Categorie: Auteur

Regionale ketentest initiatievenproces

Op 30 augustus vond de regionale ketentest initiatievenproces plaats. Noaberkracht, de Omgevingstafel Twente, Veiligheidsregio Twente en de GGD Twente oefenden tijdens deze test met het initiatievenproces.

De test werd begeleid door Iris Lindeboom van De Processpecialisten. Zo’n 60 vergunningverleners, procesbegeleiders, casemanagers, frontofficemedewerkers, adviseurs en functioneel beheerders van de ketenpartners namen deel aan de ketentest.

Initiatievenproces
Het initiatievenproces kent twee smaken: met of zonder de Omgevingstafel Twente (OTT). Beide scenario’s werden met behulp van een procesplaat kort toegelicht. Bij een proces met de OTT is vroegtijdige afstemming over initiatieven waar meerdere ketenpartners bij betrokken zijn, zoals gemeenten, GGD, waterschap, veiligheidsregio, GHOR, omgevingsdienst, provincie en Rijkswaterstaat. De ketentest van 30 augustus beproeft het proces met Omgevingstafel aan de hand van een casus: een verzoek van een initiatiefnemer met een vooroverleg (omgevingsoverleg) voor het starten van een kinderopvang, zowel dagopvang als nachtverblijf, in de nabijheid van een geitenhouderij. We hebben de processtappen samen doorgenomen en toegelicht om de mogelijkheden van de initiatiefnemer te verkennen en te beoordelen.

Testen van een efficiënte en digitale samenwerking in de regio
Doel van deze interactieve ketentest is te beproeven of het initiatievenproces, zoals bedacht door de Expertgroep Vergunningen en de Omgevingstafel Twente, voor alle partijen werkbaar is. De betrokkenheid van de testers is groot. De vragen, opmerkingen en suggesties die zijn gesteld en gegeven, leveren goede leer- en verbeterpunten op. Er zijn nog accenten die extra aandacht vragen.

Zelftest
Elke gemeente in de regio Twente krijgt na de gezamenlijke test de mogelijkheid om tot 26 september zelf met het initiatievenproces aan de slag te gaan. Die test richt zich op het proces zonder Omgevingstafel. Hiervoor krijgen ze van De Processpecialisten een draaiboek met toelichting.

Hoe verder?
Op 27 september staat de tweede ketentest gepland. Deze zal zich richten op het proces van de reguliere vergunning. De derde ketentest op 25 oktober gaat over de procedure van de uitgebreide vergunningaanvraag. De laatste test staat gepland op 29 november. Deze test zal worden benut voor nog openstaande vragen ten aanzien van de ketentest en het compleet maken van de regionale samenwerkingsafspraken. Voor de komende ketentesten kunnen bevoegde gezagen en ketenpartners zich aanmelden bij Iris Lindeboom om actief deel te nemen aan de gezamenlijke ketentest.

Artikel geschreven door Omgevingsdienst Twente.

Implementatiedag Omgevingswet

Op dinsdag 27 september 2022 organiseert het programma Aan de slag met de Omgevingswet een Implementatiedag Omgevingswet (inloop: 09:30 uur, programma 10:00 – 16:00 uur). We ontmoeten je graag weer in levenden lijve bij Spant! in Bussum. We gaan landelijk netwerken, elkaar persoonlijk spreken en bevragen en voorbeelden met elkaar delen. Ook collega’s van De Processpecialisten zullen kennis met je delen en in gesprek gaan over je ervaringen. Hieronder ziet je een overzicht van de programma onderdelen waar je een van onze collega’s kan treffen.

Tijdens de 2e ronde workshops (13:30 uur – 14:30 uur):

Meldingen in het kader van de Wkb en behandeling daarvan binnen de gemeente

Welke meldingen komen er straks allemaal binnen in het kader van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) en hoe moeten we dat gaan behandelen binnen de gemeente? In deze workshop geeft Ellen Zwiers een toelichting van het werkende proces ‘behandelen melding bouwactiviteit’. Daarbij geeft ze aan wat u als gemeente kunt doen om goed voorbereid te zijn op de komst van de Wkb.

