Logica in proces en gedrag

Logica in proces en gedrag

De Processpecialisten geloven niet in dikke handboeken, wel in slimme spelregels die resultaat opleveren. Processimulaties en het creëren van procesbeleving zijn kenmerkend voor onze aanpak. Een verandering realiseren betekent mensen en hun gedrag beïnvloeden. Door samen met de betrokkenen te zoeken naar logica in proces en gedrag, komen we tot concrete afspraken waarop je elkaar kunt aanspreken. Dienstverlening is niet alleen iets voor de afdeling Klantenservice: de klant is van iedereen.

 

Meer weten? Maak een afspraak!


Binden en boeien met Bauhaus

Binden en boeien met Bauhaus

Als Processpecialisten werken we graag met onze opdrachtgevers aan processen – maar het is óók leuk om samen juist eens heel wat anders te doen. Wij namen onze favoriete opdrachtgevers in stijl mee naar het museum.

 

Wie ons in De ProcesFabriek of ProcesCentrale bezoekt, krijgt een boel cultuurhistorie mee: Bauhaus en De Stijl zijn grote inspiratiebronnen. Dit jaar is het 100 jaar geleden dat het Bauhaus werd opgericht. Museum Boijmans Van Beuningen viert het jubileum met ‘nederland  bauhaus – pioniers van een nieuwe wereld’, de laatste tentoonstelling voor de grote renovatie.

 

Dat moesten we zien natuurlijk! We bezochten de tentoonstelling en kregen er een rondleiding. Onder de belangstellenden waren enkele fanatieke museumbezoekers, maar ‘normaal ga ik nooit naar een museum, maar zo vind ik het wèl leuk!” was ook een veelgehoorde opmerking.

 

Daarna hebben we samen gedineerd in De ProcesCentrale. Als Processpecialisten zijn we tegen ‘waste’ in processen, dus de ‘no waste’ filosofie van Instock speekt ons aan: deze maatschappelijk betrokken ‘food rescue drivers’ houden niet van verspilling en maken culinaire hoogstandjes van afgekeurd of onverkoopbaar eten. Zelfs hun bieren zijn gebrouwen van ‘geredde’ aardappelschillen en oud brood

 

Het was, kortom, een historisch uitje.

 

Meer weten? Neem dan contact op met Carolien Wanrooy 06 40 15 80 19 


SVH kiest KPI’s

SVH kiest KPI’s

De Processpecialisten hebben onlangs de Vereniging Sociale Verhuurders Haaglanden (SVH) geholpen met een sessie rondom sturing en kritische prestatie-indicatoren. Bestuurssecretaris Jozefine Hoft vertelt:

 

“Medewerkers wisten van tevoren niet zo goed wat ze moesten verwachten van een sessie over KPI’s. Maar in de loop van de dag hebben we goed inzicht gekregen waar we in ons werk en de processen nog beter onze klanten kunnen bedienen. Ook hebben de discussies ertoe geleid dat iedereen goed weet wat we doen en waarom.

 

We hebben gewerkt vanuit verschillende spelvormen en inhoudelijke discussies gevoerd over zinvolle prestatie-indicatoren bij onze processen en wie op deze indicatoren gaat sturen. Na afloop van de sessie was er een gedeeld beeld over de manier waarop we onze klanten beter kunnen bedienen, met duidelijke indicatoren en betere sturing van onze eigen processen. Het was echt een eyeopener dat het formuleren van een KPI niet eens het meest ingewikkelde is: kiezen welke KPI’s voor jouw organisatie het verschil maken, dat was de grote uitdaging!

 

Al met al een succesvolle dag met het hele team, waarin we naast de serieuze noot veel hebben gelachen. Dank aan De Processpecialisten voor de begeleiding, hun inspirerende ruimte en hun kennis en kunde van onze markt. “

 

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39


Dit wordt vast goed!

Dit wordt vast goed!

