Tag: Omgevingswet

Missie geslaagd: gemeente Eindhoven mooi op tijd klaar voor Omgevingswet

Om zich goed voor te bereiden op de komst van de Omgevingswet besloot de gemeente Eindhoven zich professioneel te laten ondersteunen door Ellen Zwiers van De Processpecialisten. Dat bleek een gouden greep. “Ellen krijgt van mij het rapportcijfer 10.”

Eind 2021 maakte Processpecialist Ellen Zwiers in Eindhoven een begin met de inventarisatie van processen die werden geraakt door de Omgevingswet. Bedoeling was om aansluitend in 2022 een reeks processessies met de betrokken ambtenaren te organiseren. De wens om daarmee flink snelheid te gaan maken, werd echter enigszins de grond ingeboord. De afdeling Vergunningen was namelijk ook al buitengewoon druk met de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Dat vroeg in 2022 nogal wat tijd en energie van medewerkers. Het duurde tot oktober van dat jaar tot er echt schot in de zaak kwam. Toen maakte Annemarie Kwaaitaal, van huis uit jurist en al meer dan 25 jaar werkzaam bij de gemeente Eindhoven, een interne transfer. Als afdelingshoofd Juridische zaken ging ze dezelfde functie uitoefenen bij de afdeling Vergunningen. 

Wat voor afdeling trof je aan?

Annemarie: “Er was sprake van achterstallig onderhoud op meerdere vlakken. Er waren meerdere ziektegevallen geweest, de afdelingsoverleggen waren gestaakt en er werd niet meer in opleidingen geïnvesteerd. Zo’n situatie is echt een kolfje naar mijn hand, want ik houd ervan om iets op te bouwen.”

In je nieuwe functie maakte je kennis met Ellen van De Processpecialisten.

“Ik kwam blanco binnen bij de afdeling Vergunningen en ik merkte dat alle actiepunten voor mij waren. Qua inhoud was ik nog niet zo goed thuis in de materie, dus heb ik de mogelijkheid aangegrepen om daar met Ellen over van gedachten te wisselen. Ze heeft me op die manier geholpen om de afdeling op de rit te zetten. Ellen is heel deskundig, wat ze zegt klopt altijd. Daarnaast was ons contact vanaf het eerste begin heel prettig.”

Ongetwijfeld ging het ook over de Omgevingswet.

“Ik ontdekte dat Ellen behoefte had aan iemand die tempo wilde maken met de Omgevingswet. Ze was in die periode een beetje aan het ploeteren. Veel actiepunten waren bijvoorbeeld blijven liggen. Ik kan me best voorstellen dat ze het gevoel had tegen de stroom in te roeien. Misschien had ze zelfs wel een hard hoofd in een goede afloop. Dus ik denk dat Ellen wel blij was met mijn komst naar de afdeling Vergunningen, want ik hou er ook van om flink door te pakken. We hadden meteen een goede match en bovendien een persoonlijke klik.” 

Zo konden jullie samen de kar gaan trekken. Er was immers genoeg te doen.

“Dat kun je wel stellen ja. We hadden ook onder de WABO niet alles helemaal lekker lopen. Wat dat betreft was er eerst een kwaliteitsverbetering nodig. Daarin heeft Ellen onze medewerkers stapsgewijs begeleid. Ze maakte inzichtelijk hoe de werkzaamheden werden verricht en dat verschilde van persoon tot persoon. Niet onlogisch, want als je vijftien casemanagers hebt die vanwege corona voor een groot deel op zichzelf waren aangewezen, dan krijg je vijftien verschillende manieren om het werk te doen. Allemaal goedbedoeld, maar niet bepaald uniform. Onder leiding van Ellen hebben we in deelgroepjes verbetervoorstellen uitgewerkt. Vanuit haar expertise heeft ze me ook geadviseerd welke voorstellen ik het beste kon overnemen. Want Ellen weet niet alleen alles van de Omgevingswet, maar ook van de Wet kwaliteitsborging. Je maakt haar niks wijs, ze stelt altijd de goede vragen.”

Hoe zagen haar processessies er uit?

“Aan de hand van zelfgemaakte procesplaten heeft Ellen alle processtromen met ons doorgenomen in de transitie van WABO naar Omgevingswet. Iedereen vond dat natuurlijk spannend, maar zoiets kun je met een gerust hart aan Ellen overlaten. Ze is sterk in het aanbrengen van structuur en ze is scherp; ze laat niets van tafel vallen. Ze neemt mensen echt bij de hand in de verandering. Afgelopen najaar heeft Ellen proces- en ketentesten georganiseerd. Bij die gelegenheid hebben we het proces nagespeeld om te kijken of alles klopte. Omdat we met het nieuwe zaaksysteem gingen werken, is Ellen nagegaan of alle stapjes goed in het systeem zaten.” 

Van alle markten thuis dus?

“We hebben haar leren kennen als een echte duizendpoot. De ketentesten die ik noemde organiseerde ze bijvoorbeeld in de vorm van workshops met stopcontacten, stekkers en snoeren. Uiteindelijk gaat er dan een lampje branden als het proces goed is ingeregeld. De Processpecialisten hebben ook een Omgevingswetspel, een soort kwartet. Echt ontzettend leuk om eens op een andere manier met de materie om te gaan. Ellen ziet altijd precies wat er nodig is om een resultaat te boeken.”

