Over ons Archieven - De Processpecialisten

Hoe moeten gemeenten omgaan met ‘ravijnjaar’ 2026?

Vincent Damen en Jeroen Stam zijn partners bij De Processpecialisten. Met enige regelmaat wisselen ze van gedachten over uiteenlopende onderwerpen. In deze aflevering gaat het over de bezuinigingsopgave die op Nederlandse gemeenten afkomt.

Vincent: “Er heerst flinke onrust onder Nederlandse gemeenten. Ze koersen af op wat zij zelf omschrijven als een ‘ravijnjaar’. Vanaf 2026 hebben de 342 Nederlandse gemeenten een bedrag van ongeveer 2,5 miljard euro minder te verdelen uit het Gemeentefonds. En ze moeten natuurlijk minimaal net zoveel taken uitvoeren als nu.”

Jeroen: “Ik las dat meer dan 200 gemeenten daardoor in ernstig financiële moeilijkheden dreigen te komen. Sommige grotere gemeenten moeten maar liefst tientallen miljoenen bezuinigen. Overal in het land breekt men zich het hoofd over de vraag hoe men de huidige taken met veel minder inkomsten kan blijven uitvoeren. Ja, de rek is er natuurlijk wel een keer uit. Dan ontkom je er als gemeente niet aan om scherpe keuzes te maken.”

Vincent: “In het verleden was er kennelijk minder urgentie. Blijkbaar was er altijd nog wel ergens een potje voor nieuwe initiatieven. Natuurlijk moest er ook weleens worden bezuinigd, maar dat gebeurde dan steevast met de kaasschaaf in de hand. Hier een onsje minder, daar een procentje eraf…”

Jeroen: “Daar kom je nu absoluut niet meer mee weg. In gemeenteland is het besef er volop dat ze de broekriem stevig moeten aanhalen.”

Vincent: “Ook koepelorganisatie VNG is doordrongen van de ernst van de situatie. ‘Bereid u voor op het ergste’, luidde eerder dit jaar het VNG-advies aan de gemeenten.”

Jeroen: “Dat klinkt bepaald dreigend. Maar het goede nieuws is precies wat de VNG ook met zoveel woorden zegt: gemeenten kunnen zich voorbereiden op wat komen gaat.”

Vincent: “Bij sommige gemeenten zijn we al gestart met grondige procesoptimalisaties aan de hand van een processcan die bezuinigingspotentieel blootlegt. Dat is overigens geen eenmalige exercitie, we richten een continue verbetercyclus in. In het verlengde daarvan kijken we ook hoe gemeenten meer uit hun automatisering kunnen halen, bijvoorbeeld met softwarerobots.”

Jeroen: “Maar ook op basaal niveau is er vaak nog genoeg winst te behalen. We zien regelmatig situaties waarin sprake is van meervoudige invoer van data, terwijl dat helemaal niet nodig is. Of dat mensen bestanden onderling afwijkend archiveren. Daarmee gaat veel tijd verloren.”

Vincent: “Ik ken een organisatie waar uit onderzoek bleek dat mensen dertig procent van hun tijd kwijt waren aan het opzoeken van informatie. Dertig procent! Tel uit je verlies!”

Jeroen: “Dat heeft er waarschijnlijk ook mee te maken dat we regelmatig terugkomen bij organisaties waar we eerder hebben gewerkt en moeten signaleren dat veel kennis verloren is gegaan. Dan begin je weer van voren af aan. Kennisborging is superbelangrijk en dat onderstreept het belang van een continue verbetercyclus.”

Vincent: “In dat verband is het ook goed om lering te trekken uit eerdere bezuinigingsrondes. Toen hebben we gezien dat er op papier heel veel werd geoptimaliseerd en bezuinigd, maar het inboeken van alle geëlimineerde verspillingen bleek nogal een uitdaging.”

Jeroen: “Daardoor is aandacht voor het implementatievermogen de komende periode een cruciaal onderdeel van bezuinigingstrajecten.”

Vincent: “Wat we daarnaast vaak zien in bezuinigingsrondes is dat mensen ander werk krijgen. Ze verliezen hun baan niet, maar gaan van werk naar werk. Dat vraagt van organisaties dat zij voortdurend in staat moeten zijn om hun medewerkersbestand te matchen met het werkaanbod. Wij ondersteunen gemeenten bij de inrichting van dat matchingproces. Jeroen, je had het net over scherpe keuzes maken?”

Jeroen: “Inderdaad. Dan heb ik het over slimme en radicale keuzes rond de diverse opgaven die er liggen. Daarvoor hebben wij voor de verschillende domeinen onze aanpak opgavegericht werken ontwikkeld. Zo kunnen gemeenten definiëren waar ze voor willen staan en daar hun analyse, inrichting, sturing en borging op afstemmen. Het zijn misschien grote woorden, maar dat is wel de essentie.”

