Categorie: Geen categorie

Managementsysteem vergroot efficiëntie LVNL

Bedrijfsmanagementsysteem vergroot focus, voorspelbaarheid en efficiëntie Luchtverkeersleiding Nederland

De kernactiviteit van Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) is het verlenen van luchtverkeersdiensten aan het burgerluchtverkeer in Nederland, zodat vliegtuigen veilig en efficiënt op hun bestemming komen. De maatschappij stelt steeds hogere eisen. Er is meer focus op duurzaamheid en hinderbeperking. Innovatieve technologie op het gebied van veiligheid, capaciteit en duurzaamheid brengt oplossingen binnen handbereik.

Veranderende maatschappelijke eisen hebben gevolgen voor processen, systemen en gedrag

De purpose van de organisatie is ‘Samen luchtvaart mogelijk maken’. De uitwerking daarvan heeft consequenties voor het bestaande ISO9001-gecertificeerde bedrijfsmanagementsysteem LVNL Essentials. Het resulteert in wijzigingen in de organisatie, de gebruikte processen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en in het gedrag van mensen. Om de informatie in LVNL Essentials 24/7 en overal te kunnen delen met medewerkers, toezichthouders en externe auditors, is LVNL overgestapt naar een moderner en intuïtiever ICT-platform (mavim). De overgang is ondersteund door De Processpecialisten.

Focus op toegevoegde waarde in processen

Een projectteam, bestaande uit de interne modelleurs met kennis van de mensen en processen, stond onder leiding van een duo met links naar de business en ICT. Om te komen tot de nieuwe inrichting van LVNL Essentials startte het projectteam met het opstellen van een conventiedocument. In interactie met de afdelingsmanagers en proceseigenaren werd bepaald welke onderdelen van LVNL Essentials al dan niet in aangepaste vorm overgezet konden worden en aan welke nieuwe processen behoefte is.

Processpecialist Wilbert Koenen zorgde voor verbinding en bleef steeds de ‘waarom’-vraag stellen bij het bepalen van de toegevoegde waarde van onderdelen van de processen. Hierdoor is de bewustwording bij managers en medewerkers vergroot. De processen weerspiegelen nu een effectievere en efficiëntere samenwerking tussen afdelingen.
 

Vertrouwen in deskundigheid op de werkvloer

Niet alles is van tevoren te bedenken en af te spreken. Door nieuwsgierig te zijn en oprechte interesse te tonen in mensen en hun werk, wordt duidelijk waar zij en de organisatie behoefte aan hebben. Het kijken naar het grotere geheel zorgt voor bijstellingen gedurende het project. De opgedane inzichten en ervaringen van de modelleurs zijn gedeeld. Dit heeft geleid tot aanpassing van het conventiedocument.

Het resultaat van het project is een actueel LVNL Essentials met informatie die altijd en overal toegankelijk is. Sommige afdelingen kregen de smaak te pakken. Zij gaan verder met het lean maken van hun gezamenlijke processen en het oplijnen en verbeteren van de ICT-ondersteuning van hun processen.

Lessen en successen

Op de volgende kritieke succesfactoren is geacteerd:

  • De verbinding met en tussen mensen die in een proces werken brengt alles op gang. Daarna is het bekijken van de uitwerking en gezamenlijk bijsturen van cruciaal belang.
  • Hoofd- en bijzaken onderscheiden is een belangrijk hulpmiddel om het juiste detailniveau te bepalen. Een externe facilitator kan daarbij van grote waarde zijn.
  • Er is sponsorschap in alle lagen van de organisatie en steun van het bestuur nodig. Bij de introductie van het vernieuwde bedrijfsmanagementsysteem is aan zichtbaarheid en draagvlak gewerkt. Door en voor medewerkers is een filmpje gemaakt. Daarin geven mensen uit verschillende lagen en afdelingen kort aan, wat voor hen de toegevoegde waarde is.

Compliance: check!

Parallel aan dit project is gewerkt aan het aantonen van compliance met vernieuwde Europese regelgeving. En met succes. Het geactualiseerde bedrijfsmanagementsysteem LVNL Essentials heeft LVNL in staat gesteld binnenkort het nieuwe Common Requirements certificaat te ontvangen.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Sturing in de matrix: gedoe of synergie?

