Maand: maart 2020

Online werksessie: Omgevingswet in Zwolle

In Zwolle zijn de belangrijkste processen al omgevingswetproof. Nu de Eerste Kamer op 10 maart de aanvullingswet grondeigendom heeft aangenomen, zijn er toch nog wat procesaanpassingen nodig. In online workshops brengen we dat samen met specialisten van de gemeente in kaart.

Processpecialist Ellen Zwiers begeleidde de werksessies in Zoom. Ze vertelt: “De eerste keer was het voor iedereen erg wennen om met Zoom te werken. We ontdekten al snel dat je beter oordopjes in kunt doen en dat beeld en geluid standalone beter zijn dan via het netwerk. Gelukkig was ik bij de aftrap vooraf zelf veel aan het woord, om te vertellen wat we de komende paar weken samen gaan doen. In een vervolgsessie zijn we écht samen aan de slag gegaan, toen waren we al aan Zoom gewend en ging de discussie prima. Ik had een plaat voorbereid die ik via mijn scherm kon delen en die richting gaf aan de discussie. Ook het stap voor stap doorspreken van een werkproces ging goed. Dat onderdeel heb ik samen met trainee Nadine begeleid: ik leidde het gesprek en gaf iedereen het woord en Nadine zorgde voor de vastlegging. Ik heb wat vaker een pauze ingelast en heb regelmatig gecheckt hoe het met iedereen ging. Het is fijn dat we zo toch verder kunnen werken aan omgevingswetproof werkprocessen.”

De Aanvullingswet grondeigendom vult de Omgevingswet aan met regelingen voor het voorkeursrecht, onteigening, de inrichting van het landelijk gebied en kavelruil. Ook bevat het wetsvoorstel regels over verhaal van kosten die de overheid maakt voor het aanleggen van publieke voorzieningen. Verder bevat de Aanvullingswet regels over een financiële bijdrage aan ruimtelijke ontwikkelingen in de gemeente. Door het aannemen van de Aanvullingswet grondeigendom door de Eerste Kamer, is een volgende stap gezet op weg naar inwerkingtreding van de Omgevingswet. De Processpecialisten helpen gemeente Zwolle met het ontwerpen en implementeren van omgevingswetproof werkprocessen.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.

Scholengroep AMOS springt in de toekomst

Het onderwijs vernieuwt, zelfs in tijden waarin het lerarentekort de voorpagina’s domineert. Samen met Scholengroep AMOS zijn we op zoek gegaan naar baanbrekende oplossingen waardoor kinderen ook in de toekomst de basis voor het echte leven meekrijgen op school. Oplossingen die het beroep van leerkracht nog mooier maken.

“Als we een paar van deze ideeën toepassen, wil ik zeker in het onderwijs blijven werken”

Veranderspecialist Marleen Tolsma heeft een groep van leerkrachten en schoolleiders uitgedaagd om de gangbare aannames over onderwijs expliciet te maken, zoals: ‘leren doe je op school’, ‘bij leren horen toetsen’ en ‘school moet leuk zijn’. Op basis van deze aannames heeft de groep vervolgens creatieve oplossingen bedacht. Toetsen en methodes werden geschrapt, vrijheid en vertrouwen teruggegeven aan de leerkracht, specialisten de school in gehaald, een flexibele werkdag bedacht en onderlinge uitwisseling gestimuleerd. Er zijn onverwachte oplossingen gevonden, zoals bijvoorbeeld het afschaffen van het schoolgebouw. Op deze manier zijn tijdens de ochtend vijf scenario’s opgesteld. Zoals één van de leerkrachten tijdens de workshop zei: “Als dit het onderwijs is, wil ik er zeker in blijven werken!”

Ook nu de scholen zijn gesloten, werkt AMOS verder aan het concreet maken van de scenario’s. Daarbij ontstaan spontaan aanvullende ideeën en krijgen nieuwe oplossingen steeds meer vorm. Om ervoor te zorgen dat de bedachte oplossingen straks ook gerealiseerd worden, hebben we ook een workshop verandermanagement verzorgd. Daarin hebben de deelnemers kunnen oefenen met het achterhalen van de oorzaken van weerstand en het inzetten van de juiste maatregelen.

