Maand: oktober 2024

Hoe moeten gemeenten omgaan met ‘ravijnjaar’ 2026?

Vincent Damen en Jeroen Stam zijn partners bij De Processpecialisten. Met enige regelmaat wisselen ze van gedachten over uiteenlopende onderwerpen. In deze aflevering gaat het over de bezuinigingsopgave die op Nederlandse gemeenten afkomt.

Vincent: “Er heerst flinke onrust onder Nederlandse gemeenten. Ze koersen af op wat zij zelf omschrijven als een ‘ravijnjaar’. Vanaf 2026 hebben de 342 Nederlandse gemeenten een bedrag van ongeveer 2,5 miljard euro minder te verdelen uit het Gemeentefonds. En ze moeten natuurlijk minimaal net zoveel taken uitvoeren als nu.”  

Jeroen: “Ik las dat meer dan 200 gemeenten daardoor in ernstig financiële moeilijkheden dreigen te komen. Sommige grotere gemeenten moeten maar liefst tientallen miljoenen bezuinigen. Overal in het land breekt men zich het hoofd over de vraag hoe men de huidige taken met veel minder inkomsten kan blijven uitvoeren. Ja, de rek is er natuurlijk wel een keer uit. Dan ontkom je er als gemeente niet aan om scherpe keuzes te maken.” 

Vincent: “In het verleden was er kennelijk minder urgentie. Blijkbaar was er altijd nog wel ergens een potje voor nieuwe initiatieven. Natuurlijk moest er ook weleens worden bezuinigd, maar dat gebeurde dan steevast met de kaasschaaf in de hand. Hier een onsje minder, daar een procentje eraf…” 

Jeroen: “Daar kom je nu absoluut niet meer mee weg. In gemeenteland is het besef er volop dat ze de broekriem stevig moeten aanhalen.” 

Vincent: “Ook koepelorganisatie VNG is doordrongen van de ernst van de situatie. ‘Bereid u voor op het ergste’, luidde eerder dit jaar het VNG-advies aan de gemeenten.” 

Jeroen: “Dat klinkt bepaald dreigend. Maar het goede nieuws is precies wat de VNG ook met zoveel woorden zegt: gemeenten kunnen zich voorbereiden op wat komen gaat.” 

Vincent: “Bij sommige gemeenten zijn we al gestart met grondige procesoptimalisaties aan de hand van een processcan die bezuinigingspotentieel blootlegt. Dat is overigens geen eenmalige exercitie, we richten een continue verbetercyclus in. In het verlengde daarvan kijken we ook hoe gemeenten meer uit hun automatisering kunnen halen, bijvoorbeeld met softwarerobots.”  

Jeroen: “Maar ook op basaal niveau is er vaak nog genoeg winst te behalen. We zien regelmatig situaties waarin sprake is van meervoudige invoer van data, terwijl dat helemaal niet nodig is. Of dat mensen bestanden onderling afwijkend archiveren. Daarmee gaat veel tijd verloren.”  

Vincent: “Ik ken een organisatie waar uit onderzoek bleek dat mensen dertig procent van hun tijd kwijt waren aan het opzoeken van informatie. Dertig procent! Tel uit je verlies!” 

Jeroen: “Dat heeft er waarschijnlijk ook mee te maken dat we regelmatig terugkomen bij organisaties waar we eerder hebben gewerkt en moeten signaleren dat veel kennis verloren is gegaan. Dan begin je weer van voren af aan. Kennisborging is superbelangrijk en dat onderstreept het belang van een continue verbetercyclus.” 

Vincent: “In dat verband is het ook goed om lering te trekken uit eerdere bezuinigingsrondes. Toen hebben we gezien dat er op papier heel veel werd geoptimaliseerd en bezuinigd, maar het inboeken van alle geëlimineerde verspillingen bleek nogal een uitdaging.”  

Jeroen: “Daardoor is aandacht voor het implementatievermogen de komende periode een cruciaal onderdeel van bezuinigingstrajecten.”  

