Maand: april 2024

Scrummethode helpt gemeente Zwolle bij ontwikkeling van Omgevingsplan

Het opstellen van een gemeentelijk Omgevingsplan is een lastige en gecompliceerde klus. Zwolle verzekerde zich om die reden van externe ondersteuning door De Processpecialisten. Op die manier slaagde de gemeente erin ‘een chaotische brij’ succesvol te ontrafelen.

Scrum is een populaire methode om structuur aan te brengen bij het oplossen van complexe vraagstukken. Het realiseren van een gemeentelijk Omgevingsplan is een typisch voorbeeld van zo’n ingewikkeld vraagstuk. In het kader van de Omgevingswet moeten gemeenten een Omgevingsplan opstellen ter vervanging van bestaande verordeningen en bestemmingsplannen. De scope van een Omgevingsplan is echter veel breder omdat die niet alleen uitgaat van de ruimtelijke scope, maar betrekking heeft op de hele fysieke leefomgeving. “Het is zó allesomvattend”, stelt Patries van den Broek-Bredewold, senior juriste Omgevingsrecht bij de gemeente Zwolle. “Je bent met zoveel onderwerpen tegelijk bezig dat het al snel één grote brij wordt.” 

Grip op het proces

Patries is in Zwolle tevens projectleider Omgevingsplan en in die rol geeft ze leiding aan een multidisciplinair kernteam dat het plan opstelt. “We hadden vooraf goed nagedacht over hoe we het Omgevingsplan zouden aanvliegen en hoe we grip op het proces konden houden”, legt Patries uit. “Bij het formuleren van een Omgevingsvisie hadden we de scrummethode al eens gebruikt en dat was ons toen prima bevallen.” Onder het motto ‘vreemde ogen dwingen’ koos de gemeente Zwolle ervoor om de rol van procesbegeleider bij het scrumproces extern te beleggen. Na een offerteronde en gesprekken met drie geïnteresseerde partijen kwam Maureen Smeets van De Processpecialisten in beeld om de begeleiding als scrummaster voor haar rekening te nemen. 

“Maureen overtuigde ons dat ze over voldoende flexibiliteit beschikte om het proces te managen”, legt Patries uit. Kijk, in principe volgt scrum heel concrete stappen: van A naar B naar C en D. Maar met het Omgevingsplan voelden we op onze klompen aan dat we soms bij B moesten beginnen en dan weer terug naar A en dan naar D. Wat bovendien voor Maureen pleitte was haar achtergrond als juriste en dat ze onze taal sprak. Ook had ze al bij andere gemeenten met de Omgevingswet te maken gehad. Hoewel dat voor ons geen harde noodzaak was, wist ze dus wel het nodige van de materie. Daarom begreep ze ook waarom sommige dingen niet meteen volgende week klaar konden zijn. Ze snapte de dynamiek van het proces.”

Binding in het team

Gedurende anderhalf jaar bestond Maureens rol vooral uit het faciliteren, plannen, aanjagen en het bewaken van de werkbelasting. Bijvoorbeeld door scherp in de gaten te houden of bepaalde taken door het kernteam of door anderen uitgevoerd moesten worden. Volgens Patries zorgde Maureen ervoor dat het kernteam heel gedisciplineerd elke dinsdagochtend paraat was om de voortgang te evalueren. “Daarnaast heeft ze er altijd op gehamerd om bijeenkomsten fysiek bij te wonen in plaats van via een beeldscherm. Op die manier heeft ze bijgedragen aan binding in het team.”

Het door De Processpecialisten vaak gehanteerde principe ‘Voordoen, Samen Doen, Zelf Doen’ ging in Zwolle volledig op.

Vertrekpunt voor het opstellen van een Omgevingsplan vormden de bestaande bestemmingsplannen, legt Patries uit. “Dat was mogelijk omdat ze gelukkig allemaal up-to-date waren. Vervolgens was het voor ons de kunst om op basis van een vooraf gedefinieerde structuur bestemmingen om te zetten naar functies. Dat geeft je een mooie kapstok om activiteiten aan op te hangen.” In principe was het de bedoeling om in sprints van drie weken telkens een daadwerkelijk resultaat op te leveren en voor te leggen aan een reviewgroep. Dat lukte in de praktijk niet altijd. “Maar dat lag zeker niet aan Maureen”, haast Patries zich te zeggen. “Soms was er gewoon geen concreet resultaat of een gebrek aan reviewers. En als er niks te reviewen valt, dan gaat het over en doen we daar niet moeilijk over. Ik had niet de indruk dat Maureen daar ongelukkig mee was. Ze begreep die dynamiek en dat was tegelijk haar meerwaarde. Ze liet zich ook niet gek maken door de vele onzekerheden die voortkwamen uit de voortdurende aanpassingen van de Omgevingswet.”