Meer weten? Ook een sprong in de toekomst maken? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

TOZO referentieproces voor gemeenten

Optimaliseer snel je TOZO proces door gebruik te maken van het TOZO referentieproces voor gemeenten!

Als steunmaatregel tijdens de coronacrisis (COVID-19) heeft het kabinet aangekondigd extra ondersteuning te bieden aan ondernemers en zelfstandigen. In eerste instantie wordt uitgegaan van een budget van € 250 miljoen, maar dit kan in de komende maanden in de miljarden oplopen. Aan de gemeenten de taak om dit geld te verdelen. In het kader van het Coronavirus (COVID-19) heeft de overheid een versoepelde regeling voor de BBZ in het leven geroepen (TOZO regeling). Deze wordt uitgevoerd door gemeenten. Dit zal leiden tot een grote toename in het aantal aanvragen voor de TOZO.

Om als gemeente, zelfstandigen en ondernemer snel inzicht te krijgen in het vernieuwde proces, hebben De Processpecialisten en Mavim een referentieproces beschikbaar gesteld om je eigen proces in te richten, aan te passen of te verbeteren. Op basis van ontvangen feedback actualiseren we het proces continu en werken we het verder uit. Graag ontvangen we jouw reactie! Verbeteringen in het proces publiceren we op de TOZO-proces Portal.

Toegang de TOZO Proces Portal kan worden aangevraagd via deze link. Na je aanmelding ontvang je een uitnodiging voor de TOZO-proces Portal.  Na het accepteren van de uitnodiging word je automatisch doorverwezen naar deze pagina.

Met het belangeloos beschikbaar stellen van deze informatie en kennis hopen De Processpecialisten en Mavim een bijdrage te kunnen leveren rondom deze maatschappelijke uitdaging.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Managementsysteem vergroot efficiëntie LVNL

Bedrijfsmanagementsysteem vergroot focus, voorspelbaarheid en efficiëntie Luchtverkeersleiding Nederland

De kernactiviteit van Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) is het verlenen van luchtverkeersdiensten aan het burgerluchtverkeer in Nederland, zodat vliegtuigen veilig en efficiënt op hun bestemming komen. De maatschappij stelt steeds hogere eisen. Er is meer focus op duurzaamheid en hinderbeperking. Innovatieve technologie op het gebied van veiligheid, capaciteit en duurzaamheid brengt oplossingen binnen handbereik.

Veranderende maatschappelijke eisen hebben gevolgen voor processen, systemen en gedrag

De purpose van de organisatie is ‘Samen luchtvaart mogelijk maken’. De uitwerking daarvan heeft consequenties voor het bestaande ISO9001-gecertificeerde bedrijfsmanagementsysteem LVNL Essentials. Het resulteert in wijzigingen in de organisatie, de gebruikte processen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en in het gedrag van mensen. Om de informatie in LVNL Essentials 24/7 en overal te kunnen delen met medewerkers, toezichthouders en externe auditors, is LVNL overgestapt naar een moderner en intuïtiever ICT-platform (mavim). De overgang is ondersteund door De Processpecialisten.

Focus op toegevoegde waarde in processen

Een projectteam, bestaande uit de interne modelleurs met kennis van de mensen en processen, stond onder leiding van een duo met links naar de business en ICT. Om te komen tot de nieuwe inrichting van LVNL Essentials startte het projectteam met het opstellen van een conventiedocument. In interactie met de afdelingsmanagers en proceseigenaren werd bepaald welke onderdelen van LVNL Essentials al dan niet in aangepaste vorm overgezet konden worden en aan welke nieuwe processen behoefte is.

Processpecialist Wilbert Koenen zorgde voor verbinding en bleef steeds de ‘waarom’-vraag stellen bij het bepalen van de toegevoegde waarde van onderdelen van de processen. Hierdoor is de bewustwording bij managers en medewerkers vergroot. De processen weerspiegelen nu een effectievere en efficiëntere samenwerking tussen afdelingen.
 

