De Processpecialisten zoeken verbinding

De komende drie weken worden een gekke gewaarwording, voor iedereen. Direct contact met collega’s en klanten is minimaal, zodat de werkweek er heel anders uit gaat zien.

De Processpecialisten volgen de landelijke richtlijnen en werken zoveel mogelijk vanuit huis. Onze kracht is het verbinden van mensen. Dat blijven we gewoon doen: de komende periode zullen we via webinars en filmpjes inspireren en onze ervaringen delen. Daarnaast gaan we hard aan de slag met het ontwikkelen van nieuwe proposities op het gebied van o.a. Robotgestuurde procesautomatisering (RPA) / Robotisering, Informatie- en datagedreven Werken en Service Design. Zo blijven we binden en boeien!

Hieronder vindt u een overzicht van de webinars die wij voor u gaan verzorgen. Onder de deelnemers aan de webinars verloten wij iedere week één uur online consultancy.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Sturing in de matrix: gedoe of synergie?

Lukt het om als gemeente in 2030 CO2-neutraal te zijn, als verschillende ketenpartners daar elk vanuit hun eigen belang op sturen? Deelnemers aan de ontbijtsessie over sturing ontdekten al snel: vanuit verschillende rollen sturen op een gezamenlijke casus is uitdagend.

“De focus van de politiek is soms echt anders dan die van mijn projectleider. Kunnen die misschien eens met elkaar praten voor ze mij aan het werk zetten?”

Een korte opiniepeiling maakte duidelijk dat veel organisaties zich bewust zijn van nut en noodzaak van heldere sturingsmechanismes, maar de stap nog niet hebben gezet om er ook echt mee aan de slag te gaan. Tegelijkertijd is dat juist de belangrijkste voorwaarde om het werkend te krijgen.

Na het rollenspel rondom de CO2-neutrale gemeente en andere casussen hebben deelnemers uit verschillende branches en processpecialisten tips uitgewisseld voor samenhang in sturing. Rolduidelijkheid van lijn- en andere rollen bleek ook volgens deelnemers van groot belang.

Onze top 3 tips:

  1. Voer het gesprek over de noodzaak en de wil om te sturen: hoe denken we daarover in onze organisatie, welke beelden hebben we?

  2. Beschrijf de rollen en hun verantwoordelijkheid voor sturing en evalueer de rollen regelmatig met gedoe uit de praktijk: wie gaat waarover?

  3. Vind elkaar in het beoogd effect of doel: als iedereen vanuit zijn rol stuurt op dat hogere doel, dan vind je ook samenhang in de sturing daarop.

De ontbijtsessie was een voorproefje van de training Resultaatgericht sturen. Houd onze agenda in de gaten.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Leestip: Rusland in 101 wodka-etiketten

Wie weleens op De ProcesFabriek is geweest, weet: de industriële revolutie en de Russische avant-garde zijn grote inspiratiebronnen voor De Processpecialisten. We hebben trouwens ook een wodkaritueel. Het nieuwe boek van Edwin Trommelen gaan we dan ook zeker lezen.

In het boek Rusland in 101 wodka-etiketten verbindt Edwin Trommelen zijn uitgebreide verzameling etiketten aan zijn grote kennis van het land. Aan de hand van telkens één etiket vertelt hij over poëzie, dagelijks leven, geschiedenis, maatschappij, taal, kinderjaren, kunst, (onbekende) uitvindingen, volkeren, et cetera. Maar ook minder voor de hand liggende zaken komen aan de orde, zoals hoe Rusland ruikt, welk eten de Rus in het buitenland mist, wie zijn helden zijn en hoe hij vloekt. Kortom, het boek is tegelijkertijd verheven en laag-bij-de-gronds; het gaat over dichters en tsaren, maar ook over Ivan Ivanovitsj – De Russische Jan-met-de-pet – en zijn vrouw Irina.

Rusland in 101 wodka-etiketten Edwin Trommelen ISBN 9789088031069

Meer lezen van Edwin Trommelen of over Rusland? Check de Rusland-specialisten van boekhandel Pegasus 

Vliegende start met implementatie Omgevingswet

Gemeente Schouwen-Duiveland is het jaar goed begonnen met een energieke bijeenkomst rondom de omgevingswet. Medewerkers die dit jaar in hun werk de gevolgen van de nieuwe wet zullen gaan merken, weten nu wat er op hen af gaat komen.

Kwartetten en casusbespreking

Tijdens de bijeenkomst heeft Gertjan Benou (afdelingshoofd Ruimte en Milieu, opdrachtgever van het Programma Omgevingswet) verteld wat het Programma Omgevingswet het komend jaar gaat doen. Daarna is het omgevingswetkwartet gespeeld: het spel brengt de deelnemers in gesprek over de belangrijkste instrumenten en uitgangspunten van de Omgevingswet. Ten slotte hebben de deelnemers met een aantal voorbeeldcases op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving de VNG-referentieprocessen doorgesproken. Dit heeft duidelijk gemaakt wat de grootste veranderingen zullen zijn ten opzichte van de huidige werkwijze en wat de grootste uitdagingen zijn voor het komende jaar.

