Wat zijn de vier soorten modellen?
Modellen zijn in procesmanagement onmisbare hulpmiddelen. Ze helpen organisaties om de complexe werkelijkheid begrijpelijk te maken, processen inzichtelijk te houden en gerichte verbeteringen door te voeren. Maar niet elk model werkt op dezelfde manier of dient hetzelfde doel. Wie begrijpt welke soorten modellen er bestaan en wanneer je ze inzet, werkt slimmer en effectiever aan bedrijfsprocessen verbeteren. In dit artikel leggen we de vier soorten modellen uit en laten we zien hoe je ze in de praktijk toepast.
Wat zijn modellen en waarvoor worden ze gebruikt?
Een model is een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid. In de context van procesmanagement gaat het om representaties van hoe werk verloopt, hoe systemen samenhangen of hoe organisaties functioneren. Modellen maken het mogelijk om complexe situaties te analyseren, te communiceren en te verbeteren zonder dat je elke keer het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.
Modellen worden ingezet voor uiteenlopende doeleinden: van het in kaart brengen van bestaande werkwijzen tot het ontwerpen van nieuwe processen, van het trainen van medewerkers tot het ondersteunen van strategische beslissingen. Ze bieden een gemeenschappelijke taal binnen een organisatie en zorgen ervoor dat iedereen hetzelfde beeld heeft van hoe processen lopen en wat de bedoeling is.
Wat zijn de vier soorten modellen in procesmanagement?
Binnen procesmanagement worden doorgaans vier soorten modellen onderscheiden. Elk type heeft een eigen functie en toepassingsgebied:
- Beschrijvende modellen: Deze modellen beschrijven hoe een proces er in de praktijk uitziet. Ze zijn een weergave van de huidige situatie, ook wel de “as-is”-situatie genoemd. Denk aan een proceskaart die stap voor stap weergeeft hoe een aanvraag wordt verwerkt.
- Normatieve modellen: Deze modellen beschrijven hoe een proces zou moeten verlopen. Ze zijn prescriptief van aard en geven de gewenste of ideale situatie weer, ook wel de “to-be”-situatie. Ze dienen als richtlijn voor procesontwerp en -verbetering.
- Verklarende modellen: Deze modellen leggen uit waarom een proces op een bepaalde manier verloopt. Ze helpen oorzaken en verbanden te begrijpen, wat essentieel is bij het analyseren van knelpunten en het doorvoeren van duurzame verbeteringen.
- Voorspellende modellen: Deze modellen maken gebruik van data en patronen om toekomstig gedrag of uitkomsten te voorspellen. Ze worden steeds vaker ingezet in combinatie met datagedreven werken en helpen organisaties proactief te sturen.
Wat is het verschil tussen een beschrijvend en normatief model?
Het onderscheid tussen beschrijvende en normatieve modellen is een van de meest fundamentele in procesmanagement. Een beschrijvend model legt vast wat er nu gebeurt. Het is een spiegel van de huidige werkelijkheid, zonder oordeel. Dit type model is waardevol bij het analyseren van bestaande processen, het identificeren van inefficiënties en het creëren van een gedeeld begrip binnen een team.
Een normatief model daarentegen geeft aan wat er zou moeten gebeuren. Het is een ontwerp of standaard waaraan processen moeten voldoen. Normatieve modellen worden gebruikt bij het herontwerpen van processen, het opstellen van werkinstructies of het borgen van kwaliteit. Het verschil in perspectief is groot: beschrijvend kijkt achteruit of naar het heden, normatief kijkt vooruit.
In de praktijk van procesoptimalisatie worden beide typen naast elkaar gebruikt. Je begint met een beschrijvend model om te begrijpen waar je staat, en gebruikt vervolgens een normatief model om te bepalen waar je naartoe wilt.
Wanneer gebruik je welk soort model in de praktijk?