Informatiebeheer Utrechtse vastgoedketen

 

Medewerkers van de afdelingen Vastgoedorganisatie en Vastgoedbeheer van de gemeente Utrecht krijgen weer grip op hun informatie. In 2 werksessies hebben zij gezamenlijk het ideale vastgoeddossier met bijbehorende ICT-ondersteuning ontworpen.

 

Directeur Jurriën Brombacher (de Utrechtse Vastgoedorganisatie) en groepshoofd Else Bezemer (Vastgoedbeheer):

“Het op orde houden van een vastgoeddossier is enorm ingewikkeld. Systeemkeuzes uit het verleden zorgen bovendien voor uitdagingen bij het beheer en gebruik van vastgoedinformatie. Het gaat om ruim 250 documenten per pand, waar zo’n 120 medewerkers gebruik van maken en die inmiddels op zo’n 8 plekken kunnen worden opgeslagen. Ons vakmanschap is de sleutel om weer grip te krijgen op onze informatie.”

 

Medewerkers uit verschillende onderdelen van de keten hebben gezamenlijk bepaald, welke documenten in het dossier thuishoren en wat een logische ordening is. Op basis van die logica is vervolgens gekeken, welk systeem het best geschikt is voor welke onderdelen van het dossier. Zo ontstond in korte tijd een concreet voorstel voor een nieuwe informatiearchitectuur.

 

Medewerkers vonden het fijn om hun expertise te kunnen inzetten voor dit vraagstuk en waren blij met het overzicht; verschillende vrijwilligers hebben zich spontaan gemeld om mee te denken over vervolgstappen.

 

Processpecialisten Margreet van Staalduinen en Marleen Tolsma verzorgden de voorbereiding en begeleiding van de werksessies.

 

Meer weten? Neem dan contact op met Carolien Wanrooy 06 40 15 80 19 


Aan de slag met de Omgevingswet

Aan de slag met de Omgevingswet

Met de nieuwe Omgevingswet wil de overheid lokaal maatwerk en betere en snellere besluitvorming rondom de leefomgeving stimuleren. Om de doelen van de Omgevingswet te realiseren moeten gemeenten, provincies, waterschappen, GGD, veiligheidsregio’s omgevingsdiensten, burgers en initiatiefnemers samen aan de slag. Dat betekent dat ketensamenwerking, procesgericht werken en het delen van informatie tussen ketenpartners en binnen organisaties cruciaal wordt. Eén Omgevingswet moet leiden tot een eenduidige aanpak van het omgevingsrecht, maar hoe pak je dat aan?

 

In dit interview geeft Vincent Damen van De Processpecialisten zijn visie over de wijze waarop organisaties het beste aan de slag kunnen gaan met de Omgevingswet.

 

Partner en managementconsultant, Vincent Damen, is sinds 2005 werkzaam bij De Processpecialisten en houdt zich bezig met alle de ontwikkelingen op het gebied van de Omgevingswet. In deze functie vertaalt hij die ontwikkelingen naar werkende oplossingen, aanpakken en methodieken die De Processpecialisten vervolgens gebruiken in hun opdrachten. Daarnaast is Vincent zelf ook betrokken bij opdrachten die zij uitvoeren in het kader van de Omgevingswet.

 

Welke impact zal de Omgevingswet hebben op de informatie- en proceshuishouding binnen lokale overheidsinstellingen?

 

“Het spreekt voor zich dat de invoering van de Omgevingswet op veel vlakken een verandering betekent. Zo komt er een aantal nieuwe instrumenten en verandert de wettelijke termijn van alle vergunningsaanvragen – eenvoudig en complex – naar acht weken. Daarnaast wordt het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ingevoerd. Dit stelt eisen aan de informatievoorziening van de lokale overheid, maar betekent ook dat burgers en bedrijven een veel betere informatiepositie krijgen”, legt Vincent uit. Hij denkt dat veel organisaties de invoering van de Omgevingswet ook zullen benutten om de dienstverlening te verbeteren. Daarnaast is hij van mening dat dit alles ook een houding- en gedragsverandering zowel binnen organisaties als in de samenwerking met ketenpartners en de samenleving tot gevolg zal hebben.