Vincent: “Helemaal mee eens, maar ook in de juiste structuur en samenwerking, want dat is wezenlijk voor opgavegericht werken. Daar komen in samenwerkingsverbanden vaak externe partners bij kijken. Daarom is het zaak om de governance goed in te richten.”

Jeroen: “Los van de technische vormgeving moeten we constateren dat maken van keuzes een ongelofelijk ingewikkeld vraagstuk is. We hebben te maken met gigantische opgaven zoals armoede, leefbaarheid, woningnood en de instroom van asielzoekers. Nou, succes met kiezen. In de praktijk is het overigens niet het een of het ander, het gaat veel meer om de maatvoering. Maar je kunt op je vingers natellen dat het ergens pijn gaat doen.”

Vincent: “Ook omdat iedereen altijd maar meer verwacht van de gemeente. Misschien moeten we dat idee loslaten. Je hoeft als gemeente niet alles zelf te doen.”

Jeroen: “Klopt. Je kunt in samenwerking met andere partijen het aanbod van gemeentelijke diensten misschien anders organiseren. Mogelijk kunnen bewoners in hun eigen wijk het groen onderhouden, of afval opruimen. We kunnen wel allemaal naar de gemeente gaan kijken voor oplossingen, maar bedrijven en inwoners kunnen zelf ook wel degelijk iets doen.”

Vincent: “Zeker in tijden van zware bezuinigingen kunnen alle kleine beetjes helpen.”

Hoe krijg je processen écht werkend?

Jeroen: “Veel mensen denken dat procesmanagement een super actueel thema is. Dat klopt in zekere zin ook wel, maar toch timmeren we als Processpecialisten alweer 25 jaar aan de weg.”

Vincent: “Wat hebben we in die periode een boel trends zien komen en gaan. Op dit moment is datagedreven werken bijvoorbeeld een actueel vraagstuk. Daarnaast zijn robotisering en AI voor veel organisaties hot topics.”

Jeroen: “Ook voor ons als Processpecialisten hoor. Wij denken na over de vraag hoe we ons werk met behulp van AI beter kunnen doen. Hoe kunnen we klanten nog meer toegevoegde waarde leveren? Daar experimenteren we mee.”

Vincent: “En niet zonder resultaat. We hebben bijvoorbeeld een interactieve kennisbank op het gebied van procesmanagement ontwikkeld. We denken erover om daar op termijn ook klanten toegang toe gaan geven.”

Jeroen: “Dat past precies bij onze filosofie dat het waardevol is om onze kennis met opdrachtgevers te delen. Als je de ambitie hebt om je te profileren als autoriteit op het gebied van procesmanagement, en die ambitie hebben wij, dan moet je bereid zijn om kennis te etaleren en te delen. Het is een kwestie van halen en brengen.”

Vincent: “Wat je ook weer terugzag in het eind mei door ons georganiseerde Procesfestival. Ik wil onszelf niet al te zeer op de borst kloppen maar dat was echt een topevenement, niet in de laatste plaats dankzij de actieve inbreng van de aanwezige klanten en relaties.”

Jeroen: “In de praktijk blijkt er grote behoefte te bestaan aan zo’n evenement. Ik snap dat best, want als ik voor mezelf spreek: ik vind bijna niets inspirerender dan het gesprek aangaan over vraagstukken die mensen in organisaties bezig houden. Nou, dat gebeurde op het Procesfestival volop!”

Vincent: “Ik snap dat wel. Hoewel procesmanagement dus al een tijdje bestaat, zie je in de praktijk nog tal van bedrijven en instellingen worstelen met de vraag hoe ze processen echt werkend krijgen.”

Jeroen: “Van veel organisaties horen we: waar moeten we beginnen? Je hebt natuurlijk een uitgebreid plan van aanpak nodig, een budget en nog veel meer. Ik waarschuw organisaties altijd: laat het je niet overkomen dat daardoor je de moed in de schoenen zakt. Je moet vooral durven, ga het gewoon doen!”

Vincent: “Besef dat de factor mens daarbij cruciaal is. Op papier kun je fantastisch mooie verbeter- of veranderprojecten uittekenen, maar in de praktijk zijn het de medewerkers die het moeten doen. Dat geldt zowel voor individuen als voor teams.”

Jeroen: “Wat je vaak ziet is dat de ambitie groot is, maar de output tegenvalt. Organisaties beschikken meestal wel over een missie of een visie. Daarmee ben je er nog niet. Want als daar geen concrete doorvertaling bij hoort, gaat het niet werken.”