Op het rechte pad

“Maureen heeft ons daadwerkelijk verder kunnen helpen”, stelt Patries. “Het was fijn dat ze regelmatig kritische vragen stelde. Ook kon ze ons een spiegel voorhouden door te zeggen: ‘als je het nu niet klaar hebt, neem ik daar geen genoegen mee’. Die houding is absoluut nodig om stappen te kunnen zetten. Als externe begeleider was zij in staat om ons op het rechte pad te houden. Dat heeft ze goed gedaan.” 

Eind 2023 zat het werk er voor Maureen op. Patries: “We begonnen met een chaotische brij en Maureen heeft ons geholpen om daar structuur in aan te brengen. Inmiddels kregen we zelf steeds duidelijker voor ogen wat ons te doen stond. Dat betekent dat ook de hoeveelheid inzet afnam die we van Maureen vroegen.” Op een gegeven moment kon de gemeente Zwolle zelfstandig verder met het Omgevingsplan. Patries beaamt dat het door De Processpecialisten vaak gehanteerde principe ‘Voordoen, Samen Doen, Zelf Doen’ in Zwolle volledig opging. “Klopt helemaal.” Volgens Patries is haar gemeente weliswaar goed op weg met het Omgevingsplan, maar zal voltooiing ervan nog wel zo’n twee jaar in beslag nemen.

Afsluitend benadrukt Patries nog maar eens hoe soepel de samenwerking Processpecialist Maureen verliep. “Ze is makkelijk benaderbaar en bijzonder hulpvaardig. Als ik morgen een scrumtaject moest starten, dan zou ik Maureen meteen als scrummaster vragen.”

Maureens toptips voor het succesvol opstellen van een Omgevingsplan

  • Zorg voor een dedicated team met leden die voldoende tijd beschikbaar hebben.
  • Houd het Omgevingsplan behapbaar door het in stukjes op te knippen.
  • Houd de aandacht voor het Omgevingsplan levend door er in de organisatie regelmatig over te communiceren.
  • Moedig collega’s aan een bijdrage te leveren en laat blijken hun inzet te waarderen.
  • Houd de vinger aan de pols ten aanzien van de voortgang.
  • Help elkaar door zonodig taken van elkaar over te nemen.
  • Benader de opgave nuchter, flexibel en praktisch (Maureen in een notendop).

Van knelpunten naar verbetermaatregelen – Gemeente Stichtse Vecht maakt werk van procesoptimalisatie

De gemeente Stichtse Vecht wist in recordtijd het project ‘Proces Bestuurlijke Besluitvorming’ af te ronden. Met hulp van De Processpecialisten werden processen beschreven en verbetermaatregelen geïdentificeerd. “Ze hebben ons met hun innovatieve werkwijze bij de hand genomen op weg naar een kwalitatief goed eindresultaat.”

Sharief Gulzar werkt als Strateeg Bestuur bij de gemeente Stichtse Vecht. Hij fungeerde als leider van het project Bestuurlijke Besluitvorming en trok daarin nauw op met collega Margreet van de Bilt, ook Strateeg Bestuur bij de gemeente. Namens De Processpecialisten boden Vincent Damen en Kirsten Bot ondersteuning bij de uitvoering van het project. Aanleiding daarvoor was het feit dat de kwaliteit van stukken bestemd voor raad en college te wensen overliet. Dat vonden niet alleen de betrokken bestuursorganen, maar ook de ambtelijke top. 

“Omdat de processen rond Bestuurlijke Besluitvorming niet waren vastgelegd, hanteerden de verschillende gemeentelijke domeinen ieder hun eigen werkwijze”, legt Sharief uit. Bovendien had de gemeente te maken met een forse aanwas van nieuwe medewerkers. Een deel van de nieuwelingen had weliswaar affiniteit met de publieke zaak, maar bracht geen gemeentelijke ervaring mee. Sharief: “Natuurlijk is het heel goed om frisse inzichten in de organisatie te verwelkomen. Maar dat legt ons wel de verplichting op om hen ambtelijk vakmanschap bij te brengen, onder andere ten aanzien van het voorbereiden van college- en raadsvoorstellen. Op dat gebied had ruwweg de helft van de 450 medewerkers van onze gemeente trouwens al een training ‘Opstellen college- en raadsvoorstellen’ gevolgd. Naast de inhoud is het proces van belang voor de kwaliteit van bestuurlijke stukken.” 

Lastige materie

De Processpecialisten kwamen vervolgens in beeld om te helpen bestaande processen in kaart te brengen en verbetermaatregelen te identificeren. Hoewel Stichtse Vecht in het verleden al eens eerder met De Processpecialisten had gewerkt, werd het beslissende zetje voor hernieuwde samenwerking gegeven door de nieuw aangetreden gemeentesecretaris. Zijn positieve ervaring gaf de doorslag om De Processpecialisten via een onderhandse aanbesteding aan het werk te zetten. “Wat daarin tevens een rol speelde”, blikt Sharief terug, “was dat De Processpecialisten zich bereid toonden om mee te gaan in het door ons uitgestippelde, zeer ambitieuze tijdpad. Daar ben ik ze nog steeds dankbaar voor. Want ze hadden ook kunnen zeggen: dat gaat ons veel te snel. Uiteindelijk wisten ze de klus in een tijdsbestek van drie maanden te klaren, ze hebben het helemaal waargemaakt.” 