“Ellen weet niet alleen alles van de Omgevingswet, maar ook van de Wet kwaliteitsborging”

Ben je tevreden met het eindresultaat?

“Laat ik beginnen met op te merken dat het jaar uitstel van de Omgevingswet ons niet bepaald ongelegen kwam. Dat heeft eraan bijgedragen dat onze missie uiteindelijk is geslaagd: al onze mensen waren eind 2023 volledig voorbereid op de Omgevingswet. Niet alleen de medewerkers van de afdeling Vergunningen, maar ook van de afdeling Intake en de afdeling Milieu Bouw en Woningtoezicht. Dus eigenlijk heeft Ellen de hele keten van onze nieuw gevormde sector Intake Vergunningen Toezicht & Handhaving met raad en daad bijgestaan. Sinds maart 2024 geef ik trouwens leiding aan die sector. Heerlijk vind ik dat, kan ik weer lekker gaan bouwen.”

En hoe beoordeel je de inzet van Ellen?

“Haar leidinggevende vroeg me naar verbeterpunten voor Ellen. Maar ik kon echt helemaal niets bedenken, want ik ben supertevreden. Ellen heeft hart voor haar werk en de mensen met wie ze werkt. Ze werkt keihard, maar loopt zichzelf niet voorbij. En ik vind: als iets heel goed verlopen is, mag dat gerust gezegd worden. Dus Ellen krijgt van mij het rapportcijfer 10. Ik prijs me trouwens gelukkig dat we nog steeds van haar expertise mogen profiteren, onder andere bij het inrichten van processen voor de nieuwe afdeling Intake. Bovendien is het monitoren van doorlooptijden voor ons nu een issue. Ellen heeft ons in dat verband geadviseerd een procesverbeterteam in te richten. Ze helpt ons daarmee heel goed op weg.”

Is het vergunningenproces onder de Omgevingswet nu echt zo anders dan onder de huidige Wabo?

Het is een veel gestelde vraag in het kader van de inrichting en implementatie van de processen voor de Omgevingswet (en de Wkb): Is het vergunningenproces onder de Omgevingswet nu echt zo anders dan onder de huidige Wabo? Een antwoord op die vraag is dat het proces in grote lijnen wel hetzelfde blijft. Er komt een aanvraag binnen (nu via het OLO, straks via het DSO), er wordt een bevestigingsbrief gestuurd en de aanvraag wordt gepubliceerd. Vervolgens wordt deze getoetst op de indieningsvereisten, inhoudelijk beoordeeld en uiteindelijk wordt er een besluit genomen. Dit besluit wordt nadien gepubliceerd.

Toch vinden er zeker ook wijzigingen plaats in de uitvoering van de genoemde processtappen. Deze wijzigingen hebben, naast een andere wettelijke grondslag voor de inhoudelijke beoordeling, onder andere betrekking op het volgende:

  • bijna alles gaat straks via de reguliere procedure van 8 weken;
  • de knip tussen het ruimtelijke en het bouwtechnische deel;
  • er kan straks sprake zijn van advies met instemming (in plaats van VVGB);
  • de BOPA vraagt een nieuwe manier van beoordelen;
  • de Raad kan advies willen geven op een buitenplanse aanvraag;
  • de Wkb stelt dat er een melding gedaan moet worden voor alle gevolgklasse 1; bouwwerken, naast een OPA vergunning voor het omgevingsplan deel.

Bovenstaande punten worden hieronder toegelicht.      

Behandeltermijnen/doorlooptijden

Er zijn straks bijna geen aanvragen meer die onder de uitgebreide procedure van 26 weken vallen, waardoor veel aanvragen binnen de reguliere procedure van acht weken afgehandeld moeten worden. De vergunningen van rechtswege, wanneer er niet op tijd besloten is, komen wel te vervallen. Er kunnen echter wel dwangsommen gevraagd worden zodra de termijn verstreken is. Het is dus nog belangrijker dan nu onder de huidige regelgeving om strakke afspraken te maken hoe alle processtappen zo snel mogelijk doorlopen kunnen worden, zowel binnen de afdeling vergunningen als daarbuiten, door bijvoorbeeld de adviseurs. Daarnaast wordt de wettelijke termijn een grote uitdaging wanneer de gemeenteraad heeft aangegeven dat ze bindend advies willen geven voor bepaalde buitenplanse aanvragen en je dan niet altijd over kunt gaan naar de uitgebreide procedure en ook geen extra tijd bij de acht weken mag optellen. Er is nog wel een mogelijkheid, net als nu, om eenmalig de termijn met zes weken te verlengen met een goede onderbouwing, maar meer mogelijkheden van oprekken van de tijd is er niet. Als laatste in relatie tot de doorlooptijd is het zo dat de verklaring van geen bedenking vervalt en daarvoor advies met instemming in de plaats komt. Dat betekent dat er eerst advies gevraagd moet worden aan de wettelijke adviseur en nadat het advies verwerkt is in het besluit, moet het concept besluit ter instemming voorgelegd worden aan de wettelijke adviseur. Je moet dus twee keer naar een (externe) adviseur. Dat heeft veel impact op de totale doorlooptijd. In die gevallen krijg je wel vier weken extra tijd, dus wordt de wettelijke termijn twaalf in plaats van acht weken. Maar de huidige ervaring met de wettelijke adviseurs leert dat die vier weken niet voldoende lijkt te zijn om het advies en de instemming te ontvangen binnen de hele procedure. Nu wordt er wel aangegeven dat je moet proberen de aanvragers aan te sporen om eerst in overleg te gaan met de gemeente (het huidige vooroverleg/omgevingsoverleg in het DSO/het nieuwe proces verkennen en begeleiden initiatief), voordat ze een vergunningaanvraag indienen, maar dat kun je niet afdwingen.

