Om zich goed voor te bereiden op de komst van de Omgevingswet besloot de gemeente Eindhoven zich professioneel te laten ondersteunen door Ellen Zwiers van De Processpecialisten. Dat bleek een gouden greep. “Ellen krijgt van mij het rapportcijfer 10.”

Eind 2021 maakte Processpecialist Ellen Zwiers in Eindhoven een begin met de inventarisatie van processen die werden geraakt door de Omgevingswet. Bedoeling was om aansluitend in 2022 een reeks processessies met de betrokken ambtenaren te organiseren. De wens om daarmee flink snelheid te gaan maken, werd echter enigszins de grond ingeboord. De afdeling Vergunningen was namelijk ook al buitengewoon druk met de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Dat vroeg in 2022 nogal wat tijd en energie van medewerkers. Het duurde tot oktober van dat jaar tot er echt schot in de zaak kwam. Toen maakte Annemarie Kwaaitaal, van huis uit jurist en al meer dan 25 jaar werkzaam bij de gemeente Eindhoven, een interne transfer. Als afdelingshoofd Juridische zaken ging ze dezelfde functie uitoefenen bij de afdeling Vergunningen. 

Wat voor afdeling trof je aan?

Annemarie: “Er was sprake van achterstallig onderhoud op meerdere vlakken. Er waren meerdere ziektegevallen geweest, de afdelingsoverleggen waren gestaakt en er werd niet meer in opleidingen geïnvesteerd. Zo’n situatie is echt een kolfje naar mijn hand, want ik houd ervan om iets op te bouwen.”

In je nieuwe functie maakte je kennis met Ellen van De Processpecialisten.

“Ik kwam blanco binnen bij de afdeling Vergunningen en ik merkte dat alle actiepunten voor mij waren. Qua inhoud was ik nog niet zo goed thuis in de materie, dus heb ik de mogelijkheid aangegrepen om daar met Ellen over van gedachten te wisselen. Ze heeft me op die manier geholpen om de afdeling op de rit te zetten. Ellen is heel deskundig, wat ze zegt klopt altijd. Daarnaast was ons contact vanaf het eerste begin heel prettig.”

Ongetwijfeld ging het ook over de Omgevingswet.

“Ik ontdekte dat Ellen behoefte had aan iemand die tempo wilde maken met de Omgevingswet. Ze was in die periode een beetje aan het ploeteren. Veel actiepunten waren bijvoorbeeld blijven liggen. Ik kan me best voorstellen dat ze het gevoel had tegen de stroom in te roeien. Misschien had ze zelfs wel een hard hoofd in een goede afloop. Dus ik denk dat Ellen wel blij was met mijn komst naar de afdeling Vergunningen, want ik hou er ook van om flink door te pakken. We hadden meteen een goede match en bovendien een persoonlijke klik.” 

Zo konden jullie samen de kar gaan trekken. Er was immers genoeg te doen.

“Dat kun je wel stellen ja. We hadden ook onder de WABO niet alles helemaal lekker lopen. Wat dat betreft was er eerst een kwaliteitsverbetering nodig. Daarin heeft Ellen onze medewerkers stapsgewijs begeleid. Ze maakte inzichtelijk hoe de werkzaamheden werden verricht en dat verschilde van persoon tot persoon. Niet onlogisch, want als je vijftien casemanagers hebt die vanwege corona voor een groot deel op zichzelf waren aangewezen, dan krijg je vijftien verschillende manieren om het werk te doen. Allemaal goedbedoeld, maar niet bepaald uniform. Onder leiding van Ellen hebben we in deelgroepjes verbetervoorstellen uitgewerkt. Vanuit haar expertise heeft ze me ook geadviseerd welke voorstellen ik het beste kon overnemen. Want Ellen weet niet alleen alles van de Omgevingswet, maar ook van de Wet kwaliteitsborging. Je maakt haar niks wijs, ze stelt altijd de goede vragen.”

Hoe zagen haar processessies er uit?

“Aan de hand van zelfgemaakte procesplaten heeft Ellen alle processtromen met ons doorgenomen in de transitie van WABO naar Omgevingswet. Iedereen vond dat natuurlijk spannend, maar zoiets kun je met een gerust hart aan Ellen overlaten. Ze is sterk in het aanbrengen van structuur en ze is scherp; ze laat niets van tafel vallen. Ze neemt mensen echt bij de hand in de verandering. Afgelopen najaar heeft Ellen proces- en ketentesten georganiseerd. Bij die gelegenheid hebben we het proces nagespeeld om te kijken of alles klopte. Omdat we met het nieuwe zaaksysteem gingen werken, is Ellen nagegaan of alle stapjes goed in het systeem zaten.” 

Van alle markten thuis dus?

“We hebben haar leren kennen als een echte duizendpoot. De ketentesten die ik noemde organiseerde ze bijvoorbeeld in de vorm van workshops met stopcontacten, stekkers en snoeren. Uiteindelijk gaat er dan een lampje branden als het proces goed is ingeregeld. De Processpecialisten hebben ook een Omgevingswetspel, een soort kwartet. Echt ontzettend leuk om eens op een andere manier met de materie om te gaan. Ellen ziet altijd precies wat er nodig is om een resultaat te boeken.”

“Ellen weet niet alleen alles van de Omgevingswet, maar ook van de Wet kwaliteitsborging”

Ben je tevreden met het eindresultaat?

“Laat ik beginnen met op te merken dat het jaar uitstel van de Omgevingswet ons niet bepaald ongelegen kwam. Dat heeft eraan bijgedragen dat onze missie uiteindelijk is geslaagd: al onze mensen waren eind 2023 volledig voorbereid op de Omgevingswet. Niet alleen de medewerkers van de afdeling Vergunningen, maar ook van de afdeling Intake en de afdeling Milieu Bouw en Woningtoezicht. Dus eigenlijk heeft Ellen de hele keten van onze nieuw gevormde sector Intake Vergunningen Toezicht & Handhaving met raad en daad bijgestaan. Sinds maart 2024 geef ik trouwens leiding aan die sector. Heerlijk vind ik dat, kan ik weer lekker gaan bouwen.”

En hoe beoordeel je de inzet van Ellen?

“Haar leidinggevende vroeg me naar verbeterpunten voor Ellen. Maar ik kon echt helemaal niets bedenken, want ik ben supertevreden. Ellen heeft hart voor haar werk en de mensen met wie ze werkt. Ze werkt keihard, maar loopt zichzelf niet voorbij. En ik vind: als iets heel goed verlopen is, mag dat gerust gezegd worden. Dus Ellen krijgt van mij het rapportcijfer 10. Ik prijs me trouwens gelukkig dat we nog steeds van haar expertise mogen profiteren, onder andere bij het inrichten van processen voor de nieuwe afdeling Intake. Bovendien is het monitoren van doorlooptijden voor ons nu een issue. Ellen heeft ons in dat verband geadviseerd een procesverbeterteam in te richten. Ze helpt ons daarmee heel goed op weg.”