Betere dienstverlening aan de klant. Daar kan het Woningcorporatie Proceshuis een belangrijke bijdrage aan leveren. Met name omdat de branche zelf enthousiast heeft meegeholpen aan de ontwikkeling van dit framework.

Om woningcorporaties te ondersteunen bij het organiseren van hun processen en het ontwikkelen van een heldere organisatiestructuur is het Woningcorporatie Proceshuis ontwikkeld. Het gaat in feite om een doorontwikkeling van de Corporatie Referentie Architectuur (CORA) onder regie van De Processpecialisten en het softwareplatform van Mavim. De initiatiefnemers van het Woningcorporatie Proceshuis (hierna: Proceshuis) zijn min of meer in het gat gesprongen dat ontstond nadat het eerder opgerichte Expertpanel van Aedes door omstandigheden stilviel. Samen met twee vertegenwoordigers van CORA-ontwikkelaar CorpoNet zijn De Processpecialisten en Mavim met inbreng van diverse woningcorporaties aan de slag gegaan om een modern framework in te richten.

Continu verbeteren

Woningcorporaties kunnen het Proceshuis gebruiken om zichzelf continu te verbeteren. Procesgericht werken is daarvoor onmisbaar. Het helpt ook bij zaken als proces- en resultaatgericht sturen, samenwerken in de keten en verandermanagement. Met elkaar kan dat zorgen voor een betere dienstverlening aan de klant. 

Vanwege de verwantschap met CORA vertoont het Proceshuis er behoorlijk veel overeenkomsten mee. Ook het nieuwe framework is gebaseerd op drie pijlers: 1) de primaire processen (zoals verhuur en onderhoud), 2) sturende processen (onder andere strategie en beleid) en 3) ondersteunende processen (denk aan systemen en data). Het Proceshuis onderscheidt zich van CORA doordat het bijzonder toegankelijk is en de meest actuele inzichten van procesfunctionarissen van zes woningcorporaties erin zijn verwerkt. Bovendien kunnen dankzij de tooling van onder andere Mavim de beschreven processen worden gekoppeld aan andere bedrijfsinformatie, zoals risico’s, beheersingsmaatregelen en KPI’s.
Hieronder delen drie vertegenwoordigers van woningcorporaties die meewerkten aan de ontwikkeling van het Proceshuis hun ervaringen.

‘Een mooie gezamenlijke blauwdruk van procesinrichting‘

Marlies Doorten werkt als procesconsulent bij Nijestee. Via een oriënterend contact met Mavim werd ze geattendeerd op de activiteiten rond het Proceshuis. Ze was direct geïnteresseerd en nam uiteindelijk deel aan twee brainstormsessies. “Zelf werk ik nu zes jaar bij Nijestee, maar onze organisatie is elf jaar geleden al met processen aan de slag gegaan. Ons eigen proceshuis stond dus al. Tegelijk blijven we continu bezig om te werken aan verbetering van onze processen. Als gevolg van bijvoorbeeld veranderingen in wet- en regelgeving zijn processen nooit af. Daarom investeren we ook in het realiseren van draagvlak in onze organisatie, bijvoorbeeld met behulp van brown paper sessies die ik voor collega’s verzorg. In de toekomst gaan we kijken of we processen uit het Proceshuis kunnen identificeren die we nog niet hebben beschreven. Zoals op het gebied van communicatie. Ik weet dat die in het Woningcorporatie Proceshuis wel zijn beschreven, dus daar ga ik zeker naar kijken.

“Of wij processen hebben die uniek zijn voor Nijestee? Ik weet het niet zeker, maar ons proces Energielabeling is daar misschien wel een mooi voorbeeld van. Het is er nog niet van gekomen om dit proces met andere corporaties te delen, maar dat gaat in de toekomst vast gebeuren. Want mijn deelname aan de sessies van De Processpecialisten heeft me enkele leuke contacten opgeleverd. De samenwerking met De Processpecialisten heb ik sowieso als bijzonder prettig ervaren en het resultaat is ernaar. Er ligt nu een heel mooie gezamenlijke blauwdruk van procesinrichting bij woningcorporaties, gebaseerd op de architectuur van CORA. De Processpecialisten hebben hun rol gepakt als verbindende factor in de wereld van woningcorporaties. Dat wordt in onze branche bijzonder gewaardeerd.

