Tag: procesfestival

Vincent Damen en Jeroen Stam zijn partners bij De Processpecialisten. Met enige regelmaat wisselen ze van gedachten over uiteenlopende onderwerpen. In deze aflevering gaat het over het écht werkend krijgen van processen. 

Jeroen: “Veel mensen denken dat procesmanagement een super actueel thema is. Dat klopt in zekere zin ook wel, maar toch timmeren we als Processpecialisten alweer 25 jaar aan de weg.” 

Vincent: “Wat hebben we in die periode een boel trends zien komen en gaan. Op dit moment is datagedreven werken bijvoorbeeld een actueel vraagstuk. Daarnaast zijn robotisering en AI voor veel organisaties hot topics.” 

Jeroen: “Ook voor ons als Processpecialisten hoor. Wij denken na over de vraag hoe we ons werk met behulp van AI beter kunnen doen. Hoe kunnen we klanten nog meer toegevoegde waarde leveren? Daar experimenteren we mee.” 

Vincent: “En niet zonder resultaat. We hebben bijvoorbeeld een interactieve kennisbank op het gebied van procesmanagement ontwikkeld. We denken erover om daar op termijn ook klanten toegang toe gaan geven.”  

Jeroen: “Dat past precies bij onze filosofie dat het waardevol is om onze kennis met opdrachtgevers te delen. Als je de ambitie hebt om je te profileren als autoriteit op het gebied van procesmanagement, en die ambitie hebben wij, dan moet je bereid zijn om kennis te etaleren en te delen. Het is een kwestie van halen en brengen.” 

Vincent: “Wat je ook weer terugzag in het eind mei door ons georganiseerde Procesfestival. Ik wil onszelf niet al te zeer op de borst kloppen maar dat was echt een topevenement, niet in de laatste plaats dankzij de actieve inbreng van de aanwezige klanten en relaties.” 

Jeroen: “In de praktijk blijkt er grote behoefte te bestaan aan zo’n evenement. Ik snap dat best, want als ik voor mezelf spreek: ik vind bijna niets inspirerender dan het gesprek aangaan over vraagstukken die mensen in organisaties bezig houden. Nou, dat gebeurde op het Procesfestival volop!” 

Vincent: “Ik snap dat wel. Hoewel procesmanagement dus al een tijdje bestaat, zie je in de praktijk nog tal van bedrijven en instellingen worstelen met de vraag hoe ze processen echt werkend krijgen.” 

Jeroen: “Van veel organisaties horen we: waar moeten we beginnen? Je hebt natuurlijk een uitgebreid plan van aanpak nodig, een budget en nog veel meer. Ik waarschuw organisaties altijd: laat het je niet overkomen dat daardoor je de moed in de schoenen zakt. Je moet vooral durven, ga het gewoon doen!” 

Vincent: “Besef dat de factor mens daarbij cruciaal is. Op papier kun je fantastisch mooie verbeter- of veranderprojecten uittekenen, maar in de praktijk zijn het de medewerkers die het moeten doen. Dat geldt zowel voor individuen als voor teams.” 

Jeroen: “Wat je vaak ziet is dat de ambitie groot is, maar de output tegenvalt. Organisaties beschikken meestal wel over een missie of een visie. Daarmee ben je er nog niet. Want als daar geen concrete doorvertaling bij hoort, gaat het niet werken.”  

Vincent: “Je ziet organisaties regelmatig schermen met toverwoorden als flexibiliteit, zorgzaamheid of maatwerk. Maar wat betekenen die woorden nou eigenlijk concreet in de praktijk voor de inrichting en sturing van processen?” 

Jeroen: “Je weet toch waarom ben ik zo’n groot fan van Hof van Saksen? Omdat hun extreem klantgerichte filosofie in werkelijk alles is doorgevoerd. Daar is heel goed over nagedacht, het plaatje klopt gewoon totaal.” 

Vincent: “Zorg daarom voor een realistische ambitie als het gaat om het bereiken van de gewenste mate van procesvolwassenheid. Dat lukt nooit in één keer, maar gaat altijd stapje voor stapje. Dat betekent dat je eerst in kaart brengt waar je nu staat, waarmee je ook direct zich hebt op de logische vervolgstappen.” 

Jeroen: “Eens. Het draait vooral om logica en samenhang. Over procesmanagement zijn boekenkasten volgeschreven, maar wij houden het graag overzichtelijk bij het aloude principe van richten, inrichten en verrichten.”  

Vincent: “En ook: niet zwichten! Verbeter- en verandertrajecten zijn meestal een kwestie van lange adem en vergen ontzettend veel doorzettingsvermogen. Niet opgeven, blijven volhouden – daar draait het om.”  