Vincent: “Je ziet organisaties regelmatig schermen met toverwoorden als flexibiliteit, zorgzaamheid of maatwerk. Maar wat betekenen die woorden nou eigenlijk concreet in de praktijk voor de inrichting en sturing van processen?”

Jeroen: “Je weet toch waarom ben ik zo’n groot fan van Hof van Saksen? Omdat hun extreem klantgerichte filosofie in werkelijk alles is doorgevoerd. Daar is heel goed over nagedacht, het plaatje klopt gewoon totaal.”

Vincent: “Zorg daarom voor een realistische ambitie als het gaat om het bereiken van de gewenste mate van procesvolwassenheid. Dat lukt nooit in één keer, maar gaat altijd stapje voor stapje. Dat betekent dat je eerst in kaart brengt waar je nu staat, waarmee je ook direct zich hebt op de logische vervolgstappen.”

Jeroen: “Eens. Het draait vooral om logica en samenhang. Over procesmanagement zijn boekenkasten volgeschreven, maar wij houden het graag overzichtelijk bij het aloude principe van richten, inrichten en verrichten.”

Vincent: “En ook: niet zwichten! Verbeter- en verandertrajecten zijn meestal een kwestie van lange adem en vergen ontzettend veel doorzettingsvermogen. Niet opgeven, blijven volhouden – daar draait het om.”

Jeroen: “Belangrijk is ook om kennis van de inhoud van processen te hebben. Je hoeft het niet beter te weten dan de deskundigen, maar je moet wel op niveau mee kunnen praten. Neem de Omgevingswet. De afgelopen jaren hebben wij stelselmatig geïnvesteerd in dat dossier en daardoor zijn we op het gebied van processen rondom de Omgevingswet uitgegroeid tot dé kennispartner voor bedrijven en instellingen.”

Vincent: “Daar mogen we inderdaad best trots op zijn. Net als een belangrijk basisprincipe onder onze dienstverlening: voordoen, samen doen, zelf doen. Daarmee kunnen we de komende 25 jaar weer uitstekend vooruit om processen echt werkend te krijgen.”

Inspirerend Procesfestival trekt gemotiveerd en actief publiek

Een boordevol programma en geen enkel moment van verveling. Dat was editie 2024 van het jaarlijkse Procesfestival ten voeten uit. Of, zoals een bezoeker het uitdrukte: “Als het om procesmanagement gaat, is dit voor mij dé plek om kennis op te doen, contacten te leggen en ervaringen uit te wisselen.”

De Amersfoortse Rijtuigenloods vormde eind mei het sfeervolle decor voor het jaarlijkse Procesfestival van de Processpecialisten. Op die dag dompelden een kleine tweehonderd bezoekers zich onder in de wereld van procesmanagement. Centrale thema tijdens het evenement: hoe krijg je procesmanagement nu écht werkend? Het antwoord op die vraag werd de deelnemers aan het Procesfestival voorgeschoteld in de vorm van een groot aantal inspirerende sessies, variërend van inhoudelijke kennisdeling en klantverhalen tot interactieve workshops. Daarnaast bood het Middenplein van de Rijtuigenloods plaats aan silent seminars, praatkraampjes, procesdoktoren, zakelijk tekenen, simulaties en games. Kortom: een boordevol programma waardoor bezoekers geen moment de kans kregen om zich te vervelen.

Gemeenten worden informatiehuizen

Tijdens het ochtendprogramma bleek de sessie ‘Praktisch handvatten voor digitalisering en datagedreven werken’ een publiekstrekker van formaat. In een met ongeveer honderd mensen bomvolle zaal presenteerden Eppo Beertema (Gemeente Utrecht) en Abe Borsje (De Processpecialisten) de laatste inzichten rond digitalisering en datagedreven werken. Daarvoor zijn processen de basis die beschrijven welke data nodig is om op te acteren.

“Zorg voor eenmalige vastlegging van data voor meervoudig gebruik. Ik zou elke collega willen aanraden dat op het lichaam te tatoeëren”

Eppo legde uit dat de gemeente Utrecht een praktische aanpak hanteert door verschillende afdelingen bij elkaar te brengen rondom processen, informatie en infrastructuur. Voor Eppo, werkzaam in het fysieke domein waar hij zich onder andere bezighoudt met het Utrechtse Erfgoed, was dat een bijzondere uitdaging. Toen hij aan zijn klus begon, werd hij geconfronteerd met IT-applicaties die, zoals hij het zelf uitdrukte “nog ouder waren dan het erfgoed zelf”. Voor pragmaticus Eppo vormde dat het vertrekpunt voor de inrichting van een nieuwe IT-infrastructuur. Op grond van die ervaring adviseert hij: “Houd het vooral klein in plaats van meteen een heel raamwerk op te willen tuigen.” Daar kon Abe zich uitstekend in vinden. Hij signaleerde dat gemeenten steeds meer transformeren tot informatiehuizen die de ambitie hebben om dingen meetbaar te maken. “Helaas moeten we ook constateren dat gemeenten dikwijls sterk verzuild zijn en informatie meestal niet transparant of uitwisselbaar is.”