Lukt het om als gemeente in 2030 CO2-neutraal te zijn, als verschillende ketenpartners daar elk vanuit hun eigen belang op sturen? Deelnemers aan de ontbijtsessie over sturing ontdekten al snel: vanuit verschillende rollen sturen op een gezamenlijke casus is uitdagend.

“De focus van de politiek is soms echt anders dan die van mijn projectleider. Kunnen die misschien eens met elkaar praten voor ze mij aan het werk zetten?”

Een korte opiniepeiling maakte duidelijk dat veel organisaties zich bewust zijn van nut en noodzaak van heldere sturingsmechanismes, maar de stap nog niet hebben gezet om er ook echt mee aan de slag te gaan. Tegelijkertijd is dat juist de belangrijkste voorwaarde om het werkend te krijgen.

Na het rollenspel rondom de CO2-neutrale gemeente en andere casussen hebben deelnemers uit verschillende branches en processpecialisten tips uitgewisseld voor samenhang in sturing. Rolduidelijkheid van lijn- en andere rollen bleek ook volgens deelnemers van groot belang.

Onze top 3 tips:

  1. Voer het gesprek over de noodzaak en de wil om te sturen: hoe denken we daarover in onze organisatie, welke beelden hebben we?

  2. Beschrijf de rollen en hun verantwoordelijkheid voor sturing en evalueer de rollen regelmatig met gedoe uit de praktijk: wie gaat waarover?

  3. Vind elkaar in het beoogd effect of doel: als iedereen vanuit zijn rol stuurt op dat hogere doel, dan vind je ook samenhang in de sturing daarop.

De ontbijtsessie was een voorproefje van de training Resultaatgericht sturen. Houd onze agenda in de gaten.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Vliegende start met implementatie Omgevingswet

Gemeente Schouwen-Duiveland is het jaar goed begonnen met een energieke bijeenkomst rondom de omgevingswet. Medewerkers die dit jaar in hun werk de gevolgen van de nieuwe wet zullen gaan merken, weten nu wat er op hen af gaat komen.

Kwartetten en casusbespreking

Tijdens de bijeenkomst heeft Gertjan Benou (afdelingshoofd Ruimte en Milieu, opdrachtgever van het Programma Omgevingswet) verteld wat het Programma Omgevingswet het komend jaar gaat doen. Daarna is het omgevingswetkwartet gespeeld: het spel brengt de deelnemers in gesprek over de belangrijkste instrumenten en uitgangspunten van de Omgevingswet. Ten slotte hebben de deelnemers met een aantal voorbeeldcases op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving de VNG-referentieprocessen doorgesproken. Dit heeft duidelijk gemaakt wat de grootste veranderingen zullen zijn ten opzichte van de huidige werkwijze en wat de grootste uitdagingen zijn voor het komende jaar.

Spontane aanmeldingen

Jeroen Dirksen, coördinator Vergunningen en projectleider Processen Omgevingswet, kijkt terug:

“De bijeenkomst hielp om een brede groep medewerkers mee te nemen in de veranderingen die eraan zitten te komen. De VNG-referentieprocessen zijn zeer herkenbaar. In regionale sessies met onze ketenpartners gebruikt de VNG deze processen ook als basis. Deze kick-off heb ik, maar vooral ook de deelnemers, als zeer goed en waardevol ervaren. De resultaten bieden een heel goed houvast voor ons vervolg. Er zijn zelfs medewerkers die zich naar aanleiding van de bijeenkomst spontaan hebben aangemeld voor een rol in het project!” 

Meer weten? Of het Omgevingswet kwartet aanschaffen? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.

Ook gebruik maken van de toolkit Werkende processen met de VNG-referentieprocessen, die de VNG samen met De Processpecialisten heeft ontwikkeld? Dat kan! Download ze hier.

Добро пожаловать (Russisch Welkom)

Eén van de onderwerpen waar wij ons als de Processpecialisten over buigen is het scherp stellen van de visie en KPI’s van onze klanten. Uiteraard kunnen wij hier zelf dan ook niet in achterblijven en dus stellen wij dit elk jaar eveneens voor ons als de Processpecialisten op. Voor 2019 stond onze groei centraal en hier horen uiteraard nieuwe collega’s bij.

