Nieuw van De Processpecialisten en VNG: netwerkkaart en self-assessments voor de Omgevingswet

De afgelopen jaren hebben De Processpecialisten intensief samengewerkt met de VNG om gemeenten en ketenpartners voor de bereiden op de Omgevingswet. Nieuwe hulpmiddelen zijn de netwerkkaart en de self-assesments.

De netwerkkaart is een hulpmiddel voor gemeenten om vanuit een brede blik op digitalisering en processen te kijken of ze klaar zijn voor de Omgevingswet; het is een soort metrokaart die overzichtelijk weergeeft hoe de Omgevingswet werkprocessen onderling en met de VTH ICT samenhangen. Door de kaart te doorlopen krijgt u inzicht in de keuzes die nodig zijn om de software lokaal en met het DSO te laten werken en eventuele risico’s. Het doorlopen van de kaart is daarmee ook de perfecte voorbereiding op een integrale ketentest. Voor gemeenten die verder willen inzoomen op de processen zijn er de self-assessments.

“Er zijn nog maar weinig gemeenten die al heldere afspraken hebben over hoe ze hun website gaan aanpassen voor initiatiefnemers. Om klanten goed te informeren én om als gemeente effectief te kunnen inspelen op initiatieven is dat juist heel belangrijk.” Conclusie naar aanleiding van een korte kennismaking met het self-assessment.

De self-assessments zijn het vervolg op de toolkit Werkende processen, waar veel gemeenten gebruik van maken. Gemeenten kunnen, desgewenst onder begeleiding, één van de werkprocessen (verkennen en begeleiden initiatief, behandelen vergunningaanvraag, toezicht en handhaving) met een multidisciplinair team doorlopen. Door kritische en objectieve vragen komen de aandachtspunten in de gemeente of bij de omgevingsdienst aan het licht. In de top-25 zijn de meest voorkomende vragen al geformuleerd. Het self-assessment maakt duidelijk wat uw gemeente, ook in de samenwerking met ketenpartners, écht nog moet doen voor inwerkingtreding van de Omgevingswet en wat eventueel ook later kan. Ook de overdracht van de omgevinsgwetproof processen van de projectorganisatie naar de lijn komt aan de orde. Tijdens een VTH netwerkbijeenkomst heeft Ellen Zwiers de self-assesments toegelicht en de highlights per proces benoemd.  Kijk hier voor het hele verhaal.

Gemeente Zutphen ontwikkelt omgevingswetproof competentieprofielen

De omgevingswet vraagt op onderdelen nieuwe competenties van de medewerkers die zich bezighouden met vergunningverlening, toezicht en handhaving. Gemeente Zutphen heeft haar procesbeschrijvingen en de kernwaarden van de Omgevingswet naast elkaar gelegd en heeft nu heldere ontwikkeldoelen. Dat is fijn voor de medewerkers en voor hun klanten.

De afgelopen maanden heeft gemeente Zutphen gewerkt aan het ontwikkelen van omgevingswetproof werkprocessen. De Omgevingswet vraagt niet alleen om andere taken, maar vooral om ander gedrag en een andere houding en dus ook andere competenties. Wat vraagt het van de medewerkers om hun taken uit te voeren in de geest van de Omgevingswet? Om die vraag te beantwoorden heeft processpecialist Iris Lindeboom gebruik gemaakt van slimme software voor tekstanalyse. De software maakt het mogelijk om ongelijksoortige informatie toch te vergelijken. Daarmee kon Iris de nieuwe procesbeschrijvingen vergelijken met de kernwaarden van de Omgevingswet. Zo is voor de rollen vergunningverlener, toezichthouder, jurist en medewerker Omgevingsloket duidelijk welke competenties gemiddeld extra nodig zijn. Het ontwikkelpotentieel blijkt vooral te zitten in de communicatie met klanten en collega’s en het openstaan voor vernieuwende ideeën.

Een volgende stap is om de nieuwe competentieprofielen te vertalen naar individuele ontwikkeltrajecten. Bijvoorbeeld een vergunningverlener die inhoudelijk sterk is en het liefste zelfstandig en met een duidelijk regelkader werkt, zal vooral moeten werken aan klantgerichtheid en denken in verschillende oplossingen. Een collega die sterk is in afstemming en draagvlak maar minder resultaatgericht, zal juist moeten werken aan assertiviteit en systematisch werken.

Gemeente Zwolle maakt beleid Omgevingswetproof

De Omgevingswet vraagt om een multidisciplinaire aanpak van beleidsopgaven. Wat betekent dat voor de dagelijkse praktijk van de beleidsmakers? Gemeente Zwolle heeft het ervaren in een ‘escaperoom’. 