Spontane aanmeldingen

Jeroen Dirksen, coördinator Vergunningen en projectleider Processen Omgevingswet, kijkt terug:

“De bijeenkomst hielp om een brede groep medewerkers mee te nemen in de veranderingen die eraan zitten te komen. De VNG-referentieprocessen zijn zeer herkenbaar. In regionale sessies met onze ketenpartners gebruikt de VNG deze processen ook als basis. Deze kick-off heb ik, maar vooral ook de deelnemers, als zeer goed en waardevol ervaren. De resultaten bieden een heel goed houvast voor ons vervolg. Er zijn zelfs medewerkers die zich naar aanleiding van de bijeenkomst spontaan hebben aangemeld voor een rol in het project!” 

Meer weten? Of het Omgevingswet kwartet aanschaffen? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.

Ook gebruik maken van de toolkit Werkende processen met de VNG-referentieprocessen, die de VNG samen met De Processpecialisten heeft ontwikkeld? Dat kan! Download ze hier.

Добро пожаловать (Russisch Welkom)

Eén van de onderwerpen waar wij ons als de Processpecialisten over buigen is het scherp stellen van de visie en KPI’s van onze klanten. Uiteraard kunnen wij hier zelf dan ook niet in achterblijven en dus stellen wij dit elk jaar eveneens voor ons als de Processpecialisten op. Voor 2019 stond onze groei centraal en hier horen uiteraard nieuwe collega’s bij.

Wij zijn dan ook ontzettend trots om (wederom) nieuwe collega’s te verwelkomen, en dit maal zelfs drie! Mariska, Daniël en Iris zijn alle drie bij de Processpecialisten aan de slag gegaan en dit vinden wij ontzettend leuk.

En aangezien invloeden van de Russische avant-garde bij ons overal terug te vinden zijn kan deze inspiratiebron natuurlijk niet wegblijven bij het welkomstritueel; een heerlijke fles Wodka. Geniet ervan Mariska, Daniël en Iris!

Meer weten? Wil jij ook bij de Processpecialisten komen werken? Solliciteer hier of neem contact op met Hans Dekker 06 34 06 18 70

De Volkskrant tipt: Oost! 7

Goed verhaal van Arjan Peters in de Volkskrant:

Ze is maar gewoontjes, het meisje Irina dat hij sinds zijn studietijd kent, maar tegelijk kan de verteller Sandu niet zonder haar. Dus als ze langere tijd zwijgt, moet hij zich afvragen of ze een ander heeft, of dat ze zich van kant heeft gemaakt. Want daar dreigde ze weleens mee.

Erg opwekkend klinkt het niet, deze ­samenvatting van de roman Een dood die niets bewijst uit 1931, van de Roemeen Anton Holban (1902-1937), die stierf aan de gevolgen van een fataal verlopen blindedarmoperatie. Of deze Proust-liefhebber zou zijn uit­gegroeid tot de Roemeense Proust, is daardoor ongewis gebleven. Maar de psychologie van Proust-liefhebber Sandu, die ziet dat zijn eis om een ongebonden kunstenaar te zijn ­eigenlijk ‘een kletsverhaal’ was, en dat hij Irina eerst van zich afstoot om haar daarna weer te missen, is scherp getekend. Terug­denkend aan een wandeling met Irina, hoort hij zich uitroepen hoe schitterend de natuur was. Als zij dan op dezelfde toon ‘ja’ roept, vraagt hij zich af of ze dat alleen zei om hem te plezieren. Goed verwoord, dat talent om ­jezelf muurvast te piekeren.

In de serie OOST! verschijnt nog niet eerder in Nederlandse vertaling gepubliceerd werk van Oost- en Midden-Europese schrijvers. De Processpecialisten sponsoren deze serie omdat het Geschreven Woord ook belangrijk is bij het observeren, analyseren en vastleggen van processen. Onze vaste klanten en aanhangers hebben Een dood die niets bewijst  inmiddels ontvangen.

Verandermanagement bij waterschappen

Ieder jaar organiseert onze partner Mavim een kennisdelingsdag, speciaal voor waterschappen. Dit jaar waren ook wij van de partij om onze ervaringen met verandermanagement te delen.