Wij zijn dan ook ontzettend trots om (wederom) nieuwe collega’s te verwelkomen, en dit maal zelfs drie! Mariska, Daniël en Iris zijn alle drie bij de Processpecialisten aan de slag gegaan en dit vinden wij ontzettend leuk.

En aangezien invloeden van de Russische avant-garde bij ons overal terug te vinden zijn kan deze inspiratiebron natuurlijk niet wegblijven bij het welkomstritueel; een heerlijke fles Wodka. Geniet ervan Mariska, Daniël en Iris!

Meer weten? Wil jij ook bij de Processpecialisten komen werken? Solliciteer hier of neem contact op met Hans Dekker 06 34 06 18 70

Verandermanagement bij waterschappen

Ieder jaar organiseert onze partner Mavim een kennisdelingsdag, speciaal voor waterschappen. Dit jaar waren ook wij van de partij om onze ervaringen met verandermanagement te delen.

Er komt veel op deze sector af: veranderende wetgeving, stijgende omgevingseisen, digitalisering, klimaatverandering. Aan de waterschappen de uitdaging om te midden van dat alles hun taken kosteneffectief en efficiënt uit te voeren. Dat vraagt in veel gevallen om veranderingen in processen, de manier van werken, de informatievoorziening en de inrichting van de organisatie. Om de weg te vinden in deze complexiteit is het cruciaal om inzicht te hebben in waar veranderingen de organisatie raken. Dat is waar Mavim kan helpen: door processen te koppelen aan systemen, actoren en producten en zo overzicht te bieden.

Aan de hand van een casus bespraken we een aantal factoren die van belang zijn bij het doorvoeren van verandering. We concludeerden dat het ontzettend belangrijk is om medewerkers te betrekken bij het vormgeven van de verandering, maar óók om steun te hebben van het management bij het implementeren ervan. Actieve sponsors die coalities bouwen met management en teamleiders en zichtbaar zijn in de organisatie zijn van groot belang, evenals een op de doelgroep afgestemde boodschap.

Ten slotte maakten we aan de hand van het Prosci® ADKAR® Model een inschatting van de veranderbereidheid van de verschillende deelnemende waterschappen. De noodzaak van verandering bleek in bijna elke organisatie wel doorgedrongen. Dat garandeert echter geen actieve deelname, en zegt al helemaal niets over of men ook in staat is mee te gaan. Het was een mooie gelegenheid om ervaringen te delen en elkaar te inspireren!

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Slim vergaderen

Slim vergaderen.. Hoe doe je dat? Hoe geef je feedback op bijvoorbeeld de voorzitter van een vergadering die vaak uitloopt? Wat moet de input en output van een overleg zijn en hoe leggen we dat vast? Dit en andere vragen kwamen aan bod tijdens een eendaagse workshop bij Erfgoedpartners Groningen (EGP).

Herkenbaar waarschijnlijk: vrijwilligers, vaste en flexwerkende medewerkers zien elkaar weinig, maar willen wel informatie delen, goede besluiten nemen en heldere acties bepalen. Tegelijk heeft men het gevoel dat vergaderen ten koste gaat van tijd voor ‘het echte werk’. Gek, want een goede vergadering kan een enorme versnelling en focus geven. De neuzen staan immers weer dezelfde kant op en iedereen weet wat hem of haar te doen staat.

In de workshop kwamen aan de hand van stellingen verschillen in opvattingen naar boven zoals: wat kunnen medewerkers zelf beslissen en wanneer moet de directeur iets goedkeuren? Een rollenspel liet verschillende communicatiestijlen zien en wanneer feedback effect heeft en wanneer ook niet (‘jij bent altijd zo…’). Gesprekken in duo’s over praktijksituaties maakten duidelijk waar verbeteringen mogelijk waren en wat medewerkers als belemmeringen kunnen ervaren.

Deze dag met elkaar doorbrengen kweekte ook begrip, gaf nieuwe energie en leverde ‘smart’ actiepunten op om mee verder te gaan. Er werd ook veel gelachen! Gelukkig maar, want we nemen ons werk misschien soms wel eens te serieus?

