom medewerkers weerstand hebben, terwijl u toch echt de beste oplossing heeft bedacht. 
  • Er is veel verandering gaande in uw organisatie en medewerkers voelen zich verandermoe. 
  • Medewerkers blijven vragen stellen over nut en noodzaak van de verandering, maar de deadline nadert. 

Er wordt continu verandering gevraagd van overheidsorganisaties. De Omgevingswet en de Wet Open Overheid moeten worden ingevoerd, het zaaksysteem moet worden vervangen, invoering van hybride werken, de invoering van de wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de transitie naar Common Ground. Om er maar een paar te noemen… 

De werkelijkheid is dat organisaties niet veranderen, maar mensen ín de organisatie. Het succes van een veranderinitiatief is uiteindelijk de optelsom van elke persoon die wil, kan en in staat is om de nieuwe werkwijze succesvol te adopteren en gebruiken. 

Verandering is niet altijd makkelijk en wordt omgeven door deadlines, activiteitenplannen, stress, overleg en een veelheid aan project- en communicatie-activiteiten. Het geheim naar succesvolle verandering zit in het feit of we begrijpen hoe we mensen kunnen ondersteunen in hun individuele veranderproces. 

Op 6 oktober organiseren The People Side of Change, De Processpecialisten en de Veranderspecialisten het change management evenement ‘Change in Overheid – de menskant van veranderen’.  

Tijdens dit evenement hoort u praktijkvoorbeelden van overheidsorganisaties, inspireren wij u op een interactieve manier met succesfactoren voor verandering, geven wij een introductie op de Prosci Change Management methodiek en leert u het ADKAR Model kennen om mensen te ondersteunen in hun veranderproces. 

PRAKTISCHE INFORMATIE
Wanneer: 6 oktober 2022 van 12.00 tot 18.00 uur (inhoudelijk programma van 13.00 tot 17.00 uur) 
Waar: Stadsschouwburg Utrecht
Kosten: Gratis
Aanmelden kan via: https://www.tpsoc.nl/event/change-in-overheid/ 

Zie hieronder het programma:

Programma 

12.00 uur 
Inloop met lunch en informatiemarkt 

13.00 – 17.00 uur 
Opening plenaire programma 

  • Keynote ‘de menskant van verandering’ – The People Side of Change / De Veranderspecialisten 
  • Interactief: ontwerp het veranderproces 
  • Gemeente Leeuwarden – Implementeren Zaakgericht Werken met Prosci / ADKAR 

Pauze 

  • Gemeente Nissewaard – Best Practices organisatietransformatie 
  • De Veranderspecialisten – ADKAR en projectmanagement (Praktijkcasus G4-gemeente)
  • Afsluitende presentatie 

17.00 – 18.00 uur 

  • Mogelijkheid tot 1-op-1 gesprekken met The People Side of Change, De Veranderspecialisten of een van de sprekers 
  • Afsluitende borrel 

Procesgericht werken biedt Woonforte inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken

Woningcorporaties hebben te maken met grote uitdagingen, bijvoorbeeld omtrent de duurzaamheid, betaalbaarheid en beschikbaarheid van hun bezit. Hoe richt je je organisatie zo in dat je deze hindernissen het beste het hoofd kunt bieden? En welke rol is daarbij weggelegd voor procesgericht werken? CorporatieGids.nl sprak erover met Monique Brewster, directeur-bestuurder van Woonforte.

Een veilig thuis is een grondrecht en een eerste levensbehoefte. Toch zijn er ook in de gemeente Alphen aan de Rijn – waar Woonforte ongeveer 11.000 vhe verhuurt – volgens Monique teveel mensen die zo’n thuis nog niet hebben. “Het aanpakken van de wooncrisis is voor ons dan ook de grootste uitdaging. Woonforte bouwt tot 2030 zo’n 2.500 nieuwe woningen. Dat betekent niet dat we niet omkijken naar zaken als duurzaamheid of betaalbaarheid. Zo gaan we na welke maatregelen we kunnen treffen om de gevolgen van energiearmoede bij onze huurders te verlichten, maar is voor iedereen – intern én extern – helder waar we voorrang aan geven op de momenten dat we moeten kiezen.”

Bij het opzetten van procesgericht werken heeft Woonforte nauw samengewerkt met Wilbert Koenen van De Processpecialisten. “Zij hebben ons geholpen bij het systematisch in kaart brengen, opnieuw beschrijven en – waar nodig – inrichten van onze processen. De Processpecialisten ondersteunden ons ook bij de implementatie van het werken met procesmanagers. Samenwerken met een expertpartij helpt omdat zij met de blik van een buitenstaander gericht vragen stellen aan onze organisatie.

Verder lezen? Kijk op: Monique Brewster (Woonforte): Procesgericht werken biedt inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken (CorporatieGids.nl) of neem contact op met Wilbert Koenen

OOST! 9

De reis van dokter Leonardo voert de lezer mee op een onnavolgbare tocht over de Oekraïense steppe. Spaanse ‘tirannendoder’ Don Jose Pereira reist naar Sovjet-Oekraïne af om op vogels te jagen. Daar duiken nog twee reizigers op: de Italiaanse dokter Leonardo Pazzi en zijn ‘toekomstige geliefde’ Alceste, die om onduidelijke redenen een boottochtje maken in de omgeving van Charkiv.

De Oekraïense schrijver Mike Johansen (1895-1937) behoorde tot een jonge generatie schrijvers die in het Sovjet-Oekraïne van de jaren twintig de hemel bestormde, om in de jaren dertig vermalen te worden in de Stalinterreur. De reis van dokter Leonardo was het laatste boek dat Johansen schreef voordat hij, onder druk van het regime, het schrijven opgaf. Het was vergeefs: in 1937 werd hij alsnog opgepakt en doodgeschoten. Zijn boeken bleven tot in de nadagen van de Sovjet-Unie verboden. Voor het eerst verschijnt een werk van deze generatie in Nederlandse vertaling.

In de serie OOST! verschijnt nog niet eerder in Nederlandse vertaling gepubliceerd werk van Oost- en Midden-Europese schrijvers. De Processpecialisten sponsoren deze serie zodat hun verhalen vertaald kunnen worden. Vooral verhalen die verandering verbeelden; ook in ons werk moet het Geschreven Woord tot de verbeelding spreken – een procesmodel, een klantreis of een rondje ADKAR. Reizen in de verbeelding kan altijd en zonder beperkingen.

Onze vaste klanten en aanhangers ontvangen De reis van dokter Leonardo binnenkort per post.