Logica in proces en gedrag

Logica in proces en gedrag

De Processpecialisten geloven niet in dikke handboeken, wel in slimme spelregels die resultaat opleveren. Processimulaties en het creëren van procesbeleving zijn kenmerkend voor onze aanpak. Een verandering realiseren betekent mensen en hun gedrag beïnvloeden. Door samen met de betrokkenen te zoeken naar logica in proces en gedrag, komen we tot concrete afspraken waarop je elkaar kunt aanspreken. Dienstverlening is niet alleen iets voor de afdeling Klantenservice: de klant is van iedereen.

 

Meer weten? Maak een afspraak!


Aan de slag met de Omgevingswet

Aan de slag met de Omgevingswet

Met de nieuwe Omgevingswet wil de overheid lokaal maatwerk en betere en snellere besluitvorming rondom de leefomgeving stimuleren. Om de doelen van de Omgevingswet te realiseren moeten gemeenten, provincies, waterschappen, GGD, veiligheidsregio’s omgevingsdiensten, burgers en initiatiefnemers samen aan de slag. Dat betekent dat ketensamenwerking, procesgericht werken en het delen van informatie tussen ketenpartners en binnen organisaties cruciaal wordt. Eén Omgevingswet moet leiden tot een eenduidige aanpak van het omgevingsrecht, maar hoe pak je dat aan?

 

In dit interview geeft Vincent Damen van De Processpecialisten zijn visie over de wijze waarop organisaties het beste aan de slag kunnen gaan met de Omgevingswet.

 

Partner en managementconsultant, Vincent Damen, is sinds 2005 werkzaam bij De Processpecialisten en houdt zich bezig met alle de ontwikkelingen op het gebied van de Omgevingswet. In deze functie vertaalt hij die ontwikkelingen naar werkende oplossingen, aanpakken en methodieken die De Processpecialisten vervolgens gebruiken in hun opdrachten. Daarnaast is Vincent zelf ook betrokken bij opdrachten die zij uitvoeren in het kader van de Omgevingswet.

 

Welke impact zal de Omgevingswet hebben op de informatie- en proceshuishouding binnen lokale overheidsinstellingen?

 

“Het spreekt voor zich dat de invoering van de Omgevingswet op veel vlakken een verandering betekent. Zo komt er een aantal nieuwe instrumenten en verandert de wettelijke termijn van alle vergunningsaanvragen – eenvoudig en complex – naar acht weken. Daarnaast wordt het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ingevoerd. Dit stelt eisen aan de informatievoorziening van de lokale overheid, maar betekent ook dat burgers en bedrijven een veel betere informatiepositie krijgen”, legt Vincent uit. Hij denkt dat veel organisaties de invoering van de Omgevingswet ook zullen benutten om de dienstverlening te verbeteren. Daarnaast is hij van mening dat dit alles ook een houding- en gedragsverandering zowel binnen organisaties als in de samenwerking met ketenpartners en de samenleving tot gevolg zal hebben.

 

“Dit zijn slechts enkele voorbeelden”, benadrukt hij, “maar je kunt je voorstellen dat dit een hoge impact heeft op de informatie- en proceshuishouding.” De Processpecialisten hebben een projectmatige aanpak en een oplossing in Mavim ontwikkeld waarmee een organisatie snel inzicht krijgt in de impact, processen (her-)ingericht kunnen worden, de resultaten hiervan op één plek geborgd worden en waarmee de implementatie versneld wordt.

 

Welke toegevoegde waarde heeft het Mavim Platform in combinatie met de oplossing van De Processpecialisten?

 

Vincent geeft aan dat de ontwikkelde oplossing uit drie delen bestaat:

  • een projectmatige aanpak, stappenplan om de processen ‘omgevingswet-proof’ te maken;
  • een checklist waarmee per proces de impact bepaald kan worden en op basis waarvan het proces geoptimaliseerd of heringericht kan worden;
  • een ‘bibliotheek’ met best practice processen. Daar staan onder andere de 16 referentieprocessen van de VNG in.

 

“Op basis van de opdrachten die we uitvoeren blijven we de oplossing doorontwikkelen; we scherpen het stappenplan aan, we actualiseren de checklist op basis van nieuwe inzichten en we voegen steeds nieuwe best practices toe. Je houdt hierdoor continu toegang tot de nieuwste inzichten.”

