In aanloop naar 1 januari 2024 zijn overheden druk bezig met de implementatie van de Omgevingswet. Ook in de regio IJsselland wordt op voortvarende wijze toegewerkt naar de invoeringsdatum van de Omgevingswet en de periode daarna. Dat gebeurt onder meer met het organiseren van diverse test- en oefensessies. Op 19 juni 2023 vond op het gemeentehuis in Dalfsen een ‘Serious Game’ plaats, waarbij door diverse overheden een aantal casussen werden behandeld.Deze Serious Game is ontwikkeld door drie collega’s van De Processpecialisten. In dit artikel vertelt Processpecialist en VNG Omgevingswet-deskundige Ellen Zwiers over de ontwikkeling en Serious game, welke zij met collega’s Iris Lindeboom en Linda van Vechgel heeft opgezet.
De aanloop
‘De regio begon in september 2020 met het maken van samenwerkingsafspraken en het verkennen van de manier waarop ze elkaar konden aansturen,’ vertelt Ellen. De sessies voor het maken van samenwerkingsafspraken werden destijds gefaciliteerd door Ellen en haar collega Mariska Beets. Daaropvolgend vond in 2021 de eerste ketentest plaats en in 2022 vier online ketentesten. In 2022 heeft Iris deze ketentesten begeleid in haar rol als regisseur ketentesten. Daarbij werd geëxperimenteerd met verschillende technische aspecten van het onderling samenwerken. Deze ketentesten hebben de ketenpartners veel kennis en inzichten opgeleverd. Zo ontstond de wens om de test met een fysieke bijeenkomst live uit te voeren en de casus zo realistisch mogelijk te maken.
De regiegroep van regio IJsselland, bestaande uit een vertegenwoordiging van gemeenten en ketenpartners, heeft eind 2022 aangegeven verder te willen gaan met oefenen en hadden behoefte aan een vorm die zo realistisch mogelijk was. Ellen heeft met haar collega’s Iris en Linda de invulling op zich genomen en zo zijn ze op de Ketentest 2.0 uitgekomen. Een Serious game, waarin de werkelijkheid zo goed mogelijk nagebootst wordt. Kortom, echt spelen.
Serious Game
Tijdens het opzetten van de Serious game hebben ze Iris’ ervaringen van het digitale loket voor vergunningen meegenomen en hoe alle informatie juist in het systeem te zetten. In de Serious game zijn alle aspecten van simulaties aan bod gekomen. De collega’s vulden elkaar goed aan, Ellen zette zich in over het gehele proces en zo bouwde Linda een dashboard wat live de acties en input bijhield tijdens de oefensessies.
Tijdens de game stond iedere 20 minuten gelijk aan 1 week.
‘De insteek van die live ketentest was om de termijn van acht weken te halen,’ verduidelijkt Ellen. ‘En om het zo realistisch mogelijk te maken, hebben we ervoor gekozen om een zogenoemd ‘Serious Game’ te ontwikkelen, een ketentest 2.0 waarbij een aantal echte casussen worden.’ Om het zo echt mogelijk te laten lijken en dat er daadwerkelijk sprake was van dynamiek, werkte men de casus tot in detail uit. Inclusief briefjes en formulieren die door de deelnemers werden gebruikt tijdens de Game.
De deelnemers van de afzonderlijke overheden werkten allemaal in hun eigen systeem, er werden adviezen gevraagd en geleverd, brieven en besluiten werden rondgestuurd en de wettelijke termijn werd goed in de gaten gehouden. Tijdens de game stond iedere 20 minuten gelijk aan 1 week. Tevens kreeg iedere deelnemer een checklist met wat er in grote lijnen moest gebeuren en waarbij enkele gegevens moesten worden ingevuld. Die data werd zichtbaar in het grote dashboard waarmee op een groot scherm de voortgang werd getoond.
Ellen kijkt met tevredenheid terug op de uitgevoerde Serious Game. ‘De ketentest heeft veel mensen bereikt en de deelnemers hebben er veel van geleerd. Het idee achter de test is goed uit de verf gekomen.’ We hebben in IJsselland totaal drie Serious games gehouden in juni en daarmee hebben we in ieder geval alle gemeenten bereikt en veel ketenpartners.
Lessons learned
De live ketentest leverde de deelnemers een aantal bevindingen op. Zo kwam het belang van de samenwerkingsafspraken goed naar voren. Er werd geconstateerd dat deze heel duidelijk moeten zijn en er kwamen een aantal verbeteringen naar voren voor deze afspraken. Daarnaast werd het duidelijk dat iedere partij, die met een ander systeem werkt, op een verschillende wijze de samenwerkingen zichtbaar krijgt. Wanneer je bijvoorbeeld via het DSO SWF portaal werkt, zoals de GGD en het Waterschap in deze regio, dan heb je weinig informatie beschikbaar in het overzicht.
Daarnaast werd onderkend dat het faciliteren van de samenwerking een kritische succesfactor vormt voor het daadwerkelijk uitvoeren van de test. Voor de deelnemers van de provincie smaakte de ketentest naar meer. Zij willen graag een eigen casus indienen en advies uitvragen. Verder gaven alle deelnemers aan graag nog meer te willen oefenen om echt klaar te zijn voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024. Dit najaar volgen in de regio Twente vier soortgelijke sessies.
Meer weten over hoe de serious game in z’n werk gaat of heeft u ondersteuning nodig? Neem dan contact op met Ellen Zwiers; zwiers@processpecialisten.nl.