Sessie door: Ellen Zwiers, senior begeleider implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG
Doelgroep: Medewerkers vergunningen, toezichthouders en medewerkers vanuit het project Wkb

Tijdens de 3e ronde workshops (15:00 uur – 16:00 uur)

Procesmatige veranderingen voor de toezichthouder door de Omgevingswet en de Wkb

Wat wordt er straks procesmatig anders voor de toezichthouder met de komst van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb)? De sprekers lichten het werkende proces ’toezicht en handhaving’ toe. Daarbij geven ze aan wat de grootste uitdagingen zijn voor de toezichthouder met de komst van de Omgevingswet en de Wkb.

Sessie door: Patricia Palmen, coördinator implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG en Ellen Zwiers, senior begeleider implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG
Doelgroep: Toezichthouders Omgevingswet en Wkb en opstellers van het omgevingsplan die zich bezig houden met de implementatie van de Omgevingswet en Wkb

Overdracht van de programmaorganisatie naar de lijn

Met de naderende invoeringsdatum zijn organisaties druk bezig met het overdragen van taken van de programmaorganisatie naar de lijnorganisatie. Bijna klaar dus? Nee, nu begint het pas echt! De Processpecialisten ondersteunen verschillende gemeenten, Omgevingsdiensten en provincies bij het werkend krijgen en continu verbeteren van processen. Een van deze gemeenten is Utrechtse Heuvelrug.

In deze sessie delen de gemeente Utrechtse Heuvelrug en De Processpecialisten hoe ze dit aanpakken:

  • Hoe kun je bewerkstelligen dat de lijn zelfstandig de (verbetering van de) kwaliteit oppakt?
  • Welke rol spelen ketentesten om de overdracht van programma naar de lijn goed te laten lopen en hoe pak je dit aan?
  • Wat betekent de invoering van de wet voor houding en gedrag van medewerkers?

Aan de hand van concrete voorbeelden gaan de sprekers in op bovengenoemde vragen.

Sessie door: Vincent Damen, partner bij De Processpecialisten, Iris Lindeboom, verandermanager bij De Processpecialisten en Hermannus Stegeman, manager Publiek, Gemeente Utrechtse Heuvelrug
Doelgroep: Programmamanagers, projectleiders, proceseigenaren en lijnverantwoordelijken

Zien we je op 27 september bij Spant! in Bussum? Je kan je aanmelden via het aanmeldformulier.

Corporatieplein 2022

Op 22 september vindt het Corporatieplein 2022 plaats in Expo Houten. Onze collega’s Wilbert, Jeroen en Linda zullen hier aanwezig zijn met twee deelsessies op de stand en een netwerktafel. Werk jij bij een woningcorporatie? Dan zien we je graag op 22 september in Houten!

Woningcorporaties staan voor grote uitdagingen zoals het woningtekort, duurzaamheid, betaalbaarheid en leefbaarheid. Hoe bied je deze thema’s het hoofd en welke rol is daarbij weggelegd voor opgavegericht werken, datagedreven samenwerken en keten- en procesmanagement? De Processpecialisten vertelt er meer over op CorporatiePlein en Processpecialist Wilbert Koenen licht bij ons alvast een tipje van de sluier op.

Wat staat centraal op jullie stand op CorporatiePlein 2022?
Tijdens CorporatiePlein richt De Processpecialisten zich in doorlopende silent seminars op twee onderwerpen. Allereerst het delen van ervaring hoe corporaties opgavegericht kunnen organiseren op thema’s als het woningtekort, armoede en eenzaamheid. Wat vraagt dit van je organisatie en medewerkers?

