Slim vergaderen

Slim vergaderen.. Hoe doe je dat? Hoe geef je feedback op bijvoorbeeld de voorzitter van een vergadering die vaak uitloopt? Wat moet de input en output van een overleg zijn en hoe leggen we dat vast? Dit en andere vragen kwamen aan bod tijdens een eendaagse workshop bij Erfgoedpartners Groningen (EGP).

Herkenbaar waarschijnlijk: vrijwilligers, vaste en flexwerkende medewerkers zien elkaar weinig, maar willen wel informatie delen, goede besluiten nemen en heldere acties bepalen. Tegelijk heeft men het gevoel dat vergaderen ten koste gaat van tijd voor ‘het echte werk’. Gek, want een goede vergadering kan een enorme versnelling en focus geven. De neuzen staan immers weer dezelfde kant op en iedereen weet wat hem of haar te doen staat.

In de workshop kwamen aan de hand van stellingen verschillen in opvattingen naar boven zoals: wat kunnen medewerkers zelf beslissen en wanneer moet de directeur iets goedkeuren? Een rollenspel liet verschillende communicatiestijlen zien en wanneer feedback effect heeft en wanneer ook niet (‘jij bent altijd zo…’). Gesprekken in duo’s over praktijksituaties maakten duidelijk waar verbeteringen mogelijk waren en wat medewerkers als belemmeringen kunnen ervaren.

Deze dag met elkaar doorbrengen kweekte ook begrip, gaf nieuwe energie en leverde ‘smart’ actiepunten op om mee verder te gaan. Er werd ook veel gelachen! Gelukkig maar, want we nemen ons werk misschien soms wel eens te serieus?

De workshop werd gegeven door Marijke van den Esschert van De Processpecialist en was ingevuld op basis van specifieke wensen van EGP. Deze kleine organisatie zet zich in voor een groot aanbod erfgoed in de provincie Groningen, van molens tot borgen, via advies tot publicaties en evenementen. Een organisatie bestaande uit ZZP-ers, trainees, parttimers, een directeur, procesbegeleiders en vele vrijwilligers. Van jong tot iets minder jong, met uiteenlopende ervaring en kennis.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

*Bovenstaande foto is te vinden op www.collectiegroningen.nl en is gemaakt in het Noord-Nederlands Trein & Tram Museum in Zuidbroek.

Fotograaf: Anton Tiktak, Arte del Norte. Tekst: Fred Ootjers.

‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken!’

‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken’, zei een deelnemer in de sessie over Lijnmanagers en proceseigenaren: synergie of gedoe? Want hoe je de lijn- en procesrollen in je matrixorganisatie ook regelt, je houdt toch altijd een grijs gebied van zaken waarvan niet duidelijk is wie daarover gaat. Reden om dan de verantwoordelijkheid voor dit soort zaken alsnog helder te krijgen en intern afspraken te maken.

De goedbezochte sessie in de ProcesFabriek op 19 juni jl. maakte duidelijk: sturen op processen lukt alleen als de organisatie de nut en noodzaak ziet en de individuele sleutelspelers het ook echt willen. Verschillende afdelingen werken aan deelproducten, maar de waarde van sturen op het gehele proces wordt immers nog niet altijd gevoeld of gezien. En soms ook niet beloond. Dus deze bewustwording is een eerste stap. En de waarde van processturing laten zien helpt daarbij: wordt de klant er blijer van, bijvoorbeeld? 

Deelnemers wisselden ervaringen uit, inventariseerden spanningsvelden in hun eigen organisatie en hielpen elkaar met tips. Bijvoorbeeld: het is een must dat leidinggevenden de nieuwe rollen van procesmanager en -eigenaar steunen. Of: je moet met elkaar bespreken welke belangen er spelen en wat iemand beweegt om mee te doen in de nieuwe structuur. Ook competentie-ontwikkeling en mobiliteit voor lijnmanagers binnen de matrix verdienen aandacht, aldus deelnemers. Die lijnmanagers krijgen soms een minder inhoudelijke rol en meer verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van hun medewerkers. Verder is heel belangrijk dat een organisatie inrichtingskeuzes maakt: want een lijnorganisatie met procesrollen, programmamanagers én projectleiders zorgt voor complexiteit. 

De Processpecialisten hebben een aanpak voor het werkend krijgen van processturing, die we voor uw organisatie op maat kunnen maken en waarmee we synergie in de matrix creëren. Hier ook eens over meedenken? In het najaar organiseren de Processpecialisten een nieuwe sessie over dit onderwerp, waarin de aanpak wordt toegelicht en deelnemers ervaringen kunnen uitwisselen.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77