De keuze voor een bepaald type model hangt af van de vraag die je wilt beantwoorden. Een handig overzicht:
- Breng eerst de huidige situatie in kaart met een beschrijvend model. Dit geeft inzicht in hoe processen werkelijk verlopen en waar knelpunten zitten.
- Analyseer oorzaken met een verklarend model. Waarom loopt een proces vast? Welke factoren spelen een rol? Dit voorkomt dat je symptomen aanpakt in plaats van oorzaken.
- Ontwerp de gewenste situatie met een normatief model. Hoe moet het proces eruitzien om de organisatiedoelen te ondersteunen en klantwaarde te maximaliseren?
- Stuur proactief met een voorspellend model. Gebruik data om te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen en je processen tijdig aan te passen.
Door modellen op het juiste moment in te zetten, werk je gericht en efficiënt aan procesverbetering. Het voorkomt dat je tijd verliest aan oplossingen die niet aansluiten bij de werkelijke situatie.
Hoe helpen procesmodellen bij organisatieverbetering?
Procesmodellen zijn geen doel op zich, maar een middel om organisaties beter te laten functioneren. Ze helpen bij het creëren van overzicht en structuur in complexe situaties. Wanneer medewerkers en managers een gezamenlijk beeld hebben van hoe processen verlopen, verbetert de samenwerking en neemt de kans op fouten af.
Bovendien maken procesmodellen het makkelijker om veranderingen door te voeren. Wanneer je een gewenste situatie helder in kaart hebt gebracht, kun je gericht sturen op de stappen die nodig zijn om daar te komen. Dit is precies waar onze aanpak bij procesmanagement en ketenregie op is gericht: niet alleen processen tekenen, maar ze ook werkend krijgen.
Welke veelgemaakte fouten worden gemaakt bij het gebruik van modellen?
Het gebruik van modellen gaat niet altijd goed. Er zijn een aantal valkuilen die organisaties regelmatig tegenkomen bij het werken aan procesoptimalisatie:
- Het model wordt doel in plaats van middel. Organisaties investeren veel tijd in het perfect maken van een procesmodel, terwijl het uiteindelijk gaat om de verbetering die het oplevert.
- De kloof tussen model en praktijk wordt genegeerd. Een normatief model dat niet aansluit bij de werkelijkheid, wordt door medewerkers niet gevolgd. Draagvlak en eigenaarschap zijn net zo belangrijk als het model zelf.
- Er wordt te vroeg naar een oplossing gesprongen. Zonder een goed beschrijvend of verklarend model loop je het risico dat je de verkeerde problemen aanpakt.
- Modellen worden niet onderhouden. Processen veranderen, maar de modellen worden niet bijgewerkt. Dit leidt tot verwarring en verlies van vertrouwen in de documentatie.
Hoe wij helpen met procesmodellen en organisatieverbetering
Wij begrijpen dat het werken met procesmodellen meer vraagt dan alleen tekenen en documenteren. Het gaat om het verbinden van mensen, het creëren van een gemeenschappelijke taal en ervoor zorgen dat verbeteringen ook écht landen in de organisatie. Daarom bieden wij een aanpak die theorie en praktijk samenbrengt:
- We helpen je de huidige situatie helder in kaart te brengen met beschrijvende modellen die medewerkers herkennen.
- We ontwerpen samen met jouw team normatieve modellen die aansluiten bij de strategische doelen van je organisatie.
- We zorgen voor draagvlak en eigenaarschap, zodat modellen niet in een la verdwijnen maar echt worden gebruikt.
- We zetten interactieve werkvormen in, zoals processimulaties, om inzichten direct te laten landen bij alle betrokkenen.
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het verbeteren van bedrijfsprocessen? Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik met het opstellen van een procesmodel als ik nog geen ervaring heb?
Begin klein en praktisch: kies één specifiek proces dat je goed kent en breng dit stap voor stap in kaart met een beschrijvend model. Praat met de medewerkers die het proces dagelijks uitvoeren, want zij kennen de werkelijkheid het beste. Gebruik eenvoudige tools zoals een whiteboard, Post-its of toegankelijke software zoals Visio of Lucidchart om te starten. Perfectie is niet het doel in het begin — inzicht en draagvlak wel.