 

Waarom is het van belang om alle processen en onderliggende informatie te borgen in een platform?

 

“(Keten)samenwerking is in het kader van de Omgevingswet van cruciaal belang. Het is daarbij noodzakelijk om inzichtelijk te hebben wie, wat, waarom doet en welke informatie daarbij vastgelegd of gebruikt wordt. Daarmee kan enerzijds de impact bepaald worden op proces, systeem en gedrag. Anderzijds moeten medewerkers één bron hebben waarbij ze alle informatie kunnen vinden en raadplegen. Anders ontstaat er ruis en dat heeft uiteindelijk negatieve effecten op de dienstverlening aan burgers en bedrijven. En een van de effecten die beoogd wordt met het invoeren van de Omgevingswet is juist om die te verbeteren! Eénheid van taal, één plek om processen en onderliggende informatie te borgen is daarbij noodzakelijk!”

 

De aanpak en werkwijze van de oplossing zijn helder! Maar kun je nog even in het kort aangeven welke voordelen jullie oplossing een lokale overheidsinstelling oplevert en hoe De Processpecialisten de implementatie ondersteunen?

 

“Ten eerste biedt de oplossing één informatie- én communicatieplatform waarin je alle proces- en werkafspraken en je applicatielandschap in vastlegt en borgt”, geeft Vincent aan. “Daarnaast beschik je over een gestandaardiseerde, projectmatige aanpak waarmee je direct inzicht in de impact kunt creëren en kun je gebruik maken van landelijke standaarden en voorbeelden.“ Vincent vervolgt: “Bovendien biedt de oplossing toegang tot best practices van andere organisaties. En natuurlijk helpen overzichtelijke schema’s van de processtappen die van toepassing zijn, beschikbare documenten en templates voor iedere processtap en inzicht in welke functies nodig zijn en op welk moment in het proces, lokale overheidsinstellingen ook om snel aan de slag te gaan met de Omgevingswet.”

 

“Om de verandering inzichtelijk te maken, processen te toetsen en de implementatie te ondersteunen hebben we daarbij voor een aantal processen een processimulatie ontwikkeld”, vervolgt Vincent. “In een processimulatie worden de activiteiten ‘van klant tot klant’ op één plek versneld uitgevoerd. De essentie van het proces wordt uitvergroot, terwijl details juist achterwege blijven. Een simulatie laat de samenhang zien tussen de verschillende opeenvolgende activiteiten en de ervaringen van de klant. Een processimulatie is een soort laboratoriumopstelling: mensen kunnen in een veilige omgeving experimenteren, evalueren en oefenen.”

 

Klik hier voor de link naar het artikel

 

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77


Rabobank organiseert slim huisvestingsproces

Rabobank organiseert slim huisvestingsproces

Het ontwerpen en implementeren van een ketenproces voor huisvesting binnen de Rabobank was een stevige klus. Inmiddels draait de keten op volle toeren en werken de medewerkers zelf aan het continu verbeteren ervan, onder het motto: ‘niet stressen, maar lekker processen’.

 

Binnen de facilitaire organisatie van de Rabobank is ketengericht werken de norm. De keten Vastgoed omvat alle processen die te maken hebben met de huisvesting van de Rabobank. Denk bijvoorbeeld aan het kopen, verkopen of verbouwen van panden. Een team met deelnemers met verschillende achtergronden heeft het afgelopen jaar hard gewerkt om de keten in te richten en werkend te krijgen. De grootste uitdaging: een soepele interne samenwerking veronderstelt voorspelbare processen, terwijl de vastgoedwereld en -vraagstukken niet altijd voorspelbaar zijn - waardoor maatwerk en snel reageren nodig is.

 

Toch is het gelukt om met elkaar de processen te standaardiseren en tegelijkertijd voldoende vrijheid te behouden om snel te reageren. Interne klanten, zoals managers van een centrale afdeling of lokale banken met huisvestingsvraagstukken, kunnen nu rekenen op een integrale oplossing terwijl de voor huisvesting verantwoordelijke afdelingen effectiever en pro-actiever kunnen opereren.

 

Processpecialist Josette Lieste heeft het ketenteam in leuke en interactieve werksessies geholpen met het standaardiseren van de processen. Een compleet nieuw deelproces is in een processimulatie getest en geoefend. Bij de implementatie hebben we regelmatig het gebruik van de nieuwe processen gemonitord en waar nodig extra workshops of trainingen georganiseerd.