In voorbereiding op de Omgevingswet heeft een verbeterteam het proces voor ruimtelijk beleid ontworpen. Het nieuwe proces biedt een aanpak in stappen, met bij iedere stap duidelijke deelproducten en beslismomenten. Nieuw is ook de nadruk op kritische opdrachtaanvaarding (‘heeft deze beleidsopgave nu prioriteit?’) en het vaststellen van een Plan van Aanpak vóór het inhoudelijk ‘beleid maken’ begint.

Godelieve Wijffels, hoofd van de afdeling Ruimte en Economie, gemeente Zwolle: “De vernieuwde aanpak van het beleidsontwikkelproces geeft houvast en voldoende ruimte voor maatwerk. Fijn dat het proces nu omgevingswetproof is met nadruk op integraliteit, participatie en vastlegging. Het vernieuwde proces zorgt bovendien voor een goede overdracht als je het beleid wilt gaan uitvoeren.”

Beleidsadviseurs hebben het nieuwe proces getest en toegepast op een aantal actuele beleidsvragen. Ze kregen de opdracht om met een multidisciplinair team binnen een uur hun opdracht af te bakenen, hun aanpak te bepalen en een beleidsvoorstel te maken. Daarna volgde een stemming in de (gespeelde) gemeenteraad. Als het beleidsvoorstel werd aangenomen, moest het beleid vertaald worden naar concrete beleidsregels en werkingsgebieden voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet. ‘Echte’ beleidsvragen en inhoud werden gecombineerd met spelelementen zoals een planningspuzzel en pestkaarten.

“Snel naar het managers-overleg voor een stempel! Anders zijn die anderen eerst – en dan lopen wij vertraging op!”

Inzichten uit de escaperoom zijn direct toepasbaar in de praktijk, bijvoorbeeld:

  • Een frisse blik helpt: haal er eens een collega bij met een andere expertise, een beleidsadviseur cultuur kan bijvoorbeeld frisse ideeën hebben over ‘gezonde wijken’;
  • Samen gaat het sneller: de setting van de escaperoom, onder tijdsdruk en met multidisciplinaire teams, werkt goed om gezamenlijk een denkrichting te bepalen. Het uitwerken van deelproducten is daarna veel makkelijker;
  • Organiseer tegenspraak: in de gespeelde gemeenteraad gingen optimisten en pessimisten fanatiek met elkaar in debat. Kritische vragen lokken spitse antwoorden uit en beter doordachte beleidsvoorstellen.

Andersom zijn de ervaringen uit de escaperoom aanleiding om het proces nog eens kritisch te bekijken, bijvoorbeeld: welke partijen betrekken in welke fase van het proces? Hoe zorgen we dat de beslismomenten niet tot vertraging leiden?

“We moeten ook ons bestuur hierin meenemen. We gaan straks niet weer meteen hollen als er een vraag komt.”

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Utrechtse Heuvelrug op schema met Omgevingswet

Gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft inmiddels scherp in beeld wat de Omgevingswet betekent voor de werkprocessen. De komende maanden kan de gemeente nog volop proefdraaien en oefenen.

De afgelopen maanden is elk proces aangepakt dat de Omgevingswet raakt. Projectleider Margreet van Staalduinen heeft daarbij de ‘Toolkit werkende processen’ van de VNG gebruikt. Voor elk proces heeft een werkgroep de impact van de wet bepaald en een Proces Actie Plan opgesteld. De proceseigenaren konden daarna samen met hun verbeterteams hun processen Omgevingswetproof maken.

Programmamanager Willemijn Streutker vat het resultaat samen: “Door de primaire processen centraal te stellen in plaats van het instrumentarium, zijn veel meer medewerkers zich bewust van de impact van de Omgevingswet op hun werkzaamheden. Ze zijn nu intrinsiek gemotiveerd om te werken aan het verbeteren van de processen omdat ze zien dat het zowel de inwoners als de organisatie ten goede komt.”

De komende maanden gaat de gemeente bewoners en bedrijven informeren over hoe zij een initiatief kunnen voorleggen en participatie kunnen organiseren. De nodige aanpassingen in systemen staan ook nog op de planning.

Medewerkers van de gemeente zullen straks integraal beleid gaan opstellen en integraal gaan adviseren over initiatieven. Het ‘samen mogelijk maken’ van initiatieven vraagt een andere houding dan het ‘toetsen’ van plannen. Aan de Intaketafel en de Omgevingstafel gaat de gemeente daar verder mee oefenen. Door met elkaar te reflecteren wordt de bedoeling van de Omgevingswet vertaald naar concrete gedragstips voor contacten met bewoners, bedrijven en collega’s.