Vertrouwen in deskundigheid op de werkvloer

Niet alles is van tevoren te bedenken en af te spreken. Door nieuwsgierig te zijn en oprechte interesse te tonen in mensen en hun werk, wordt duidelijk waar zij en de organisatie behoefte aan hebben. Het kijken naar het grotere geheel zorgt voor bijstellingen gedurende het project. De opgedane inzichten en ervaringen van de modelleurs zijn gedeeld. Dit heeft geleid tot aanpassing van het conventiedocument.

Het resultaat van het project is een actueel LVNL Essentials met informatie die altijd en overal toegankelijk is. Sommige afdelingen kregen de smaak te pakken. Zij gaan verder met het lean maken van hun gezamenlijke processen en het oplijnen en verbeteren van de ICT-ondersteuning van hun processen.

Lessen en successen

Op de volgende kritieke succesfactoren is geacteerd:

  • De verbinding met en tussen mensen die in een proces werken brengt alles op gang. Daarna is het bekijken van de uitwerking en gezamenlijk bijsturen van cruciaal belang.
  • Hoofd- en bijzaken onderscheiden is een belangrijk hulpmiddel om het juiste detailniveau te bepalen. Een externe facilitator kan daarbij van grote waarde zijn.
  • Er is sponsorschap in alle lagen van de organisatie en steun van het bestuur nodig. Bij de introductie van het vernieuwde bedrijfsmanagementsysteem is aan zichtbaarheid en draagvlak gewerkt. Door en voor medewerkers is een filmpje gemaakt. Daarin geven mensen uit verschillende lagen en afdelingen kort aan, wat voor hen de toegevoegde waarde is.

Compliance: check!

Parallel aan dit project is gewerkt aan het aantonen van compliance met vernieuwde Europese regelgeving. En met succes. Het geactualiseerde bedrijfsmanagementsysteem LVNL Essentials heeft LVNL in staat gesteld binnenkort het nieuwe Common Requirements certificaat te ontvangen.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

De Processpecialisten zoeken verbinding

De komende drie weken worden een gekke gewaarwording, voor iedereen. Direct contact met collega’s en klanten is minimaal, zodat de werkweek er heel anders uit gaat zien.

De Processpecialisten volgen de landelijke richtlijnen en werken zoveel mogelijk vanuit huis. Onze kracht is het verbinden van mensen. Dat blijven we gewoon doen: de komende periode zullen we via webinars en filmpjes inspireren en onze ervaringen delen. Daarnaast gaan we hard aan de slag met het ontwikkelen van nieuwe proposities op het gebied van o.a. Robotgestuurde procesautomatisering (RPA) / Robotisering, Informatie- en datagedreven Werken en Service Design. Zo blijven we binden en boeien!

Hieronder vindt u een overzicht van de webinars die wij voor u gaan verzorgen. Onder de deelnemers aan de webinars verloten wij iedere week één uur online consultancy.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Sturing in de matrix: gedoe of synergie?

Lukt het om als gemeente in 2030 CO2-neutraal te zijn, als verschillende ketenpartners daar elk vanuit hun eigen belang op sturen? Deelnemers aan de ontbijtsessie over sturing ontdekten al snel: vanuit verschillende rollen sturen op een gezamenlijke casus is uitdagend.

“De focus van de politiek is soms echt anders dan die van mijn projectleider. Kunnen die misschien eens met elkaar praten voor ze mij aan het werk zetten?”

Een korte opiniepeiling maakte duidelijk dat veel organisaties zich bewust zijn van nut en noodzaak van heldere sturingsmechanismes, maar de stap nog niet hebben gezet om er ook echt mee aan de slag te gaan. Tegelijkertijd is dat juist de belangrijkste voorwaarde om het werkend te krijgen.

Na het rollenspel rondom de CO2-neutrale gemeente en andere casussen hebben deelnemers uit verschillende branches en processpecialisten tips uitgewisseld voor samenhang in sturing. Rolduidelijkheid van lijn- en andere rollen bleek ook volgens deelnemers van groot belang.

