Auteur: arveeAdmin

Heldere dienstverlening vervoersvoorzieningen UWV

De dienstverlening rondom vervoersvoorzieningen, die voorheen in zeven verschillende regio’s werd uitgevoerd, is sinds vorig jaar samengebracht in Zwolle. Een multidisciplinair focusteam gaat er nu voor zorgen dat UWV-medewerkers en klanten weten waar ze aan toe zijn. Ook vanuit huis werkend komt het team tot resultaten.

De verschillende regio’s hadden allemaal hun eigen manier van werken: zo konden klanten in de ene regio maandelijks een declaratie indienen en in de andere regio één keer per jaar. Met praktische procesbeschrijvingen en checklists gaat het focusteam er nu voor zorgen dat aanvragen voor vervoersvoorzieningen altijd op dezelfde manier worden afgehandeld.

Dat er nu sinds kort capaciteit beschikbaar is om de dienstverlening rondom vervoersvoorzieningen grondig te verbeteren, is zeker niet vanzelfsprekend. Het UWV werkt in een dynamische omgeving: spoedklussen zoals bijvoorbeeld wijzigingen in de regelingen krijgen noodgedwongen vaak voorrang. Het focusteam mag niet belast worden met andere urgente werkzaamheden, dat is echt een uitzondering. Een zogenaamde product owner zorgt dat het team ongestoord kan doorwerken en geeft aan waar de prioriteit ligt vanuit de uitvoering. Door deze bijzondere status en door de multidisciplinaire samenstelling kan het team resultaten boeken.

Goed contact met de uitvoerders op de werkvloer is voor het focusteam onmisbaar. Nu het team noodgedwongen vanuit huis werkt is dat aan de ene kant lastiger: even spontaan bij iemand langslopen kan niet. Anderzijds zorgt het beeldbellen via Teams ook juist voor nieuwe mogelijkheden: bij het dagelijks overleg kan iedereen aanschuiven en de collega’s uit Zwolle komen nu makkelijk even ‘naar het hoofdkantoor in Amsterdam’ om de opgeleverde producten te bewonderen.

Het UWV vergoedt voorzieningen waarmee mensen met een functionele beperking toch kunnen werken. Als reizen lastig is kan het UWV bijvoorbeeld helpen met een vergoeding voor taxivervoer, een bruikleenauto of een vergoeding voor het aanpassen van fiets of auto. Processpecialisten Iris Lindeboom en Daniël van Kapel maken deel uit van het focusteam Vervoer.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Robots

Een aantal processpecialisten bezocht de theatervoorstelling ROBOT. Deze futuristische comedy, gespeeld door Vis à Vis, draait om de vraag of de onvermijdelijke opkomst van de robotica gevreesd of juist verwelkomd moet worden. Is zo’n superieure kunstmens een vriend en handlanger of een serieuze bedreiging? ROBOT vertelt de lotgevallen van Betty en Aad, een stel uit ‘de oude tijd’ dat zich staande probeert te houden in de nieuwe gerobotiseerde werkelijkheid. Lange tijd weten ze zich met humor, liefde en inventiviteit op de been te houden. Maar de dag nadert dat ook zij zich zullen moeten aanpassen aan het nieuwe systeem.

Ook in werkelijkheid krijgen De Processpecialisten met robotica te maken: samen met VNG Realisatie en gemeenten werken we aan de ontwikkeling van een overheidsbrede chatbot die een plekje moet krijgen op de websites van gemeenten. Einddoel: een chatbot die als virtuele assistent 17 miljoen burgers de weg wijst binnen de overheid. 

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Binden en boeien op 1,5 meter

Elke zomer komen De Processpecialisten bij elkaar om het voorbije half jaar te evalueren. Het samenzijn is daarbij minstens zo belangrijk als het uitwisselen van informatie. Dit jaar spraken we elkaar online en ‘in het echt’ op 1,5 meter. De bijeenkomst zorgde voor veel energie, emotie en eensgezindheid – helemaal corona-proof.

