Wat levert een training procesmanagement eigenlijk op? 

Bij de Radboud Universiteit bleek het antwoord groter dan nieuwe kennis

Wat levert een training procesmanagement eigenlijk op? Die vraag kregen we onlangs beantwoord tijdens een tweedaagse training Praktisch Procesmanagement voor het programma Assetmanagement van de Radboud Universiteit. Natuurlijk deden de deelnemers nieuwe kennis op over processen, procesgericht werken en verbeteren. Maar de meest waardevolle opbrengst zat ergens anders. Onze trainers Michelle, Linda en Emma blikken terug. 

Tijdens de training

Op de eerste dag maakten de deelnemers kennis met de basisprincipes van procesmanagement. Tijdens de tweede dag stond hun eigen praktijk centraal. Met behulp van vooraf uitgewerkte huiswerkopdrachten brachten deelnemers processen uit hun eigen werk in. Samen onderzochten we hoe deze processen verlopen, waar knelpunten ontstaan en welke verspillingen en verbeterkansen zichtbaar werden.

Wat daarbij opviel, was dat de gesprekken al snel niet meer gingen over de procesbeschrijvingen zelf.

De vragen die op tafel kwamen waren fundamenteler. ‘Wat is eigenlijk het doel van dit proces?’ ‘Voor wie doen we dit?’ ‘Waar zit de meeste waarde?’ en ‘Wie voelt zich verantwoordelijk voor het geheel?’

Een deelnemer verwoordde het treffend: “Ik ben maar een klein onderdeel van het proces.”

Dat inzicht bleek herkenbaar voor veel aanwezigen. Niemand overziet het volledige proces alleen. Iedereen kijkt vanuit zijn eigen rol, expertise en verantwoordelijkheden naar het werk. Juist daardoor ontstaan soms verschillende beelden van dezelfde werkelijkheid.

Door die perspectieven samen te brengen ontstond iets waardevols: gezamenlijke beeldvorming. Deelnemers kregen niet alleen meer inzicht in het proces zelf, maar ook in de afhankelijkheden tussen teams, de oorzaken van knelpunten en de mogelijkheden om samen te verbeteren.

Dat leidde tot mooie gesprekken, maar ook tot concrete resultaten. De deelnemers gingen naar huis met een aantal concrete verbetervoorstellen voor hun eigen processen. 

Misschien nog belangrijker was het enthousiasme dat gedurende de twee dagen zichtbaar werd. Waar processen regelmatig worden gezien als iets administratiefs of theoretisch, ontdekten deelnemers dat procesmanagement juist helpt om het gesprek te voeren over samenwerking, eigenaarschap en verbetering.

De opbrengst

Jielis van Schijndel, de programmamanager en opdrachtgever, vatte de opbrengst van de training mooi samen: “De training heeft niet alleen kennis opgeleverd, maar vooral bewustwording gecreëerd. Dit heeft geleid tot gezamenlijke begripsvorming, waardevolle gesprekken over knelpunten en verbeterkansen, en meer richting voor de stappen die we willen zetten. De praktische handvatten maken dat we het geleerde direct kunnen toepassen binnen de verdere ontwikkeling van assetmanagement én bij andere vraagstukken en samenwerkingen binnen de organisatie.”

Tijdens de training ontstond bovendien een interessante discussie. Veel organisaties willen processen beschrijven en standaardiseren, maar tegelijkertijd flexibel blijven. Kunnen processen en flexibiliteit eigenlijk wel samengaan? Of staan ze juist op gespannen voet met elkaar?

Het bleek een vraagstuk waar veel deelnemers zich in herkenden. Onze collega Emma Soepenberg besloot er een artikel aan te wijden. Daarin onderzoekt zij hoe processen juist ruimte kunnen bieden voor professioneel handelen en flexibiliteit in de praktijk.

Misschien is dat wel de belangrijkste les van deze twee dagen.

Procesmanagement begint niet bij een procesplaat. Het begint bij mensen die samen onderzoeken hoe het werk écht verloopt, welke waarde zij willen leveren en hoe zij dat samen beter kunnen doen.

De procesbeschrijving volgt daarna vanzelf.