Onze top 3 tips:

  1. Voer het gesprek over de noodzaak en de wil om te sturen: hoe denken we daarover in onze organisatie, welke beelden hebben we?

  2. Beschrijf de rollen en hun verantwoordelijkheid voor sturing en evalueer de rollen regelmatig met gedoe uit de praktijk: wie gaat waarover?

  3. Vind elkaar in het beoogd effect of doel: als iedereen vanuit zijn rol stuurt op dat hogere doel, dan vind je ook samenhang in de sturing daarop.

De ontbijtsessie was een voorproefje van de training Resultaatgericht sturen. Houd onze agenda in de gaten.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Leestip: Rusland in 101 wodka-etiketten

Wie weleens op De ProcesFabriek is geweest, weet: de industriële revolutie en de Russische avant-garde zijn grote inspiratiebronnen voor De Processpecialisten. We hebben trouwens ook een wodkaritueel. Het nieuwe boek van Edwin Trommelen gaan we dan ook zeker lezen.

In het boek Rusland in 101 wodka-etiketten verbindt Edwin Trommelen zijn uitgebreide verzameling etiketten aan zijn grote kennis van het land. Aan de hand van telkens één etiket vertelt hij over poëzie, dagelijks leven, geschiedenis, maatschappij, taal, kinderjaren, kunst, (onbekende) uitvindingen, volkeren, et cetera. Maar ook minder voor de hand liggende zaken komen aan de orde, zoals hoe Rusland ruikt, welk eten de Rus in het buitenland mist, wie zijn helden zijn en hoe hij vloekt. Kortom, het boek is tegelijkertijd verheven en laag-bij-de-gronds; het gaat over dichters en tsaren, maar ook over Ivan Ivanovitsj – De Russische Jan-met-de-pet – en zijn vrouw Irina.

Rusland in 101 wodka-etiketten Edwin Trommelen ISBN 9789088031069

Meer lezen van Edwin Trommelen of over Rusland? Check de Rusland-specialisten van boekhandel Pegasus 

Vliegende start met implementatie Omgevingswet

Gemeente Schouwen-Duiveland is het jaar goed begonnen met een energieke bijeenkomst rondom de omgevingswet. Medewerkers die dit jaar in hun werk de gevolgen van de nieuwe wet zullen gaan merken, weten nu wat er op hen af gaat komen.

Kwartetten en casusbespreking

Tijdens de bijeenkomst heeft Gertjan Benou (afdelingshoofd Ruimte en Milieu, opdrachtgever van het Programma Omgevingswet) verteld wat het Programma Omgevingswet het komend jaar gaat doen. Daarna is het omgevingswetkwartet gespeeld: het spel brengt de deelnemers in gesprek over de belangrijkste instrumenten en uitgangspunten van de Omgevingswet. Ten slotte hebben de deelnemers met een aantal voorbeeldcases op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving de VNG-referentieprocessen doorgesproken. Dit heeft duidelijk gemaakt wat de grootste veranderingen zullen zijn ten opzichte van de huidige werkwijze en wat de grootste uitdagingen zijn voor het komende jaar.

Spontane aanmeldingen

Jeroen Dirksen, coördinator Vergunningen en projectleider Processen Omgevingswet, kijkt terug:

“De bijeenkomst hielp om een brede groep medewerkers mee te nemen in de veranderingen die eraan zitten te komen. De VNG-referentieprocessen zijn zeer herkenbaar. In regionale sessies met onze ketenpartners gebruikt de VNG deze processen ook als basis. Deze kick-off heb ik, maar vooral ook de deelnemers, als zeer goed en waardevol ervaren. De resultaten bieden een heel goed houvast voor ons vervolg. Er zijn zelfs medewerkers die zich naar aanleiding van de bijeenkomst spontaan hebben aangemeld voor een rol in het project!” 

Meer weten? Of het Omgevingswet kwartet aanschaffen? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77.

Ook gebruik maken van de toolkit Werkende processen met de VNG-referentieprocessen, die de VNG samen met De Processpecialisten heeft ontwikkeld? Dat kan! Download ze hier.