Datagedreven werken is in wezen niets anders dan het toepassen van de Plan-Do-Check-Act cyclus, hield Abe zijn gehoor voor. Waarna Eppo de kern van zijn aanpak, nog eens samenvatte in een persoonlijk motto: “Zorg voor eenmalige vastlegging van data voor meervoudig gebruik. Ik zou elke collega willen aanraden dat op het lichaam te tatoeëren.”

Vermijd pottenkijkers in verbeterteam

Het middagprogramma bood onder andere ruimte aan een aantal interessante workshops. Bijvoorbeeld ‘Een goed begin is het halve werk’, onder leiding van Processpecialisten Simone Choi en Maaike van der Scheer. De laatste praatte de deelnemers aan de workshop bij over alle ins en outs van het begin van de PDCA-cyclus, het plannen dus. Bij de voorbereiding van een verbetertraject zijn drie vragen essentieel, legde Maaike uit. Waarom willen we verbeteren, wat willen we verbeteren en met wie willen we verbeteren?

Volgens Maaike kan de doelstelling van een verbetertraject niet ambitieus genoeg zijn. Ze gaf het voorbeeld van de afhandeling van informatieverzoeken van burgers aan de overheid. Maaike: “Dan kun je als doelstelling formuleren dat de afhandelingstermijn van zulke verzoeken omlaag moet van acht naar zes weken. Maar als dat een target is om je als overheid gewoon aan de wettelijke termijn te houden… Wie gaat daar nou van stralen? Dan is het veel beter om als doelstelling te formuleren dat het aantal ingediende informatieverzoeken moet halveren met vijftig procent. Daarmee toon je pas echt ambitie!”

Maaike zette de groep deelnemers aan het werk door voor hun eigen verbeterproces onder andere aanleiding, uitdaging, resultatenmeting en deelnemers op papier te zetten. Daarbij gaf ze een aantal handige tips:

Kies een proces waar een probleem in zit. Hoe weet je zeker dat het een proces is? Een proces beschrijf je per definitie met een werkwoord.
Maak gebruik van de deskundigheid van medewerkers in het proces. Zij zijn de échte experts.
Zet in het verbeterteam alleen mensen die nodig zijn. Houd het klein en veilig. Vermijd pottenkijkers!

De menskant van verandering

Tijdens de lunchpauze, maar ook op andere momenten, werd er flink genetwerkt. “Als het om procesmanagement gaat, is dit voor mij dé plek om kennis op te doen, contacten te leggen en ervaringen uit te wisselen”, stelde een bezoeker aan het Procesfestival desgevraagd.

In de workshop ‘Spoor naar verandering’ gingen de deelnemers actief met elkaar aan de slag. Processpecialisten Erik de Jong en Arnaud Wullings gingen in deze sessie met name in op de menskant van de verandering. “Bij het implementeren van innovaties ervaren we vaak dat niet zozeer de oplossing zelf de lastigste uitdagingen oplevert, maar juist de menskant van de verandering”, legde Erik uit. “Hoe zie je waar het proces knelt en hoe ondersteun je betrokkenen?” Daarvoor hadden beide Processpecialisten gekozen voor een vorm van co-creatie rond de verbeterdoelstelling van een van de aanwezigen. Nadat zij beurtelings door andere deelnemers aan de workshop was bevraagd om de uitdaging en de context scherp te krijgen, introduceerde Erik de ADKAR Blueprint. ADKAR staat voor Awareness (Aanleiding begrijpen), Desire (Drijfveer), Knowledge (Kennis opdoen), Ability (Aan de slag) en Reinforcement (Resultaten zien).

“Een project is redelijk voorspelbaar. Bij een opgave heb je echter te maken met een speelveld dat continu verandert”

Vervolgens ging de groep met post-its aan de slag om voor elk van de vijf onderdelen van de blueprint relevante initiatieven en aandachtspunten in kaart te brengen. Het resultaat van deze werkwijze, waarbij de gezamenlijke denkkracht van de gemotiveerde deelnemers volledig werd benut, vormde volgens Erik het kloppend hart van de integrale veranderaanpak. De deelnemer die de verbeterdoelstelling had ingebracht, nam de met gekleurde post-its volgeplakte vellen papier dan ook dankbaar in ontvangst.

Opgavegericht werken of project?