De buitenplanse aanvraag (BOPA) en afstemming met RO

De beoordeling van de BOPA (= Buitenplanse Omgevingsplan Activiteit) is bij veel gemeenten inmiddels een hoofdpijndossier aan het worden. Vragen die onder andere opkomen zijn: ‘Hoe vraag je een BOPA aan in het DSO?’ ‘Is daar een apart proces voor nodig?’ ‘Wie moet er betrokken worden bij de beoordeling van de BOPA?’ en ‘Wat betekent evenwichtige toedeling van functies aan locaties?’ Vooral wat betreft de beoordeling is het een puzzel om de juiste kennis bij elkaar te rapen. Wie binnen de gemeente heeft er bijvoorbeeld verstand van alle diverse onderdelen uit het omgevingsplan? Dus niet alleen van de huidige bestemmingsplannen, maar ook over de inhoud van de bruidsschat (tijdelijk omgevingsplan) en de nieuwe regels (per gebied) die periodiek toegevoegd/gewijzigd zullen worden tot en met eind 2029. Of wanneer er bijvoorbeeld een compleet nieuw omgevingsplan moet liggen. Zowel de relatie met het proces ‘verkennen en begeleiden initiatief’, waarbij je als vergunningverlener wilt weten wat er is besproken zodra er een concrete vergunningaanvraag binnenkomt, als de beoordeling van alle buitenplanse aanvragen vraagt om een nauwere samenwerking tussen de huidige medewerkers van de ‘afdeling’ ruimtelijke ordening en van ‘afdeling’ vergunningen. 

Samenwerken buiten de gemeente

Qua samenwerking met ketenpartners en/of adviseurs buiten de gemeente, biedt het DSO een samenwerkingsfunctionaliteit. De samenwerkingsfunctionaliteit is inmiddels gekoppeld aan de meeste VTH-systemen. Daarmee kan op een efficiënte en eenduidige manier advies gevraagd worden, advies ontvangen worden en stukken (zoals besluiten/brieven) gedeeld worden met elkaar. Dat vervangt de huidige manier van advies vragen via de OLO of via de mail, dat minder goed werkt. Over de manier van samenwerking zullen wel goede afspraken gemaakt moeten worden met de diverse ketenpartners.

Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (Wkb)

Verder heeft de Wkb ook impact op het vergunningenproces. Door de knip vanuit de Omgevingswet is er sprake van een ruimtelijk en een bouwtechnisch deel. Voor het ruimtelijke deel zal er altijd een omgevingsvergunning aangevraagd moeten worden bij de gemeente, die beoordeeld wordt op basis van het omgevingsplan (ruimtelijk en welstand). Voor gevolgklasse 1 bouwwerken zal er daarnaast een melding bouwactiviteit gedaan moeten worden bij de gemeente en een gereedmelding bouw aan het einde van het traject. Hierbij is de kwaliteitsborger aan zet voor de controles tijdens de bouw. Voor gevolgklasse 2 en 3 moet er voor het bouwtechnische deel een omgevingsvergunning (bouwtechnisch) worden aangevraagd bij de gemeente, naast al eerder genoemde omgevingsvergunning (omgevingsplan). Dat betekent een andere werkwijze en beoordeling door de medewerkers van de afdeling vergunningen. Dus om antwoord op de vraag te geven: ja, inhoudelijk wordt het vergunningenproces echt anders dan nu. Het is dus belangrijk om de betrokken medewerkers binnen uw organisatie daar goed op voor te bereiden.

Na aanleiding van dit artikel nog meer vragen rondom de omgevingswet? Neem vrijblijvend contact op met processpecialist Ellen Zwiers. Dit artikel is geschreven voor Omgevingsweb.

Werken aan de ‘menskant’ om de burger beter te bedienen – Kwaliteitscriteria VTH uitgebreid met competentieprofielen

Een gloednieuwe set competentieprofielen. Dat was het resultaat van onderzoek naar het functioneren van het VTH-stelsel. De profielen ademen de geest van de Omgevingswet en moeten bijdragen aan een betere dienstverlening aan de burger. “Aan de menskant zit de sleutel voor succes.”

Als op 1 januari 2024 eindelijk de veelbesproken Omgevingswet van kracht wordt, moet dat leiden tot een vereenvoudiging van processen rond Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Voor burgers moet het een stuk gemakkelijker worden om diensten van decentrale overheden af te nemen. Tegelijkertijd moet de kwaliteit van de dienstverlening van omgevingsdiensten flink omhoog. In de Kwaliteitscriteria Uitvoering & Handhaving is beschreven welke ervaring en deskundigheid een organisatie in huis moet hebben om de VTH-basistaken goed uit te voeren. Mede op basis van een evaluatieonderzoek van het VTH-stelsel door adviesbureau Berenschot, zijn daar nu zogenoemde competentieprofielen aan toegevoegd. “Die profielen maken voor de belangrijkste VTH-rollen duidelijk welke vaardigheden nodig zijn voor een succesvolle dienstverlening”, legt Leonie Jorna uit. Ze is beleidsadviseur bij de VNG en onderdeel van het Interbestuurlijk programma Versterking VTH. Onder leiding van Leonie heeft een kernteam het project competentieprofielen opgepakt. De profielen zijn uitgewerkt als onderdeel van de VTH-uitvoeringsagenda, met vertegenwoordigers van de koepelorganisaties VNG en IPO, Omgevingsdienst NL en het rijk.