Jeroen: “Belangrijk is ook om kennis van de inhoud van processen te hebben. Je hoeft het niet beter te weten dan de deskundigen, maar je moet wel op niveau mee kunnen praten. Neem de Omgevingswet. De afgelopen jaren hebben wij stelselmatig geïnvesteerd in dat dossier en daardoor zijn we op het gebied van processen rondom de Omgevingswet uitgegroeid tot dé kennispartner voor bedrijven en instellingen.” 

Vincent: “Daar mogen we inderdaad best trots op zijn. Net als een belangrijk basisprincipe onder onze dienstverlening: voordoen, samen doen, zelf doen. Daarmee kunnen we de komende 25 jaar weer uitstekend vooruit om processen echt werkend te krijgen.” 

Een boordevol programma en geen enkel moment van verveling. Dat was editie 2024 van het jaarlijkse Procesfestival ten voeten uit. Of, zoals een bezoeker het uitdrukte: “Als het om procesmanagement gaat, is dit voor mij dé plek om kennis op te doen, contacten te leggen en ervaringen uit te wisselen.”

De Amersfoortse Rijtuigenloods vormde eind mei het sfeervolle decor voor het jaarlijkse Procesfestival van de Processpecialisten. Op die dag dompelden een kleine tweehonderd bezoekers zich onder in de wereld van procesmanagement. Centrale thema tijdens het evenement: hoe krijg je procesmanagement nu écht werkend? Het antwoord op die vraag werd de deelnemers aan het Procesfestival voorgeschoteld in de vorm van een groot aantal inspirerende sessies, variërend van inhoudelijke kennisdeling en klantverhalen tot interactieve workshops. Daarnaast bood het Middenplein van de Rijtuigenloods plaats aan silent seminars, praatkraampjes, procesdoktoren, zakelijk tekenen, simulaties en games. Kortom: een boordevol programma waardoor bezoekers geen moment de kans kregen om zich te vervelen.

Gemeenten worden informatiehuizen

Tijdens het ochtendprogramma bleek de sessie ‘Praktisch handvatten voor digitalisering en datagedreven werken’ een publiekstrekker van formaat. In een met ongeveer honderd mensen bomvolle zaal presenteerden Eppo Beertema (Gemeente Utrecht) en Abe Borsje (De Processpecialisten) de laatste inzichten rond digitalisering en datagedreven werken. Daarvoor zijn processen de basis die beschrijven welke data nodig is om op te acteren. 

“Zorg voor eenmalige vastlegging van data voor meervoudig gebruik. Ik zou elke collega willen aanraden dat op het lichaam te tatoeëren”

Eppo legde uit dat de gemeente Utrecht een praktische aanpak hanteert door verschillende afdelingen bij elkaar te brengen rondom processen, informatie en infrastructuur. Voor Eppo, werkzaam in het fysieke domein waar hij zich onder andere bezighoudt met het Utrechtse Erfgoed, was dat een bijzondere uitdaging. Toen hij aan zijn klus begon, werd hij geconfronteerd met IT-applicaties die, zoals hij het zelf uitdrukte “nog ouder waren dan het erfgoed zelf”. Voor pragmaticus Eppo vormde dat het vertrekpunt voor de inrichting van een nieuwe IT-infrastructuur. Op grond van die ervaring adviseert hij: “Houd het vooral klein in plaats van meteen een heel raamwerk op te willen tuigen.” Daar kon Abe zich uitstekend in vinden. Hij signaleerde dat gemeenten steeds meer transformeren tot informatiehuizen die de ambitie hebben om dingen meetbaar te maken. “Helaas moeten we ook constateren dat gemeenten dikwijls sterk verzuild zijn en informatie meestal niet transparant of uitwisselbaar is.” 

Datagedreven werken is in wezen niets anders dan het toepassen van de Plan-Do-Check-Act cyclus, hield Abe zijn gehoor voor. Waarna Eppo de kern van zijn aanpak, nog eens samenvatte in een persoonlijk motto: “Zorg voor eenmalige vastlegging van data voor meervoudig gebruik. Ik zou elke collega willen aanraden dat op het lichaam te tatoeëren.”

Vermijd pottenkijkers in verbeterteam

Het middagprogramma bood onder andere ruimte aan een aantal interessante workshops. Bijvoorbeeld ‘Een goed begin is het halve werk’, onder leiding van Processpecialisten Simone Choi en Maaike van der Scheer. De laatste praatte de deelnemers aan de workshop bij over alle ins en outs van het begin van de PDCA-cyclus, het plannen dus. Bij de voorbereiding van een verbetertraject zijn drie vragen essentieel, legde Maaike uit. Waarom willen we verbeteren, wat willen we verbeteren en met wie willen we verbeteren?

Volgens Maaike kan de doelstelling van een verbetertraject niet ambitieus genoeg zijn. Ze gaf het voorbeeld van de afhandeling van informatieverzoeken van burgers aan de overheid. Maaike: “Dan kun je als doelstelling formuleren dat de afhandelingstermijn van zulke verzoeken omlaag moet van acht naar zes weken. Maar als dat een target is om je als overheid gewoon aan de wettelijke termijn te houden… Wie gaat daar nou van stralen? Dan is het veel beter om als doelstelling te formuleren dat het aantal ingediende informatieverzoeken moet halveren met vijftig procent. Daarmee toon je pas echt ambitie!”