Er komt veel op deze sector af: veranderende wetgeving, stijgende omgevingseisen, digitalisering, klimaatverandering. Aan de waterschappen de uitdaging om te midden van dat alles hun taken kosteneffectief en efficiënt uit te voeren. Dat vraagt in veel gevallen om veranderingen in processen, de manier van werken, de informatievoorziening en de inrichting van de organisatie. Om de weg te vinden in deze complexiteit is het cruciaal om inzicht te hebben in waar veranderingen de organisatie raken. Dat is waar Mavim kan helpen: door processen te koppelen aan systemen, actoren en producten en zo overzicht te bieden.

Aan de hand van een casus bespraken we een aantal factoren die van belang zijn bij het doorvoeren van verandering. We concludeerden dat het ontzettend belangrijk is om medewerkers te betrekken bij het vormgeven van de verandering, maar óók om steun te hebben van het management bij het implementeren ervan. Actieve sponsors die coalities bouwen met management en teamleiders en zichtbaar zijn in de organisatie zijn van groot belang, evenals een op de doelgroep afgestemde boodschap.

Ten slotte maakten we aan de hand van het Prosci® ADKAR® Model een inschatting van de veranderbereidheid van de verschillende deelnemende waterschappen. De noodzaak van verandering bleek in bijna elke organisatie wel doorgedrongen. Dat garandeert echter geen actieve deelname, en zegt al helemaal niets over of men ook in staat is mee te gaan. Het was een mooie gelegenheid om ervaringen te delen en elkaar te inspireren!

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Nu beschikbaar: Omgevingswet-proof modelproces

Goed nieuws voor de gemeenten die met de Omgevingswet bezig zijn: in opdracht van de VNG is het proces Verkennen en begeleiden initiatieven uitgewerkt en Omgevingswet-proof gemaakt. Gemeenten kunnen daarmee makkelijk hun eigen proces inrichten en bepalen wat er nog nodig is om het werkend te krijgen. De procesbeschrijving is nu te zien op de website van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG).

Samen met projectleider Jacco Albers hebben De Processpecialisten, in opdracht van de VNG, een proces opgeleverd waarmee gemeenten zelf direct impact kunnen bepalen en hun eigen proces kunnen inrichten.  Ook is een informatievoorzieningsplaat uitgewerkt, die de samenhang beschrijft tussen het DSO, de eigen systemen van de gemeente en het proces.

Dit proces is in samenwerking met de gemeenten Delft, Eindhoven, Cuijk en Utrecht tot stand gekomen. In een workshop hebben medewerkers van verschillende gemeenten aangegeven welke specifieke aandachtspunten er voor die (pilot) gemeente zijn. Zo is het Omgevingswetproof procesmodel van de VNG getoetst op basis van de gemeentelijke situatie. Dit leverde inzichten op voor welke acties nodig zijn in de implementatiefase en heeft men zicht gekregen op de samenhang tussen processen, gedrag en systemen.

Processpecialist Omgevingswet Ellen Zwiers vertelt: ‘Gemeenten focussen zich vooral op de Omgevingsvisie en het Omgevingsplan, en op ICT/DSO. De consequenties van de wet voor hun dienstverlenende werkprocessen zijn soms nog wat onderbelicht. In de pilotsessies zien medewerkers van verschillende afdelingen nu de voordelen van met elkaar samenwerken in één proces. Ze bepalen ook samen de aandachtspunten voor dit proces in het kader van de Omgevingswet. Denk bijvoorbeeld aan het ontbreken van een totaaloverzicht van alle initiatieven die bij hun gemeente binnenkomen en een structurele integrale afstemming met ketenpartners.

Vanaf augustus 2019 gaan De Processpecialisten, in opdracht van de VNG, vier andere processen rondom de Omgevingswet uitwerken, namelijk:

  • Vergunningen
  • Toezicht en Handhaving
  • Wijzigen omgevingsplan
  • Wijzigen omgevingsvisie

Ook daar worden weer pilotsessies voor gehouden bij verschillende gemeenten. De eindresultaten hiervan zijn eind dit jaar op de website van de VNG te vinden.

De Omgevingswet vraagt onder andere integrale – en ketenafstemming, participatie van de omgeving en snellere afhandeling. De Processpecialisten zijn partner van de VNG om de processen met betrekking tot de Omgevingswet in de praktijk werkend te krijgen.

Meer weten? Of als u als gemeente geïnteresseerd bent voor deelname aan een pilot; neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.

Gemeente Haarlemmermeer oefent met omgevingsplan

Vertegenwoordigers van verschillende afdelingen uit het fysiek domein in gemeente Haarlemmermeer hebben in een processimulatie geoefend met het maken van een Omgevingsplan. Daardoor is duidelijk geworden wat de gemeente de komende jaren nog moet doen om een Omgevingsplan te maken en te voldoen aan de Omgevingswet.