Aan het eind van de middag trok een sessie over opgavegericht werken de aandacht. In een volgens eigen zeggen ‘eerlijk verhaal’ deelden Kevin Noels (gemeente Zwijndrecht) en Jeroen Stam (De Processpecialisten) de lessen van vier jaar opgavegericht werken. Kevin vertelde dat zijn gemeente altijd gewend was om problemen vanuit de inhoud te benaderen. “Maar we merkten dat deze manier van werken niet leidde tot een beter Zwijndrecht. We hadden nog steeds te maken met veel criminaliteit en kinderarmoede, dus dat verplichtte ons om het anders te doen.” Volgens Jeroen zijn sommige vraagstukken zo groots en overstijgend dat ze de vermogens van individuele partijen te boven gaan en een ketenaanpak vereisen. Hij vroeg het aanwezige publiek om voorbeelden te noemen en de antwoorden kwamen vlot: de energietransitie, schooluitval, ouderenzorg, laaggeletterdheid en duurzaamheid. Eén van de aanwezigen vroeg zich af of opgavegericht werken niet eigenlijk gewoon een nieuwerwetse aanduiding was voor het aloude ‘project’. Ofwel: oude wijn in nieuwe zakken? “Nadrukkelijk niet”, stelde Kevin. “Een project is redelijk voorspelbaar. Bij een opgave heb je echter te maken met een speelveld dat continu verandert.”

Vervolgens deelden Kevin en Jeroen de belangrijkste lessen van ‘de reis’ die opgavegericht werken is. De laatste les, ‘Verlies de rest van de organisatie niet’, werd door een van de aanwezigen in het publiek krachtig geherformuleerd. “Ik zou zeggen: niet iedereen hoeft mee op reis, maar het thuisfront moet wel op de hoogte zijn.” Waarop Jeroen meteen reageerde: “Zo, dat is mooi gezegd! Mag ik die gebruiken?”

In 2025 is er weer een Procesfestival! Erbij zijn? Houd de aankondiging goed in de gaten.

De kracht van de massa en de handelingsvrijheid van het individu

Vincent Damen en Jeroen Stam zijn partners bij De Processpecialisten. Met enige regelmaat wisselen ze van gedachten over uiteenlopende onderwerpen. In deze aflevering gaat het over de kracht van de massa en de handelingsvrijheid van het individu.

Jeroen: “Hey Vincent, hoe is het? Goeie vakantie gehad?”

Vincent: “Op zich prima, maar helaas wat korter dan gepland. Vanwege een sterfgeval in de familie moest ik mijn vakantie acuut afbreken en halsoverkop terugkeren naar Nederland.”

Jeroen: “Nog gecondoleerd daarmee. Los van die verdrietige omstandigheden zal de terugreis naar Nederland vermoedelijk nog een hele hoop gedoe hebben gegeven. Al het geregel dat er in zo’n situatie bij komt kijken!”

Vincent: “Nou, dat viel eigenlijk reuze mee. Via de alarmcentrale had ik heel snel contact met mijn verzekeraar FBTO. En hoe je dan geholpen wordt, dat is echt fantastisch. Heel begripvol en persoonlijk. En ze hebben een houding van: linksom of rechtsom, we gaan het voor u regelen. Ik was daar erg van onder de indruk.”

Jeroen: “Als Processpecialist ben ik dan benieuwd: had je het idee dat ze daarbij gebruik maken van een draaiboek met standaard processen en procedures?”

Vincent: “Nee, helemaal niet. Ik kreeg juist de indruk dat mijn vaste aanspreekpunt bij de verzekeraar persoonlijk heel veel handelingsvrijheid had.”

Jeroen: “Hier gaat waarschijnlijk het aloude principe op dat als de basis op orde is, mensen de ruimte hebben om te doen wat nodig is.”

Vincent: “Vrijheid in verbondenheid, noemden wij dat vroeger. Volgens mij heeft dat principe nog helemaal niets aan actualiteit ingeboet. Wij geloven er in ieder geval heilig in, zowel in onze eigen organisatie als bij klanten.”

Jeroen: “Ben ik helemaal met je eens. Het is een misverstand om te denken dat als wij een proces inrichten dat we dan ingewikkelde stroomschema’s gaan maken en alle stappen in zo’n proces tot drie decimalen achter de komma vastleggen.”

Vincent: “Dat is oud denken, als Processpecialisten zijn we absoluut niet van die school.”

Jeroen: “Je wilt van medewerkers natuurlijk geen robots maken. Wij werken liever met een set basisafspraken, waarbij medewerkers de vrijheid hebben om op basis van hun eigen afwegingen keuzes te maken.”

Vincent: “Precies dat gevoel kreeg ik dus heel sterk bij het contact met FBTO. Dat iemand alles uit de kast trekt om je volledig te ontzorgen. Iemand die begrijpt: deze meneer heeft momenteel wel andere dingen aan zijn hoofd. Echt indrukwekkend.”