Daarnaast gaan we in op de sturing van de organisatie. Veel corporaties zijn hiermee bezig, maar hoe breng je proces- en resultaatgericht sturen in de praktijk? Theorie en praktijkvoorbeelden worden gedeeld. Ook is er op onze stand continu een Processpecialist beschikbaar voor stand up consultancy rondom actuele vraagstukken.

Voor welke informatie en kennissessies kunnen bezoekers bij jullie terecht?
Opgavegericht werken in de praktijk, op thema’s als woningtekort, duurzaamheid, armoede en eenzaamheid. Mijn collega’s Linda van Vechgel en Jeroen Stam en ik behandelen hierin zaken als proces- en resultaatgericht sturen, samenwerken in de keten, verandermanagement, opgavegericht werken, datagedreven samenwerken en RPA. Het verbeteren van de dienstverlening staat centraal.

Op welk vlak kunnen jullie corporaties écht verder helpen?
De Processpecialisten zijn specialist in het richten, inrichten en werkend krijgen van processen en ketens, waarbij de aanpak aangepast wordt op het vraagstuk en de organisatie. Denk hierbij aan keten- en procesmanagement, van een complexe maatschappelijke uitdaging tot inrichting en sturen van keten en proces. 

Maar ook aan verandermanagement, de menskant van de verandering, het meenemen van mensen en dit duurzaam organiseren. Of aan opgavegericht werken, over afdelingen en organisatiegrenzen heen werken vanuit de opgave waarbij aan de bewoners wordt gedacht. Aan datagedreven samenwerken en RPA. En aan verbeteren van de dienstverlening, door gebruik te maken van meerdere kanalen binnen een omnichannelstrategie.

De Processpecialisten is op CorporatiePlein te vinden op stand 30.

Aanmelden voor CorporatiePlein kan via deze link.

Change in Overheid 2022 – De menskant van veranderen

Herkent u een of meerdere van onderstaande situaties? 

  • U heeft een briljant nieuw systeem geïmplementeerd, maar mensen gebruiken het niet en resultaten blijven uit. 
  • U zit midden in een organisatietransformatie, maar het lukt niet de mensen te betrekken en mee te krijgen. 
  • U begrijpt niet waarom medewerkers weerstand hebben, terwijl u toch echt de beste oplossing heeft bedacht. 
  • Er is veel verandering gaande in uw organisatie en medewerkers voelen zich verandermoe. 
  • Medewerkers blijven vragen stellen over nut en noodzaak van de verandering, maar de deadline nadert. 

Er wordt continu verandering gevraagd van overheidsorganisaties. De Omgevingswet en de Wet Open Overheid moeten worden ingevoerd, het zaaksysteem moet worden vervangen, invoering van hybride werken, de invoering van de wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de transitie naar Common Ground. Om er maar een paar te noemen… 

De werkelijkheid is dat organisaties niet veranderen, maar mensen ín de organisatie. Het succes van een veranderinitiatief is uiteindelijk de optelsom van elke persoon die wil, kan en in staat is om de nieuwe werkwijze succesvol te adopteren en gebruiken. 

Verandering is niet altijd makkelijk en wordt omgeven door deadlines, activiteitenplannen, stress, overleg en een veelheid aan project- en communicatie-activiteiten. Het geheim naar succesvolle verandering zit in het feit of we begrijpen hoe we mensen kunnen ondersteunen in hun individuele veranderproces. 

Op 6 oktober organiseren The People Side of Change, De Processpecialisten en de Veranderspecialisten het change management evenement ‘Change in Overheid – de menskant van veranderen’.  

Tijdens dit evenement hoort u praktijkvoorbeelden van overheidsorganisaties, inspireren wij u op een interactieve manier met succesfactoren voor verandering, geven wij een introductie op de Prosci Change Management methodiek en leert u het ADKAR Model kennen om mensen te ondersteunen in hun veranderproces. 