Onze halfjaarevaluatie is nooit een droge presentatie van de cijfers. Bijna alle processpecialisten hebben naast hun werk bij de opdrachtgevers ook een taak in het draaiend houden en ontwikkelen van ons eigen bedrijf. Bij de evaluatie komen dan ook veel processpecialisten aan het woord. Alleen al daardoor is het programma afwisselend. Al doende testen we meteen wat nieuwe werkvormen, er is tijd voor sport, spel en spektakel en natuurlijk ook voor samen eten en drinken en bijkletsen met collega’s uit het hele land. Op zo’n dag wordt opeens ook zichtbaar hoeveel we samen voor elkaar krijgen. Aan het einde van de ochtend zijn we meestal waanzinnig trots op elkaar en onszelf.

Deze feestdag moest dus doorgaan – maar wel corona-proof. Dit keer zaten De Processpecialisten daarom ‘s ochtends thuis achter de laptop. De ProcesFabriek was omgetoverd tot professionele TV-studio, vanwaaruit het ochtendprogramma als talkshow werd uitgezonden. Live interviews met collega’s werden afgewisseld met korte filmpjes en een estafette van ieders persoonlijke hoogte- en dieptepunten. De filmpjes waren vooraf gemaakt door alle collega’s met een taak in de bedrijfsvoering. Al met al een ochtendvullend programma dat iedere minuut spannend was. In de middag zagen we elkaar in levenden lijve in kleine groepjes op verschillende locaties in het land. Om, veilig op 1,5 meter, te lunchen en te borrelen en tussendoor vooral ook bij te kletsen en samen plannen te maken voor het komend half jaar.

Hoewel de opzet heel anders was dan ‘normaal’ was het gevoel tijdens de dag als vanouds: emotie, energie en eensgezindheid. We konden deze beleving online creëren door de succesformule van onze ‘offline’ halfjaarevaluaties toe te passen: elkaar zien, veel collega’s aan het woord laten, iedereen laten meehelpen in de voorbereiding, successen vieren en nieuwe werkvormen gebruiken voor wow-gevoel. Proost!

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

DE PROCESSPECIALISTEN VERNIEUWT

ONZE NIEUWE HUISSTIJL!

De Processpecialisten staan voor continu verbeteren: vaste patronen die in het verleden succes hebben verzekerd, zijn geen garantie voor successen in de toekomst. Dat vraagt om wendbaarheid, zowel in proces als in gedrag. Met ons 21-jarig bestaan zijn we toe aan een nieuwe uitstraling. Moderner, strakker en frisser. Met trots presenteren wij dan ook: onze nieuwe huisstijl!

Proceseigenaar Vincent Damen vertelt: ‘‘We hebben goed gekeken naar wie wij als Processpecialisten zijn. De Russische avant-garde en de Industriële Revolutie blijven belangrijke inspiratiebronnen. De samensmelting van verandering en vernieuwing op allerlei gebieden, het gevoel van ontwikkeling en vooruitgang en de zoektocht naar ‘het nieuwe’ zijn onderdeel onze identiteit. We hebben daarom voor een Russisch lettertype gekozen. Het futuristische Mechanische Hoofd van Raoul Hausmann, ook te zien in de ProcesFabriek, komt nu terug in onze presentaties. De rode draad uit de ProcesCentrale, die staat voor logica in processen en ketens en verbinding tussen mensen, komt in de nieuwe huisstijl nadrukkelijk terug.’’

De komende periode gaan we onze huisstijl verder vernieuwen: ook met visuele wauw-momenten willen we inspireren, uitdagen en stimuleren. Het volgende project wordt de vernieuwing van onze website. Dus, blijf kijken!

21 jaar Processpecialisten: SCHERPte-meting kado!

De Processpecialisten bestaan 21 jaar. We geven geen verjaardagsfeest dit jaar, maar we bieden een mooi alternatief. In de afgelopen 21 jaar zijn we steeds wijzer en verstandiger geworden. Graag delen we onze kennis en ervaring en de nieuwste inzichten over procesmanagement, change management en digitalisering. Dit najaar geven we daarom elke maand een SCHERPte-meting kado.

