“Een majeure operatie: het in samenhang met elkaar actualiseren van processen in de keten” 

In het kader van de flexibilisering van het onderwijsaanbod maakt mboRijnland werk van een omvangrijke transformatie. In de eerste fase is het proceslandschap van de Leidse onderwijsinstelling in kaart gebracht, met ondersteuning van De Processpecialisten. “Ze hebben onze interne experts aan zet gelaten.” 

Op basis van veranderende wensen bij studenten en bedrijven zien onderwijsinstellingen zich genoodzaakt hun onderwijsaanbod op een andere manier in te richten. In plaats van de bestaande stramienen waarin studenten een vast curriculum doorlopen, is er behoefte aan flexibele leerpaden. Studenten kunnen op die manier hun opleiding samenstellen vanuit verschillende vakgebieden. Bedrijven op hun beurt kunnen op die manier maatwerkopleidingen voor hun werknemers afnemen. Dat is een geweldige transformatie, weet Roel Beurskens van De Processpecialisten. “Van oudsher zijn onderwijsinstellingen ingericht op basis van colleges met specifieke leerwegen”, legt Roel uit. “Dus op het moment dat je zegt: we gaan een open palet aan onderwijsmogelijkheden aanbieden, dan moet je de processen van de verschillende domeinen op elkaar afstemmen. Ze moeten gelijkvormig en gelijksoortig zijn.”  

Voorloper in de transformatie 

Roel weet waarover hij praat. Onlangs rondde hij een adviestraject af bij het in Leiden gevestigde mboRijnland. Bij deze volgens Roel ambitieuze onderwijsinstelling geeft Janine Warmerdam als programmadirecteur samen met haar collega-directeur Jaco Opschoor leiding aan het transformatieproces onder de naam ‘Flexpeditie’. Op grond van een doortimmerde visie en een volwassen onderwijsontwerpmodel bestempelt ze haar instelling als ‘voorloper in de transformatie’. De flexibilisering van het onderwijs is bij mboRijnland één van de vijf strategische pijlers.  

Toen Janine in augustus 2022 in opdracht van het College van Bestuur aan haar klus begon, constateerde ze dat veel werkprocessen al lang geen onderhoud meer hadden gekregen. “Een proces kan er op papier mooi uitzien, maar dat betekent niet automatisch dat het in de praktijk zo wordt uitgevoerd”, stelt Janine. “Daarnaast kwam je er in het verleden nog wel mee weg om uitsluitend je eigen processen te onderhouden, maar met de flexibilisering van het onderwijs kan dat niet meer. Als je in het ene werkproces iets verandert, heeft dat gevolgen voor andere werkprocessen. Daarmee sta je dus voor een majeure operatie: het in samenhang met elkaar actualiseren van processen in de keten. Dan heb je echt hulp nodig om dat goed te doen.”  

Die hulp kwam er in de vorm van Roel en zijn collega Roderick Willemen van De Processpecialisten. Een gesprek met een van de partners van het adviesbureau gaf de doorslag. Janine: “Toen ik tegenover hem mijn verhaal deed, kreeg ik het gevoel dat hij me heel goed begreep. Bovendien stelde hij de juiste vragen. Dat gaf vertrouwen.”  

 

Herijking van processen 

Daarmee konden De Processpecialisten in april 2024 aan de slag. De eerste indruk van Roel was positief. “Hoewel de noodzaak van een transformatie niet ter discussie staat, veroorzaakt die wel onzekerheid in onderwijsland. Het idee van ‘mijn student’ en ‘mijn college’ verdwijnt en ook traditionele geldstromen kunnen veranderen. Bij mboRijnland heb ik echter ervaren dat men de verandering ziet als een stap voorwaarts die men graag wil maken.” Volgens Janine is dat een juiste waarneming. “Voor de veranderingen die we willen doorvoeren, is veel draagvlak in de organisatie. Dat zit echt wel goed. Onze mensen zijn heel eager, ze willen gewoon graag.” 

In het door De Processpecialisten uitgevoerde adviestraject spelen proceseigenaren, procesexperts en procesgroepen ieder hun eigen rol. Roel vat zijn werkzaamheden als volgt samen: “We hebben eerst een foto gemaakt van het proceslandschap van mboRijnland. Vervolgens hebben we dat beeld vergeleken met de Middelbaar BeroepsOnderwijs Referentie Architectuur, kortweg MORA. Aan de hand daarvan konden we bepalen welke procesaanpassingen bij mboRijnland nodig waren. Niet voor niets spreken we van de herijking van processen.” De genoemde MORA-architectuur is overigens zodanig opgebouwd dat die de flexibilisering van het onderwijs ondersteunt. Volgens Janine hadden vertegenwoordigers in de gevormde procesgroepen soms moeite met de referentiearchitectuur. “Hoe detecteer je bijvoorbeeld witte vlekken? En tot welke gelaagdheid moet de uitwerking plaatsvinden? Kijk: onze mensen zijn inhoudelijk heel deskundig, maar processpecialisten zijn ze niet.” De begeleiding van Roel en zijn collega leidde tot een verschillenanalyse, waar Janine niet van schrok. “We wisten namelijk al wel dat er witte vlekken in onze processen zaten. Als je in de uitvoeringspraktijk tegen allerlei hickups aanloopt, dan weet je dat het niet goed zit.” 

Technisch en veranderkundig 

Janine omschrijft de Flexpeditie bij mboRijnland als een technische en veranderkundige exercitie. “Dankzij de externe ondersteuning hebben we de technische operatie nu achter de rug. Complimenten aan De Processpecialisten, ze hebben het echt goed gedaan. Wat ik vooral heel mooi vond is dat ze onze interne experts aan zet hebben gelaten. Ze zijn ondersteunend geweest en hebben het niet overgepakt. Want het kan en mag natuurlijk niet zo zijn dat als de externe ondersteuning stopt, we niet onze eigen broek op kunnen houden.” Net als Janine toont ook Roel zich buitengewoon tevreden over de samenwerking. “Dat heeft ook te maken met het ervaren sponsorship, belangrijk bij elke verandering. Bij mboRijnland heeft Janine die rol serieus opgepakt. Ze is heel doortastend en van het aanpakken. Ze intervenieert waar nodig en is duidelijk in the lead.” 

Volgens Roel is de door De Processpecialisten ontwikkelde aanpak zoals uitgevoerd bij mboRijnland buitengewoon geschikt om ook bij andere onderwijsinstellingen in te zetten. Op haar beurt constateert Warmerdam: “Voor het vervolg van de transformatie hebben we behoefte aan verandermanagement, met aandacht voor de mens in het geheel. We moeten nog een tijdlijn bepalen en wie wat gaat doen.” Zijn De Processpecialisten daarbij ook van de partij? Janine: Als we externe hulp gaan inroepen, dan is die kans wel groot.” 

 

“In het verleden kwam je er nog wel mee weg om uitsluitend je eigen processen te onderhouden, maar met de flexibilisering van het onderwijs kan dat niet meer”