Jeroen: “Maar dat zal heus geen toeval zijn. Ongetwijfeld heeft FBTO serieus nagedacht over het creëren van de voorwaarden waarbinnen die medewerker jou zo goed kon helpen.”

Vincent: “Dat vermoeden heb ik ook. Belangrijk is wel om van geval tot geval te beoordelen tot welk detailniveau je basisafspraken met elkaar maakt.”

Jeroen: “Sommige dienstverleners plakken daar standaard graag de 80/20-regel op. Dan zeggen ze: als je tachtig procent efficiënt organiseert, hou je twintig procent over om creatief te zijn. In mijn optiek is dat flauwekul.”

Vincent: “Je moet in ieder geval niet gaan micromanagen, maar sturen op output. Vergelijk het met een voetbalelftal. Je spreekt met elkaar een bepaald spelsysteem af, bijvoorbeeld 4-3-3. Daarmee creëer je een duidelijk handelingskader waarbinnen iedere voetballer zijn taken in het veld kan uitvoeren en daarnaast de ruimte heeft om individueel uit te blinken.”

Jeroen: “Wij geloven in de kracht van de massa, maar ook in de handelingsvrijheid van het individu. Bij elkaar opgeteld is dat volgens mij een winnende combinatie.”

Vincent: “Het is letterlijk wat je zegt: vrijheid in verbondenheid!”

OOST! 9

De reis van dokter Leonardo voert de lezer mee op een onnavolgbare tocht over de Oekraïense steppe. Spaanse ‘tirannendoder’ Don Jose Pereira reist naar Sovjet-Oekraïne af om op vogels te jagen. Daar duiken nog twee reizigers op: de Italiaanse dokter Leonardo Pazzi en zijn ‘toekomstige geliefde’ Alceste, die om onduidelijke redenen een boottochtje maken in de omgeving van Charkiv.

De Oekraïense schrijver Mike Johansen (1895-1937) behoorde tot een jonge generatie schrijvers die in het Sovjet-Oekraïne van de jaren twintig de hemel bestormde, om in de jaren dertig vermalen te worden in de Stalinterreur. De reis van dokter Leonardo was het laatste boek dat Johansen schreef voordat hij, onder druk van het regime, het schrijven opgaf. Het was vergeefs: in 1937 werd hij alsnog opgepakt en doodgeschoten. Zijn boeken bleven tot in de nadagen van de Sovjet-Unie verboden. Voor het eerst verschijnt een werk van deze generatie in Nederlandse vertaling.

In de serie OOST! verschijnt nog niet eerder in Nederlandse vertaling gepubliceerd werk van Oost- en Midden-Europese schrijvers. De Processpecialisten sponsoren deze serie zodat hun verhalen vertaald kunnen worden. Vooral verhalen die verandering verbeelden; ook in ons werk moet het Geschreven Woord tot de verbeelding spreken – een procesmodel, een klantreis of een rondje ADKAR. Reizen in de verbeelding kan altijd en zonder beperkingen.

Onze vaste klanten en aanhangers ontvangen De reis van dokter Leonardo binnenkort per post.

Gemeente Hilversum gaat snel meer robots inzetten

De gemeente Hilversum ziet de voordelen van robotisering: inwoners en ondernemers krijgen sneller en beter antwoord. De Processpecialisten hebben een onderzoek uitgevoerd om te bepalen waar de meeste winst te behalen is. De gemeente wil nog dit jaar de eerste 3 processen robotiseren.

Het begon met een inspiratiesessie over Robotic Process Automation (RPA). Experts uit de gemeenten Dordrecht, Tilburg, Schiedam en Utrecht, samen met RPA-expert Asher Lake en ontwikkelaar Ciphix, hebben daar succesverhalen gedeeld en de deelnemers gestimuleerd om na te denken over kansen in hun eigen werk. In welke processen gaat veel tijd zitten in het overtypen van gegevens van het ene naar het andere systeem? Waar kun je doorlooptijden verkorten door een robot het werk uit te laten voeren?

Na de inspiratiesessie hebben proceseigenaren en medewerkers in Hilversum zeven processen aangedragen. Voor die processen is het RPA-potentieel in kaart gebracht met behulp van de RPA kansenscan. In gesprekken met medewerkers zijn de processen ‘gescoord’ op RPA-potentieel. Hoe meer gestructureerde data en vaste beslisregels, hoe makkelijker het proces te robotiseren is. Voor de top 4 van processen hebben we daarna een business case gemaakt door met een Lean-bril de verspillingen in het proces in kaart te brengen en per verspilling te schatten, welk effect RPA heeft op doorlooptijden en bewerkingstijden.