Klaar voor de Omgevingswet

Van genoemd kernteam maakte ook Vincent Damen deel uit. Hij is partner bij adviesbureau De Processpecialisten en in die rol was hij samen met zijn collega Iris Lindeboom verantwoordelijk voor het daadwerkelijk opstellen van de competentieprofielen. Daar begon hij op verzoek van de VNG overigens al in 2020 mee in het kader van de voorgenomen invoering van de Omgevingswet. “In 2021 wilde de VNG graag een update van de competentieprofielen, na verschijning van het evaluatierapport van Berenschot. Dat betekende onder andere dat de profielen voor een bredere doelgroep dan alleen gemeenten bruikbaar moesten zijn”, aldus Vincent. “Daarnaast wilden we de profielen graag koppelen aan de wettelijk verplichte Kwaliteitscriteria VTH”, vult Leonie aan. “Het idee daarachter was dat de kwaliteitscriteria vooral zijn gericht op kritische massa. Dus: je moet zoveel mensen in dienst hebben, met dat en dat opleidingsniveau en zoveel werkervaring op het vakgebied. Expertise werd vooral vertaald in kennis en kunde en niet zozeer in sociale en communicatieve vaardigheden. Door ze te koppelen aan de Kwaliteitscriteria VTH hebben de competentieprofielen bovendien een wat steviger karakter gekregen.” 

Dat is bepaald geen overbodige luxe, benadrukt Vincent. “Wat ik zie is dat er bij omgevingsdiensten, gemeenten, provincies en waterschappen veel aandacht is voor HR in de vorm van bijvoorbeeld training en opleiding. Met opleidingen op het gebied van bijvoorbeeld wetskennis zit het wel snor, maar het gestructureerd kijken naar rollen, competenties en de daarvoor benodigde vaardigheden is echter in veel organisaties nog behoorlijk onderbelicht bleek uit ons onderzoek. Misschien ook omdat het minder tastbaar is. Want wat is nou bestuurlijke sensitiviteit of omgevingsbewustzijn? Wij hebben geprobeerd dat te omschrijven in concrete gedragingen per rol die daarbij horen.” 

Duizendpoten

De Processpecialisten hebben in samenwerking met betrokkenen uit de praktijk competentieprofielen uitgewerkt voor vijf VTH-rollen: casemanager, vergunningverlening, juridisch adviseur, specialistisch adviseur en toezichthouder/handhaver. Vincent: “Met een groepje experts hebben we een eerste opzet gemaakt. Die hebben we laten toetsen in het kernteam en vervolgens hebben we een drietal klankbordsessies georganiseerd met een zeer divers samengestelde groep vertegenwoordigers uit het werkveld. Uiteraard hebben we dankbaar gebruik gemaakt van de feedback van VTH-professionals.” Maar ook de inzet van technologie speelde daarbij volgens Vincent een rol. “Wij hebben gebruik gemaakt van slimme software die op basis van tekst- en taalanalyse de logica en consistentie in competentieprofielen controleert. Klopt de rolbeschrijving met de competenties en andersom, of zijn we op zoek naar niet bestaande duizendpoten? Op die manier behoedt de software ons voor mismatches.”

“De competentieprofielen maken voor de belangrijkste VTH-rollen duidelijk welke vaardigheden nodig zijn voor een succesvolle dienstverlening” 

Leonie: “Berenschot concludeerde al dat er vanuit VTH-perspectief vaak ‘blauw’ wordt gekeken. Bijvoorbeeld in termen van voldoe je wel of niet aan de wet? Dat is logisch en goed, maar het gaat ook over communicatie en afstemming met andere partijen van verschillende overheidsorganisaties. En over loskomen van het eigen domein en meer integraal samenwerken. Daar gaan de competentieprofielen ons zeker bij helpen. Inhoudelijke kennis blijft belangrijk, maar de aandacht voor sociale en communicatieve ervaring geeft meer balans. In sommige functies is bestuurlijke sensitiviteit bijvoorbeeld onmisbaar. Dat je snapt in welke context je je werk doet en dat je aanvoelt wanneer iets een issue kan worden. Dan kun je daar ook tijdig op anticiperen en de juiste partijen meenemen in het proces.”

Eigen invulling

Een in het najaar van 2022 georganiseerd webinar over de competentieprofielen leidde tot veel vragen uit de VTH-praktijk. Logisch, vindt Vincent. “In de praktijk zijn bepaalde rollen niet zelden verdeeld over meerdere functies. Dat roept heel veel toepassingsvragen op. Maar er waren ook meer vragen van meer fundamentele aard, bijvoorbeeld in hoeverre profielen tot individuele ambtenaren zijn te herleiden.”  Leonie daarover: “De competenties zijn meetbaar op team- en organisatieniveau. Dus ze zijn niet te traceren tot op het niveau van individuele medewerkers. We willen natuurlijk niet dat het functioneren van mensen op straat komt te liggen, maar wel de prestaties van teams meten. Dat stelt organisaties in staat om hun dienstverlening naar een hoger niveau te tillen.” 