 

Meer weten? Neem dan contact op met Carolien Wanrooy  06 40 15 80 19


Donders handig!

Donders handig!

Werksessie informatieplan Stedelijk Beheer

 

Vertegenwoordigers van de verschillende assetteams en procesleiders vanuit Team Openbare Ruimte hebben in een werksessie samen prioriteiten op het gebied van informatievoorziening (IV) bepaald. Dankzij de goede voorbereiding door de deelnemers werd snel duidelijk, waar de meeste winst te halen is.

 

De procesleiders en assetteams hebben onderling overlappende en vergelijkbare informatiebehoeften: door IV-initiatieven te bundelen, hebben meer partijen er sneller profijt van.

 

‘Overheids-ICT is zó niet hetzelfde als je computer thuis….’

Deelnemers onderkennen de complexiteit

 

De werksessie startte met een introductie door projectleider Frans Twigt en een toelichting op actuele IV-ontwikkelingen door informatiemanager Dick Grasboer. Daarna gaven alle deelnemers een korte presentatie van hun actuele wensen, knelpunten en lopende initiatieven rondom informatievoorziening. De presentaties van maximaal 3 dia’s per persoon waren zo ingesteld, dat na 1 minuut automatisch de volgende dia tevoorschijn kwam. Bovendien was aan de deelnemers gevraagd om hun verhaal te vertellen met beelden in plaats van teksten. Denk: losse eindjes om aan elkaar te knopen, Buurman & Buurman (A je to!) en veel, heel veel screenshots van Excel. Het gaf de deelnemers een eerste indruk van de raakvlakken tussen hun eigen belangen en die van hun collega’s.

 

‘Aan mij heb je een partner’

Deelnemers vinden raakvlakken en bondgenoten

 

Daarna begon het echte werk. Voorafgaand aan de bijeenkomst hadden de deelnemers hun informatiebehoeften, knelpunten, wensen en lopende IV-initiatieven geïnventariseerd. Met die puzzelstukjes zijn de deelnemers in de werksessie op zoek gegaan naar bondgenoten voor IV-projecten. Wanneer het lukte om een coalitie te vormen werd een korte projectdefinitie gemaakt. Zo ontstond in korte tijd zicht op de gezamenlijke IV-prioriteiten voor 2019.

 

‘Dat zou donders handig zijn’

Deelnemer over gewenste IV-functionaliteit

 

Frans en Dick gebruiken de uitkomsten van de sessie om de komende weken een informatieplan uit te werken voor 2019 en verder, dat aansluit bij de vraag van de gebruikers.

 

Robijn Niemöller van De Processpecialisten verzorgde de voorbereiding en begeleiding van de werksessie.

 

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39


Simulatie Expertiseloket openbare ruimte Amsterdam

Simulatie Expertiseloket openbare ruimte Amsterdam

Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben vorige week proefgedraaid met het ‘Beheerloket’. Dit loket gaat projectmanagers koppelen aan experts voor het beheer van de openbare ruimte. De test maakte duidelijk wat er nog nodig is om het loket soepel te laten draaien.

 

Er is veel vraag naar beheerexpertise: wanneer het loket straks officieel van start gaat, wachten er al meer dan 100 aanvragen. In aanloop naar de opening is de werking van het beheerloket gesimuleerd. Met vereenvoudigde cases zijn werkinstructies en werkverdeling getest en aangescherpt, zodat het loket goed voorbereid van start kan.

 

Om te zorgen dat Amsterdam een mooie stad blijft, wordt er regelmatig aan de stad gewerkt. Projecten in de openbare ruimte pakken vaak tegelijkertijd verschillende assets aan zoals bomen, wegen en verkeerslichten. Binnen de gemeente werken specialisten die precies weten hoe je een straat of plein langere tijd tegen aanvaardbare kosten netjes houdt. Projectmanagers moesten tot dusver zelf op zoek naar diverse specialisten voor de verschillende onderdelen van de openbare ruimte. Tegelijkertijd willen de beheerders van de openbare ruimte graag tijdig betrokken worden bij projecten in ‘hun’ openbare ruimte. Het nieuwe loket gaat ervoor zorgen dat projectmanagers nog maar op één plek hun vraag hoeven te stellen om alle benodigde specialisten tijdig aan tafel te krijgen.

 

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39


Meer nieuws