‘De processen zijn niet van mij, maar van de afdelingen zelf’

Sylvia Bonnema is werkzaam als Business Owner bij Stadgenoot. Ze maakte kennis met De Processpecialisten tijdens een bezoek aan het Corporatieplein 2022, waar ze voor het eerst hoorde over het Proceshuis. Ze vertelt: “Op dat moment waren wij zelf al een jaar bezig met het beschrijven van onze primaire processen. We hadden vooraf het Processenboek van Aedes geraadpleegd en ons verdiept in CORA. Aansluitend hebben we samen met de afdelingen bijna alle primaire processen in kaart gebracht en de bijbehorende risico’s geïdentificeerd. Na de ontmoeting met de mensen van De Processpecialisten, die ons vroegen om input en feedback te geven op hun Proceshuis, leek het een goed idee om samen op te trekken. Ook omdat ons eigen proceskader op dat moment behoorlijk overeenkwam met het Proceshuis. Doordat ze beide hun oorsprong vinden in CORA is dat natuurlijk niet heel toevallig.

“Door met elkaar denkkracht te combineren, kom je tot een beter resultaat. Daarom vind ik het waardevol om over onderwerpen zoals procesmanagement met collega’s van andere corporaties te sparren. Ik zeg ook altijd: de processen zijn niet van mij, maar van de afdelingen zelf. Ze zijn op centraal niveau beschreven en vervolgens hebben we ze als een cadeautje aan de afdelingen teruggegeven om mee aan de slag te gaan. Ik ben heel blij met ons processenhuis. Het is een supermooi framework voor onze bedrijfsvoering en het is bovendien heel handig voor nieuwe medewerkers. Zij krijgen zo snel een helder overzicht van wie wat doet bij Stadgenoot en inzicht in rollen en verantwoordelijkheden. Bovendien is het de fundering om met procesverbeteringen aan de slag te gaan. Daar maak ik vanuit mijn nieuwe rol als Business Owner dan ook weer gebruik van!”

‘Het beste van twee werelden met elkaar gecombineerd’

Ina van Honk is Procesadviseur bij Woonkracht10. In het verleden was zij lid van het Expertpanel van Aedes en ze werd getipt over de ‘doorstart’ met het Proceshuis. Terugblikkend zegt ze: “Ik vond het leuk en ook belangrijk om er een bijdrage aan te leveren. Het heeft geresulteerd in een krachtig model dat duidelijk en herkenbaar is voor alle medewerkers binnen woningcorporaties. Men heeft bijvoorbeeld vermeden om ingewikkeld jargon te gebruiken.

“Bij Woonkracht10 waren we al enige tijd bezig met het in beeld brengen van processen. En dat onder andere in combinatie met de daarbij behorende risico’s, beheersmaatregelen, KPI’s en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Daar is standaard een adviseur dienstverlening nauw bij betrokken. Dat heeft geleid tot een hoofdprocesmodel. Dat heb ik nu herschreven aan de hand van CORA en het Proceshuis. Zo heb ik het beste van twee werelden met elkaar gecombineerd. Ik ben ook attent op nieuwe processen. Neem het proces Instroom van medewerkers. Dat heb ik in CORA niet kunnen terugvinden, dus hebben wij dat proces zelf in kaart gebracht. Die informatie deel ik dan weer.

“Het is belangrijk om het continu verbeteren en samenwerken onder de aandacht te houden van medewerkers, zodat het routine wordt om kritisch naar processen te kijken, te signaleren waar verbeteringen mogelijk zijn en die ook uit te werken én te implementeren. Alle medewerkers krijgen om die reden een externe basistraining in de vorm van de yellow belt van Lean.

“De samenwerking met De Processpecialisten was fijn en energiek. Zij hebben het stokje van Aedes enthousiast overgenomen. En De Processpecialisten hebben laten blijken dat zij altijd heel goed wisten waar ze het over hadden, want ze stelden precies de juiste vragen.”

Benieuwd naar het Woningcorporatie Proceshuis of heb je nog vragen of wil je meer weten? Wilbert Koenen staat je graag te woord. Neem contact op via koenen@processpecialisten.nl