De workshop werd gegeven door Marijke van den Esschert van De Processpecialist en was ingevuld op basis van specifieke wensen van EGP. Deze kleine organisatie zet zich in voor een groot aanbod erfgoed in de provincie Groningen, van molens tot borgen, via advies tot publicaties en evenementen. Een organisatie bestaande uit ZZP-ers, trainees, parttimers, een directeur, procesbegeleiders en vele vrijwilligers. Van jong tot iets minder jong, met uiteenlopende ervaring en kennis.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

*Bovenstaande foto is te vinden op www.collectiegroningen.nl en is gemaakt in het Noord-Nederlands Trein & Tram Museum in Zuidbroek.

Fotograaf: Anton Tiktak, Arte del Norte. Tekst: Fred Ootjers.

‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken!’

‘Waar geknipt wordt, moet je ook plakken’, zei een deelnemer in de sessie over ‘Lijnmanagers en proceseigenaren: synergie of gedoe?’ Want hoe je de lijn- en procesrollen in je matrixorganisatie ook regelt, je houdt toch altijd een grijs gebied van zaken waarvan niet duidelijk is wie daarover gaat. Reden om dan de verantwoordelijkheid voor dit soort zaken alsnog helder te krijgen en intern afspraken te maken.

De goedbezochte sessie in de ProcesFabriek op 19 juni jl. maakte duidelijk: sturen op processen lukt alleen als de organisatie de nut en noodzaak ziet en de individuele sleutelspelers het ook echt willen. Verschillende afdelingen werken aan deelproducten, maar de waarde van sturen op het gehele proces wordt immers nog niet altijd gevoeld of gezien. En soms ook niet beloond. Dus deze bewustwording is een eerste stap. En de waarde van processturing laten zien helpt daarbij: wordt de klant er blijer van, bijvoorbeeld? 

Deelnemers wisselden ervaringen uit, inventariseerden spanningsvelden in hun eigen organisatie en hielpen elkaar met tips. Bijvoorbeeld: het is een must dat leidinggevenden de nieuwe rollen van procesmanager en -eigenaar steunen. Of: je moet met elkaar bespreken welke belangen er spelen en wat iemand beweegt om mee te doen in de nieuwe structuur. Ook competentie-ontwikkeling en mobiliteit voor lijnmanagers binnen de matrix verdienen aandacht, aldus deelnemers. Die lijnmanagers krijgen soms een minder inhoudelijke rol en meer verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van hun medewerkers. Verder is heel belangrijk dat een organisatie inrichtingskeuzes maakt: want een lijnorganisatie met procesrollen, programmamanagers én projectleiders zorgt voor complexiteit. 

De Processpecialisten hebben een aanpak voor het werkend krijgen van processturing, die we voor uw organisatie op maat kunnen maken en waarmee we synergie in de matrix creëren. Hier ook eens over meedenken? In het najaar organiseren de Processpecialisten een nieuwe sessie over dit onderwerp, waarin de aanpak wordt toegelicht en deelnemers ervaringen kunnen uitwisselen.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

UWV: Voor iedere klant een passende oplossing

Medewerkers van UWV uitvoeringskantoor Alkmaar konden deze week in een processimulatie oefenen met verschillende serviceformules. Vier totaal verschillende fictieve klanten meldden zich met verschillende vragen bij Team Voorzieningen: welk type dienstverlening past het beste bij welke klant? De afgelopen weken hebben alle UWV voorzieningen-kantoren op deze manier kunnen ervaren hoe het nieuwe dienstverleningsconcept zal uitwerken – voor de klant en voor UWV. De grootste eyeopener: iedere klant mag een dienstverlening verwachten die past bij zijn of haar individuele behoefte.  

Het huidige proces is georganiseerd rondom het aanbod van voorzieningen: de dienstverlening begint met de aanvraag van een bepaalde voorziening en stopt zodra UWV heeft beoordeeld of de aanvrager recht heeft op die voorziening gevolgd door een eventuele bestelling. Inmiddels is duidelijk dat het efficiënter en effectiever is om de dienstverlening rondom de klant te organiseren.

Het werken met serviceformules is een belangrijk onderdeel van de nieuwe dienstverlening. Er zijn grote verschillen tussen de kenmerken, wensen en behoeften van verschillende klantgroepen die gebruik maken van een voorziening van UWV.  Door verschillen aan te brengen in de dienstverlening, zoals bijvoorbeeld voorkeurskanalen, contactmomenten, servicetermijnen en benodigde expertise, komt UWV tegemoet aan die verschillende behoeften.