 

“Dit zijn slechts enkele voorbeelden”, benadrukt hij, “maar je kunt je voorstellen dat dit een hoge impact heeft op de informatie- en proceshuishouding.” De Processpecialisten hebben een projectmatige aanpak en een oplossing in Mavim ontwikkeld waarmee een organisatie snel inzicht krijgt in de impact, processen (her-)ingericht kunnen worden, de resultaten hiervan op één plek geborgd worden en waarmee de implementatie versneld wordt.

 

Welke toegevoegde waarde heeft het Mavim Platform in combinatie met de oplossing van De Processpecialisten?

 

Vincent geeft aan dat de ontwikkelde oplossing uit drie delen bestaat:

  • een projectmatige aanpak, stappenplan om de processen ‘omgevingswet-proof’ te maken;
  • een checklist waarmee per proces de impact bepaald kan worden en op basis waarvan het proces geoptimaliseerd of heringericht kan worden;
  • een ‘bibliotheek’ met best practice processen. Daar staan onder andere de 16 referentieprocessen van de VNG in.

 

“Op basis van de opdrachten die we uitvoeren blijven we de oplossing doorontwikkelen; we scherpen het stappenplan aan, we actualiseren de checklist op basis van nieuwe inzichten en we voegen steeds nieuwe best practices toe. Je houdt hierdoor continu toegang tot de nieuwste inzichten.”

 

Waarom is het van belang om alle processen en onderliggende informatie te borgen in een platform?

 

“(Keten)samenwerking is in het kader van de Omgevingswet van cruciaal belang. Het is daarbij noodzakelijk om inzichtelijk te hebben wie, wat, waarom doet en welke informatie daarbij vastgelegd of gebruikt wordt. Daarmee kan enerzijds de impact bepaald worden op proces, systeem en gedrag. Anderzijds moeten medewerkers één bron hebben waarbij ze alle informatie kunnen vinden en raadplegen. Anders ontstaat er ruis en dat heeft uiteindelijk negatieve effecten op de dienstverlening aan burgers en bedrijven. En een van de effecten die beoogd wordt met het invoeren van de Omgevingswet is juist om die te verbeteren! Eénheid van taal, één plek om processen en onderliggende informatie te borgen is daarbij noodzakelijk!”

 

De aanpak en werkwijze van de oplossing zijn helder! Maar kun je nog even in het kort aangeven welke voordelen jullie oplossing een lokale overheidsinstelling oplevert en hoe De Processpecialisten de implementatie ondersteunen?

 

“Ten eerste biedt de oplossing één informatie- én communicatieplatform waarin je alle proces- en werkafspraken en je applicatielandschap in vastlegt en borgt”, geeft Vincent aan. “Daarnaast beschik je over een gestandaardiseerde, projectmatige aanpak waarmee je direct inzicht in de impact kunt creëren en kun je gebruik maken van landelijke standaarden en voorbeelden.“ Vincent vervolgt: “Bovendien biedt de oplossing toegang tot best practices van andere organisaties. En natuurlijk helpen overzichtelijke schema’s van de processtappen die van toepassing zijn, beschikbare documenten en templates voor iedere processtap en inzicht in welke functies nodig zijn en op welk moment in het proces, lokale overheidsinstellingen ook om snel aan de slag te gaan met de Omgevingswet.”

 

“Om de verandering inzichtelijk te maken, processen te toetsen en de implementatie te ondersteunen hebben we daarbij voor een aantal processen een processimulatie ontwikkeld”, vervolgt Vincent. “In een processimulatie worden de activiteiten ‘van klant tot klant’ op één plek versneld uitgevoerd. De essentie van het proces wordt uitvergroot, terwijl details juist achterwege blijven. Een simulatie laat de samenhang zien tussen de verschillende opeenvolgende activiteiten en de ervaringen van de klant. Een processimulatie is een soort laboratoriumopstelling: mensen kunnen in een veilige omgeving experimenteren, evalueren en oefenen.”

 

Klik hier voor de link naar het artikel

 

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77


Meer nieuws