Maaike zette de groep deelnemers aan het werk door voor hun eigen verbeterproces onder andere aanleiding, uitdaging, resultatenmeting en deelnemers op papier te zetten. Daarbij gaf ze een aantal handige tips:

• Kies een proces waar een probleem in zit. Hoe weet je zeker dat het een proces is? Een proces beschrijf je per definitie met een werkwoord.
• Maak gebruik van de deskundigheid van medewerkers in het proces. Zij zijn de échte experts.
• Zet in het verbeterteam alleen mensen die nodig zijn. Houd het klein en veilig. Vermijd pottenkijkers!

De menskant van verandering

Tijdens de lunchpauze, maar ook op andere momenten, werd er flink genetwerkt. “Als het om procesmanagement gaat, is dit voor mij dé plek om kennis op te doen, contacten te leggen en ervaringen uit te wisselen”, stelde een bezoeker aan het Procesfestival desgevraagd.

In de workshop ‘Spoor naar verandering’ gingen de deelnemers actief met elkaar aan de slag. Processpecialisten Erik de Jong en Arnaud Wullings gingen in deze sessie met name in op de menskant van de verandering. “Bij het implementeren van innovaties ervaren we vaak dat niet zozeer de oplossing zelf de lastigste uitdagingen oplevert, maar juist de menskant van de verandering”, legde Erik uit. “Hoe zie je waar het proces knelt en hoe ondersteun je betrokkenen?” Daarvoor hadden beide Processpecialisten gekozen voor een vorm van co-creatie rond de verbeterdoelstelling van een van de aanwezigen. Nadat zij beurtelings door andere deelnemers aan de workshop was bevraagd om de uitdaging en de context scherp te krijgen, introduceerde Erik de ADKAR Blueprint. ADKAR staat voor Awareness (Aanleiding begrijpen), Desire (Drijfveer), Knowledge (Kennis opdoen), Ability (Aan de slag) en Reinforcement (Resultaten zien).

“Een project is redelijk voorspelbaar. Bij een opgave heb je echter te maken met een speelveld dat continu verandert”

Vervolgens ging de groep met post-its aan de slag om voor elk van de vijf onderdelen van de blueprint relevante initiatieven en aandachtspunten in kaart te brengen. Het resultaat van deze werkwijze, waarbij de gezamenlijke denkkracht van de gemotiveerde deelnemers volledig werd benut, vormde volgens Erik het kloppend hart van de integrale veranderaanpak. De deelnemer die de verbeterdoelstelling had ingebracht, nam de met gekleurde post-its volgeplakte vellen papier dan ook dankbaar in ontvangst.

Opgavegericht werken of project?

Aan het eind van de middag trok een sessie over opgavegericht werken de aandacht. In een volgens eigen zeggen ‘eerlijk verhaal’ deelden Kevin Noels (gemeente Zwijndrecht) en Jeroen Stam (De Processpecialisten) de lessen van vier jaar opgavegericht werken. Kevin vertelde dat zijn gemeente altijd gewend was om problemen vanuit de inhoud te benaderen. “Maar we merkten dat deze manier van werken niet leidde tot een beter Zwijndrecht. We hadden nog steeds te maken met veel criminaliteit en kinderarmoede, dus dat verplichtte ons om het anders te doen.” Volgens Jeroen zijn sommige vraagstukken zo groots en overstijgend dat ze de vermogens van individuele partijen te boven gaan en een ketenaanpak vereisen. Hij vroeg het aanwezige publiek om voorbeelden te noemen en de antwoorden kwamen vlot: de energietransitie, schooluitval, ouderenzorg, laaggeletterdheid en duurzaamheid. Eén van de aanwezigen vroeg zich af of opgavegericht werken niet eigenlijk gewoon een nieuwerwetse aanduiding was voor het aloude ‘project’. Ofwel: oude wijn in nieuwe zakken? “Nadrukkelijk niet”, stelde Kevin. “Een project is redelijk voorspelbaar. Bij een opgave heb je echter te maken met een speelveld dat continu verandert.” 

Vervolgens deelden Kevin en Jeroen de belangrijkste lessen van ‘de reis’ die opgavegericht werken is. De laatste les, ‘Verlies de rest van de organisatie niet’, werd door een van de aanwezigen in het publiek krachtig geherformuleerd. “Ik zou zeggen: niet iedereen hoeft mee op reis, maar het thuisfront moet wel op de hoogte zijn.” Waarop Jeroen meteen reageerde: “Zo, dat is mooi gezegd! Mag ik die gebruiken?”

In 2025 is er weer een Procesfestival! Erbij zijn? Houd de aankondiging goed in de gaten.