Vincent: “Wat we daarnaast vaak zien in bezuinigingsrondes is dat mensen ander werk krijgen. Ze verliezen hun baan niet, maar gaan van werk naar werk. Dat vraagt van organisaties dat zij voortdurend in staat moeten zijn om hun medewerkersbestand te matchen met het werkaanbod. Wij ondersteunen gemeenten bij de inrichting van dat matchingproces. Jeroen, je had het net over scherpe keuzes maken?” 

Jeroen: “Inderdaad. Dan heb ik het over slimme en radicale keuzes rond de diverse opgaven die er liggen. Daarvoor hebben wij voor de verschillende domeinen onze aanpak opgavegericht werken ontwikkeld. Zo kunnen gemeenten definiëren waar ze voor willen staan en daar hun analyse, inrichting, sturing en borging op afstemmen. Het zijn misschien grote woorden, maar dat is wel de essentie.” 

Vincent: “Helemaal mee eens, maar ook in de juiste structuur en samenwerking, want dat is wezenlijk voor opgavegericht werken. Daar komen in samenwerkingsverbanden vaak externe partners bij kijken. Daarom is het zaak om de governance goed in te richten.”  

Jeroen: “Los van de technische vormgeving moeten we constateren dat maken van keuzes een ongelofelijk ingewikkeld vraagstuk is. We hebben te maken met gigantische opgaven zoals armoede, leefbaarheid, woningnood en de instroom van asielzoekers. Nou, succes met kiezen. In de praktijk is het overigens niet het een of het ander, het gaat veel meer om de maatvoering. Maar je kunt op je vingers natellen dat het ergens pijn gaat doen.” 

Vincent: “Ook omdat iedereen altijd maar meer verwacht van de gemeente. Misschien moeten we dat idee loslaten. Je hoeft als gemeente niet alles zelf te doen.”  

Jeroen: “Klopt. Je kunt in samenwerking met andere partijen het aanbod van gemeentelijke diensten misschien anders organiseren. Mogelijk kunnen bewoners in hun eigen wijk het groen onderhouden, of afval opruimen. We kunnen wel allemaal naar de gemeente gaan kijken voor oplossingen, maar bedrijven en inwoners kunnen zelf ook wel degelijk iets doen.” 

Vincent: “Zeker in tijden van zware bezuinigingen kunnen alle kleine beetjes helpen.” 

Rotterdam zet simulatiespel in rond invoering Wet open overheid 

“Het is een beleving met stresselementen” 

De Wet open overheid bezorgt gemeenten hoofdbrekens. Invoering van de wet is een omvangrijke operatie omdat in principe iedere ambtenaar ermee te maken krijgt. Werken aan bewustwording is daarom cruciaal, besloot de gemeente Rotterdam. De Processpecialisten ontwikkelden daarvoor een simulatiespel. 

 

Nederlandse gemeenten zijn druk bezig om zich voor te bereiden op de Wet open overheid (Woo), die tot eind 2026 gefaseerd wordt ingevoerd. Deze wet vervangt de voormalige Wet openbaarheid van bestuur, de Wob. Waar die laatste wet zich vooral richtte op openbaarmaking van informatie naar aanleiding van verzoeken van burgers of journalisten, gaat de Woo een stuk verder. “Actieve openbaarmaking van informatie, onderverdeeld in elf verplichte categorieën voor gemeenten, is een belangrijk kenmerk van de Woo”, legt Josette Lieste uit. Zij is vanuit adviesbureau De Processpecialisten betrokken bij de invoering van de Woo in Rotterdam. Met haar kennis van zaken merkt ze op: “Invoering van de Woo is een bijzonder omvangrijke operatie die bij veel gemeenten moeizaam verloopt.”  

 

Rotterdam Transparant 

Zo ver wilde de gemeente Rotterdam het niet laten komen. Onder de naam ‘Rotterdam Transparant’ heeft de gemeente een speciaal programma opgezet rond de invoering van de Woo. Dorien Rijkes, werkzaam als strategisch adviseur bij de afdeling Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding, vervult de rol van coördinator van het onderdeel Beleid & Organisatie van Rotterdam Transparant. “We wilden iets doen in het kader van bewustwording rond de invoering van de Woo”, legt ze uit. “Met uitzondering van de meer publieksgerichte afdelingen, zoals Burgerzaken en Stadsontwikkeling, heeft onze organisatie nog maar mondjesmaat ervaring met de nieuwe wet. We wilden helder krijgen welke afspraken er zijn gemaakt over het vastleggen van informatie. Tegelijk wilden we collega’s confronteren met de noodzaak van het correct beheren van informatie. Het leek ons een slim idee om de praktijk door middel van een simulatiespel na te bootsen.”  