PRAKTISCHE INFORMATIE
Wanneer: 6 oktober 2022 van 12.00 tot 18.00 uur (inhoudelijk programma van 13.00 tot 17.00 uur) 
Waar: Stadsschouwburg Utrecht
Kosten: Gratis
Aanmelden kan via: https://www.tpsoc.nl/event/change-in-overheid/ 

Zie hieronder het programma:

Programma 

12.00 uur 
Inloop met lunch en informatiemarkt 

13.00 – 17.00 uur 
Opening plenaire programma 

  • Keynote ‘de menskant van verandering’ – The People Side of Change / De Veranderspecialisten 
  • Interactief: ontwerp het veranderproces 
  • Gemeente Leeuwarden – Implementeren Zaakgericht Werken met Prosci / ADKAR 

Pauze 

  • Gemeente Nissewaard – Best Practices organisatietransformatie 
  • De Veranderspecialisten – ADKAR en projectmanagement (Praktijkcasus G4-gemeente)
  • Afsluitende presentatie 

17.00 – 18.00 uur 

  • Mogelijkheid tot 1-op-1 gesprekken met The People Side of Change, De Veranderspecialisten of een van de sprekers 
  • Afsluitende borrel 

Procesgericht werken biedt Woonforte inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken

Woningcorporaties hebben te maken met grote uitdagingen, bijvoorbeeld omtrent de duurzaamheid, betaalbaarheid en beschikbaarheid van hun bezit. Hoe richt je je organisatie zo in dat je deze hindernissen het beste het hoofd kunt bieden? En welke rol is daarbij weggelegd voor procesgericht werken? CorporatieGids.nl sprak erover met Monique Brewster, directeur-bestuurder van Woonforte.

Een veilig thuis is een grondrecht en een eerste levensbehoefte. Toch zijn er ook in de gemeente Alphen aan de Rijn – waar Woonforte ongeveer 11.000 vhe verhuurt – volgens Monique teveel mensen die zo’n thuis nog niet hebben. “Het aanpakken van de wooncrisis is voor ons dan ook de grootste uitdaging. Woonforte bouwt tot 2030 zo’n 2.500 nieuwe woningen. Dat betekent niet dat we niet omkijken naar zaken als duurzaamheid of betaalbaarheid. Zo gaan we na welke maatregelen we kunnen treffen om de gevolgen van energiearmoede bij onze huurders te verlichten, maar is voor iedereen – intern én extern – helder waar we voorrang aan geven op de momenten dat we moeten kiezen.”

Bij het opzetten van procesgericht werken heeft Woonforte nauw samengewerkt met Wilbert Koenen van De Processpecialisten. “Zij hebben ons geholpen bij het systematisch in kaart brengen, opnieuw beschrijven en – waar nodig – inrichten van onze processen. De Processpecialisten ondersteunden ons ook bij de implementatie van het werken met procesmanagers. Samenwerken met een expertpartij helpt omdat zij met de blik van een buitenstaander gericht vragen stellen aan onze organisatie.

Verder lezen? Kijk op: Monique Brewster (Woonforte): Procesgericht werken biedt inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken (CorporatieGids.nl) of neem contact op met Wilbert Koenen

IJsselland oefent met Initiatievenproces

Op 14 juni vond de regionale ketentest initiatievenproces plaats. Gemeente Deventer, Provincie Overijssel, de Omgevingstafel IJsselland en Omgevingsdienst IJsselland oefenden tijdens deze test met het initiatievenproces. Zo’n 60 vergunningverleners, procesbegeleiders, casemanagers, frontofficemedewerkers, adviseurs en functioneel beheerders van de ketenpartners namen aan de ketentest deel. Deze ketentesten werden voorbereid en gefaciliteerd door Processpecialist Iris Lindeboom.

Het doel van deze interactieve ketentest was te beproeven of het initiatievenproces, zoals bedacht door de regionale werkgroep Vergunningverlening, voor alle partijen werkbaar is. De betrokkenheid van de testers was groot. De vragen, opmerkingen en suggesties die zijn gesteld en gegeven, leverden goede leer- en verbeterpunten op. 

