Hoe procesgericht werken bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug een forse boost krijgt

Veel gemeentelijke organisaties bereiden zich voor op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Die wet vervangt per 1 juli 2022 zesentwintig bestaande wetten en meer dan honderd regelingen over de leefomgeving. In de praktijk betekent dit dat gemeenten bezig zijn met het aanpassen van processen en het introduceren van procesgericht werken. Ook de gemeente Utrechtse Heuvelrug is er druk mee, bevestigt Hermannus Stegeman. Hij is sinds voorjaar 2016 bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug als Manager Publiek verantwoordelijk voor de publieke dienstverlening. Hij is ook ambtelijk opdrachtgever voor de processen in de Omgevingswet.

VOELT ALS CORVEE

Hoe is Stegeman de voorbereidende werkzaamheden voor die nieuwe wet begonnen? “Met nadenken over hoe de gedachte van de Omgevingswet zich vertaalt in hoe we aan de achterkant werken en wat dat betekent voor de dienstverlening aan de voorkant.” Hoewel Stegeman een verleden in de horeca heeft en op grond daarvan goed thuis is in de wereld van moderne dienstverleningsconcepten, kreeg het procesgericht werken in zijn gemeente niet meteen vleugels. “In het verleden verliep het procesgericht werken binnen onze organisatie nogal stroperig”, licht Stegeman toe. “Er werken hier bevlogen collega’s die niets liever doen dan hun vak goed uitoefenen. Procesgericht werken is niet iets waar ze meteen warm voor lopen, dat voelt als corvee. Om dat aan te laten slaan bij medewerkers, daar waren we niet zo goed in.”

Het was voor Stegeman duidelijk dat hulp van buiten de organisatie wenselijk was. Op zoek naar een projectleider deed de gemeente daarom een uitvraag in de markt, waar meerdere reacties op kwamen. “De propositie van De Processpecialisten stak er met kop en schouders bovenuit”, blikt Stegeman terug. “Bovendien sloot het enthousiasme van beoogd projectleider Margreet van Staalduinen precies aan op wat wij zochten. Het klikte meteen heel goed met haar. Want je wilt niet alleen je processen aanpassen, maar ook de medewerkers meenemen om ze met hun vakkennis en motivatie te laten denken vanuit de nieuwe Omgevingswet.”

AANJAGER VOOR PROCESVERBETERING

Stegeman wist vooraf: als we onze processen opnieuw hebben beschreven in de geest van de Omgevingswet dan is dat prachtig, maar daar eindigt het niet. Sterker nog: daar begint het pas. Daarom leek een gefaseerde aanpak in vier stappen het best te passen: voorbereiden, concretiseren, uitvoeren en continu verbeteren. “Margreet en ik heb die aanpak gezamenlijk uitgewerkt voor onze organisatie”, stelt Stegeman. “Het is niet zo dat De Processpecialisten een kant-en-klaar programma op de plank heeft liggen. Je ontwikkelt het echt samen.” Volgens Stegeman hebben de kennis en kunde van De Processpecialisten hem de ogen geopend. “Ik besefte dat we de procesrollen anders moesten inrichten. Dus niet zoals wij eerder hadden gedaan. Dat er, gechargeerd gezegd, een proceseigenaar heel erg eenzaam stond te trekken aan een dood paard. De Processpecialisten hebben daar verandering in gebracht. De ambitie van Margreet was om het procesgericht werken te matchen met de intrinsieke motivatie van medewerkers.”

Margreet is in de zomer van 2019 aan de slag gegaan. Ze fungeert volgens Stegeman als aanjager voor procesverbetering en zorgt ervoor dat medewerkers in staat zijn om dat vanuit hun eigen werkzaamheden zelf aan te passen. In de woorden van Stegeman: “Ze helpt ons niet om vissen te vangen, ze leert ons hoe we hengels kunnen maken. Ze weet medewerkers echt te raken en zorgt ervoor dat ze zelf met ideeën komen.”

Vanwege de coronapandemie heeft Margreet het persoonlijk contact met medewerkers van de gemeente noodgedwongen moeten verruilen voor digitale sessies via het beeldscherm. Volgens Stegeman is dat echter geen grote handicap. “Juist door haar energie en enthousiasme is zij in staat om het scherm beter te laten werken. Dat hoor ik ook van anderen.”

IN BEWEGING BRENGEN

De ondersteuning van De Processpecialisten heeft er volgens Stegeman duidelijk voor gezorgd dat het procesgericht werken in zijn gemeente een forse boost heeft gekregen op een manier die niet als corvee wordt ervaren, maar juist energie geeft. Hij zegt: “Margreet is niet van het hameren op een bepaalde werkwijze. Zij is vooral sterk in het verleiden en in beweging brengen van mensen. Iets aantrekkelijks bieden waardoor ze loskomen van hun oude werkwijze.” Op grond van de succesvolle inzet van Margreet is een tweede Processpecialist inmiddels gestart om met een ander team van de gemeente Utrechtse Heuvelrug aan procesverbetering te gaan werken.

In de aanloop naar de nieuwe Omgevingswet zet Margreet haar werk bij de gemeente Utrechts Heuvelrug tot juli 2022 voort. Ze is er volgens Stegeman in geslaagd om de operatie inzichtelijk en behapbaar te maken. De gemeente bevindt zich nu in de laatste fase, die van continue procesverbetering. “Onze grootste uitdaging is om ervoor te zorgen dat het verbeterwiel blijft draaien op basis van de intrinsieke motivatie van medewerkers”, zegt de Manager Publiek. “Ik verwacht dat het de bewustwording bij collega’s verankert dat we met elkaar bezig moeten zijn met de vraag: hoe maak ik het beter voor inwoners en leuker voor mezelf? Margreet heeft dat bewustzijn intussen behoorlijk aangewakkerd.”