Neem bijvoorbeeld aanvragen voor het verlengen van een gehandicaptenparkeerkaart. De afhandeling hiervan kan voor een belangrijk deel geautomatiseerd worden. De aanvrager krijgt daardoor 2 tot 4 weken sneller antwoord en medewerkers houden meer tijd over voor het afhandelen van complexere klantvragen. Een ander voorbeeld is het proces van factuurafhandeling: een robot kan het routeren van facturen naar budgethouders overnemen van de afdeling Financiën & Control en ook een aantal controles uitvoeren voor de betaalbaarstelling. Voor de in totaal 7.500 facturen per jaar scheelt dit ca. 15 minuten bewerkingstijd per factuur en de betaaltermijn wordt korter.

“Ik ben trots dat ik deze spannende onderzoeksreis ben aangegaan met De Processpecialisten met als resultaat een solide businesscase. Mijns inziens zullen de Top3 op te leveren Robots, niet als proof-of-concept opgeleverd worden, maar als een proof-of-value!” (Virginia Hofwijks, Innovatieadviseur Robotisering, Gemeente Hilversum)

De gemeente wil nog dit jaar de eerste processen robotiseren en maakt ondertussen plannen om de komende 4 jaar veel meer processen te robotiseren. Onderdeel van die plannen zijn ook het beheer van de robots, de benodigde infrastructuur en opleidingen, zodat de gemeente Hilversum straks in eigen beheer robots kan inzetten.

RPA is een softwareoplossing die handmatige en repeterende handelingen in ICT-systemen van de mens overneemt. Het is de manier om repeterende, administratieve handelingen in werkprocessen foutloos en 24/7 uit te voeren. Zo houden medewerkers meer tijd over voor persoonlijke interactie met klanten, het afhandelen van complexere klantvragen en innovatie.

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77

Robots

Een aantal processpecialisten bezocht de theatervoorstelling ROBOT. Deze futuristische comedy, gespeeld door Vis à Vis, draait om de vraag of de onvermijdelijke opkomst van de robotica gevreesd of juist verwelkomd moet worden. Is zo’n superieure kunstmens een vriend en handlanger of een serieuze bedreiging? ROBOT vertelt de lotgevallen van Betty en Aad, een stel uit ‘de oude tijd’ dat zich staande probeert te houden in de nieuwe gerobotiseerde werkelijkheid. Lange tijd weten ze zich met humor, liefde en inventiviteit op de been te houden. Maar de dag nadert dat ook zij zich zullen moeten aanpassen aan het nieuwe systeem.

Ook in werkelijkheid krijgen De Processpecialisten met robotica te maken: samen met VNG Realisatie en gemeenten werken we aan de ontwikkeling van een overheidsbrede chatbot die een plekje moet krijgen op de websites van gemeenten. Einddoel: een chatbot die als virtuele assistent 17 miljoen burgers de weg wijst binnen de overheid.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

Binden en boeien op 1,5 meter

Elke zomer komen De Processpecialisten bij elkaar om het voorbije half jaar te evalueren. Het samenzijn is daarbij minstens zo belangrijk als het uitwisselen van informatie. Dit jaar spraken we elkaar online en ‘in het echt’ op 1,5 meter. De bijeenkomst zorgde voor veel energie, emotie en eensgezindheid – helemaal corona-proof.

Onze halfjaarevaluatie is nooit een droge presentatie van de cijfers. Bijna alle processpecialisten hebben naast hun werk bij de opdrachtgevers ook een taak in het draaiend houden en ontwikkelen van ons eigen bedrijf. Bij de evaluatie komen dan ook veel processpecialisten aan het woord. Alleen al daardoor is het programma afwisselend. Al doende testen we meteen wat nieuwe werkvormen, er is tijd voor sport, spel en spektakel en natuurlijk ook voor samen eten en drinken en bijkletsen met collega’s uit het hele land. Op zo’n dag wordt opeens ook zichtbaar hoeveel we samen voor elkaar krijgen. Aan het einde van de ochtend zijn we meestal waanzinnig trots op elkaar en onszelf.

Deze feestdag moest dus doorgaan – maar wel corona-proof. Dit keer zaten De Processpecialisten daarom ‘s ochtends thuis achter de laptop. De ProcesFabriek was omgetoverd tot professionele TV-studio, vanwaaruit het ochtendprogramma als talkshow werd uitgezonden. Live interviews met collega’s werden afgewisseld met korte filmpjes en een estafette van ieders persoonlijke hoogte- en dieptepunten. De filmpjes waren vooraf gemaakt door alle collega’s met een taak in de bedrijfsvoering. Al met al een ochtendvullend programma dat iedere minuut spannend was. In de middag zagen we elkaar in levenden lijve in kleine groepjes op verschillende locaties in het land. Om, veilig op 1,5 meter, te lunchen en te borrelen en tussendoor vooral ook bij te kletsen en samen plannen te maken voor het komend half jaar.