Wat is een SCHERPte-meting?

Een SCHERPte-meting laat u zien op welke punten uw organisatie goed presteert en op welke punten verbetering mogelijk is. In een korte sessie bekijken we verschillende aspecten van uw organisatie zoals klantwaarde, processen, digitalisering, sturing, verandervermogen en betrokkenheid van managers en medewerkers. Samen maken we een snelle analyse en trekken we conclusies.

  

Wat heb ik eraan?

De SCHERPte-meting geeft een perfecte voorzet voor nieuwe jaarplannen, verbeteragenda’s, besparingsplannen of epics. De meting geeft een gedeeld en samenhangend beeld van hoe uw organisatie ervoor staat en op welke terreinen u stappen kunt maken.

Wat maakt de SCHERPte-meting anders dan andere metingen?

De SCHERPte-meting is interactief: spraakmakende vragen en prikkelende stellingen nodigen uit tot discussie. Zo bepaalt u zelf uw score. Bovendien kijken we vanuit verschillende perspectieven en in samenhang naar klantwaarde, sturing, proces, systeem en gedrag. Het zal u verrassen hoe in korte tijd zo’n SCHERP beeld van uw organisatie ontstaat.

Waar kan ik me aanmelden?

Heeft u belangstelling voor een SCHERPte-meting? Neem dan contact op met een Processpecialist. Wij maken samen met u een korte motivatie. Ons feestcomité maakt een keuze uit de voordrachten: per maand geven we één SCHERPte-meting weg.

Is uw organisatie uitgekozen? Dan maken we werkafspraken en richten we het meetinstrument voor u in. Na een voorbereidend gesprek voeren we samen met uw collega’s de SCHERPte-meting uit.

Kost het niet veel tijd?

Na het voorbereidend gesprek kost de SCHERPte-meting één dagdeel per deelnemer. Daarna bepaalt u zelf, hoeveel tijd u besteedt aan het opvolgen van de conclusies en inzichten.

Is het wel COVID-proof?

We kunnen de sessie COVID-proof online of in een kantoorruimte organiseren Natuurlijk bent u ook welkom in de ProcesFabriek (Amsterdam) of ProcesCentrale (Rotterdam). In alle scenario’s nemen we de nodige voorzorgsmaatregelen. 

Wij werken aan uw SCHERPte.

Met vlag en wimpel weer ISO gecertificeerd

De Processpecialisten voldoen nog steeds aan de ISO 9001:2015 standaard. Daar hebben we niks extra voor hoeven te doen: we werken en sturen procesgericht en dat zorgt vanzelf voor een sterk kwaliteitsmanagementsysteem. Evengoed zijn we er trots op dat onze aanpak de auditor overtuigt.

Onlangs heeft de auditor ons opnieuw gecertificeerd. We zijn, als een van de weinige consultancybedrijven, al bijna 10 jaar ISO 9001 gecertificeerd. Iedere 3 jaar beoordeelt een auditor of we nog aan alle normen voldoen. Tijdens zo’n audit, die 1,5 dag in beslag neemt, laten we aan de auditor zien hoe ons kwaliteitsmanagementsysteem eruit ziet. De auditor bekijkt allerlei documenten om te controleren of we het ook echt doen zoals we het vertellen. We horen het als er iets niet in orde is en we krijgen suggesties voor verbetermogelijkheden, waar we graag gebruik van maken.

Bij De Processpecialisten werken we – natuurlijk – procesgericht. Proceseigenaars en procesmanagers zijn verantwoordelijk voor het halen van de resultaten uit de jaarplannen en voor het continu verbeteren van ‘hun’ processen. In de uitvoering van onze processen hebben bijna alle collega’s een rol. Iedere maand, ieder kwartaal en elk half jaar kijken we of we onze resultaten (kpi’s) halen en hoe we eventueel kunnen bijsturen en verbeteren. Alle afspraken en acties leggen we zorgvuldig vast.

