Medux verandert heel veel, maar behoudt rust in de organisatie

“2018 is voor ons een olympisch jaar op het gebied van continue verbetering”

Door bezuinigingen op de gezondheidszorg had Medux in het verleden te maken met lage prijsniveaus en felle concurrentie in de branche voor revalidatie- en zorghulpmiddelen. Onder die omstandigheden was het noodzakelijk om de kostprijs te verlagen en tegelijkertijd de kwaliteit te verhogen. Dat laatste was bovendien cruciaal om te kunnen voldoen aan de strenge kwaliteitsnorm ISO 13485. Daarvoor was het nodig om alle processen in de organisatie nauwkeurig te beschrijven. Een dergelijke beschrijving was sowieso gewenst vanuit de dubbele strategische doelstelling van Medux: enerzijds het realiseren van een grotere klanttevredenheid en anderzijds het ontwikkelen van zorginnovaties. Eerste voorwaarde voor het behalen van beide doelstellingen was en is een excellente bedrijfsvoering. Een nieuw ERP- systeem moest daar een forse bijdrage aan gaan leveren. Helaas bleek de opgeleverde procesbeschrijving ontoereikend om tot een geslaagde ERP-implementatie te komen. “Er bleek een veel grotere hoeveelheid maatwerk nodig dan vooraf was voorzien”, zegt Bas Alberts die als COO leiding geeft aan het veranderings-proces bij Medux. “We moesten daarom terug naar de tekentafel.”

Dus toen hebben jullie de hulp van De Processpecialisten ingeroepen?

“In eerste instantie hadden we Mavim, gespecialiseerd in IT-transformaties, gevraagd om ons te ondersteunen. Omdat hun focus wat meer op systemen en software ligt, levert Mavim een coproductie met De Processpecialisten. Zij zijn met name sterk op de inhoud van processen. Daarnaast kunnen zij op grond van hun ruime ervaring heel goed van buiten naar binnen kijken. Toen ze bij ons begonnen, kropen ze heel dicht tegen de organisatie aan om onze bedrijfsvoering volledig te doorgronden. De Processpecialisten legde zo de basis voor een geslaagde ERP-implementatie door Mavim. ”

Vervolgens zijn jullie het programma ‘Olympisch Presteren’ gestart. Wat houdt dat in?

“2018 is voor Medux een olympisch jaar op het gebied van continue verbetering. We gaan voor goud, waarbij we focussen op klantwaarde. Het is immers alleen de klant die uiteindelijk de gouden medailles uitdeelt. Wat we goed doen moeten we koesteren en wat beter kan, moeten we aanpakken. Onze dienstverlening moet in één keer goed, tegen de juiste prijs en altijd precies op tijd. Dit moet tot zichtbare resultaatverbeteringen leiden, die ook duurzaam zijn. Want je kunt een probleem wel vandaag oplossen, maar daarmee is het nog niet weg.”

Hoe krijg je de organisatie mee in die olympische gedachte?

“In zes sessies met inspirerende sprekers hebben we al onze medewerkers meegenomen in ons veranderprogramma. Dat we dit jaar echt het verschil willen gaan maken. En dat iedere medewerker daar lokaal zelf een bijdrage aan kan leveren door zich telkens af te vragen: wat heb ik vandaag gedaan en hoe kan dat morgen beter? Op organisatieniveau komt alles samen in een centrale kalender: ons activiteitenoverzicht 2018. Daarmee is voor alle medewerkers zichtbaar wanneer we welke verbeterinitiatieven oppakken. Wat we doen is voorspelbaar in tijd, geld en kwaliteit, dus mensen weten waar ze aan toe zijn.”

Welke rol hebben Prosci-trainingen in jullie veranderproces gespeeld?

“Een in alle opzichten centrale rol. Door op advies van De Processpecialisten gebruik te maken van het Prosci ADKAR-model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement) hebben we een gezamenlijke taal voor de verandering in onze organisatie geïntroduceerd, wat een onderling sterk verbindend eff ect geeft. De trainingen zijn in meerdere sessies door 150 leidinggevenden uit het top- en middenmanagement gevolgd. Ons enthousiasme voor de ADKAR-methodiek is sterk aangewakkerd. Het gebeurt heel regelmatig dat we hier even een ADKAR-rondje doen. Op die manier hebben we heel snel door of alle betrokkenen bij wijze van spreken nog in de bus zitten en dezelfde wedstrijd spelen. Bovendien is het fun-element een aantrekkelijk aspect van deze methodiek, die we uiteraard ook toepassen op al onze verbeterprojecten.”

Geef daar eens een voorbeeld van.

“Het project om ISO 13485 te behalen was behoorlijk complex omdat er meerdere afzonderlijke units bij betrokken waren. Daarbij hebben wij de lat voor wat betreft reiniging en desinfectie van medische hulpmiddelen extra hoog gelegd. Uiteindelijk bleek het praktisch goed uitvoerbaar om met behulp van de ADKAR-methodiek onze organisatie mee te nemen en aan de eisen van de ISO-norm te voldoen. Terwijl het belang voor een organisatie als de onze enorm is; het is cruciaal om aantoonbaar hygiënisch verantwoorde eindproducten te leveren.”

Hoe borgen jullie behaalde resultaten?

“In nauwe samenwerking met onze afdeling Business Change Management. Ook daar is het gedachtegoed van Prosci omarmd waardoor de afdeling fungeert als motor om het verder in de organisatie te implementeren.”

Hebben jullie De Processpecialisten dan nog wel nodig?

“In de toekomst wellicht. In onze consoliderende markt is Medux een toonaangevende speler en mogelijk is dat voor andere partijen een argument om zich in de toekomst bij ons aan te sluiten. Kwaliteit, synergie en toegevoegde waarde kunnen in dergelijke gevallen de doorslag geven. Vervolgens zullen we bij de integratie van eventuele acquisities moeten nagaan of onze processen voldoende op elkaar aansluiten of dat aanpassingen nodig zijn. Daarbij kunnen we de expertise van De Processpecialisten dan opnieuw uitstekend gebruiken.”

Bas Alberts, COO Medux

“De aanpak van De Processpecialisten helpt ons een continue en duurzame verbetering te realiseren voor zowel klanten als medewerkers. Er is vertrouwen en rust in de organisatie terwijl er tegelijkertijd wel heel veel verandert.”

Over Medux

Medux is de overkoepelende naam van een cluster van ondernemin-
gen die kwalitatief hoogwaardige zorg ondersteunende producten en diensten leveren aan zorgverzeke-raars, (lokale) overheden, zorgin-stellingen en zorgprofessionals. De focus ligt daarbij op de toelevering van zorg- en revalidatiehulpmiddelen die het welzijn en de participatie-mogelijkheden van de Nederlandse zorgconsument vergroten. De missie van Medux is: ‘zorg voor welzijn’.

De organisatie geeft daar concreet invulling aan door te anticiperen op verdere vergrijzing, veranderende regelgeving, nieuwe technologieën, de ontwikkeling van e-commerce en duurzaamheid. Medux wijst graag de weg in de veranderende wereld van de zorg. Bij Medux werken ongeveer 2.300 mensen.