Kan ik meerdere soorten modellen tegelijk gebruiken binnen één verbeterproject?
Ja, en dat is zelfs aan te raden. In de meeste verbeterprojecten gebruik je meerdere modeltypen naast elkaar of in opeenvolgende fasen. Je start typisch met een beschrijvend model om de huidige situatie vast te leggen, gebruikt daarna een verklarend model om knelpunten te begrijpen, en ontwerpt vervolgens een normatief model als blauwdruk voor de gewenste situatie. Het combineren van modeltypen geeft een completer en betrouwbaarder beeld van het verbeterpotentieel.
Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers een procesmodel ook daadwerkelijk gaan gebruiken?
Betrek medewerkers actief bij het maken van het model in plaats van het kant-en-klaar te presenteren — eigenaarschap begint bij participatie. Zorg dat het model herkenbaar is voor de mensen die ermee werken: gebruik hun taal, hun termen en hun werkelijkheid. Houd het model bovendien zo eenvoudig en visueel mogelijk, zodat het begrijpelijk blijft voor iedereen die ermee te maken heeft. Een model dat medewerkers zelf (mede) hebben opgesteld, heeft aanzienlijk meer kans om daadwerkelijk te worden nageleefd.
Hoe vaak moet ik een procesmodel bijwerken?
Een procesmodel zou minimaal jaarlijks moeten worden geëvalueerd, maar bij significante organisatorische veranderingen, nieuwe systemen of gewijzigde wetgeving moet je dit direct doen. Wijs een eigenaar aan voor elk procesmodel — iemand die verantwoordelijk is voor het actueel houden van de documentatie. Een verouderd model is niet alleen nutteloos, maar kan actief schadelijk zijn omdat het medewerkers misleidt over hoe een proces werkelijk hoort te verlopen.
Wat is het verschil tussen een procesmodel en een procesbeschrijving?
Een procesmodel is een visuele of schematische weergave van een proces, vaak in de vorm van een stroomdiagram of swimlane-diagram, terwijl een procesbeschrijving een tekstuele uitleg is van de stappen, verantwoordelijkheden en regels binnen een proces. In de praktijk vullen ze elkaar aan: het model biedt snel overzicht en is ideaal voor communicatie, terwijl de beschrijving de nodige detail en context geeft. Voor optimaal gebruik combineer je beide: het model als visuele kapstok, de beschrijving als verdieping.
Wanneer is een voorspellend model zinvol voor mijn organisatie?
Een voorspellend model wordt pas waardevol als je beschikt over voldoende historische procesdata en de capaciteit om die data te analyseren. Het is met name nuttig in situaties met hoge volumes, zoals logistieke processen, klantenservicestromen of productieomgevingen, waar patronen uit het verleden betrouwbare indicatoren zijn voor de toekomst. Voor kleinere organisaties of processen met weinig data is het verstandiger om eerst te investeren in goede beschrijvende en normatieve modellen voordat je de stap naar voorspellende analyses zet.
Welke veelgebruikte modelleringstechnieken of standaarden zijn er binnen procesmanagement?
De meest gebruikte standaard voor procesmodellering is BPMN (Business Process Model and Notation), die een universele visuele taal biedt voor het beschrijven van processen. Daarnaast worden Value Stream Mapping (VSM) veel ingezet binnen Lean-trajecten, en zijn swimlane-diagrammen populair voor het weergeven van verantwoordelijkheden over afdelingen heen. De keuze voor een techniek hangt af van het doel, de doelgroep en de complexiteit van het proces — er is geen universeel 'beste' methode.
Direct contact
We ondersteunen organisaties bij het realiseren van hun doelen. Ben je benieuwd hoe we je bij jouw ondersteuningsvraag kunnen helpen? Of heb je een andere vraag? Neem dan contact met ons op.