Maand: juli 2023

“Mooi Wark!” (“Goed werk!”) – Een bedrijfsvoeringsdag met connectie

Gemeente Berkelland heeft 4 juli jl. een dag in het kader van bedrijfsvoering gehouden waar de thema’s integraliteit, soft skills en dienstverlening centraal stonden. Het doel van deze dag was enerzijds weer (informeel) in contact komen met elkaar en anderzijds informatie en input op te halen voor de toekomstgerichte visie op bedrijfsvoering. 

In de ochtend zijn er door De Processpecialisten 7 Sokkenshows opgezet waarmee ongeveer 70 collega’s van diverse afdelingen mee aan de slag zijn gegaan. In de twee rondes in de sokkenfabriek werden ze uitgedaagd om na te denken over hoe ze samen moesten werken om tot het juiste resultaat te komen. Tijdens de voorbereiding op deze dag was afgestemd dat de Processpecialisten tijdens de Sokkenshows de focus zouden leggen op klantbenadering en integraliteit, zodat de deelnemers hier in de middag verder over in gesprek konden gaan tijdens de geplande dialoogsessies.

“Een belangrijk inzicht was dat we soms even stil moeten staan en evalueren, om vervolgens vooruitgang te kunnen boeken.”

 “Nadat ik de groep had meegenomen in de theorie van procesgericht werken, zijn we aan de slag gegaan,” vertelt Michelle de Groot. Zij begeleidde samen met acht andere collega’s de Sokkenshows. “Leuk om te zien dat de deelnemers tijdens het werken in de Sokkenfabriek, elementen uit de dagelijkse praktijk herkende. Samenwerken vanuit integraliteit om te komen tot een resultaat waar de klant blij mee is, dat vraagt afstemming over de afdeling heen. De uitdaging is om dan ook nog om te gaan met tijdsdruk in het proces. Het was een leuke dag met enthousiaste deelnemers.”

Jorien Stolwijk, programmaregisseur organisatieontwikkeling: “De Processpecialisten hebben ons allereerst geholpen om de dag op een leuke en ludieke manier te starten. De spelvorm van de Sokkenshow zorgde ervoor dat iedereen mee kon doen en ook echt plezier had! Daarnaast heeft het ons inzicht gebracht in de manier waarop we procesmatig werken inzetten in onze organisatie. Een belangrijk inzicht was dat we soms even stil moeten staan en evalueren, om vervolgens vooruitgang te kunnen boeken.” 

Alle deelnemers kregen als bewijs van deelname de enige echte Processpecialisten sokken mee naar huis. We hopen dat dit een mooie herinnering is aan een inspirerende dag en dat de sokken misschien wel de inspiratie zijn voor een paar sokken-op-tafel-sessies om tot een moderne, toekomstgerichte visie te komen. 

Is het vergunningenproces onder de Omgevingswet nu echt zo anders dan onder de huidige Wabo?

Het is een veel gestelde vraag in het kader van de inrichting en implementatie van de processen voor de Omgevingswet (en de Wkb): Is het vergunningenproces onder de Omgevingswet nu echt zo anders dan onder de huidige Wabo? Een antwoord op die vraag is dat het proces in grote lijnen wel hetzelfde blijft. Er komt een aanvraag binnen (nu via het OLO, straks via het DSO), er wordt een bevestigingsbrief gestuurd en de aanvraag wordt gepubliceerd. Vervolgens wordt deze getoetst op de indieningsvereisten, inhoudelijk beoordeeld en uiteindelijk wordt er een besluit genomen. Dit besluit wordt nadien gepubliceerd.

Toch vinden er zeker ook wijzigingen plaats in de uitvoering van de genoemde processtappen. Deze wijzigingen hebben, naast een andere wettelijke grondslag voor de inhoudelijke beoordeling, onder andere betrekking op het volgende:

  • bijna alles gaat straks via de reguliere procedure van 8 weken;
  • de knip tussen het ruimtelijke en het bouwtechnische deel;
  • er kan straks sprake zijn van advies met instemming (in plaats van VVGB);
  • de BOPA vraagt een nieuwe manier van beoordelen;
  • de Raad kan advies willen geven op een buitenplanse aanvraag;
  • de Wkb stelt dat er een melding gedaan moet worden voor alle gevolgklasse 1; bouwwerken, naast een OPA vergunning voor het omgevingsplan deel.

Bovenstaande punten worden hieronder toegelicht.      