“De Processpecialisten hebben zich bereid getoond om mee te gaan in het door ons uitgestippelde, zeer ambitieuze tijdpad. Daar ben ik ze nog steeds dankbaar voor”

Net als veel andere gemeenten beschikte Stichtse Vecht niet over een actuele beschrijving van de processen rond Bestuurlijke Besluitvorming in zijn volledige omvang. Kennis daarvan was versnipperd aanwezig in de organisatie. “De Processpecialisten hebben deze processen voor onze gemeente van het begin tot het eind in kaart gebracht”, zegt Sharief. “Die samenwerking voelde volgens mij van beide kanten heel goed. Kirsten en Vincent hebben ons als organisatie bij de hand genomen om de processen in beeld te brengen. Knap werk, want zelfs voor ervaren collega’s is dit lastige materie.” 

Ruimte voor verbetering

In de reeks knelpunten die aan het licht kwamen, was het voor Sharief een eyeopener dat afgesproken principes in de praktijk niet altijd werden nagekomen. “Intern hebben we de afspraak dat de opsteller van een stuk voor college of raad daarvoor als eigenaar verantwoordelijk is. De opsteller is ook als enige bevoegd om aanpassingen in het stuk door te voeren. In de praktijk bleek dat ook andere collega’s wijzigingen aanbrachten, omdat bijvoorbeeld formuleringen niet altijd klopten.”

Dat er ruimte was voor verbetering maakte een uitgevoerde nulmeting duidelijk. Daaruit bleek dat slechts 43% van de aan het college van B&W gerichte voorstellen probleemloos de kwaliteitstoets van controller en gemeentesecretaris passeerde. “Dit percentage was te laag en moest fors omhoog”, aldus Sharief. “Stichtse Vecht legt de lat hoog. We hebben de ambitie uitgesproken dat in december 2024 80% van de ingediende collegevoorstellen op goedkeuring van de gemeentesecretaris moet kunnen rekenen. Eén van de verbetervoorstellen om ervoor te zorgen dat de kwaliteit al aan de voorkant flink omhoog gaat, is een extra kwaliteitstoets in de domeinen.” 

“We hebben de ambitie uitgesproken dat in december 2024 80% van de ingediende collegevoorstellen op goedkeuring van de gemeentesecretaris moet kunnen rekenen”

Bij het in kaart brengen van de bestaande processen en het formuleren van de gewenste situatie van Bestuurlijke Besluitvorming waren alle relevante interne stakeholders betrokken, ook het college van B&W. Zowel de gemeentesecretaris als het college hebben zich volgens Sharief tevreden getoond over het bereikte resultaat. Dat geldt zeker ook voor hemzelf, die vooral Kirsten lof toezwaait. “Zij heeft een belangrijk deel van het werk voor haar rekening genomen. Ze heeft ons positief verrast met haar inzet en kennis.”

Creatief simulatiespel

Zeer te spreken is Sharief ook over de verschillende interactieve sessies die De Processpecialisten organiseerden. “Ze wisten ons telkens weer te verrassen met vernieuwende werkvormen. Bij het in kaart brengen van de bestaande uitgangssituatie kozen ze bijvoorbeeld voor een creatief simulatiespel waarin alle deelnemers werden geconfronteerd met hun eigen rol. Ze werden op die manier nadrukkelijk aan het denken gezet, wat meerdere knelpunten aan het licht bracht.” Die knelpunten zijn vervolgens vertaald naar actiepunten en verbetermaatregelen. Het betrokken simulatiespel, de Bestuurlijke Besluitvorming Puzzel blijft de gemeente Stichtse Vecht ook in de toekomst gebruiken om nieuwe medewerkers wegwijs te maken in de organisatie.

“De Processpecialisten wisten ons telkens weer te verrassen met vernieuwende werkvormen”

De Processpecialisten hebben hun werkzaamheden eind januari 2024 afgerond. De implementatie van verbetermaatregelen neemt de gemeente zelf op zich. Sharief verwacht dit nog voor het zomerreces af te ronden. De samenwerking met De Processpecialisten is afgesloten met een gezamenlijke lunch. “Bij die gelegenheid hebben we het bereikte resultaat met elkaar gevierd”, aldus Sharief. “Op ons verzoek hebben De Processpecialisten ook nog een advies voor een verkorte procedure Omgevingswet opgesteld. Ze hebben uitgebreide kennis op dat gebied in huis en dat heeft me blij verrast.” Sharief heeft dan ook weinig moeite om de werkwijze van De Processpecialisten kort en bondig samen te vatten. “Ik zou zeggen dat ze ons met hun innovatie werkwijze bij de hand hebben genomen op weg naar een kwalitatief goed eindresultaat.”