Het project Toekomstvaste Inrichting Voorzieningen (TIV) gaat ervoor zorgen dat in de toekomstige dienstverlening de klant centraal staat en zo gemakkelijk mogelijk passende ondersteuning krijgt.  

UWV stimuleert mensen om aan het werk te blijven of nieuw werk te vinden. Mensen die om hun werk goed te doen hulp nodig hebben of een hulpmiddel, bijvoorbeeld orthopedische werkschoenen, jobcoaching of een aangepaste auto, kunnen bij het UWV een aanvraag indienen. Deze hulp, hulpmiddelen en regelingen noemt UWV ‘voorzieningen’.

Processpecialisten Roel Tummers en Iris Lindeboom van De Processpecialisten ondersteunen het UWV bij het ontwikkelen en werkend krijgen van het nieuwe dienstverleningsconcept: het vormgeven van de serviceformules, voorbereidingen op implementaties  en  overige werkzaamheden ter ondersteunen van de inrichting.

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

SVH kiest KPI’s

De Processpecialisten hebben onlangs de Vereniging Sociale Verhuurders Haaglanden (SVH) geholpen met een sessie rondom sturing en kritische prestatie-indicatoren. Bestuurssecretaris Jozefine Hoft vertelt:

“Medewerkers wisten van tevoren niet zo goed wat ze moesten verwachten van een sessie over KPI’s. Maar in de loop van de dag hebben we goed inzicht gekregen waar we in ons werk en de processen nog beter onze klanten kunnen bedienen. Ook hebben de discussies ertoe geleid dat iedereen goed weet wat we doen en waarom.

We hebben gewerkt vanuit verschillende spelvormen en inhoudelijke discussies gevoerd over zinvolle prestatie-indicatoren bij onze processen en wie op deze indicatoren gaat sturen. Na afloop van de sessie was er een gedeeld beeld over de manier waarop we onze klanten beter kunnen bedienen, met duidelijke indicatoren en betere sturing van onze eigen processen. Het was echt een eyeopener dat het formuleren van een KPI niet eens het meest ingewikkelde is: kiezen welke KPI’s voor jouw organisatie het verschil maken, dat was de grote uitdaging!

Al met al een succesvolle dag met het hele team, waarin we naast de serieuze noot veel hebben gelachen. Dank aan De Processpecialisten voor de begeleiding, hun inspirerende ruimte en hun kennis en kunde van onze markt. “

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Dit wordt vast goed!

Informatiebeheer Utrechtse vastgoedketen

Medewerkers van de afdelingen Vastgoedorganisatie en Vastgoedbeheer van de gemeente Utrecht krijgen weer grip op hun informatie. In 2 werksessies hebben zij gezamenlijk het ideale vastgoeddossier met bijbehorende ICT-ondersteuning ontworpen.

Directeur Jurriën Brombacher (de Utrechtse Vastgoedorganisatie) en groepshoofd Else Bezemer (Vastgoedbeheer):

“Het op orde houden van een vastgoeddossier is enorm ingewikkeld. Systeemkeuzes uit het verleden zorgen bovendien voor uitdagingen bij het beheer en gebruik van vastgoedinformatie. Het gaat om ruim 250 documenten per pand, waar zo’n 120 medewerkers gebruik van maken en die inmiddels op zo’n 8 plekken kunnen worden opgeslagen. Ons vakmanschap is de sleutel om weer grip te krijgen op onze informatie.”

Medewerkers uit verschillende onderdelen van de keten hebben gezamenlijk bepaald, welke documenten in het dossier thuishoren en wat een logische ordening is. Op basis van die logica is vervolgens gekeken, welk systeem het best geschikt is voor welke onderdelen van het dossier. Zo ontstond in korte tijd een concreet voorstel voor een nieuwe informatiearchitectuur.

Medewerkers vonden het fijn om hun expertise te kunnen inzetten voor dit vraagstuk en waren blij met het overzicht; verschillende vrijwilligers hebben zich spontaan gemeld om mee te denken over vervolgstappen.

Processpecialisten Margreet van Staalduinen en Marleen Tolsma verzorgden de voorbereiding en begeleiding van de werksessies.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77