Daarvoor klopte de gemeente aan bij De Processpecialisten. Daar ging Rolf Smit samen met een collega aan de slag om een simulatie te bouwen. Voor Rolf, met dertig jaar ervaring in gaming, een kolfje naar zijn hand. “Met allerlei documenten en kaartjes met vragen en antwoorden, hebben we een spel ontwikkeld”, legt hij uit. “De vragen gaan bijvoorbeeld over het bouwen van een dakkapel of het aanvragen van een overlijdensakte. Het is aan de deelnemers om elke informatievraag spelenderwijs van het juiste antwoord te voorzien.”  

 

Informatiehuishouding op orde 

“Op die manier laten we deelnemers aan de simulatie zelf ondervinden hoe complex de afhandeling van Woo-verzoeken kan zijn”, stelt Josette. “Zo ervaren ze in de praktijk hoe belangrijk het is om in hun dagelijkse werk de informatiehuishouding op orde te hebben.” Wat volgens Dorien ook meespeelt: collega’s die nu dossiers opbouwen, voelen de pijn van gebrekkige dossiers lang niet altijd zelf omdat Woo-verzoeken vaak pas veel later komen. Ze geeft een voorbeeld. “Als er in Rotterdam een nieuwe brug wordt gebouwd, kun je op je vingers natellen dat er in de toekomst Woo-verzoeken zullen volgen. Dus moeten we er in de dossieropbouw nu al voor zorgen dat die informatie openbaar-proof is.” 

Tijdens de Zomerschool 2024 zijn op basis van open inschrijving in Rotterdam twee informatiebijeenkomsten voor in totaal 27 medewerkers van de gemeente georganiseerd. “De deelnemende collega’s kwamen rijp en groen uit verschillende afdelingen van onze organisatie”, merkt Dorien op. “Sommigen hadden al enige ervaring met de Woo, terwijl anderen hun inschrijving motiveerden met een opmerking als: ‘Ik had gehoord dat de Woo heel breed impact zou hebben, maar in de praktijk merk ik er helemaal niets van’.”  

 

Druk stevig opgevoerd 

De bijeenkomsten begonnen met een door Dorien verzorgde presentatie over de Woo. “In de simulatie die dan volgt, staan we stil bij de werkprocessen rond een Woo-verzoek. Hier komt de kennis van Josette over processtappen als termijnen en bezwaarmogelijkheden bij kijken. Zij kent het proces van de Woo en is in staat om de vertaalslag naar de praktijk te maken”, aldus Dorien. De simulatie zelf werkt ongeveer als volgt: enkele deelnemers overvoeren een fictief gemeenteloket met Woo-verzoeken. Bijvoorbeeld over kapvergunningen of bouwvoorschriften. Vertegenwoordigers van het intakebureau moeten vervolgens op zoek naar deze informatie bij de diverse gemeentelijke afdelingen, vertegenwoordigd door de overige deelnemers.  

“Collega’s ervaren zelf in de praktijk hoe belangrijk het is om in hun dagelijkse werk de informatiehuishouding op orde te hebben” 

“Tijdens de simulatie wordt de druk stevig opgevoerd”, zegt Josette. “Mijn rol bij de simulatie is om na afloop van het spel de ervaringen van deelnemers op te halen en de link te leggen met de praktijk van hun dagelijkse werkzaamheden.” Voor een goede simulatie is de begeleiding heel belangrijk, stelt Rolf. “Er moet iemand zijn die bij kan springen of bij kan sturen. Volgens Rolf werkt een simulatie het best als mensen letterlijk in beweging moeten komen. “Dan wordt zichtbaar waar het proces lekker loopt en waar het stagneert. Dat is bijvoorbeeld het geval als iedereen druk is met het zoeken naar het antwoord op een vraag en er bij het loket niemand meer aanwezig is om de burger te woord te staan.” 

