Slim vergaderen.. Hoe doe je dat? Hoe geef je feedback op bijvoorbeeld de voorzitter van een vergadering die vaak uitloopt? Wat moet de input en output van een overleg zijn en hoe leggen we dat vast? Dit en andere vragen kwamen aan bod tijdens een eendaagse workshop bij Erfgoedpartners Groningen (EGP).

Herkenbaar waarschijnlijk: vrijwilligers, vaste en flexwerkende medewerkers zien elkaar weinig, maar willen wel informatie delen, goede besluiten nemen en heldere acties bepalen. Tegelijk heeft men het gevoel dat vergaderen ten koste gaat van tijd voor ‘het echte werk’. Gek, want een goede vergadering kan een enorme versnelling en focus geven. De neuzen staan immers weer dezelfde kant op en iedereen weet wat hem of haar te doen staat.

In de workshop kwamen aan de hand van stellingen verschillen in opvattingen naar boven zoals: wat kunnen medewerkers zelf beslissen en wanneer moet de directeur iets goedkeuren? Een rollenspel liet verschillende communicatiestijlen zien en wanneer feedback effect heeft en wanneer ook niet (‘jij bent altijd zo…’). Gesprekken in duo’s over praktijksituaties maakten duidelijk waar verbeteringen mogelijk waren en wat medewerkers als belemmeringen kunnen ervaren.

Deze dag met elkaar doorbrengen kweekte ook begrip, gaf nieuwe energie en leverde ‘smart’ actiepunten op om mee verder te gaan. Er werd ook veel gelachen! Gelukkig maar, want we nemen ons werk misschien soms wel eens te serieus?

De workshop werd gegeven door Marijke van den Esschert van De Processpecialist en was ingevuld op basis van specifieke wensen van EGP. Deze kleine organisatie zet zich in voor een groot aanbod erfgoed in de provincie Groningen, van molens tot borgen, via advies tot publicaties en evenementen. Een organisatie bestaande uit ZZP-ers, trainees, parttimers, een directeur, procesbegeleiders en vele vrijwilligers. Van jong tot iets minder jong, met uiteenlopende ervaring en kennis.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

*Bovenstaande foto is te vinden op www.collectiegroningen.nl en is gemaakt in het Noord-Nederlands Trein & Tram Museum in Zuidbroek.

Fotograaf: Anton Tiktak, Arte del Norte. Tekst: Fred Ootjers.