Door consistent procesgericht te werken hebben we ook een transparant en samenhangend kwaliteitsmanagementsysteem georganiseerd.

“Zelden een bedrijf gezien waar het plaatje zo klopt”

Hoewel we onze zaken op orde hebben, is de audit ieder keer weer spannend. Zo’n externe auditor kijkt toch weer naar andere dingen. Juist daardoor hebben we de afgelopen jaren bruikbare tips gekregen om onze systematiek verder te verbeteren. De auditor was onder de indruk: “Ik zie zelden bedrijf waar het plaatje zo klopt, alles dat jullie zeggen en doen is heel consistent.” Daar zijn we trots op.

De ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. Een externe, onafhankelijke partij stelt vast of de organisatie aan alle normeisen voldoet en voor certificatie in aanmerking komt. Gecertificeerde organisaties worden regelmatig getoetst om te beoordelen of ze nog voldoen aan de eisen van de norm.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Online ontbijten bij de BUCH werkorganisatie

Bij de BUCH werkorganisatie loopt het project Procesmanagement dit jaar af. Volgend jaar gaat de organisatie zelfstandig procesgericht werken en sturen, zonder ondersteuning van De Processpecialisten. Wat hebben managers en medewerkers daar nog voor nodig? En hoe staat het nu met het project? Dat is besproken tijdens een online ontbijtsessie.

Procesverbeteraars Nina Marchena en Iris Meuffels hebben tijdens een interactieve sessie gesproken met 40 managers en andere betrokkenen. Zijn ze klaar om hun processen continu te gaan verbeteren? De randvoorwaarden zijn in elk geval dik in orde: nut en noodzaak zijn helder en de individuele betrokkenen zijn enthousiast en vol vertrouwen om aan de slag te gaan. Iedereen weet wat er moet gebeuren en heeft de nodige hulpmiddelen paraat. Toch is het ook spannend om nu de volgende stap te gaan maken: zal het straks in de praktijk zo werken, zoals het op papier is bedacht? Een van de deelnemers geeft bijvoorbeeld aan dat het naleven van de processen in de praktijk vaak de uitdaging is. Het advies van Nina en Iris? “Organiseer structureel procesoverleg en wijs iemand aan die op de gemaakte afspraken gaat sturen.’’

Nina en Iris vertellen over de voorbereiding van de bijeenkomst: “Voor het project was dit een belangrijke bijeenkomst die al maanden vantevoren in de agenda’s stond. Dat het nu online moest gebeuren, maakte de uitdaging des te groter. Ook online is interactie cruciaal. We hebben de deelnemers dan ook geprikkeld om met elkaar in gesprek te gaan en daar ook ruim de tijd voor genomen. Tijdens de sessie hadden wij als begeleiders een duidelijke rolverdeling: Nina was voorzitter en Iris hield als webhost de chat in de gaten. Samen konden we zo het gesprek in goede banen leiden. Verder hebben we de sessie vooraf uitgebreid getest. Tijdens het testen hebben we bijvoorbeeld besloten om het de deelnemers niet lastig te maken met technische hoogstandjes. Een ding konden we online helaas niet realiseren: het serveren van ontbijt. Dat moesten de deelnemers nu zelf regelen.”

De BUCH werkorganisatie is een gezamenlijke ambtelijke organisatie voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. De Processpecialisten hebben de BUCH ondersteund bij het opzetten van een gestructureerde aanpak voor procesoptimalisatie en bij het verbeteren van verschillende door het MT geprioriteerde processen.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Online Serious Game Procesmanagement

Nu opeens veel meer interactie online plaatsvindt zijn goede dienstverlening, slim samenwerken en gericht sturen op je proces belangrijker dan ooit. In een online simulatie kunt u de basisprincipes van procesgericht werken, procesontwerp en processturing ervaren.

Na een korte introductie gaat uw team onder begeleiding online aan de slag in het fictieve bedrijf ‘Op maat gemaakt’. In een uur tijd ontdekken 6-10 deelnemers de basisprincipes en valkuilen van procesmanagement en samenwerking. Ingewikkelde applicaties zijn niet nodig: een beeldscherm en een MS Office omgeving is voldoende.