Elke gemeente in de regio IJsselland heeft na de gezamenlijke test de mogelijkheid om op 21 juni zelf met het initiatievenproces aan de slag te gaan. Deze zelftest richt zich op het proces zonder Omgevingstafel. Hiervoor hebben gemeenten van ons een draaiboek ontvangen waarmee ze zelf aan de slag kunnen.

“Met deze ketentest is Omgevingsplatform IJsselland één van de koplopers in het land. Goed dat we andere regio’s inspireren door te leren van elkaar en te werken aan één doel: een goede implementatie van de Omgevingswet.”

“Het op deze manier delen van kennis en ervaringen helpt onze samenwerking te verbeteren. Het levert input voor het verbeteren van onze interne processen en daarmee onze dienstverlening aan burgers en bedrijven. Ook biedt het een mooi vervolg voor de zelftest.“

Meer weten? Kijk op: Regionale ketentest initiatievenproces – Omgevingsdienst IJsselland (odijsselland.nl) of neem contact op met Vincent Damen

Gemeente Zwolle maakt beleid Omgevingswetproof

De Omgevingswet vraagt om een multidisciplinaire aanpak van beleidsopgaven. Wat betekent dat voor de dagelijkse praktijk van de beleidsmakers? Gemeente Zwolle heeft het ervaren in een ‘escaperoom’. 

In voorbereiding op de Omgevingswet heeft een verbeterteam het proces voor ruimtelijk beleid ontworpen. Het nieuwe proces biedt een aanpak in stappen, met bij iedere stap duidelijke deelproducten en beslismomenten. Nieuw is ook de nadruk op kritische opdrachtaanvaarding (‘heeft deze beleidsopgave nu prioriteit?’) en het vaststellen van een Plan van Aanpak vóór het inhoudelijk ‘beleid maken’ begint.

Godelieve Wijffels, hoofd van de afdeling Ruimte en Economie, gemeente Zwolle: “De vernieuwde aanpak van het beleidsontwikkelproces geeft houvast en voldoende ruimte voor maatwerk. Fijn dat het proces nu omgevingswetproof is met nadruk op integraliteit, participatie en vastlegging. Het vernieuwde proces zorgt bovendien voor een goede overdracht als je het beleid wilt gaan uitvoeren.”

Beleidsadviseurs hebben het nieuwe proces getest en toegepast op een aantal actuele beleidsvragen. Ze kregen de opdracht om met een multidisciplinair team binnen een uur hun opdracht af te bakenen, hun aanpak te bepalen en een beleidsvoorstel te maken. Daarna volgde een stemming in de (gespeelde) gemeenteraad. Als het beleidsvoorstel werd aangenomen, moest het beleid vertaald worden naar concrete beleidsregels en werkingsgebieden voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet. ‘Echte’ beleidsvragen en inhoud werden gecombineerd met spelelementen zoals een planningspuzzel en pestkaarten.

“Snel naar het managers-overleg voor een stempel! Anders zijn die anderen eerst – en dan lopen wij vertraging op!”

Inzichten uit de escaperoom zijn direct toepasbaar in de praktijk, bijvoorbeeld:

  • Een frisse blik helpt: haal er eens een collega bij met een andere expertise, een beleidsadviseur cultuur kan bijvoorbeeld frisse ideeën hebben over ‘gezonde wijken’;
  • Samen gaat het sneller: de setting van de escaperoom, onder tijdsdruk en met multidisciplinaire teams, werkt goed om gezamenlijk een denkrichting te bepalen. Het uitwerken van deelproducten is daarna veel makkelijker;
  • Organiseer tegenspraak: in de gespeelde gemeenteraad gingen optimisten en pessimisten fanatiek met elkaar in debat. Kritische vragen lokken spitse antwoorden uit en beter doordachte beleidsvoorstellen.