Dat het gebruik van competentieprofielen in relatie tot de kwaliteitscriteria mogelijk tot eenheidsworst in de uitvoering zou kunnen leiden, daar is Leonie niet bang voor. “De vraag hoe ver je standaardisatie moet doorvoeren, wordt regelmatig gesteld. Maar ik denk dat de kwaliteitscriteria zo zijn ingestoken dat ze een bepaald minimumniveau garanderen. Daarnaast bieden de competentieprofielen voldoende ruimte voor eigen invulling.” Vincent verwacht dat de burger daarvan de vruchten gaat plukken. “De combinatie van kwaliteitscriteria en competentieprofielen zal de voorspelbaarheid van de output van de decentrale overheid vergroten. Daardoor weet de burger in grote lijnen welk kwaliteitsniveau hij of zij mag verwachten.” Daar is Leonie het mee eens. “De invoering van de Omgevingswet moet de afwachtende houding van nee, tenzijveranderen in een opstelling van ja, mits. VTH-medewerkers gaan echt meedenken met de burger bij nieuwe initiatieven en dat vraagt om andere vaardigheden.”

Zijn deelname aan het VTH-project heeft Vincents enthousiasme voor het fenomeen competentieprofielen een fors vergroot. “Het gebruik van slimme software maakt deze methodiek generiek toepasbaar. Om een proces goed werkend te krijgen, moet je taken en bevoegdheden helder hebben. Maar het succes valt of staat bij de mogelijkheid voor medewerkers om zo’n proces op een goede manier uit te voeren. Aan de menskant zit wat mij betreft de sleutel voor succes en competentieprofielen geven daar handvatten voor.”

Webinar Omgevingswet: hoe begeleid je medewerkers in het veranderproces?

Op donderdag 15 december geven Andy Schoonbroodt van The People Side of Change en Vincent Damen, in samenwerking met VNG, een webinar voor programmamanagers, projectleiders, lijnmanagers en medewerkers/adviseurs betrokken bij de invoering van de Omgevingswet.

De invoering van de Omgevingswet betekent verandering voor de manier waarop we werken. Niet voor de organisatie, maar voor de mensen ín de organisatie. Het succes daarvan hangt af van elke persoon die de nieuwe werkwijze succesvol wil en kan adopteren en toepassen in het dagelijks werk.

Dat geldt ook voor de invoering van de Omgevingswet. Dit is niet altijd makkelijk en wordt omgeven door deadlines, activiteitenplannen, stress, uitstel, overleg en een veelheid aan project- en communicatieactiviteiten.

Het succes van de invoering valt of staat met het ondersteunen van mensen in hun individuele veranderproces. Van hoe zij hun werk vandaag doen naar hoe zij hun werk doen na invoering van de Omgevingswet. Hiervoor moeten we begrijpen hoe verandering werkt bij het individu.

Tijdens dit webinar hoort u praktijkvoorbeelden en inspireren wij u op een interactieve manier met succesfactoren voor verandering.

Datum en tijd

  • 15 december van 10:00 uur tot 11:30 uur

Programma

  • Wat betekent de Omgevingswet voor de cultuur(omslag) op de werkvloer?
  • Hoe beïnvloedt de Omgevingswet de samenwerking tussen collega’s?
  • Begeleiden van de ‘menskant van verandering’
  • Praktijkvoorbeelden en interventies

Sprekers

  • Vincent Damen, partner bij De Processpecialisten
  • Andy Schoonbroodt, change coach bij The People side of Change

Deelname is gratis. Aanmelden kan via dit aanmeldformulier.

“Investeren in de ontwikkeling van onze zachte kant” – Werkvelden Omgevingswet uit Lelystad getraind in onderlinge samenwerking

Met een grotendeels op de luchtvaart geïnspireerde training bereidden twee werkvelden van de gemeente Lelystad zich voor op de komst van de nieuwe Omgevingswet. Doelstelling: het ontwikkelen van een hechte teamsamenwerking. “Het besef is gegroeid dat voor de samenhang van het grotere plaatje ook onderlinge afstemming gewenst is.”

Robert Hijmissen werkt als teamleider Omgevingswet bij de gemeente Lelystad. Samen met Eelco Evers (regisseur transitie omgevingsvergunningen) en Jeroen Kwint (regisseur transitie omgevingsplan) geeft hij leiding aan 35 medewerkers die zich voorbereiden op de komst van de nieuwe Omgevingswet. Deze nieuwe wet leidt tot grote veranderingen in het dagelijks werk, stelt Hijmissen. “Veranderen is voor iedereen spannend”, zegt hij. “Bovendien kan het weerstand oproepen. Daar moet je aan werken.” 

Pijnpunten onder tapijt
De teamleider en een aantal collega’s volgden in 2020 een inhoudelijke training in het kader van de nieuwe Omgevingswet. “Als zijstapje is in die training ook aandacht besteed aan gedragsanalyse”, zegt Hijmissen. “Dit heeft het besef aangewakkerd dat we ons niet alleen op de inhoud zouden moeten richten, maar ook op het functioneren als team. Dat het noodzakelijk is om te investeren in de ontwikkeling van onze zachte kant.” 

Het was Jeroen Kwint die suggereerde daarvoor een op de luchtvaart geïnspireerde training te gaan volgen. “Een paar jaar geleden heb ik een webinar van Southern Sea Airways gevolgd en dat vond ik erg boeiend. Later heb ik afgesproken met trainer Richard Walraven en zo is het balletje gaan rollen.” Walraven overtuigde de leidinggevenden in Lelystad dat zijn training Crew Resource Management het uitgelezen instrument was voor het ontwikkelen van een hechte teamsamenwerking. 

