Het opstellen van een gemeentelijk Omgevingsplan is een lastige en gecompliceerde klus. Zwolle verzekerde zich om die reden van externe ondersteuning door De Processpecialisten. Op die manier slaagde de gemeente erin ‘een chaotische brij’ succesvol te ontrafelen.

Scrum is een populaire methode om structuur aan te brengen bij het oplossen van complexe vraagstukken. Het realiseren van een gemeentelijk Omgevingsplan is een typisch voorbeeld van zo’n ingewikkeld vraagstuk. In het kader van de Omgevingswet moeten gemeenten een Omgevingsplan opstellen ter vervanging van bestaande verordeningen en bestemmingsplannen. De scope van een Omgevingsplan is echter veel breder omdat die niet alleen uitgaat van de ruimtelijke scope, maar betrekking heeft op de hele fysieke leefomgeving. “Het is zó allesomvattend”, stelt Patries van den Broek-Bredewold, senior juriste Omgevingsrecht bij de gemeente Zwolle. “Je bent met zoveel onderwerpen tegelijk bezig dat het al snel één grote brij wordt.” 

Grip op het proces

Patries is in Zwolle tevens projectleider Omgevingsplan en in die rol geeft ze leiding aan een multidisciplinair kernteam dat het plan opstelt. “We hadden vooraf goed nagedacht over hoe we het Omgevingsplan zouden aanvliegen en hoe we grip op het proces konden houden”, legt Patries uit. “Bij het formuleren van een Omgevingsvisie hadden we de scrummethode al eens gebruikt en dat was ons toen prima bevallen.” Onder het motto ‘vreemde ogen dwingen’ koos de gemeente Zwolle ervoor om de rol van procesbegeleider bij het scrumproces extern te beleggen. Na een offerteronde en gesprekken met drie geïnteresseerde partijen kwam Maureen Smeets van De Processpecialisten in beeld om de begeleiding als scrummaster voor haar rekening te nemen. 

“Maureen overtuigde ons dat ze over voldoende flexibiliteit beschikte om het proces te managen”, legt Patries uit. Kijk, in principe volgt scrum heel concrete stappen: van A naar B naar C en D. Maar met het Omgevingsplan voelden we op onze klompen aan dat we soms bij B moesten beginnen en dan weer terug naar A en dan naar D. Wat bovendien voor Maureen pleitte was haar achtergrond als juriste en dat ze onze taal sprak. Ook had ze al bij andere gemeenten met de Omgevingswet te maken gehad. Hoewel dat voor ons geen harde noodzaak was, wist ze dus wel het nodige van de materie. Daarom begreep ze ook waarom sommige dingen niet meteen volgende week klaar konden zijn. Ze snapte de dynamiek van het proces.”

Binding in het team

Gedurende anderhalf jaar bestond Maureens rol vooral uit het faciliteren, plannen, aanjagen en het bewaken van de werkbelasting. Bijvoorbeeld door scherp in de gaten te houden of bepaalde taken door het kernteam of door anderen uitgevoerd moesten worden. Volgens Patries zorgde Maureen ervoor dat het kernteam heel gedisciplineerd elke dinsdagochtend paraat was om de voortgang te evalueren. “Daarnaast heeft ze er altijd op gehamerd om bijeenkomsten fysiek bij te wonen in plaats van via een beeldscherm. Op die manier heeft ze bijgedragen aan binding in het team.”

Het door De Processpecialisten vaak gehanteerde principe ‘Voordoen, Samen Doen, Zelf Doen’ ging in Zwolle volledig op.

Vertrekpunt voor het opstellen van een Omgevingsplan vormden de bestaande bestemmingsplannen, legt Patries uit. “Dat was mogelijk omdat ze gelukkig allemaal up-to-date waren. Vervolgens was het voor ons de kunst om op basis van een vooraf gedefinieerde structuur bestemmingen om te zetten naar functies. Dat geeft je een mooie kapstok om activiteiten aan op te hangen.” In principe was het de bedoeling om in sprints van drie weken telkens een daadwerkelijk resultaat op te leveren en voor te leggen aan een reviewgroep. Dat lukte in de praktijk niet altijd. “Maar dat lag zeker niet aan Maureen”, haast Patries zich te zeggen. “Soms was er gewoon geen concreet resultaat of een gebrek aan reviewers. En als er niks te reviewen valt, dan gaat het over en doen we daar niet moeilijk over. Ik had niet de indruk dat Maureen daar ongelukkig mee was. Ze begreep die dynamiek en dat was tegelijk haar meerwaarde. Ze liet zich ook niet gek maken door de vele onzekerheden die voortkwamen uit de voortdurende aanpassingen van de Omgevingswet.”

Op het rechte pad

“Maureen heeft ons daadwerkelijk verder kunnen helpen”, stelt Patries. “Het was fijn dat ze regelmatig kritische vragen stelde. Ook kon ze ons een spiegel voorhouden door te zeggen: ‘als je het nu niet klaar hebt, neem ik daar geen genoegen mee’. Die houding is absoluut nodig om stappen te kunnen zetten. Als externe begeleider was zij in staat om ons op het rechte pad te houden. Dat heeft ze goed gedaan.” 

Eind 2023 zat het werk er voor Maureen op. Patries: “We begonnen met een chaotische brij en Maureen heeft ons geholpen om daar structuur in aan te brengen. Inmiddels kregen we zelf steeds duidelijker voor ogen wat ons te doen stond. Dat betekent dat ook de hoeveelheid inzet afnam die we van Maureen vroegen.” Op een gegeven moment kon de gemeente Zwolle zelfstandig verder met het Omgevingsplan. Patries beaamt dat het door De Processpecialisten vaak gehanteerde principe ‘Voordoen, Samen Doen, Zelf Doen’ in Zwolle volledig opging. “Klopt helemaal.” Volgens Patries is haar gemeente weliswaar goed op weg met het Omgevingsplan, maar zal voltooiing ervan nog wel zo’n twee jaar in beslag nemen.

Afsluitend benadrukt Patries nog maar eens hoe soepel de samenwerking Processpecialist Maureen verliep. “Ze is makkelijk benaderbaar en bijzonder hulpvaardig. Als ik morgen een scrumtaject moest starten, dan zou ik Maureen meteen als scrummaster vragen.”

Maureens toptips voor het succesvol opstellen van een Omgevingsplan

• Zorg voor een dedicated team met leden die voldoende tijd beschikbaar hebben.
• Houd het Omgevingsplan behapbaar door het in stukjes op te knippen.
• Houd de aandacht voor het Omgevingsplan levend door er in de organisatie regelmatig over te communiceren.
• Moedig collega’s aan een bijdrage te leveren en laat blijken hun inzet te waarderen.
• Houd de vinger aan de pols ten aanzien van de voortgang.
• Help elkaar door zonodig taken van elkaar over te nemen.
• Benader de opgave nuchter, flexibel en praktisch (Maureen in een notendop).