Tag: Asset management

Informatiebeheer Utrechtse vastgoedketen

Medewerkers van de afdelingen Vastgoedorganisatie en Vastgoedbeheer van de gemeente Utrecht krijgen weer grip op hun informatie. In 2 werksessies hebben zij gezamenlijk het ideale vastgoeddossier met bijbehorende ICT-ondersteuning ontworpen.

Directeur Jurriën Brombacher (de Utrechtse Vastgoedorganisatie) en groepshoofd Else Bezemer (Vastgoedbeheer):

“Het op orde houden van een vastgoeddossier is enorm ingewikkeld. Systeemkeuzes uit het verleden zorgen bovendien voor uitdagingen bij het beheer en gebruik van vastgoedinformatie. Het gaat om ruim 250 documenten per pand, waar zo’n 120 medewerkers gebruik van maken en die inmiddels op zo’n 8 plekken kunnen worden opgeslagen. Ons vakmanschap is de sleutel om weer grip te krijgen op onze informatie.”

Medewerkers uit verschillende onderdelen van de keten hebben gezamenlijk bepaald, welke documenten in het dossier thuishoren en wat een logische ordening is. Op basis van die logica is vervolgens gekeken, welk systeem het best geschikt is voor welke onderdelen van het dossier. Zo ontstond in korte tijd een concreet voorstel voor een nieuwe informatiearchitectuur.

Medewerkers vonden het fijn om hun expertise te kunnen inzetten voor dit vraagstuk en waren blij met het overzicht; verschillende vrijwilligers hebben zich spontaan gemeld om mee te denken over vervolgstappen.

Processpecialisten Margreet van Staalduinen en Marleen Tolsma verzorgden de voorbereiding en begeleiding van de werksessies.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Werksessie informatieplan Stedelijk Beheer

Vertegenwoordigers van de verschillende assetteams en procesleiders vanuit Team Openbare Ruimte hebben in een werksessie samen prioriteiten op het gebied van informatievoorziening (IV) bepaald. Dankzij de goede voorbereiding door de deelnemers werd snel duidelijk, waar de meeste winst te halen is.

De procesleiders en assetteams hebben onderling overlappende en vergelijkbare informatiebehoeften: door IV-initiatieven te bundelen, hebben meer partijen er sneller profijt van.

‘Overheids-ICT is zó niet hetzelfde als je computer thuis….’

Deelnemers onderkennen de complexiteit

De werksessie startte met een introductie door projectleider Frans Twigt en een toelichting op actuele IV-ontwikkelingen door informatiemanager Dick Grasboer. Daarna gaven alle deelnemers een korte presentatie van hun actuele wensen, knelpunten en lopende initiatieven rondom informatievoorziening. De presentaties van maximaal 3 dia’s per persoon waren zo ingesteld, dat na 1 minuut automatisch de volgende dia tevoorschijn kwam. Bovendien was aan de deelnemers gevraagd om hun verhaal te vertellen met beelden in plaats van teksten. Denk: losse eindjes om aan elkaar te knopen, Buurman & Buurman (A je to!) en veel, heel veel screenshots van Excel. Het gaf de deelnemers een eerste indruk van de raakvlakken tussen hun eigen belangen en die van hun collega’s.

‘Aan mij heb je een partner’

Deelnemers vinden raakvlakken en bondgenoten

Daarna begon het echte werk. Voorafgaand aan de bijeenkomst hadden de deelnemers hun informatiebehoeften, knelpunten, wensen en lopende IV-initiatieven geïnventariseerd. Met die puzzelstukjes zijn de deelnemers in de werksessie op zoek gegaan naar bondgenoten voor IV-projecten. Wanneer het lukte om een coalitie te vormen werd een korte projectdefinitie gemaakt. Zo ontstond in korte tijd zicht op de gezamenlijke IV-prioriteiten voor 2019.

‘Dat zou donders handig zijn’

Deelnemer over gewenste IV-functionaliteit

Frans en Dick gebruiken de uitkomsten van de sessie om de komende weken een informatieplan uit te werken voor 2019 en verder, dat aansluit bij de vraag van de gebruikers.

Robijn Niemöller van De Processpecialisten verzorgde de voorbereiding en begeleiding van de werksessie.

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39