In 2021 ging Walraven van start door intakes te doen met alle individuele teamleden. “Dat heeft ons en Richard een goed beeld gegeven van de werkvelden”, aldus Hijmissen. “Er bleken pijnpunten te zijn die onder het tapijt waren geveegd. Na zijn inventarisatie concludeerde Richard echter ook dat de inzet in de teams er wel degelijk was, maar dat die niet altijd leidde tot een evenredig over de medewerkers verdeelde bijdrage.”

Heb je het begrepen?
Hoewel beide werkvelden afzonderlijk de trainingssessies volgden, kwam de oefenstof voor negentig procent overeen. Tijdens een van de eerste groepsbijeenkomsten werd ingezoomd op de werkprocessen. In het vervolg was er ruim aandacht voor communicatie tussen de teamleden. Bijvoorbeeld tijdens het onderdeel in een vluchtsimulator op vliegveld Lelystad, een van de hoogtepunten in het trainingsprogramma. Daar werd in de cockpit het hele traject van aankomst van een vliegtuig nagebootst. In zo’n situatie is de onderlinge communicatie vanzelfsprekend cruciaal. “Na het doornemen van een aantal handelingen kwam telkens weer de vraag: Heb je het begrepen”, herinnert Kwint zich. “Het is belangrijk om die checkvraag voortdurend te stellen” vult Evers aan. “In een team is steevast sprake van een groot aantal aannames, dat teamleden wel denken te weten hoe het zit. Het is veel verstandiger om te controleren of dat inderdaad het geval is.” Voor Kwint en Evers was het verblijf in de cockpit in zekere zin confronterend. Kwint: “In de simulator hebben wij los van elkaar allebei dezelfde fout gemaakt. Ergens in de cockpit hing een kaartje dat er een storing zat in een bepaald onderdeel. Wij hadden daar helemaal geen aandacht aan besteed. Om een veilige landing te kunnen maken, hadden we dat beter wel kunnen doen.”

Extra overlegmomenten
Om op de werkvloer de neuzen dezelfde kant op te krijgen, hebben de regisseurs extra overlegmomenten ingelast. Evers doet elke dag een gezamenlijke dagstart met zijn team, Kwint heeft een weekstart met het team ingevoerd. “Daarnaast hebben we kernwaarden en normen benoemd”, zegt Evers. “Denk aan zaken als afspraak is afspraak, kom op tijd op een afspraak en zorg dat je goed voorbereid aan besprekingen gaat deelnemen.” Dat klinkt eenvoudig, maar de praktijk blijkt soms weerbarstig, stelt Kwint. “Iedereen vindt het normaal om op tijd te komen. Maar voor sommigen is vijf minuten te laat ook op tijd.” Hijmissen: “Toch zijn we er over de naleving van onze kernwaarden met elkaar goed uitgekomen. Niet door ze van bovenaf op te leggen, maar door er met elkaar over in gesprek te gaan. Richard Walraven heeft dat proces overigens goed begeleid.”

Hijmissen, die zelf trouwens niet deelnam aan de trainingen om zijn regisseurs alle ruimte te geven, merkt duidelijke verschillen met de oude situatie. “Het regelen van vergunningen is gebonden aan termijnen. Die werden vroeger weleens overschreden, terwijl dat nu niet meer gebeurt. Bovendien is het besef gegroeid dat voor de samenhang van het grotere plaatje ook onderlinge afstemming gewenst is. Er is tegenwoordig bijvoorbeeld meer sprake van het adequaat bijhouden van dossiers dan vroeger.”

Duidelijke kaders
Kwint ziet tot zijn teamleden het in toenemende mate positief invullen. “Bij een van de collega’s was regelmatig sprake van zorg over wat hij zag als een kennisachterstand bij collega’s. Daarom heeft hij het initiatief genomen om zelf interne trainingen te gaan verzorgen. Mooi toch?” Ook Evers ziet positieve veranderingen in zijn werkveld. “Southern Sea Airways heeft ons geleerd dat we niet bang moeten zijn om hulp aan een ander te vragen als iets niet lukt. In mijn werkveld zie ik dat in de praktijk ook daadwerkelijk gebeuren.” Volgens Kwint is teamontwikkeling iets om blijvend aandacht aan te besteden. 

“Gelukkig heeft Southern Sea Airways ons genoeg handvatten gekregen om daar aan te blijven werken.”

Hijmissen constateert afsluitend: “Professionaliteit van de medewerkers staat nog steeds voorop, maar de werkvelden hebben nu duidelijkere kaders en een beter beeld bij de opgaves waar wij zijn voor staan. Tegenwoordig maken we goede afspraken met elkaar over de onderlinge samenwerking. Zo weten we wat we aan elkaar hebben en zetten we stappen in de verbetering van onze dienstverlening.”

Artikel geschreven door onze partner Southern Sea Airways.

Implementatiedag Omgevingswet

Op dinsdag 27 september 2022 organiseert het programma Aan de slag met de Omgevingswet een Implementatiedag Omgevingswet (inloop: 09:30 uur, programma 10:00 – 16:00 uur). We ontmoeten je graag weer in levenden lijve bij Spant! in Bussum. We gaan landelijk netwerken, elkaar persoonlijk spreken en bevragen en voorbeelden met elkaar delen. Ook collega’s van De Processpecialisten zullen kennis met je delen en in gesprek gaan over je ervaringen. Hieronder ziet je een overzicht van de programma onderdelen waar je een van onze collega’s kan treffen.

