Utrechtse Heuvelrug zet in op procesgericht werken

“Het is echt een cultuurverandering”

De gemeente Utrechtse Heuvelrug maakte een bewuste keuze voor procesgericht werken. Om de voordelen van die nieuwe werkwijze maximaal te benutten, volgden ongeveer tien medewerkers van de gemeente de training ‘Resultaatgericht Sturen’ van De Processpecialisten. En dat wierp zijn vruchten zeker af, bevestigt een van de deelnemers. “De training heeft ervoor gezorgd dat ik me er meer bewust van ben dat het niet gaat om het zetten van de juiste vinkjes, maar dat er een hoger doel is. Voor mij is de essentie van procesgericht werken een beter eindresultaat op een manier die bevredigend is voor medewerkers en inwoners.” Meer weten? Lees het hier.

Sturing in de matrix: gedoe of synergie?

Lukt het om als gemeente in 2030 CO2-neutraal te zijn, als verschillende ketenpartners daar elk vanuit hun eigen belang op sturen? Deelnemers aan de ontbijtsessie over sturing ontdekten al snel: vanuit verschillende rollen sturen op een gezamenlijke casus is uitdagend.

“De focus van de politiek is soms echt anders dan die van mijn projectleider. Kunnen die misschien eens met elkaar praten voor ze mij aan het werk zetten?”

Een korte opiniepeiling maakte duidelijk dat veel organisaties zich bewust zijn van nut en noodzaak van heldere sturingsmechanismes, maar de stap nog niet hebben gezet om er ook echt mee aan de slag te gaan. Tegelijkertijd is dat juist de belangrijkste voorwaarde om het werkend te krijgen.

Na het rollenspel rondom de CO2-neutrale gemeente en andere casussen hebben deelnemers uit verschillende branches en processpecialisten tips uitgewisseld voor samenhang in sturing. Rolduidelijkheid van lijn- en andere rollen bleek ook volgens deelnemers van groot belang.

Onze top 3 tips:

  1. Voer het gesprek over de noodzaak en de wil om te sturen: hoe denken we daarover in onze organisatie, welke beelden hebben we?

  2. Beschrijf de rollen en hun verantwoordelijkheid voor sturing en evalueer de rollen regelmatig met gedoe uit de praktijk: wie gaat waarover?

  3. Vind elkaar in het beoogd effect of doel: als iedereen vanuit zijn rol stuurt op dat hogere doel, dan vind je ook samenhang in de sturing daarop.

De ontbijtsessie was een voorproefje van de training Resultaatgericht sturen. Houd onze agenda in de gaten.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken!’

‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken’, zei een deelnemer in de sessie over Lijnmanagers en proceseigenaren: synergie of gedoe? Want hoe je de lijn- en procesrollen in je matrixorganisatie ook regelt, je houdt toch altijd een grijs gebied van zaken waarvan niet duidelijk is wie daarover gaat. Reden om dan de verantwoordelijkheid voor dit soort zaken alsnog helder te krijgen en intern afspraken te maken.

De goedbezochte sessie in de ProcesFabriek op 19 juni jl. maakte duidelijk: sturen op processen lukt alleen als de organisatie de nut en noodzaak ziet en de individuele sleutelspelers het ook echt willen. Verschillende afdelingen werken aan deelproducten, maar de waarde van sturen op het gehele proces wordt immers nog niet altijd gevoeld of gezien. En soms ook niet beloond. Dus deze bewustwording is een eerste stap. En de waarde van processturing laten zien helpt daarbij: wordt de klant er blijer van, bijvoorbeeld? 

Deelnemers wisselden ervaringen uit, inventariseerden spanningsvelden in hun eigen organisatie en hielpen elkaar met tips. Bijvoorbeeld: het is een must dat leidinggevenden de nieuwe rollen van procesmanager en -eigenaar steunen. Of: je moet met elkaar bespreken welke belangen er spelen en wat iemand beweegt om mee te doen in de nieuwe structuur. Ook competentie-ontwikkeling en mobiliteit voor lijnmanagers binnen de matrix verdienen aandacht, aldus deelnemers. Die lijnmanagers krijgen soms een minder inhoudelijke rol en meer verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van hun medewerkers. Verder is heel belangrijk dat een organisatie inrichtingskeuzes maakt: want een lijnorganisatie met procesrollen, programmamanagers én projectleiders zorgt voor complexiteit. 

