Sinds eind 2018 is Martijn Groenestein er als Programmamanager Omgevingswet voor verantwoordelijk om de gemeente Best voor te bereiden op de nieuwe Omgevingswet. Die nieuwe wet vervangt per 1 juli 2022 zesentwintig bestaande wetten en meer dan honderd regelingen over onze leefomgeving. Voor elke Nederlandse gemeente betekent dit een ingrijpende aanpassing van een grote hoeveelheid werkprocessen. Voor de dagelijkse werkzaamheden, zoals het beschrijven van processen en het optuigen van procesrollen, had Best in 2020 behoefte aan een Projectleider Werkprocessen. Die had de gemeente op dat moment niet zelf in huis, zegt Groenestein, “dus we hadden een externe kandidaat nodig.”
Aanbestedingstraject
Dat mondde uit in een aanbestedingstraject, waaraan onder andere De Processpecialisten deelnamen. Groenestein had in zijn verleden als ambtenaar in Oirschot goede ervaringen opgedaan met het Amsterdamse adviesbureau op het gebied van klantreizen. “In Best waren we begin 2020 bezig met het ombouwen van onze werkprocessen ten behoeve van de Omgevingswet”, blikt Groenestein terug. “Het leek daarom logisch om die aanpak te combineren met de serviceformules.” In het aanbestedingstraject bleek dat het aanbod van De Processpecialisten goed aansloot op de vraag van de gemeente. Een ontmoeting met Ellen Zwiers van De Processpecialisten gaf voor Groenestein de doorslag. “Ellen kon wel altijd terugvallen op ondersteuning van haar collega-adviseurs, maar ze bracht niet meteen een heel team consultants mee. Ellen gelooft namelijk sterk in de kracht van de organisatie die ze adviseert. Zij kijkt heel goed welke competenties er beschikbaar zijn en hoe ze die kan benutten. Ik vond dat een heel overtuigend verhaal.”
Vloeiend contact
In november 2020 ging Ellen als projectleider aan de slag in Best. Van meet af aan klikte het uitstekend met Groenestein. Hij zegt: “Ons contact was heel vloeiend. Het is fijn om met iemand samen te werken die beslagen ten ijs komt. Die bijvoorbeeld goed weet hoe een vergunningentraject werkt. Die ook de technische en digitale kant begrijpt en de vertaalslag kan maken naar de belevingswereld van de klant. Dat is heel waardevol. Dan hoef je er als programmamanager niet continu bovenop te zitten”, aldus Groenestein, die kon volstaan met wekelijks een half uurtje voortgangsoverleg met zijn projectleider.
Het succes van zo’n functionaris wordt doorgaans bepaald door de mate waarin deze de organisatie mee kan krijgen. Volgens Groenestein heeft de functie van projectleider een zeker afbreukrisico. “Je moet diplomatiek kunnen opereren om de verschillende belangen op één lijn te krijgen. Ellen kan dat. Ze is enthousiast, empathisch en collegiaal. De positieve kanten die Ellen als projectleider meebracht, hebben een wezenlijke bijdrage geleverd aan het welslagen van de opdracht.”
Poot stijf gehouden
Dat neemt niet weg dat er incidenteel een tegengeluid hoorbaar was. Ellen was voortvarend begonnen, met een zwaar accent op de werkprocessen. Pas het laatste halfjaar kwam het thema serviceformules meer in beeld. “Intern was dit een punt van zorg”, zegt Groenestein, “maar terugkijkend denk ik dat de aanpak van Ellen juist is geweest. Ze heeft altijd haar poot stijf gehouden en erop gehamerd dat eerst de basis op orde moest zijn. Pas daarna kun je de kroon op het werk zetten met het definiëren van serviceformules – en zo is het precies gegaan. Het was misschien niet helemaal volgens het spoorboekje, maar de treinen staan nu wel netjes gerangeerd.”
De tevredenheid strekt zich zelfs uit tot buiten de gemeentelijke organisatie. Omdat een overheidsloket vaak verbonden is met loketten van ketenpartners, is het project Ketentesten ontstaan. Onder leiding van Ellen is een informatiebijeenkomst gehouden voor zo’n tachtig vertegenwoordigers van de samenwerkende organisaties binnen de Metropoolregio Eindhoven. “Het tekent het ondernemerschap van Ellen”, zegt Groenestein, “Stiekem ben ik er heel trots op dat we dat met elkaar geflikt hebben.”
Hart voor de zaak
Hoewel Ellen na de formele afloop van haar opdracht volgens Groenestein af en toe nog wat nazorg verrichtte, liep haar projectleiderschap in oktober 2021 af. Betekent dit dat de gemeente Best het verder alleen af kan? Groenestein: “Ellen begreep heel goed dat haar opdracht niet eindigde met een presentatie aan het management. Cruciaal is het daadwerkelijk realiseren van borging in de organisatie. Je kunt het kindje leren fietsen, maar op een gegeven moment moeten de zijwieltjes eraf. De bal ligt nu bij de betrokken en bevlogen procesbeheerders en proceseigenaars die het werk van Ellen voortzetten. Die kunnen gaan groeien in hun rol.”
Mocht het onverhoopt nodig zijn, dan kan de gemeente Best altijd weer een beroep doen op De Processpecialisten, weet Groenestein. Concluderend merkt hij op: “Ellen heeft met haar inzet laten zien dat ze een scherp oog heeft voor het feit dat systemen, processen en mensen met elkaar de dienstverlening maken. Bovendien heeft ze hart voor de zaak. Tel daarbij op dat ze het hele project bijna volledig digitaal tot een goed eind heeft gebracht, dan zeg ik: knap werk, petje af.”