Tijdens de 2e ronde workshops (13:30 uur – 14:30 uur):

Meldingen in het kader van de Wkb en behandeling daarvan binnen de gemeente

Welke meldingen komen er straks allemaal binnen in het kader van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) en hoe moeten we dat gaan behandelen binnen de gemeente? In deze workshop geeft Ellen Zwiers een toelichting van het werkende proces ‘behandelen melding bouwactiviteit’. Daarbij geeft ze aan wat u als gemeente kunt doen om goed voorbereid te zijn op de komst van de Wkb.

Sessie door: Ellen Zwiers, senior begeleider implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG
Doelgroep: Medewerkers vergunningen, toezichthouders en medewerkers vanuit het project Wkb

Tijdens de 3e ronde workshops (15:00 uur – 16:00 uur)

Procesmatige veranderingen voor de toezichthouder door de Omgevingswet en de Wkb

Wat wordt er straks procesmatig anders voor de toezichthouder met de komst van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb)? De sprekers lichten het werkende proces ’toezicht en handhaving’ toe. Daarbij geven ze aan wat de grootste uitdagingen zijn voor de toezichthouder met de komst van de Omgevingswet en de Wkb.

Sessie door: Patricia Palmen, coördinator implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG en Ellen Zwiers, senior begeleider implementatie VTH Omgevingswet bij de VNG
Doelgroep: Toezichthouders Omgevingswet en Wkb en opstellers van het omgevingsplan die zich bezig houden met de implementatie van de Omgevingswet en Wkb

Overdracht van de programmaorganisatie naar de lijn

Met de naderende invoeringsdatum zijn organisaties druk bezig met het overdragen van taken van de programmaorganisatie naar de lijnorganisatie. Bijna klaar dus? Nee, nu begint het pas echt! De Processpecialisten ondersteunen verschillende gemeenten, Omgevingsdiensten en provincies bij het werkend krijgen en continu verbeteren van processen. Een van deze gemeenten is Utrechtse Heuvelrug.

In deze sessie delen de gemeente Utrechtse Heuvelrug en De Processpecialisten hoe ze dit aanpakken:

  • Hoe kun je bewerkstelligen dat de lijn zelfstandig de (verbetering van de) kwaliteit oppakt?
  • Welke rol spelen ketentesten om de overdracht van programma naar de lijn goed te laten lopen en hoe pak je dit aan?
  • Wat betekent de invoering van de wet voor houding en gedrag van medewerkers?

Aan de hand van concrete voorbeelden gaan de sprekers in op bovengenoemde vragen.

Sessie door: Vincent Damen, partner bij De Processpecialisten, Iris Lindeboom, verandermanager bij De Processpecialisten en Hermannus Stegeman, manager Publiek, Gemeente Utrechtse Heuvelrug
Doelgroep: Programmamanagers, projectleiders, proceseigenaren en lijnverantwoordelijken

Zien we je op 27 september bij Spant! in Bussum? Je kan je aanmelden via het aanmeldformulier.

Nieuw van De Processpecialisten en VNG: netwerkkaart en self-assessments voor de Omgevingswet

De afgelopen jaren hebben De Processpecialisten intensief samengewerkt met de VNG om gemeenten en ketenpartners voor de bereiden op de Omgevingswet. Nieuwe hulpmiddelen zijn de netwerkkaart en de self-assesments.

De netwerkkaart is een hulpmiddel voor gemeenten om vanuit een brede blik op digitalisering en processen te kijken of ze klaar zijn voor de Omgevingswet; het is een soort metrokaart die overzichtelijk weergeeft hoe de Omgevingswet werkprocessen onderling en met de VTH ICT samenhangen. Door de kaart te doorlopen krijgt u inzicht in de keuzes die nodig zijn om de software lokaal en met het DSO te laten werken en eventuele risico’s. Het doorlopen van de kaart is daarmee ook de perfecte voorbereiding op een integrale ketentest. Voor gemeenten die verder willen inzoomen op de processen zijn er de self-assessments.

“Er zijn nog maar weinig gemeenten die al heldere afspraken hebben over hoe ze hun website gaan aanpassen voor initiatiefnemers. Om klanten goed te informeren én om als gemeente effectief te kunnen inspelen op initiatieven is dat juist heel belangrijk.” – Conclusie naar aanleiding van een korte kennismaking met het self-assessment.

De self-assessments zijn het vervolg op de toolkit Werkende processen, waar veel gemeenten gebruik van maken. Gemeenten kunnen, desgewenst onder begeleiding, één van de werkprocessen (verkennen en begeleiden initiatief, behandelen vergunningaanvraag, toezicht en handhaving) met een multidisciplinair team doorlopen. Door kritische en objectieve vragen komen de aandachtspunten in de gemeente of bij de omgevingsdienst aan het licht. In de top-25 zijn de meest voorkomende vragen al geformuleerd. Het self-assessment maakt duidelijk wat uw gemeente, ook in de samenwerking met ketenpartners, écht nog moet doen voor inwerkingtreding van de Omgevingswet en wat eventueel ook later kan. Ook de overdracht van de omgevinsgwetproof processen van de projectorganisatie naar de lijn komt aan de orde. Tijdens een VTH netwerkbijeenkomst heeft Ellen Zwiers de self-assesments toegelicht en de highlights per proces benoemd.  Kijk hier voor het hele verhaal.