 "Of je nou online samenwerkt of op locatie: sommige lessen en successen kun je niet vaak genoeg herhalen."

 

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39.

Online kickstart Omgevingswetproof werkprocessen

De Omgevingswet raakt verschillende werkprocessen binnen gemeenten en provincies. De Processpecialisten en Albers Consultancy helpen gemeenten en provincies in 2 sessies met het opstellen van een actieplan om omgevingswetproof te gaan werken.

“Wat een opluchting om van een generieke procesplaat te komen tot een overzichtelijke en concrete actielijst!”

Basis voor het actieplan zijn de modelprocessen van de VNG. De eerste van twee sessies start met een toelichting op de Omgevingswet en de impact daarvan op het betreffende proces. Daarna bespreken we de VNG procesplaat met een groep betrokkenen uit de organisatie. Door vragen uit de groep en prikkelende stellingen van de procesbegeleiders wordt duidelijk wat de Omgevingswet betekent voor de organisatie. De deelnemers noteren ondertussen hun aandachtspunten. Na de eerste sessie worden alle aandachtspunten uitgewerkt en geclusterd. Die uitwerking vormt dan de basis voor de tweede sessie, waarin we samen de aandachtspunten vertalen naar concrete actiepunten met actiehouders en een deadline. Wanneer alles acties zijn uitgevoerd, is het proces klaar voor de Omgevingswet.

“Strak geregeld, er is ook online voldoende interactie: het lijkt net alsof je echt bij elkaar zit.”

Deze kickstart kunnen we zowel op locatie als online organiseren. Vóór Corona gebruikten we post-its, nu halen we de input digitaal op – ook op locatie. Bij online sessies maken we vooraf afspraken over bijvoorbeeld het platform (Zoom of Teams) en het gebruik van devices (liever pc of laptop dan mobiele telefoon).

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

OOST! 8

Het zelfgenoegzame leven van Nistor Polobok, een corrupte ambtenaar die op het stadhuis van Chisinau werkt, neemt een gevaarlijke wending op het moment dat het asfalt naast zijn majestueuze villa openbreekt. Het begint als een onopvallende barst, maar de scheur breidt zich verder uit en wordt uiteindelijk een enorm gat dat steeds grotere delen van de stad verzwelgt. Volgens een waarzegster wordt de uitdijende kloof veroorzaakt door een zonde van de ambtenaar. Alleen de ‘Hartenvrouw’ kan hem vergeven.

‘Hartenvrouw’ is een verontrustende roman die met de nodige ironie de onderbuik van een corrupt systeem verkent. De schrijver laat het politieke toneel op zijn lelijkst zien en werpt daarbij een kritische blik op Moldavië na de val van het communisme.

Iulian Ciocan (1968, Chisinau, Moldavië) is romanschrijver, journalist en literair criticus. Ook is hij commentator bij Radio Free Europe. Zijn romans werden al in meerdere talen vertaald. ‘Hartenvrouw’ verscheen in 2018, en is zijn eerste roman in Nederlandse vertaling.

In de serie OOST! verschijnt nog niet eerder in Nederlandse vertaling gepubliceerd werk van Oost- en Midden-Europese schrijvers. De Processpecialisten sponsoren deze serie zodat hun verhalen vertaald kunnen worden. Vooral verhalen die verandering verbeelden; ook in ons werk moet het Geschreven Woord tot de verbeelding spreken – een procesmodel, een klantreis of een rondje ADKAR. En ook wij werken als de Hartenvrouw vanuit het hart en met passie aan uw slimmere processen en betere prestaties.

Onze vaste klanten en aanhangers ontvangen Hartenvrouw binnenkort per post

Meer weten? Kom op 2 juli naar de presentatie! Met een lezing van Jan Willem Bos over de geschiedenis van Moldavië en een interview met Charlotte van Rooden, de vertaalster van Hartenvrouw.