Andersom zijn de ervaringen uit de escaperoom aanleiding om het proces nog eens kritisch te bekijken, bijvoorbeeld: welke partijen betrekken in welke fase van het proces? Hoe zorgen we dat de beslismomenten niet tot vertraging leiden?

“We moeten ook ons bestuur hierin meenemen. We gaan straks niet weer meteen hollen als er een vraag komt.”

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

OOST! 9

De reis van dokter Leonardo voert de lezer mee op een onnavolgbare tocht over de Oekraïense steppe. Spaanse ‘tirannendoder’ Don Jose Pereira reist naar Sovjet-Oekraïne af om op vogels te jagen. Daar duiken nog twee reizigers op: de Italiaanse dokter Leonardo Pazzi en zijn ‘toekomstige geliefde’ Alceste, die om onduidelijke redenen een boottochtje maken in de omgeving van Charkiv.

De Oekraïense schrijver Mike Johansen (1895-1937) behoorde tot een jonge generatie schrijvers die in het Sovjet-Oekraïne van de jaren twintig de hemel bestormde, om in de jaren dertig vermalen te worden in de Stalinterreur. De reis van dokter Leonardo was het laatste boek dat Johansen schreef voordat hij, onder druk van het regime, het schrijven opgaf. Het was vergeefs: in 1937 werd hij alsnog opgepakt en doodgeschoten. Zijn boeken bleven tot in de nadagen van de Sovjet-Unie verboden. Voor het eerst verschijnt een werk van deze generatie in Nederlandse vertaling.

In de serie OOST! verschijnt nog niet eerder in Nederlandse vertaling gepubliceerd werk van Oost- en Midden-Europese schrijvers. De Processpecialisten sponsoren deze serie zodat hun verhalen vertaald kunnen worden. Vooral verhalen die verandering verbeelden; ook in ons werk moet het Geschreven Woord tot de verbeelding spreken – een procesmodel, een klantreis of een rondje ADKAR. Reizen in de verbeelding kan altijd en zonder beperkingen.

Onze vaste klanten en aanhangers ontvangen De reis van dokter Leonardo binnenkort per post.

Gemeente Hilversum gaat snel meer robots inzetten

De gemeente Hilversum ziet de voordelen van robotisering: inwoners en ondernemers krijgen sneller en beter antwoord. De Processpecialisten hebben een onderzoek uitgevoerd om te bepalen waar de meeste winst te behalen is.  De gemeente wil nog dit jaar de eerste 3 processen robotiseren.

Het begon met een inspiratiesessie over Robotic Process Automation (RPA). Experts uit de gemeenten Dordrecht, Tilburg, Schiedam en Utrecht, samen met RPA-expert Asher Lake en ontwikkelaar Ciphix, hebben daar succesverhalen gedeeld en de deelnemers gestimuleerd om na te denken over kansen in hun eigen werk. In welke processen gaat veel tijd zitten in het overtypen van gegevens van het ene naar het andere systeem? Waar kun je doorlooptijden verkorten door een robot het werk uit te laten voeren?

Na de inspiratiesessie hebben proceseigenaren en medewerkers in Hilversum zeven processen aangedragen. Voor die processen is het RPA-potentieel in kaart gebracht met behulp van de RPA kansenscan. In gesprekken met medewerkers zijn de processen ‘gescoord’ op RPA-potentieel. Hoe meer gestructureerde data en vaste beslisregels, hoe makkelijker het proces te robotiseren is. Voor de top 4 van processen hebben we daarna een business case gemaakt door met een Lean-bril de verspillingen in het proces in kaart te brengen en per verspilling te schatten, welk effect RPA heeft op doorlooptijden en bewerkingstijden.