 “Het feit dat deelnemers door de spelvorm zelf de pijn kunnen voelen, dat is de kracht van de simulatie” 

Ideaal voor bewustwording 

Volgens Dorien is een simulatie het ideale instrument voor bewustwording. “Het werkt veel beter dan een presentatie of informatie op het intranet. Het feit dat deelnemers door die spelvorm zelf de pijn kunnen voelen, dat is de kracht van de simulatie. Het is een beleving met stresselementen”, aldus Dorien. Het zal daarom niet als een verrassing komen dat er alweer nieuwe simulatiesessies op de Rotterdamse agenda staan. Dorien: “Waar de eerste twee bijeenkomsten nog onderdeel waren van onze Zomerschool, als proef gericht op leren en ontwikkelen, geldt dat niet voor het vervolg. De simulaties zijn voortaan structureel onderdeel van het programma Rotterdam Transparant.”  

“Ik verwacht dat we de simulatie als bewustwordingsinstrument ook bij andere overheidsorganisaties en publieke instellingen gaan inzetten”, zegt Josette. Rolf is daar zelfs van overtuigd: “De eerste aanvragen druppelen namelijk al binnen.”  

De Processpecialisten ondersteunen transformatie bij mboRijnland

“Een majeure operatie: het in samenhang met elkaar actualiseren van processen in de keten” 

In het kader van de flexibilisering van het onderwijsaanbod maakt mboRijnland werk van een omvangrijke transformatie. In de eerste fase is het proceslandschap van de Leidse onderwijsinstelling in kaart gebracht, met ondersteuning van De Processpecialisten. “Ze hebben onze interne experts aan zet gelaten.” 

Op basis van veranderende wensen bij studenten en bedrijven zien onderwijsinstellingen zich genoodzaakt hun onderwijsaanbod op een andere manier in te richten. In plaats van de bestaande stramienen waarin studenten een vast curriculum doorlopen, is er behoefte aan flexibele leerpaden. Studenten kunnen op die manier hun opleiding samenstellen vanuit verschillende vakgebieden. Bedrijven op hun beurt kunnen op die manier maatwerkopleidingen voor hun werknemers afnemen. Dat is een geweldige transformatie, weet Roel Beurskens van De Processpecialisten. “Van oudsher zijn onderwijsinstellingen ingericht op basis van colleges met specifieke leerwegen”, legt Roel uit. “Dus op het moment dat je zegt: we gaan een open palet aan onderwijsmogelijkheden aanbieden, dan moet je de processen van de verschillende domeinen op elkaar afstemmen. Ze moeten gelijkvormig en gelijksoortig zijn.”  

Voorloper in de transformatie 

Roel weet waarover hij praat. Onlangs rondde hij een adviestraject af bij het in Leiden gevestigde mboRijnland. Bij deze volgens Roel ambitieuze onderwijsinstelling geeft Janine Warmerdam als programmadirecteur samen met haar collega-directeur Jaco Opschoor leiding aan het transformatieproces onder de naam ‘Flexpeditie’. Op grond van een doortimmerde visie en een volwassen onderwijsontwerpmodel bestempelt ze haar instelling als ‘voorloper in de transformatie’. De flexibilisering van het onderwijs is bij mboRijnland één van de vijf strategische pijlers.  

Toen Janine in augustus 2022 in opdracht van het College van Bestuur aan haar klus begon, constateerde ze dat veel werkprocessen al lang geen onderhoud meer hadden gekregen. “Een proces kan er op papier mooi uitzien, maar dat betekent niet automatisch dat het in de praktijk zo wordt uitgevoerd”, stelt Janine. “Daarnaast kwam je er in het verleden nog wel mee weg om uitsluitend je eigen processen te onderhouden, maar met de flexibilisering van het onderwijs kan dat niet meer. Als je in het ene werkproces iets verandert, heeft dat gevolgen voor andere werkprocessen. Daarmee sta je dus voor een majeure operatie: het in samenhang met elkaar actualiseren van processen in de keten. Dan heb je echt hulp nodig om dat goed te doen.”  

