Logica in proces en gedrag

Logica in proces en gedrag

De Processpecialisten geloven niet in dikke handboeken, wel in slimme spelregels die resultaat opleveren. Processimulaties en het creëren van procesbeleving zijn kenmerkend voor onze aanpak. Een verandering realiseren betekent mensen en hun gedrag beïnvloeden. Door samen met de betrokkenen te zoeken naar logica in proces en gedrag, komen we tot concrete afspraken waarop je elkaar kunt aanspreken. Dienstverlening is niet alleen iets voor de afdeling Klantenservice: de klant is van iedereen.

 

Meer weten? Maak een afspraak!


Nu beschikbaar: Omgevingswet-proof modelproces

Nu beschikbaar: Omgevingswet-proof modelproces

Goed nieuws voor de gemeenten die met de Omgevingswet bezig zijn: in opdracht van de VNG is het proces Verkennen en begeleiden initiatieven uitgewerkt en Omgevingswet-proof gemaakt. Gemeenten kunnen daarmee makkelijk hun eigen proces inrichten en bepalen wat er nog nodig is om het werkend te krijgen. De procesbeschrijving is nu te zien op de website van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG).

 

Samen met projectleider Jacco Albers hebben De Processpecialisten, in opdracht van de VNG, een proces opgeleverd waarmee gemeenten zelf direct impact kunnen bepalen en hun eigen proces kunnen inrichten.  Ook is een informatievoorzieningsplaat uitgewerkt, die de samenhang beschrijft tussen het DSO, de eigen systemen van de gemeente en het proces.

 

Dit proces is in samenwerking met de gemeenten Delft, Eindhoven, Cuijk en Utrecht tot stand gekomen. In een workshop hebben medewerkers van verschillende gemeenten aangegeven welke specifieke aandachtspunten er voor die (pilot) gemeente zijn. Zo is het

Omgevingswetproof procesmodel van de VNG getoetst op basis van de gemeentelijke situatie. Dit leverde inzichten op voor welke acties nodig zijn in de implementatiefase en heeft men zicht gekregen op de samenhang tussen processen, gedrag en systemen.

 

Processpecialist Omgevingswet Ellen Zwiers vertelt: ‘Gemeenten focussen zich vooral op de Omgevingsvisie en het Omgevingsplan, en op ICT/DSO. De consequenties van de wet voor hun dienstverlenende werkprocessen zijn soms nog wat onderbelicht. In de pilotsessies zien medewerkers van verschillende afdelingen nu de voordelen van met elkaar samenwerken in één proces. Ze bepalen ook samen de aandachtspunten voor dit proces in het kader van de Omgevingswet. Denk bijvoorbeeld aan het ontbreken van een totaaloverzicht van alle initiatieven die bij hun gemeente binnenkomen en een structurele integrale afstemming met ketenpartners.

 

Vanaf augustus 2019 gaan De Processpecialisten, in opdracht van de VNG, vier andere processen rondom de Omgevingswet uitwerken, namelijk:

  • Vergunningen
  • Toezicht en Handhaving
  • Wijzigen omgevingsplan
  • Wijzigen omgevingsvisie

Ook daar worden weer pilotsessies voor gehouden bij verschillende gemeenten. De eindresultaten hiervan zijn eind dit jaar op de website van de VNG te vinden.

 

De Omgevingswet vraagt onder andere integrale - en ketenafstemming, participatie van de omgeving en snellere afhandeling. De Processpecialisten zijn partner van de VNG om de processen met betrekking tot de Omgevingswet in de praktijk werkend te krijgen.

 

Meer weten? Of als u als gemeente geïnteresseerd bent voor deelname aan een pilot; neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.


Gemeente Haarlemmermeer oefent met omgevingsplan

Gemeente Haarlemmermeer oefent met omgevingsplan

Vertegenwoordigers van verschillende afdelingen uit het fysiek domein in gemeente Haarlemmermeer hebben in een processimulatie geoefend met het maken van een Omgevingsplan. Daardoor is duidelijk geworden wat de gemeente de komende jaren nog moet doen om een Omgevingsplan te maken en te voldoen aan de Omgevingswet.

 

In de processimulatie zijn medewerkers geconfronteerd met fictieve (beleids)vragen over de fysieke leefomgeving. Hun uitdaging: kom tot slimme, integrale regelgeving voor de fysieke leefomgeving en vul daarmee het Omgevingsplan en de topografische kaart van de gemeente. Presenteer de nieuwe regels ook op de website, zodat burgers en bedrijven met eenvoudige zoektermen kunnen zien of hun initiatief kans van slagen heeft.

 

Om de uitdaging enigszins behapbaar te houden, is het aantal beleidsterreinen en visies van specialisten in de simulatie beperkt. Evengoed blijkt de praktijk weerbarstig: de huidige regelgeving is op veel verschillende plekken te vinden. Bovendien is het nog onwennig om te denken vanuit de klant en niet vanuit de regels. Het maken van gebruiksvriendelijke vragenbomen blijkt een hele kunst.  Ondanks al deze uitdagingen heeft de simulatie medewerkers gemotiveerd om aan de slag te gaan met het Omgevingsplan: het is leuk om mee te denken over wat er (wel) mogelijk is, in plaats van ‘alleen maar’ te toetsen op basis van de regels. Ook blijkt het verrijkend om met verschillende collega’s samen te werken. Deelnemers aan de simulatie willen dan ook liefst direct starten met de voorbereidingen voor het Omgevingsplan.

 

Deelnemer: “De een zegt dit, de ander dat. Dit hoeven we niet te spelen. Dit is de realiteit.”

