Categorie: Auteur

“Dit is Gem, jullie virtuele collega”

HR-experts, innovatiespecialisten en frontoffice-medewerkers van gemeenten hebben deze maand kennisgemaakt met virtuele assistent Gem. Wat is ervoor nodig om Gem goed te laten samenwerken met ‘echte’ collega’s? Niet de techniek bepaalt het succes, maar het tijdig betrekken van Gems directe collega’s.

Virtuele Assistent Gem biedt inwoners geautomatiseerde ondersteuning bij vragen over verhuizingen en reisdocumenten. Vier gemeenten met samen 1 miljoen inwoners hebben Gem inmiddels ingezet om de dienstverlening te verbeteren. De ambitie is dat meer gemeenten Gem in gebruik gaan nemen en dat Gem steeds meer vragen kan beantwoorden.

Ongeveer 150 belangstellenden hebben in de inspiratiesessies van het A&O fonds kennisgemaakt met Gem. In een eerste inspiratiesessie hebben strategisch adviseur Jan Willem Zeelenberg en activistisch innovator Dany Robberecht in grote lijnen geschetst welke innovaties er op dit moment plaatsvinden en wat de impact is op de dienstverlening van gemeenten. In een tweede sessie is gesproken over de aanpak bij het inzetten van Gem: wat vraagt dat van projectleiders en wat betekent het voor Gems directe collega’s?

Gouden tip is in elk geval om de introductie van Gem integraal aan te pakken en daarbij ook in het bijzonder aandacht te besteden aan de menskant van de verandering. Een andere aanbeveling is: vooral doen en proberen! Zo raakt Gem snel ingeburgerd.

Deelnemer: “Heel herkenbaar. Innovatie is 10% techniek en 90% mens en gedrag.”

De inspiratiesessies zijn georganiseerd in opdracht van het A&O fonds Gemeenten, door De Processpecialisten met Alexandra van der Lee (adviseur leiderschap en mens & organisatie). A&O fonds Gemeenten (Stichting Arbeidsmarkt en Opleidingsfonds Gemeenten) inspireert en ondersteunt gemeenten bij organisatieontwikkeling en professionalisering van medewerkers, zodat ze optimaal kunnen blijven aansluiten bij de veranderende samenleving. In vervolg op de inspiratiesessies hebben we verschillende werksessies georganiseerd, waarbij we aan de hand van concrete casussen de rol van Gem hebben verhelderd.

Meer zien van GEM? Check dit filmpje of deze presentatie voor een korte toelichting

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Utrechtse Heuvelrug op schema met Omgevingswet

Gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft inmiddels scherp in beeld wat de Omgevingswet betekent voor de werkprocessen. De komende maanden kan de gemeente nog volop proefdraaien en oefenen.

De afgelopen maanden is elk proces aangepakt dat de Omgevingswet raakt. Projectleider Margreet van Staalduinen heeft daarbij de ‘Toolkit werkende processen’ van de VNG gebruikt. Voor elk proces heeft een werkgroep de impact van de wet bepaald en een Proces Actie Plan opgesteld. De proceseigenaren konden daarna samen met hun verbeterteams hun processen Omgevingswetproof maken.

Programmamanager Willemijn Streutker vat het resultaat samen: “Door de primaire processen centraal te stellen in plaats van het instrumentarium, zijn veel meer medewerkers zich bewust van de impact van de Omgevingswet op hun werkzaamheden. Ze zijn nu intrinsiek gemotiveerd om te werken aan het verbeteren van de processen omdat ze zien dat het zowel de inwoners als de organisatie ten goede komt.”

De komende maanden gaat de gemeente bewoners en bedrijven informeren over hoe zij een initiatief kunnen voorleggen en participatie kunnen organiseren. De nodige aanpassingen in systemen staan ook nog op de planning.

Medewerkers van de gemeente zullen straks integraal beleid gaan opstellen en integraal gaan adviseren over initiatieven. Het ‘samen mogelijk maken’ van initiatieven vraagt een andere houding dan het ‘toetsen’ van plannen. Aan de Intaketafel en de Omgevingstafel gaat de gemeente daar verder mee oefenen. Door met elkaar te reflecteren wordt de bedoeling van de Omgevingswet vertaald naar concrete gedragstips voor contacten met bewoners, bedrijven en collega’s.

Tegelijkertijd gaan managers, proceseigenaren en medewerkers samen oefenen met het bijsturen en verbeteren van de nieuwe werkprocessen. De uitdaging daarbij ligt in het feit dat de nieuwe processen door de hele organisatie lopen en andere samenwerking vragen. Daarbij wordt ingezet op continu verbeteren en integrale afstemming, intern en met initiatiefnemers/belanghebbenden. Zo werkt de gemeente op verschillende manieren aan het gewenste niveau van dienstverlening.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77