Sinds 6 november 2017 werkt de Gemeente Oldebroek zaakgericht. Tijdens de voorbereidingen, die in februari 2017 zijn gestart, is minstens zoveel aandacht besteed aan mensen als aan processen en systemen.

Belangrijk onderdeel van de voorbereiding was het opstellen van een “Oldebroekse” zaaktypecatalogus op basis van de landelijke zaaktypecatalogus van GEMMA en de nieuwste archiefselectielijst van de VNG. De werkgroep ‘Zaaktypecatalogus’ (ZTC) heeft hierbij intensief samengewerkt met vakspecialisten uit de gemeenten Hattem en Oldebroek. Op basis van hun input werd het zaaksysteem Green Valley voor de verschillende vakgebieden ingericht. Die inrichting en de gekozen zaaktypen werden daarna door diezelfde medewerkers getoetst en aangescherpt.

Zaakgericht werken (ZGW) is meer dan alleen een nieuw IT-systeem implementeren: het betekent ook veel verandering in de organisatie. Al ruim voordat de opleidingen voor het zaaksysteem startten, zijn medewerkers en managers voorbereid op de nieuwe manier van werken. In processimulaties konden medewerkers en leidinggevenden kennismaken met de voordelen van zaakgericht werken en zich een beeld vormen van de impact ervan op hun werk.

“Wat ons geholpen heeft is dat we veel informatie verzameld hebben van andere gemeenten. We hebben geleerd van hun fouten en hebben hun successen toegepast, dat was onderdeel van onze projectaanpak”, aldus de projectleider ZGW in Oldebroek.

Voor het begeleiden van de medewerkers tijdens de verandering hebben de teamleiders gebruik gemaakt van de Prosci methodiek, de standaard uit de VS voor de menskant van veranderen.

De Processpecialisten hebben in dit traject de werkgroep ZTC en het verandermanagement begeleid.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77