Neem bijvoorbeeld aanvragen voor het verlengen van een gehandicaptenparkeerkaart. De afhandeling hiervan kan voor een belangrijk deel geautomatiseerd worden. De aanvrager krijgt daardoor 2 tot 4 weken sneller antwoord en medewerkers houden meer tijd over voor het afhandelen van complexere klantvragen. Een ander voorbeeld is het proces van factuurafhandeling: een robot kan het routeren van facturen naar budgethouders overnemen van de afdeling Financiën & Control en ook een aantal controles uitvoeren voor de betaalbaarstelling.  Voor de in totaal 7.500 facturen per jaar scheelt dit ca. 15 minuten bewerkingstijd per factuur en de betaaltermijn wordt korter.

“Ik ben trots dat ik deze spannende onderzoeksreis ben aangegaan met De Processpecialisten met als resultaat een solide businesscase. Mijns inziens zullen de Top3 op te leveren Robots, niet als proof-of-concept opgeleverd worden, maar als een proof-of-value!” (Virginia Hofwijks, Innovatieadviseur Robotisering, Gemeente Hilversum)

De gemeente wil nog dit jaar de eerste processen robotiseren en maakt ondertussen plannen om de komende 4 jaar veel meer processen te robotiseren. Onderdeel van die plannen zijn ook het beheer van de robots, de benodigde infrastructuur en opleidingen, zodat de gemeente Hilversum straks in eigen beheer robots kan inzetten.

RPA is een softwareoplossing die handmatige en repeterende handelingen in ICT-systemen van de mens overneemt. Het is de manier om repeterende, administratieve handelingen in werkprocessen foutloos en 24/7 uit te voeren. Zo houden medewerkers meer tijd over voor persoonlijke interactie met klanten, het afhandelen van complexere klantvragen en innovatie.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

“Dit is Gem, jullie virtuele collega”

HR-experts, innovatiespecialisten en frontoffice-medewerkers van gemeenten hebben deze maand kennisgemaakt met virtuele assistent Gem. Wat is ervoor nodig om Gem goed te laten samenwerken met ‘echte’ collega’s? Niet de techniek bepaalt het succes, maar het tijdig betrekken van Gems directe collega’s.

Virtuele Assistent Gem biedt inwoners geautomatiseerde ondersteuning bij vragen over verhuizingen en reisdocumenten. Vier gemeenten met samen 1 miljoen inwoners hebben Gem inmiddels ingezet om de dienstverlening te verbeteren. De ambitie is dat meer gemeenten Gem in gebruik gaan nemen en dat Gem steeds meer vragen kan beantwoorden.

Ongeveer 150 belangstellenden hebben in de inspiratiesessies van het A&O fonds kennisgemaakt met Gem. In een eerste inspiratiesessie hebben strategisch adviseur Jan Willem Zeelenberg en activistisch innovator Dany Robberecht in grote lijnen geschetst welke innovaties er op dit moment plaatsvinden en wat de impact is op de dienstverlening van gemeenten. In een tweede sessie is gesproken over de aanpak bij het inzetten van Gem: wat vraagt dat van projectleiders en wat betekent het voor Gems directe collega’s?

Gouden tip is in elk geval om de introductie van Gem integraal aan te pakken en daarbij ook in het bijzonder aandacht te besteden aan de menskant van de verandering. Een andere aanbeveling is: vooral doen en proberen! Zo raakt Gem snel ingeburgerd.

Deelnemer: “Heel herkenbaar. Innovatie is 10% techniek en 90% mens en gedrag.”

De inspiratiesessies zijn georganiseerd in opdracht van het A&O fonds Gemeenten, door De Processpecialisten met Alexandra van der Lee (adviseur leiderschap en mens & organisatie). A&O fonds Gemeenten (Stichting Arbeidsmarkt en Opleidingsfonds Gemeenten) inspireert en ondersteunt gemeenten bij organisatieontwikkeling en professionalisering van medewerkers, zodat ze optimaal kunnen blijven aansluiten bij de veranderende samenleving. In vervolg op de inspiratiesessies hebben we verschillende werksessies georganiseerd, waarbij we aan de hand van concrete casussen de rol van Gem hebben verhelderd.

Meer zien van GEM? Check dit filmpje of deze presentatie voor een korte toelichting

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39