Informatiebeheer Utrechtse vastgoedketen

Medewerkers van de afdelingen Vastgoedorganisatie en Vastgoedbeheer van de gemeente Utrecht krijgen weer grip op hun informatie. In 2 werksessies hebben zij gezamenlijk het ideale vastgoeddossier met bijbehorende ICT-ondersteuning ontworpen.

Directeur Jurriën Brombacher (de Utrechtse Vastgoedorganisatie) en groepshoofd Else Bezemer (Vastgoedbeheer):

“Het op orde houden van een vastgoeddossier is enorm ingewikkeld. Systeemkeuzes uit het verleden zorgen bovendien voor uitdagingen bij het beheer en gebruik van vastgoedinformatie. Het gaat om ruim 250 documenten per pand, waar zo’n 120 medewerkers gebruik van maken en die inmiddels op zo’n 8 plekken kunnen worden opgeslagen. Ons vakmanschap is de sleutel om weer grip te krijgen op onze informatie.”

Medewerkers uit verschillende onderdelen van de keten hebben gezamenlijk bepaald, welke documenten in het dossier thuishoren en wat een logische ordening is. Op basis van die logica is vervolgens gekeken, welk systeem het best geschikt is voor welke onderdelen van het dossier. Zo ontstond in korte tijd een concreet voorstel voor een nieuwe informatiearchitectuur.

Medewerkers vonden het fijn om hun expertise te kunnen inzetten voor dit vraagstuk en waren blij met het overzicht; verschillende vrijwilligers hebben zich spontaan gemeld om mee te denken over vervolgstappen.

Processpecialisten Margreet van Staalduinen en Marleen Tolsma verzorgden de voorbereiding en begeleiding van de werksessies.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77