Behandeltermijnen/doorlooptijden

Er zijn straks bijna geen aanvragen meer die onder de uitgebreide procedure van 26 weken vallen, waardoor veel aanvragen binnen de reguliere procedure van acht weken afgehandeld moeten worden. De vergunningen van rechtswege, wanneer er niet op tijd besloten is, komen wel te vervallen. Er kunnen echter wel dwangsommen gevraagd worden zodra de termijn verstreken is. Het is dus nog belangrijker dan nu onder de huidige regelgeving om strakke afspraken te maken hoe alle processtappen zo snel mogelijk doorlopen kunnen worden, zowel binnen de afdeling vergunningen als daarbuiten, door bijvoorbeeld de adviseurs. Daarnaast wordt de wettelijke termijn een grote uitdaging wanneer de gemeenteraad heeft aangegeven dat ze bindend advies willen geven voor bepaalde buitenplanse aanvragen en je dan niet altijd over kunt gaan naar de uitgebreide procedure en ook geen extra tijd bij de acht weken mag optellen. Er is nog wel een mogelijkheid, net als nu, om eenmalig de termijn met zes weken te verlengen met een goede onderbouwing, maar meer mogelijkheden van oprekken van de tijd is er niet. Als laatste in relatie tot de doorlooptijd is het zo dat de verklaring van geen bedenking vervalt en daarvoor advies met instemming in de plaats komt. Dat betekent dat er eerst advies gevraagd moet worden aan de wettelijke adviseur en nadat het advies verwerkt is in het besluit, moet het concept besluit ter instemming voorgelegd worden aan de wettelijke adviseur. Je moet dus twee keer naar een (externe) adviseur. Dat heeft veel impact op de totale doorlooptijd. In die gevallen krijg je wel vier weken extra tijd, dus wordt de wettelijke termijn twaalf in plaats van acht weken. Maar de huidige ervaring met de wettelijke adviseurs leert dat die vier weken niet voldoende lijkt te zijn om het advies en de instemming te ontvangen binnen de hele procedure. Nu wordt er wel aangegeven dat je moet proberen de aanvragers aan te sporen om eerst in overleg te gaan met de gemeente (het huidige vooroverleg/omgevingsoverleg in het DSO/het nieuwe proces verkennen en begeleiden initiatief), voordat ze een vergunningaanvraag indienen, maar dat kun je niet afdwingen.

De buitenplanse aanvraag (BOPA) en afstemming met RO

De beoordeling van de BOPA (= Buitenplanse Omgevingsplan Activiteit) is bij veel gemeenten inmiddels een hoofdpijndossier aan het worden. Vragen die onder andere opkomen zijn: ‘Hoe vraag je een BOPA aan in het DSO?’ ‘Is daar een apart proces voor nodig?’ ‘Wie moet er betrokken worden bij de beoordeling van de BOPA?’ en ‘Wat betekent evenwichtige toedeling van functies aan locaties?’ Vooral wat betreft de beoordeling is het een puzzel om de juiste kennis bij elkaar te rapen. Wie binnen de gemeente heeft er bijvoorbeeld verstand van alle diverse onderdelen uit het omgevingsplan? Dus niet alleen van de huidige bestemmingsplannen, maar ook over de inhoud van de bruidsschat (tijdelijk omgevingsplan) en de nieuwe regels (per gebied) die periodiek toegevoegd/gewijzigd zullen worden tot en met eind 2029. Of wanneer er bijvoorbeeld een compleet nieuw omgevingsplan moet liggen. Zowel de relatie met het proces ‘verkennen en begeleiden initiatief’, waarbij je als vergunningverlener wilt weten wat er is besproken zodra er een concrete vergunningaanvraag binnenkomt, als de beoordeling van alle buitenplanse aanvragen vraagt om een nauwere samenwerking tussen de huidige medewerkers van de ‘afdeling’ ruimtelijke ordening en van ‘afdeling’ vergunningen. 

Samenwerken buiten de gemeente

Qua samenwerking met ketenpartners en/of adviseurs buiten de gemeente, biedt het DSO een samenwerkingsfunctionaliteit. De samenwerkingsfunctionaliteit is inmiddels gekoppeld aan de meeste VTH-systemen. Daarmee kan op een efficiënte en eenduidige manier advies gevraagd worden, advies ontvangen worden en stukken (zoals besluiten/brieven) gedeeld worden met elkaar. Dat vervangt de huidige manier van advies vragen via de OLO of via de mail, dat minder goed werkt. Over de manier van samenwerking zullen wel goede afspraken gemaakt moeten worden met de diverse ketenpartners.

Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (Wkb)

Verder heeft de Wkb ook impact op het vergunningenproces. Door de knip vanuit de Omgevingswet is er sprake van een ruimtelijk en een bouwtechnisch deel. Voor het ruimtelijke deel zal er altijd een omgevingsvergunning aangevraagd moeten worden bij de gemeente, die beoordeeld wordt op basis van het omgevingsplan (ruimtelijk en welstand). Voor gevolgklasse 1 bouwwerken zal er daarnaast een melding bouwactiviteit gedaan moeten worden bij de gemeente en een gereedmelding bouw aan het einde van het traject. Hierbij is de kwaliteitsborger aan zet voor de controles tijdens de bouw. Voor gevolgklasse 2 en 3 moet er voor het bouwtechnische deel een omgevingsvergunning (bouwtechnisch) worden aangevraagd bij de gemeente, naast al eerder genoemde omgevingsvergunning (omgevingsplan). Dat betekent een andere werkwijze en beoordeling door de medewerkers van de afdeling vergunningen. Dus om antwoord op de vraag te geven: ja, inhoudelijk wordt het vergunningenproces echt anders dan nu. Het is dus belangrijk om de betrokken medewerkers binnen uw organisatie daar goed op voor te bereiden.

Na aanleiding van dit artikel nog meer vragen rondom de omgevingswet? Neem vrijblijvend contact op met processpecialist Ellen Zwiers. Dit artikel is geschreven voor Omgevingsweb.