De Processpecialisten hebben een aanpak voor het werkend krijgen van processturing, die we voor uw organisatie op maat kunnen maken en waarmee we synergie in de matrix creëren. Hier ook eens over meedenken? In het najaar organiseren de Processpecialisten een nieuwe sessie over dit onderwerp, waarin de aanpak wordt toegelicht en deelnemers ervaringen kunnen uitwisselen.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

SVH kiest KPI’s

De Processpecialisten hebben onlangs de Vereniging Sociale Verhuurders Haaglanden (SVH) geholpen met een sessie rondom sturing en kritische prestatie-indicatoren. Bestuurssecretaris Jozefine Hoft vertelt:

“Medewerkers wisten van tevoren niet zo goed wat ze moesten verwachten van een sessie over KPI’s. Maar in de loop van de dag hebben we goed inzicht gekregen waar we in ons werk en de processen nog beter onze klanten kunnen bedienen. Ook hebben de discussies ertoe geleid dat iedereen goed weet wat we doen en waarom.

We hebben gewerkt vanuit verschillende spelvormen en inhoudelijke discussies gevoerd over zinvolle prestatie-indicatoren bij onze processen en wie op deze indicatoren gaat sturen. Na afloop van de sessie was er een gedeeld beeld over de manier waarop we onze klanten beter kunnen bedienen, met duidelijke indicatoren en betere sturing van onze eigen processen. Het was echt een eyeopener dat het formuleren van een KPI niet eens het meest ingewikkelde is: kiezen welke KPI’s voor jouw organisatie het verschil maken, dat was de grote uitdaging!

Al met al een succesvolle dag met het hele team, waarin we naast de serieuze noot veel hebben gelachen. Dank aan De Processpecialisten voor de begeleiding, hun inspirerende ruimte en hun kennis en kunde van onze markt. “

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

“We moeten echt stoppen met mailen”

Hoogheemraadschap van Rijnland scherp op resultaat

‘Stoppen met mailen’, was een belangrijke conclusie na de processimulatie rondom resultaatgericht werken bij het Hoogheemraadschap van Rijnland. Leidinggevenden zochten onder hoge druk naar oplossingen voor reële dilemma’s.

De goede dingen goed doen

Het Hoogheemraadschap van Rijnland wil zo effectief mogelijk werken aan droge voeten en schoon water. Kortgeleden zijn resultaatmanagers geïntroduceerd om te sturen op die effectiviteit (‘doen we de goede dingen?’). De teamleiders leveren met hun team deelresultaten voor verschillende resultaatmanagers en sturen daarbij op proces en efficiëntie (‘doen we de dingen goed?’). In een processimulatie werd de nieuwe werkwijze nagebootst.

‘Dit gebeurt echt. Schrikbarend realistisch!’

De deelnemers werden in hoog tempo geconfronteerd met fictieve maar realistische uitdagingen. Als bijvoorbeeld de afdeling Projecten moet kiezen tussen het baggeren van het Zuiderkanaal óf het vervangen van roosters in afvalwaterzuiveringsinstallatie Willem V, wie trekt er dan aan het langste eind? Wie heb je nodig voor een weloverwogen oplossing en wie beslist over geld, capaciteit en prioriteit? Een geluk bij een ongeluk: omdat het proces in één ruimte werd nagebootst, konden alle partijen elkaar direct aanspreken en in overleg tot oplossingen komen. Vandaar de les: we moeten minder mailen en cc-en en elkaar vaker opzoeken. Een van de deelnemers gaat naar aanleiding van de simulatie een inloopspreekuur organiseren.

Ieder issue een eigenaar

Naarmate de werkdruk toenam, verloren deelnemers steeds meer het overzicht over de openstaande vraagstukken en prioriteiten daarin. Problemen werden niet meer opgelost, maar over de schutting gegooid – vooral wanneer de benodigde investering niet bij één van de afgebakende resultaatgebieden hoorde. Denk bijvoorbeeld aan natuurbescherming: hoe ver ga je, om de ‘uiterst zeldzame’ Paarsgestreepte Morgenorchis te beschermen? Dit resulteerde achteraf in de aansporing om scherp te benoemen ‘wie waarvan is’, maar vooral ook samen te werken vanuit Rijnlands belang: droge voeten en schoon water.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77