Hoewel de opzet heel anders was dan ‘normaal’ was het gevoel tijdens de dag als vanouds: emotie, energie en eensgezindheid. We konden deze beleving online creëren door de succesformule van onze ‘offline’ halfjaarevaluaties toe te passen: elkaar zien, veel collega’s aan het woord laten, iedereen laten meehelpen in de voorbereiding, successen vieren en nieuwe werkvormen gebruiken voor wow-gevoel. Proost!

Meer weten? Neem dan contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39

DE PROCESSPECIALISTEN VERNIEUWT

ONZE NIEUWE HUISSTIJL!

De Processpecialisten staan voor continu verbeteren: vaste patronen die in het verleden succes hebben verzekerd, zijn geen garantie voor successen in de toekomst. Dat vraagt om wendbaarheid, zowel in proces als in gedrag. Met ons 21-jarig bestaan zijn we toe aan een nieuwe uitstraling. Moderner, strakker en frisser. Met trots presenteren wij dan ook: onze nieuwe huisstijl!

Proceseigenaar Vincent Damen vertelt: ‘‘We hebben goed gekeken naar wie wij als Processpecialisten zijn. De Russische avant-garde en de Industriële Revolutie blijven belangrijke inspiratiebronnen. De samensmelting van verandering en vernieuwing op allerlei gebieden, het gevoel van ontwikkeling en vooruitgang en de zoektocht naar ‘het nieuwe’ zijn onderdeel onze identiteit. We hebben daarom voor een Russisch lettertype gekozen. Het futuristische Mechanische Hoofd van Raoul Hausmann, ook te zien in de ProcesFabriek, komt nu terug in onze presentaties. De rode draad uit de ProcesCentrale, die staat voor logica in processen en ketens en verbinding tussen mensen, komt in de nieuwe huisstijl nadrukkelijk terug.’’

De komende periode gaan we onze huisstijl verder vernieuwen: ook met visuele wauw-momenten willen we inspireren, uitdagen en stimuleren. Het volgende project wordt de vernieuwing van onze website. Dus, blijf kijken!

Met vlag en wimpel weer ISO gecertificeerd

De Processpecialisten voldoen nog steeds aan de ISO 9001:2015 standaard. Daar hebben we niks extra voor hoeven te doen: we werken en sturen procesgericht en dat zorgt vanzelf voor een sterk kwaliteitsmanagementsysteem. Evengoed zijn we er trots op dat onze aanpak de auditor overtuigt.

Onlangs heeft de auditor ons opnieuw gecertificeerd. We zijn, als een van de weinige consultancybedrijven, al bijna 10 jaar ISO 9001 gecertificeerd. Iedere 3 jaar beoordeelt een auditor of we nog aan alle normen voldoen. Tijdens zo’n audit, die 1,5 dag in beslag neemt, laten we aan de auditor zien hoe ons kwaliteitsmanagementsysteem eruit ziet. De auditor bekijkt allerlei documenten om te controleren of we het ook echt doen zoals we het vertellen. We horen het als er iets niet in orde is en we krijgen suggesties voor verbetermogelijkheden, waar we graag gebruik van maken.

Bij De Processpecialisten werken we – natuurlijk – procesgericht. Proceseigenaars en procesmanagers zijn verantwoordelijk voor het halen van de resultaten uit de jaarplannen en voor het continu verbeteren van ‘hun’ processen. In de uitvoering van onze processen hebben bijna alle collega’s een rol. Iedere maand, ieder kwartaal en elk half jaar kijken we of we onze resultaten (kpi’s) halen en hoe we eventueel kunnen bijsturen en verbeteren. Alle afspraken en acties leggen we zorgvuldig vast.

Door consistent procesgericht te werken hebben we ook een transparant en samenhangend kwaliteitsmanagementsysteem georganiseerd.

“Zelden een bedrijf gezien waar het plaatje zo klopt”

Hoewel we onze zaken op orde hebben, is de audit ieder keer weer spannend. Zo’n externe auditor kijkt toch weer naar andere dingen. Juist daardoor hebben we de afgelopen jaren bruikbare tips gekregen om onze systematiek verder te verbeteren. De auditor was onder de indruk: “Ik zie zelden bedrijf waar het plaatje zo klopt, alles dat jullie zeggen en doen is heel consistent.” Daar zijn we trots op.

De ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. Een externe, onafhankelijke partij stelt vast of de organisatie aan alle normeisen voldoet en voor certificatie in aanmerking komt. Gecertificeerde organisaties worden regelmatig getoetst om te beoordelen of ze nog voldoen aan de eisen van de norm.