“Het is een beleving met stresselementen” 

De Wet open overheid bezorgt gemeenten hoofdbrekens. Invoering van de wet is een omvangrijke operatie omdat in principe iedere ambtenaar ermee te maken krijgt. Werken aan bewustwording is daarom cruciaal, besloot de gemeente Rotterdam. De Processpecialisten ontwikkelden daarvoor een simulatiespel. 

 

Nederlandse gemeenten zijn druk bezig om zich voor te bereiden op de Wet open overheid (Woo), die tot eind 2026 gefaseerd wordt ingevoerd. Deze wet vervangt de voormalige Wet openbaarheid van bestuur, de Wob. Waar die laatste wet zich vooral richtte op openbaarmaking van informatie naar aanleiding van verzoeken van burgers of journalisten, gaat de Woo een stuk verder. “Actieve openbaarmaking van informatie, onderverdeeld in elf verplichte categorieën voor gemeenten, is een belangrijk kenmerk van de Woo”, legt Josette Lieste uit. Zij is vanuit adviesbureau De Processpecialisten betrokken bij de invoering van de Woo in Rotterdam. Met haar kennis van zaken merkt ze op: “Invoering van de Woo is een bijzonder omvangrijke operatie die bij veel gemeenten moeizaam verloopt.”  

 

Rotterdam Transparant 

Zo ver wilde de gemeente Rotterdam het niet laten komen. Onder de naam ‘Rotterdam Transparant’ heeft de gemeente een speciaal programma opgezet rond de invoering van de Woo. Dorien Rijkes, werkzaam als strategisch adviseur bij de afdeling Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding, vervult de rol van coördinator van het onderdeel Beleid & Organisatie van Rotterdam Transparant. “We wilden iets doen in het kader van bewustwording rond de invoering van de Woo”, legt ze uit. “Met uitzondering van de meer publieksgerichte afdelingen, zoals Burgerzaken en Stadsontwikkeling, heeft onze organisatie nog maar mondjesmaat ervaring met de nieuwe wet. We wilden helder krijgen welke afspraken er zijn gemaakt over het vastleggen van informatie. Tegelijk wilden we collega’s confronteren met de noodzaak van het correct beheren van informatie. Het leek ons een slim idee om de praktijk door middel van een simulatiespel na te bootsen.”  

Daarvoor klopte de gemeente aan bij De Processpecialisten. Daar ging Rolf Smit samen met een collega aan de slag om een simulatie te bouwen. Voor Rolf, met dertig jaar ervaring in gaming, een kolfje naar zijn hand. “Met allerlei documenten en kaartjes met vragen en antwoorden, hebben we een spel ontwikkeld”, legt hij uit. “De vragen gaan bijvoorbeeld over het bouwen van een dakkapel of het aanvragen van een overlijdensakte. Het is aan de deelnemers om elke informatievraag spelenderwijs van het juiste antwoord te voorzien.”  

 

Informatiehuishouding op orde 

“Op die manier laten we deelnemers aan de simulatie zelf ondervinden hoe complex de afhandeling van Woo-verzoeken kan zijn”, stelt Josette. “Zo ervaren ze in de praktijk hoe belangrijk het is om in hun dagelijkse werk de informatiehuishouding op orde te hebben.” Wat volgens Dorien ook meespeelt: collega’s die nu dossiers opbouwen, voelen de pijn van gebrekkige dossiers lang niet altijd zelf omdat Woo-verzoeken vaak pas veel later komen. Ze geeft een voorbeeld. “Als er in Rotterdam een nieuwe brug wordt gebouwd, kun je op je vingers natellen dat er in de toekomst Woo-verzoeken zullen volgen. Dus moeten we er in de dossieropbouw nu al voor zorgen dat die informatie openbaar-proof is.” 

Tijdens de Zomerschool 2024 zijn op basis van open inschrijving in Rotterdam twee informatiebijeenkomsten voor in totaal 27 medewerkers van de gemeente georganiseerd. “De deelnemende collega’s kwamen rijp en groen uit verschillende afdelingen van onze organisatie”, merkt Dorien op. “Sommigen hadden al enige ervaring met de Woo, terwijl anderen hun inschrijving motiveerden met een opmerking als: ‘Ik had gehoord dat de Woo heel breed impact zou hebben, maar in de praktijk merk ik er helemaal niets van’.”  

 

Druk stevig opgevoerd 

De bijeenkomsten begonnen met een door Dorien verzorgde presentatie over de Woo. “In de simulatie die dan volgt, staan we stil bij de werkprocessen rond een Woo-verzoek. Hier komt de kennis van Josette over processtappen als termijnen en bezwaarmogelijkheden bij kijken. Zij kent het proces van de Woo en is in staat om de vertaalslag naar de praktijk te maken”, aldus Dorien. De simulatie zelf werkt ongeveer als volgt: enkele deelnemers overvoeren een fictief gemeenteloket met Woo-verzoeken. Bijvoorbeeld over kapvergunningen of bouwvoorschriften. Vertegenwoordigers van het intakebureau moeten vervolgens op zoek naar deze informatie bij de diverse gemeentelijke afdelingen, vertegenwoordigd door de overige deelnemers.  

“Collega’s ervaren zelf in de praktijk hoe belangrijk het is om in hun dagelijkse werk de informatiehuishouding op orde te hebben” 

“Tijdens de simulatie wordt de druk stevig opgevoerd”, zegt Josette. “Mijn rol bij de simulatie is om na afloop van het spel de ervaringen van deelnemers op te halen en de link te leggen met de praktijk van hun dagelijkse werkzaamheden.” Voor een goede simulatie is de begeleiding heel belangrijk, stelt Rolf. “Er moet iemand zijn die bij kan springen of bij kan sturen. Volgens Rolf werkt een simulatie het best als mensen letterlijk in beweging moeten komen. “Dan wordt zichtbaar waar het proces lekker loopt en waar het stagneert. Dat is bijvoorbeeld het geval als iedereen druk is met het zoeken naar het antwoord op een vraag en er bij het loket niemand meer aanwezig is om de burger te woord te staan.” 

 “Het feit dat deelnemers door de spelvorm zelf de pijn kunnen voelen, dat is de kracht van de simulatie” 

Ideaal voor bewustwording 

Volgens Dorien is een simulatie het ideale instrument voor bewustwording. “Het werkt veel beter dan een presentatie of informatie op het intranet. Het feit dat deelnemers door die spelvorm zelf de pijn kunnen voelen, dat is de kracht van de simulatie. Het is een beleving met stresselementen”, aldus Dorien. Het zal daarom niet als een verrassing komen dat er alweer nieuwe simulatiesessies op de Rotterdamse agenda staan. Dorien: “Waar de eerste twee bijeenkomsten nog onderdeel waren van onze Zomerschool, als proef gericht op leren en ontwikkelen, geldt dat niet voor het vervolg. De simulaties zijn voortaan structureel onderdeel van het programma Rotterdam Transparant.”  

“Ik verwacht dat we de simulatie als bewustwordingsinstrument ook bij andere overheidsorganisaties en publieke instellingen gaan inzetten”, zegt Josette. Rolf is daar zelfs van overtuigd: “De eerste aanvragen druppelen namelijk al binnen.”