Gemeente Zutphen ontwikkelt omgevingswetproof competentieprofielen

De omgevingswet vraagt op onderdelen nieuwe competenties van de medewerkers die zich bezighouden met vergunningverlening, toezicht en handhaving. Gemeente Zutphen heeft haar procesbeschrijvingen en de kernwaarden van de Omgevingswet naast elkaar gelegd en heeft nu heldere ontwikkeldoelen. Dat is fijn voor de medewerkers en voor hun klanten.

De afgelopen maanden heeft gemeente Zutphen gewerkt aan het ontwikkelen van omgevingswetproof werkprocessen. De Omgevingswet vraagt niet alleen om andere taken, maar vooral om ander gedrag en een andere houding en dus ook andere competenties. Wat vraagt het van de medewerkers om hun taken uit te voeren in de geest van de Omgevingswet? Om die vraag te beantwoorden heeft processpecialist Iris Lindeboom gebruik gemaakt van slimme software voor tekstanalyse. De software maakt het mogelijk om ongelijksoortige informatie toch te vergelijken. Daarmee kon Iris de nieuwe procesbeschrijvingen vergelijken met de kernwaarden van de Omgevingswet. Zo is voor de rollen vergunningverlener, toezichthouder, jurist en medewerker Omgevingsloket duidelijk welke competenties gemiddeld extra nodig zijn. Het ontwikkelpotentieel blijkt vooral te zitten in de communicatie met klanten en collega’s en het openstaan voor vernieuwende ideeën.

Een volgende stap is om de nieuwe competentieprofielen te vertalen naar individuele ontwikkeltrajecten. Bijvoorbeeld een vergunningverlener die inhoudelijk sterk is en het liefste zelfstandig en met een duidelijk regelkader werkt, zal vooral moeten werken aan klantgerichtheid en denken in verschillende oplossingen. Een collega die sterk is in afstemming en draagvlak maar minder resultaatgericht, zal juist moeten werken aan assertiviteit en systematisch werken.

Gemeente Zwolle maakt beleid Omgevingswetproof

De Omgevingswet vraagt om een multidisciplinaire aanpak van beleidsopgaven. Wat betekent dat voor de dagelijkse praktijk van de beleidsmakers? Gemeente Zwolle heeft het ervaren in een ‘escaperoom’. 

In voorbereiding op de Omgevingswet heeft een verbeterteam het proces voor ruimtelijk beleid ontworpen. Het nieuwe proces biedt een aanpak in stappen, met bij iedere stap duidelijke deelproducten en beslismomenten. Nieuw is ook de nadruk op kritische opdrachtaanvaarding (‘heeft deze beleidsopgave nu prioriteit?’) en het vaststellen van een Plan van Aanpak vóór het inhoudelijk ‘beleid maken’ begint.

Godelieve Wijffels, hoofd van de afdeling Ruimte en Economie, gemeente Zwolle: “De vernieuwde aanpak van het beleidsontwikkelproces geeft houvast en voldoende ruimte voor maatwerk. Fijn dat het proces nu omgevingswetproof is met nadruk op integraliteit, participatie en vastlegging. Het vernieuwde proces zorgt bovendien voor een goede overdracht als je het beleid wilt gaan uitvoeren.”

Beleidsadviseurs hebben het nieuwe proces getest en toegepast op een aantal actuele beleidsvragen. Ze kregen de opdracht om met een multidisciplinair team binnen een uur hun opdracht af te bakenen, hun aanpak te bepalen en een beleidsvoorstel te maken. Daarna volgde een stemming in de (gespeelde) gemeenteraad. Als het beleidsvoorstel werd aangenomen, moest het beleid vertaald worden naar concrete beleidsregels en werkingsgebieden voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet. ‘Echte’ beleidsvragen en inhoud werden gecombineerd met spelelementen zoals een planningspuzzel en pestkaarten.

“Snel naar het managers-overleg voor een stempel! Anders zijn die anderen eerst – en dan lopen wij vertraging op!”

Inzichten uit de escaperoom zijn direct toepasbaar in de praktijk, bijvoorbeeld:

  • Een frisse blik helpt: haal er eens een collega bij met een andere expertise, een beleidsadviseur cultuur kan bijvoorbeeld frisse ideeën hebben over ‘gezonde wijken’;
  • Samen gaat het sneller: de setting van de escaperoom, onder tijdsdruk en met multidisciplinaire teams, werkt goed om gezamenlijk een denkrichting te bepalen. Het uitwerken van deelproducten is daarna veel makkelijker;
  • Organiseer tegenspraak: in de gespeelde gemeenteraad gingen optimisten en pessimisten fanatiek met elkaar in debat. Kritische vragen lokken spitse antwoorden uit en beter doordachte beleidsvoorstellen.

Andersom zijn de ervaringen uit de escaperoom aanleiding om het proces nog eens kritisch te bekijken, bijvoorbeeld: welke partijen betrekken in welke fase van het proces? Hoe zorgen we dat de beslismomenten niet tot vertraging leiden?

“We moeten ook ons bestuur hierin meenemen. We gaan straks niet weer meteen hollen als er een vraag komt.”

Meer weten? Neem contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77