Tegelijkertijd gaan managers, proceseigenaren en medewerkers samen oefenen met het bijsturen en verbeteren van de nieuwe werkprocessen. De uitdaging daarbij ligt in het feit dat de nieuwe processen door de hele organisatie lopen en andere samenwerking vragen. Daarbij wordt ingezet op continu verbeteren en integrale afstemming, intern en met initiatiefnemers/belanghebbenden. Zo werkt de gemeente op verschillende manieren aan het gewenste niveau van dienstverlening.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Online kickstart Omgevingswetproof werkprocessen

De Omgevingswet raakt verschillende werkprocessen binnen gemeenten en provincies. De Processpecialisten en Albers Consultancy helpen gemeenten en provincies in 2 sessies met het opstellen van een actieplan om omgevingswetproof te gaan werken.

“Wat een opluchting om van een generieke procesplaat te komen tot een overzichtelijke en concrete actielijst!”

Basis voor het actieplan zijn de modelprocessen van de VNG. De eerste van twee sessies start met een toelichting op de Omgevingswet en de impact daarvan op het betreffende proces. Daarna bespreken we de VNG procesplaat met een groep betrokkenen uit de organisatie. Door vragen uit de groep en prikkelende stellingen van de procesbegeleiders wordt duidelijk wat de Omgevingswet betekent voor de organisatie. De deelnemers noteren ondertussen hun aandachtspunten. Na de eerste sessie worden alle aandachtspunten uitgewerkt en geclusterd. Die uitwerking vormt dan de basis voor de tweede sessie, waarin we samen de aandachtspunten vertalen naar concrete actiepunten met actiehouders en een deadline. Wanneer alles acties zijn uitgevoerd, is het proces klaar voor de Omgevingswet.

“Strak geregeld, er is ook online voldoende interactie: het lijkt net alsof je echt bij elkaar zit.”

Deze kickstart kunnen we zowel op locatie als online organiseren. Vóór Corona gebruikten we post-its, nu halen we de input digitaal op – ook op locatie. Bij online sessies maken we vooraf afspraken over bijvoorbeeld het platform (Zoom of Teams) en het gebruik van devices (liever pc of laptop dan mobiele telefoon).

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Online besluitvorming Omgevingswetproces

Een verbeterteam van de gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft de afgelopen weken het proces Verkennen en begeleiden initiatief ontworpen, waarmee de gemeente straks omgevingswetproof kan werken. Het laten vaststellen van zo’n nieuw werkproces kan nog weleens tijd kosten: voor je alle beslissers aan tafel hebt, ben je zó een paar weken verder. De gemeente Utrechtse Heuvelrug deed het online: snel en soepel.

Aan tafel in Microsoft Teams zaten Manager Publiek en ambtelijk opdrachtgever Hermannus Stegeman, proceseigenaar en teamleider Omgevingsverzoeken Gert Zaaijer en alle lijnmanagers die de veranderingen zullen merken in hun teams. Processpecialist Margreet van Staalduinen begeleidde de besluitvorming.

“Een goede vertaling van de ‘ja, mits’- houding vanuit de Omgevingswet” – Gert Zaaijer

Margreet vertelt: “Vooraf had niet iedereen evenveel informatie: sommige deelnemers waren zelf bij de ontwerpsessies aanwezig geweest, andere zagen het proces voor het eerst. Ik heb de besluitvorming goed ingeleid om iedereen dezelfde informatiepositie te geven. Verder hebben we vooraf afgesproken, wie moet ‘meeweten’ en wie echt moet meebeslissen. We hebben ook duidelijk aangegeven welke keuzes nog gemaakt moeten worden: wat wordt bijvoorbeeld straks de rol van de Raad in het participatieproces? En hoe gaan we kosten in rekening brengen bij de initiatiefnemer? De besluitvorming verliep op deze manier soepel.”

Natuurlijk was het best spannend, zo’n proces neerzetten online met digitale ondersteuning, geen brown-papers aan de muur en geen geeltjes plakken. Maar het ging fantastisch met uitstekende begeleiding! Ik geloof zelfs dat we beter werk geleverd hebben met elkaar én dat we dat sneller hebben gerealiseerd.” – Hermannus Stegeman

Het verbeterteam kan nu met het vastgestelde proces aan de slag om dit werkend te krijgen. De acties die daarvoor nodig zijn, zijn al vastgelegd in een Proces Actie Plan.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Competentieprofielen voor de Omgevingswet

De Omgevingswet vraagt naast nieuwe processen, systemen en regelgeving ook andere competenties en vaardigheden. In opdracht van de VNG hebben De Processpecialisten voor de belangrijkste processen competentieprofielen opgesteld.