Die hulp kwam er in de vorm van Roel en zijn collega Roderick Willemen van De Processpecialisten. Een gesprek met een van de partners van het adviesbureau gaf de doorslag. Janine: “Toen ik tegenover hem mijn verhaal deed, kreeg ik het gevoel dat hij me heel goed begreep. Bovendien stelde hij de juiste vragen. Dat gaf vertrouwen.”  

 

Herijking van processen 

Daarmee konden De Processpecialisten in april 2024 aan de slag. De eerste indruk van Roel was positief. “Hoewel de noodzaak van een transformatie niet ter discussie staat, veroorzaakt die wel onzekerheid in onderwijsland. Het idee van ‘mijn student’ en ‘mijn college’ verdwijnt en ook traditionele geldstromen kunnen veranderen. Bij mboRijnland heb ik echter ervaren dat men de verandering ziet als een stap voorwaarts die men graag wil maken.” Volgens Janine is dat een juiste waarneming. “Voor de veranderingen die we willen doorvoeren, is veel draagvlak in de organisatie. Dat zit echt wel goed. Onze mensen zijn heel eager, ze willen gewoon graag.” 

In het door De Processpecialisten uitgevoerde adviestraject spelen proceseigenaren, procesexperts en procesgroepen ieder hun eigen rol. Roel vat zijn werkzaamheden als volgt samen: “We hebben eerst een foto gemaakt van het proceslandschap van mboRijnland. Vervolgens hebben we dat beeld vergeleken met de Middelbaar BeroepsOnderwijs Referentie Architectuur, kortweg MORA. Aan de hand daarvan konden we bepalen welke procesaanpassingen bij mboRijnland nodig waren. Niet voor niets spreken we van de herijking van processen.” De genoemde MORA-architectuur is overigens zodanig opgebouwd dat die de flexibilisering van het onderwijs ondersteunt. Volgens Janine hadden vertegenwoordigers in de gevormde procesgroepen soms moeite met de referentiearchitectuur. “Hoe detecteer je bijvoorbeeld witte vlekken? En tot welke gelaagdheid moet de uitwerking plaatsvinden? Kijk: onze mensen zijn inhoudelijk heel deskundig, maar processpecialisten zijn ze niet.” De begeleiding van Roel en zijn collega leidde tot een verschillenanalyse, waar Janine niet van schrok. “We wisten namelijk al wel dat er witte vlekken in onze processen zaten. Als je in de uitvoeringspraktijk tegen allerlei hickups aanloopt, dan weet je dat het niet goed zit.” 

Technisch en veranderkundig 

Janine omschrijft de Flexpeditie bij mboRijnland als een technische en veranderkundige exercitie. “Dankzij de externe ondersteuning hebben we de technische operatie nu achter de rug. Complimenten aan De Processpecialisten, ze hebben het echt goed gedaan. Wat ik vooral heel mooi vond is dat ze onze interne experts aan zet hebben gelaten. Ze zijn ondersteunend geweest en hebben het niet overgepakt. Want het kan en mag natuurlijk niet zo zijn dat als de externe ondersteuning stopt, we niet onze eigen broek op kunnen houden.” Net als Janine toont ook Roel zich buitengewoon tevreden over de samenwerking. “Dat heeft ook te maken met het ervaren sponsorship, belangrijk bij elke verandering. Bij mboRijnland heeft Janine die rol serieus opgepakt. Ze is heel doortastend en van het aanpakken. Ze intervenieert waar nodig en is duidelijk in the lead.” 

Volgens Roel is de door De Processpecialisten ontwikkelde aanpak zoals uitgevoerd bij mboRijnland buitengewoon geschikt om ook bij andere onderwijsinstellingen in te zetten. Op haar beurt constateert Warmerdam: “Voor het vervolg van de transformatie hebben we behoefte aan verandermanagement, met aandacht voor de mens in het geheel. We moeten nog een tijdlijn bepalen en wie wat gaat doen.” Zijn De Processpecialisten daarbij ook van de partij? Janine: Als we externe hulp gaan inroepen, dan is die kans wel groot.” 

 

“In het verleden kwam je er nog wel mee weg om uitsluitend je eigen processen te onderhouden, maar met de flexibilisering van het onderwijs kan dat niet meer”