Vincent Damen en Jeroen Stam zijn partners bij De Processpecialisten. Met enige regelmaat wisselen ze van gedachten over uiteenlopende onderwerpen. In deze aflevering gaat het over de bezuinigingsopgave die op Nederlandse gemeenten afkomt.

Vincent: “Er heerst flinke onrust onder Nederlandse gemeenten. Ze koersen af op wat zij zelf omschrijven als een ‘ravijnjaar’. Vanaf 2026 hebben de 342 Nederlandse gemeenten een bedrag van ongeveer 2,5 miljard euro minder te verdelen uit het Gemeentefonds. En ze moeten natuurlijk minimaal net zoveel taken uitvoeren als nu.”  

Jeroen: “Ik las dat meer dan 200 gemeenten daardoor in ernstig financiële moeilijkheden dreigen te komen. Sommige grotere gemeenten moeten maar liefst tientallen miljoenen bezuinigen. Overal in het land breekt men zich het hoofd over de vraag hoe men de huidige taken met veel minder inkomsten kan blijven uitvoeren. Ja, de rek is er natuurlijk wel een keer uit. Dan ontkom je er als gemeente niet aan om scherpe keuzes te maken.” 

Vincent: “In het verleden was er kennelijk minder urgentie. Blijkbaar was er altijd nog wel ergens een potje voor nieuwe initiatieven. Natuurlijk moest er ook weleens worden bezuinigd, maar dat gebeurde dan steevast met de kaasschaaf in de hand. Hier een onsje minder, daar een procentje eraf…” 

Jeroen: “Daar kom je nu absoluut niet meer mee weg. In gemeenteland is het besef er volop dat ze de broekriem stevig moeten aanhalen.” 

Vincent: “Ook koepelorganisatie VNG is doordrongen van de ernst van de situatie. ‘Bereid u voor op het ergste’, luidde eerder dit jaar het VNG-advies aan de gemeenten.” 

Jeroen: “Dat klinkt bepaald dreigend. Maar het goede nieuws is precies wat de VNG ook met zoveel woorden zegt: gemeenten kunnen zich voorbereiden op wat komen gaat.” 

Vincent: “Bij sommige gemeenten zijn we al gestart met grondige procesoptimalisaties aan de hand van een processcan die bezuinigingspotentieel blootlegt. Dat is overigens geen eenmalige exercitie, we richten een continue verbetercyclus in. In het verlengde daarvan kijken we ook hoe gemeenten meer uit hun automatisering kunnen halen, bijvoorbeeld met softwarerobots.”  

Jeroen: “Maar ook op basaal niveau is er vaak nog genoeg winst te behalen. We zien regelmatig situaties waarin sprake is van meervoudige invoer van data, terwijl dat helemaal niet nodig is. Of dat mensen bestanden onderling afwijkend archiveren. Daarmee gaat veel tijd verloren.”  

Vincent: “Ik ken een organisatie waar uit onderzoek bleek dat mensen dertig procent van hun tijd kwijt waren aan het opzoeken van informatie. Dertig procent! Tel uit je verlies!” 

Jeroen: “Dat heeft er waarschijnlijk ook mee te maken dat we regelmatig terugkomen bij organisaties waar we eerder hebben gewerkt en moeten signaleren dat veel kennis verloren is gegaan. Dan begin je weer van voren af aan. Kennisborging is superbelangrijk en dat onderstreept het belang van een continue verbetercyclus.” 

Vincent: “In dat verband is het ook goed om lering te trekken uit eerdere bezuinigingsrondes. Toen hebben we gezien dat er op papier heel veel werd geoptimaliseerd en bezuinigd, maar het inboeken van alle geëlimineerde verspillingen bleek nogal een uitdaging.”  

Jeroen: “Daardoor is aandacht voor het implementatievermogen de komende periode een cruciaal onderdeel van bezuinigingstrajecten.”  

Vincent: “Wat we daarnaast vaak zien in bezuinigingsrondes is dat mensen ander werk krijgen. Ze verliezen hun baan niet, maar gaan van werk naar werk. Dat vraagt van organisaties dat zij voortdurend in staat moeten zijn om hun medewerkersbestand te matchen met het werkaanbod. Wij ondersteunen gemeenten bij de inrichting van dat matchingproces. Jeroen, je had het net over scherpe keuzes maken?” 

Jeroen: “Inderdaad. Dan heb ik het over slimme en radicale keuzes rond de diverse opgaven die er liggen. Daarvoor hebben wij voor de verschillende domeinen onze aanpak opgavegericht werken ontwikkeld. Zo kunnen gemeenten definiëren waar ze voor willen staan en daar hun analyse, inrichting, sturing en borging op afstemmen. Het zijn misschien grote woorden, maar dat is wel de essentie.” 

Vincent: “Helemaal mee eens, maar ook in de juiste structuur en samenwerking, want dat is wezenlijk voor opgavegericht werken. Daar komen in samenwerkingsverbanden vaak externe partners bij kijken. Daarom is het zaak om de governance goed in te richten.”  

Jeroen: “Los van de technische vormgeving moeten we constateren dat maken van keuzes een ongelofelijk ingewikkeld vraagstuk is. We hebben te maken met gigantische opgaven zoals armoede, leefbaarheid, woningnood en de instroom van asielzoekers. Nou, succes met kiezen. In de praktijk is het overigens niet het een of het ander, het gaat veel meer om de maatvoering. Maar je kunt op je vingers natellen dat het ergens pijn gaat doen.” 

Vincent: “Ook omdat iedereen altijd maar meer verwacht van de gemeente. Misschien moeten we dat idee loslaten. Je hoeft als gemeente niet alles zelf te doen.”  

Jeroen: “Klopt. Je kunt in samenwerking met andere partijen het aanbod van gemeentelijke diensten misschien anders organiseren. Mogelijk kunnen bewoners in hun eigen wijk het groen onderhouden, of afval opruimen. We kunnen wel allemaal naar de gemeente gaan kijken voor oplossingen, maar bedrijven en inwoners kunnen zelf ook wel degelijk iets doen.” 

Vincent: “Zeker in tijden van zware bezuinigingen kunnen alle kleine beetjes helpen.”