In samenwerking met gemeenten zijn competentieprofielen opgesteld voor de nieuwe rollen in vier processen: Verkennen en begeleiden initiatieven, Behandelen vergunningaanvraag, Wijzigen Omgevingsplan en Toezicht & Handhaving. Gemeenten kunnen de profielen gebruiken als basis voor een opleidingsplan, als leidraad voor individuele ontwikkeltrajecten en bij het werven van nieuwe medewerkers.

De profielen zijn ontwikkeld in co-creatie met Menat B.V.. Zij hebben met slimme software de profielen geanalyseerd en daarmee dilemma’s, uitdagingen en eventuele tegenstrijdigheden in en tussen rollen zichtbaar gemaakt. Dit geeft extra inzicht voor het verandertraject en de benodigde leerinterventies. De komende periode zullen we de profielen op basis van feedback verder aanscherpen.

Meer weten? Check de “leeswijzer competentieprofielen Omgevingswet” of neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Online werksessie: Omgevingswet bij BUCH gemeenten

Kort geleden is bekendgemaakt dat de Omgevingswet niet op 1 januari 2021 in werking zal treden. Tot welk moment de inwerkingtreding wordt uitgesteld, is nog niet duidelijk. BUCH-gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo gaan voortvarend verder met de voorbereidingen – online.

Processpecialisten Nina Marchena en Iris Meuffels begeleidden een online werksessie. Ze vertellen: ‘‘We hebben, in vergelijking met een ‘gewone’ offline werksessie, nog meer tijd in een goede voorbereiding gestoken. We hebben vooral goed nagedacht over het faciliteren van interactie: hoe kunnen we de deelnemers verleiden om hun inzichten te delen, zonder dat het gesprek chaotisch wordt? Online heb je daarvoor andere spelregels nodig dan offline. Zo hebben we bijvoorbeeld afgesproken dat wie iets wil zeggen een hand opsteekt en dat we voor niet dringende vragen de chat-functie gebruiken. De deelnemers waren achteraf enthousiast: ‘zeer efficiënt’ zei er één en een ander zei ‘Dit kan ik elke dag wel doen!’”

Het uitstel van de Omgevingswet is nodig omdat het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) niet op tijd klaar is en door de coronacrisis de implementatie van de Omgevingswet vertraagt. Het streven is om het uitstel zo kort mogelijk te houden. Het uitstel betekent dan ook niet dat er tijd is om achterover te leunen.

De Processpecialisten maken gebruik van de toolkit werkende processen omgevingswet van de VNG.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77 of meld je aan voor de online Expertsessie Werkende processen Omgevingswet op 22 april a.s. van 09.00 – 11.00 uur.

Online werksessie: Omgevingswet in Zwolle

In Zwolle zijn de belangrijkste processen al omgevingswetproof. Nu de Eerste Kamer op 10 maart de aanvullingswet grondeigendom heeft aangenomen, zijn er toch nog wat procesaanpassingen nodig. In online workshops brengen we dat samen met specialisten van de gemeente in kaart.

Processpecialist Ellen Zwiers begeleidde de werksessies in Zoom. Ze vertelt: “De eerste keer was het voor iedereen erg wennen om met Zoom te werken. We ontdekten al snel dat je beter oordopjes in kunt doen en dat beeld en geluid standalone beter zijn dan via het netwerk. Gelukkig was ik bij de aftrap vooraf zelf veel aan het woord, om te vertellen wat we de komende paar weken samen gaan doen. In een vervolgsessie zijn we écht samen aan de slag gegaan, toen waren we al aan Zoom gewend en ging de discussie prima. Ik had een plaat voorbereid die ik via mijn scherm kon delen en die richting gaf aan de discussie. Ook het stap voor stap doorspreken van een werkproces ging goed. Dat onderdeel heb ik samen met trainee Nadine begeleid: ik leidde het gesprek en gaf iedereen het woord en Nadine zorgde voor de vastlegging. Ik heb wat vaker een pauze ingelast en heb regelmatig gecheckt hoe het met iedereen ging. Het is fijn dat we zo toch verder kunnen werken aan omgevingswetproof werkprocessen.”

De Aanvullingswet grondeigendom vult de Omgevingswet aan met regelingen voor het voorkeursrecht, onteigening, de inrichting van het landelijk gebied en kavelruil. Ook bevat het wetsvoorstel regels over verhaal van kosten die de overheid maakt voor het aanleggen van publieke voorzieningen. Verder bevat de Aanvullingswet regels over een financiële bijdrage aan ruimtelijke ontwikkelingen in de gemeente. Door het aannemen van de Aanvullingswet grondeigendom door de Eerste Kamer, is een volgende stap gezet op weg naar inwerkingtreding van de Omgevingswet. De Processpecialisten helpen gemeente Zwolle met het ontwerpen en implementeren van omgevingswetproof werkprocessen.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.