De Processpecialisten maken altijd al graag gebruik van visualisaties zoals procesplaten. Sinds kort hebben we ons visueel repertoire verder uitgebreid: naast abstract nu ook figuratief! Processpecialist Margreet kreeg carte blanche van haar opdrachtgever bij het Ministerie van BZK. Ze vertelt over haar ervaringen.

“Een goede plaat zegt meer dan 1000 woorden. Daarom tekenen we in bijna ieder project wel een procesmodel: een reeks blokken die duidelijk maakt wat het bestaansrecht van de organisatie is, hoe de sturing werkt en wat de ondersteunende processen zijn. Zo’n plaat geeft inzicht, het gesprek over de blokjes zorgt voor een gemeenschappelijke taal. De kracht van zulke platen zit in de abstractie en de logica."

Het figuratieve werk lieten we tot dusver over aan onze sierschilder. De muurschilderingen in de ProcesFabriek en ProcesCentrale maken heel andere reacties los dan de procesplaten: vooral verwondering, verrassing en nieuwsgierigheid. Die afbeeldingen werken op het gevoel en dragen daardoor bij aan een productieve bijeenkomst.

Inmiddels hebben we ontdekt dat iedereen kan (leren) tekenen en dat dit nieuwe mogelijkheden biedt om in werksessies tot resultaten te komen. Ik teken bijvoorbeeld van tevoren een agenda of een format voor de output die ik uit de sessie wil halen. Dat ziet er niet alleen veel verzorgder en aantrekkelijker uit dan een leeg flipovervel of een saaie powerpoint, maar het helpt ook echt om tot betere resultaten te komen.

Door aan het begin van je bijeenkomst een agenda met checkboxjes te presenteren en gaandeweg de onderwerpen af te vinken, stimuleer je de deelnemers om actief mee te denken: is er genoeg gezegd over een bepaald onderwerp? Kunnen we door met het volgende? Een eenvoudige maar effectieve gedragsbeïnvloeder!

Een ‘aangekleed’ flipovervel voor de uitkomsten van de sessie helpt de deelnemers om in een bepaalde richting te denken. Een extra voordeel voor mij als procesbegeleider is, dat er aan het einde van zo’n sessie ook meteen een product klaar is. Ik hoef geen uitgebreid verslag meer te maken, als ik een foto van de flipover maak heb ik de essentie al te pakken. Minder werk voor mij en 100% herkenbaar voor de deelnemers.

Zelfs de besluitvorming in het DT verliep soepeler dankzij een visualisatie. We hadden goedkeuring nodig voor een wijziging van het intranet: een technische kwestie, die met tekst moeilijk is uit te leggen. Een tekening in de presentatie maakte alles in één oogopslag duidelijk. Het heeft misschien ook geholpen dat ik in het beslisdocument ook de directieleden zelf heb geportretteerd. Als ‘aardappelmannetjes’, maar toch goed herkenbaar. Zo’n voorstel kun je als DT toch haast niet weigeren…

Met het tekenen ontwikkel ik steeds meer een eigen stijl. Ik gebruik bijvoorbeeld altijd zwart als basiskleur met 1 of 2 accentkleuren, dat geeft rust. En ik zorg dat op elke plaat altijd ook mensen staan, voor de herkenbaarheid. Voor inspiratie gebruik ik google: welke beelden horen bij welke woorden, hoe doen anderen het? Al doende word je steeds handiger.”

Opdrachtgever Jeffrey Kwisthout, Senior Adviseur DBFMO/PPS at Ministerie van BZK: “Die tekeningen zijn geweldig om een boodschap helder en gemakkelijk over te brengen. 1 tekening zegt meer dan 1000 woorden en het blijft ook beter hangen.”

Kader

FMHaaglanden, de facilitaire organisatie voor het Rijk, is uitgebreid met drie zogenaamde DBFMO/PPS locaties. Op die locaties verzorgt niet FMHaaglanden alleen de facilitaire dienstverlening, maar met een private partner – waarbij FMHaaglanden wel verantwoordelijk is. Dit vergt een andere manier van samenwerken en heldere processen en afspraken. Daarvoor zorgt Margreet als procesadviseur.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77<span rgb(51,="" 51,="" 51);="" font-family:="" "helvetica="" neue",="" helvetica,="" arial,="" sans-serif;="" font-size:="" 14px;"="">

Meer over Jan Berghuis