Werksessie informatieplan Stedelijk Beheer

Vertegenwoordigers van de verschillende assetteams en procesleiders vanuit Team Openbare Ruimte hebben in een werksessie samen prioriteiten op het gebied van informatievoorziening (IV) bepaald. Dankzij de goede voorbereiding door de deelnemers werd snel duidelijk, waar de meeste winst te halen is.

De procesleiders en assetteams hebben onderling overlappende en vergelijkbare informatiebehoeften: door IV-initiatieven te bundelen, hebben meer partijen er sneller profijt van.

‘Overheids-ICT is zó niet hetzelfde als je computer thuis….’

Deelnemers onderkennen de complexiteit

De werksessie startte met een introductie door projectleider Frans Twigt en een toelichting op actuele IV-ontwikkelingen door informatiemanager Dick Grasboer. Daarna gaven alle deelnemers een korte presentatie van hun actuele wensen, knelpunten en lopende initiatieven rondom informatievoorziening. De presentaties van maximaal 3 dia’s per persoon waren zo ingesteld, dat na 1 minuut automatisch de volgende dia tevoorschijn kwam. Bovendien was aan de deelnemers gevraagd om hun verhaal te vertellen met beelden in plaats van teksten. Denk: losse eindjes om aan elkaar te knopen, Buurman & Buurman (A je to!) en veel, heel veel screenshots van Excel. Het gaf de deelnemers een eerste indruk van de raakvlakken tussen hun eigen belangen en die van hun collega’s.

‘Aan mij heb je een partner’

Deelnemers vinden raakvlakken en bondgenoten

Daarna begon het echte werk. Voorafgaand aan de bijeenkomst hadden de deelnemers hun informatiebehoeften, knelpunten, wensen en lopende IV-initiatieven geïnventariseerd. Met die puzzelstukjes zijn de deelnemers in de werksessie op zoek gegaan naar bondgenoten voor IV-projecten. Wanneer het lukte om een coalitie te vormen werd een korte projectdefinitie gemaakt. Zo ontstond in korte tijd zicht op de gezamenlijke IV-prioriteiten voor 2019.

‘Dat zou donders handig zijn’

Deelnemer over gewenste IV-functionaliteit

Frans en Dick gebruiken de uitkomsten van de sessie om de komende weken een informatieplan uit te werken voor 2019 en verder, dat aansluit bij de vraag van de gebruikers.

Robijn Niemöller van De Processpecialisten verzorgde de voorbereiding en begeleiding van de werksessie.

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39