 

Doel van de Omgevingswet is de duurzame ontwikkeling van een veilige en gezonde fysieke leefomgeving. Het streefbeeld van de Omgevingswet is om regels over de fysieke leefomgeving te bundelen in één regeling per overheidsniveau. Voor de gemeentelijke overheid introduceert de Omgevingswet het Omgevingsplan, waarin de gemeentelijke regels bijeen worden gebracht. Het Omgevingsplan vormt een integraal geheel van regels voor alle aspecten van de fysieke leefomgeving, dus niet alleen ‘ruimtelijke ordening’. Kernonderdeel van de Omgevingswet is het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Via het DSO kunnen burgers en bedrijven zien welke regels er gelden, checken of hun activiteit mogelijk is en een aanvraag om omgevingsvergunning kunnen indienen als dat nog moet.

 

Meer weten? Ook beleven wat erbij komt kijken om een Omgevingsplan te maken?  Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.

 

Of vraag Albert Bouma, Projectleider digitalisering Omgevingswet bij de gemeente Haarlemmermeer, als u hem tegenkomt op het congres Zaakgericht Werken voor de Overheid op 1 oktober aanstaande.


Slim vergaderen

Slim vergaderen

Slim vergaderen.. Hoe doe je dat? Hoe geef je feedback op bijvoorbeeld de voorzitter van een vergadering die vaak uitloopt? Wat moet de input en output van een overleg zijn en hoe leggen we dat vast? Dit en andere vragen kwamen aan bod tijdens een eendaagse workshop bij Erfgoedpartners Groningen (EGP).

 

Herkenbaar waarschijnlijk: vrijwilligers, vaste en flexwerkende medewerkers zien elkaar weinig, maar willen wel informatie delen, goede besluiten nemen en heldere acties bepalen. Tegelijk heeft men het gevoel dat vergaderen ten koste gaat van tijd voor ‘het echte werk’. Gek, want een goede vergadering kan een enorme versnelling en focus geven. De neuzen staan immers weer dezelfde kant op en iedereen weet wat hem of haar te doen staat.

 

In de workshop kwamen aan de hand van stellingen verschillen in opvattingen naar boven zoals: wat kunnen medewerkers zelf beslissen en wanneer moet de directeur iets goedkeuren? Een rollenspel liet verschillende communicatiestijlen zien en wanneer feedback effect heeft en wanneer ook niet (‘jij bent altijd zo…’). Gesprekken in duo’s over praktijksituaties maakten duidelijk waar verbeteringen mogelijk waren en wat medewerkers als belemmeringen kunnen ervaren.

 

Deze dag met elkaar doorbrengen kweekte ook begrip, gaf nieuwe energie en leverde ‘smart’ actiepunten op om mee verder te gaan. Er werd ook veel gelachen! Gelukkig maar, want we nemen ons werk misschien soms wel eens te serieus?

 

De workshop werd gegeven door Marijke van den Esschert van De Processpecialist en was ingevuld op basis van specifieke wensen van EGP. Deze kleine organisatie zet zich in voor een groot aanbod erfgoed in de provincie Groningen, van molens tot borgen, via advies tot publicaties en evenementen. Een organisatie bestaande uit ZZP-ers, trainees, parttimers, een directeur, procesbegeleiders en vele vrijwilligers. Van jong tot iets minder jong, met uiteenlopende ervaring en kennis.

 

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

 

*Bovenstaande foto is te vinden op www.collectiegroningen.nl en is gemaakt in het Noord-Nederlands Trein & Tram Museum in Zuidbroek.

 

Fotograaf: Anton Tiktak, Arte del Norte. Tekst: Fred Ootjers.


‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken!’

‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken!’

‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken’, zei een deelnemer in de sessie over Lijnmanagers en proceseigenaren: synergie of gedoe? Want hoe je de lijn- en procesrollen in je matrixorganisatie ook regelt, je houdt toch altijd een grijs gebied van zaken waarvan niet duidelijk is wie daarover gaat. Reden om dan de verantwoordelijkheid voor dit soort zaken alsnog helder te krijgen en intern afspraken te maken.

 

De goedbezochte sessie in de ProcesFabriek op 19 juni jl. maakte duidelijk: sturen op processen lukt alleen als de organisatie de nut en noodzaak ziet en de individuele sleutelspelers het ook echt willen. Verschillende afdelingen werken aan deelproducten, maar de waarde van sturen op het gehele proces wordt immers nog niet altijd gevoeld of gezien. En soms ook niet beloond. Dus deze bewustwording is een eerste stap. En de waarde van processturing laten zien helpt daarbij: wordt de klant er blijer van, bijvoorbeeld? 

 

Deelnemers wisselden ervaringen uit, inventariseerden spanningsvelden in hun eigen organisatie en hielpen elkaar met tips. Bijvoorbeeld: het is een must dat leidinggevenden de nieuwe rollen van procesmanager en -eigenaar steunen. Of: je moet met elkaar bespreken welke belangen er spelen en wat iemand beweegt om mee te doen in de nieuwe structuur. Ook competentie-ontwikkeling en mobiliteit voor lijnmanagers binnen de matrix verdienen aandacht, aldus deelnemers. Die lijnmanagers krijgen soms een minder inhoudelijke rol en meer verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van hun medewerkers. Verder is heel belangrijk dat een organisatie inrichtingskeuzes maakt: want een lijnorganisatie met procesrollen, programmamanagers én projectleiders zorgt voor complexiteit. 

 

De Processpecialisten hebben een aanpak voor het werkend krijgen van processturing, die we voor uw organisatie op maat kunnen maken en waarmee we synergie in de matrix creëren. Hier ook eens over meedenken? In het najaar organiseren de Processpecialisten een nieuwe sessie over dit onderwerp, waarin de aanpak wordt toegelicht en deelnemers ervaringen kunnen uitwisselen.

 

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77


Meer nieuws