In de processimulatie zijn medewerkers geconfronteerd met fictieve (beleids)vragen over de fysieke leefomgeving. Hun uitdaging: kom tot slimme, integrale regelgeving voor de fysieke leefomgeving en vul daarmee het Omgevingsplan en de topografische kaart van de gemeente. Presenteer de nieuwe regels ook op de website, zodat burgers en bedrijven met eenvoudige zoektermen kunnen zien of hun initiatief kans van slagen heeft.

Om de uitdaging enigszins behapbaar te houden, is het aantal beleidsterreinen en visies van specialisten in de simulatie beperkt. Evengoed blijkt de praktijk weerbarstig: de huidige regelgeving is op veel verschillende plekken te vinden. Bovendien is het nog onwennig om te denken vanuit de klant en niet vanuit de regels. Het maken van gebruiksvriendelijke vragenbomen blijkt een hele kunst.  Ondanks al deze uitdagingen heeft de simulatie medewerkers gemotiveerd om aan de slag te gaan met het Omgevingsplan: het is leuk om mee te denken over wat er (wel) mogelijk is, in plaats van ‘alleen maar’ te toetsen op basis van de regels. Ook blijkt het verrijkend om met verschillende collega’s samen te werken. Deelnemers aan de simulatie willen dan ook liefst direct starten met de voorbereidingen voor het Omgevingsplan.

Deelnemer: “De een zegt dit, de ander dat. Dit hoeven we niet te spelen. Dit is de realiteit.”

Doel van de Omgevingswet is de duurzame ontwikkeling van een veilige en gezonde fysieke leefomgeving. Het streefbeeld van de Omgevingswet is om regels over de fysieke leefomgeving te bundelen in één regeling per overheidsniveau. Voor de gemeentelijke overheid introduceert de Omgevingswet het Omgevingsplan, waarin de gemeentelijke regels bijeen worden gebracht. Het Omgevingsplan vormt een integraal geheel van regels voor alle aspecten van de fysieke leefomgeving, dus niet alleen ‘ruimtelijke ordening’. Kernonderdeel van de Omgevingswet is het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Via het DSO kunnen burgers en bedrijven zien welke regels er gelden, checken of hun activiteit mogelijk is en een aanvraag om omgevingsvergunning kunnen indienen als dat nog moet.

Meer weten? Ook beleven wat erbij komt kijken om een Omgevingsplan te maken?  Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.

Of vraag Albert Bouma, Projectleider digitalisering Omgevingswet bij de gemeente Haarlemmermeer, als u hem tegenkomt op het congres Zaakgericht Werken voor de Overheid op 1 oktober aanstaande.

Slim vergaderen

Slim vergaderen.. Hoe doe je dat? Hoe geef je feedback op bijvoorbeeld de voorzitter van een vergadering die vaak uitloopt? Wat moet de input en output van een overleg zijn en hoe leggen we dat vast? Dit en andere vragen kwamen aan bod tijdens een eendaagse workshop bij Erfgoedpartners Groningen (EGP).

Herkenbaar waarschijnlijk: vrijwilligers, vaste en flexwerkende medewerkers zien elkaar weinig, maar willen wel informatie delen, goede besluiten nemen en heldere acties bepalen. Tegelijk heeft men het gevoel dat vergaderen ten koste gaat van tijd voor ‘het echte werk’. Gek, want een goede vergadering kan een enorme versnelling en focus geven. De neuzen staan immers weer dezelfde kant op en iedereen weet wat hem of haar te doen staat.

In de workshop kwamen aan de hand van stellingen verschillen in opvattingen naar boven zoals: wat kunnen medewerkers zelf beslissen en wanneer moet de directeur iets goedkeuren? Een rollenspel liet verschillende communicatiestijlen zien en wanneer feedback effect heeft en wanneer ook niet (‘jij bent altijd zo…’). Gesprekken in duo’s over praktijksituaties maakten duidelijk waar verbeteringen mogelijk waren en wat medewerkers als belemmeringen kunnen ervaren.

Deze dag met elkaar doorbrengen kweekte ook begrip, gaf nieuwe energie en leverde ‘smart’ actiepunten op om mee verder te gaan. Er werd ook veel gelachen! Gelukkig maar, want we nemen ons werk misschien soms wel eens te serieus?

De workshop werd gegeven door Marijke van den Esschert van De Processpecialist en was ingevuld op basis van specifieke wensen van EGP. Deze kleine organisatie zet zich in voor een groot aanbod erfgoed in de provincie Groningen, van molens tot borgen, via advies tot publicaties en evenementen. Een organisatie bestaande uit ZZP-ers, trainees, parttimers, een directeur, procesbegeleiders en vele vrijwilligers. Van jong tot iets minder jong, met uiteenlopende ervaring en kennis.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

*Bovenstaande foto is te vinden op www.collectiegroningen.nl en is gemaakt in het Noord-Nederlands Trein & Tram Museum in Zuidbroek.

Fotograaf: Anton Tiktak, Arte del Norte. Tekst: Fred Ootjers.