Het kabinet wil de woningbouw verder versnellen. In de begroting voor 2027 zet het daarvoor onder andere in op stappen richting halvering van het ontwerp- en vergunningstraject, van acht naar vier jaar, door industrialisatie, digitalisering, standaardisering en innovatie. Digitale vergunningverlening en digitaal parallel plannen worden daarbij expliciet genoemd als manieren om gebiedsontwikkeling en woningbouw te versnellen.

De aandacht voor vergunningverlening is logisch. Wie sneller woningen wil bouwen, wil immers ook voorkomen dat projecten onnodig lang op een vergunning wachten.

Maar wie pas bij de aanvraag begint met versnellen, begint eigenlijk te laat.

Een vergunningaanvraag heeft een voorgeschiedenis

Voordat een woningbouwproject bij vergunningverlening terechtkomt, is er meestal al veel gebeurd. Er is een initiatief ontwikkeld, er zijn ontwerpen gemaakt, onderzoeken uitgevoerd, gesprekken gevoerd en keuzes gemaakt over wat op een locatie mogelijk en wenselijk is.

Tegen de tijd dat de formele aanvraag wordt ingediend, ligt daardoor al veel vast.

Dat gaat goed zolang de juiste expertise op het juiste moment bij die keuzes betrokken is. Maar juist daar zien we in de praktijk een risico. Stadsontwikkeling, ruimtelijke ordening, vergunningverlening en andere betrokken disciplines werken vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en komen elkaar soms pas laat in het proces echt tegen.

Wanneer dan blijkt dat eerder gemaakte keuzes niet uitvoerbaar zijn of dat informatie ontbreekt, moeten we terug in het proces. Er zijn aanvullende onderzoeken nodig, plannen moeten worden aangepast of besluiten opnieuw besproken.

Op papier ontstaat de vertraging dan tijdens de vergunningverlening. De werkelijke oorzaak kan ver daarvoor liggen.

Betrek expertise wanneer die waarde toevoegt

Dat betekent niet dat iedere vergunningverlener vanaf dag één bij ieder woningbouwinitiatief moet aanschuiven. Ook hier geldt: integraliteit is iets anders dan iedereen overal bij betrekken.

Wel moet vooraf helder zijn wanneer bepaalde expertise nodig is.

Welke vragen moeten bij een eerste intake worden beantwoord? Wanneer is specialistische kennis nodig? Welke randvoorwaarden moeten bekend zijn voordat een initiatief verder kan? Wanneer is een integrale afweging nodig? En wat moet uiteindelijk geregeld zijn voordat een kansrijke vergunningaanvraag kan worden ingediend?

Intake- en omgevingstafels kunnen daarin een belangrijke rol spelen. Maar zo’n overlegvorm versnelt niet automatisch.

Een omgevingstafel werkt pas wanneer duidelijk is waarom partijen bij elkaar zitten, wie voor een specifieke casus nodig is, welke informatie vooraf beschikbaar moet zijn en wat de status is van de uitkomst. Als deelnemers na afloop alsnog langs allerlei afzonderlijke loketten moeten of adviezen opnieuw ter discussie komen, is vooral een extra processtap ontstaan.

De kwaliteit van het proces bepaalt dus mede de waarde van de overlegvorm.

Kijk naar het hele proces van initiatief tot vergunning

Wie echt wil versnellen, kan daarom beter niet alleen de vergunningprocedure optimaliseren.

Kijk naar het volledige proces vanaf het moment dat een initiatief bij een gemeente in beeld komt tot het moment waarop een besluit over de vergunning wordt genomen. Welke stappen worden doorlopen? Waar wisselt het initiatief van afdeling of behandelaar? Welke informatie wordt overgedragen? Waar wordt gewacht? Waar ontstaat herstelwerk? En waar worden besluiten genomen die verderop opnieuw ter discussie komen?

Juist de overdrachten zijn interessant.

Binnen één afdeling weten medewerkers vaak goed wat van hen wordt verwacht. De kwetsbaarheid ontstaat eerder op de grens tussen twee onderdelen. Wat beschouwt de één als een afgerond dossier en wat heeft de volgende nodig om direct verder te kunnen? Wie is verantwoordelijk als informatie ontbreekt? En wie houdt zicht op de doorlooptijd van het geheel?

Door het als één proces te bekijken, verschuift de discussie van “welke afdeling vertraagt?” naar “waarom stroomt het proces hier niet goed door?”

Dat levert een veel constructiever gesprek op.

Standaardiseren waar dat helpt

Versnellen vraagt daarnaast om voorspelbaarheid.

Wanneer voor iedere casus opnieuw moet worden bedacht wie betrokken moet worden, welke informatie nodig is en hoe een besluit tot stand komt, ontstaat onnodige variatie. Dat maakt het proces bovendien sterk afhankelijk van de ervaring en het netwerk van individuele medewerkers.

Standaardiseren betekent niet dat ieder woningbouwinitiatief hetzelfde is. De inhoudelijke afweging blijft maatwerk.

Maar de manier waarop het proces wordt georganiseerd, hoeft dat niet te zijn.

Heldere processtappen, rollen, informatievereisten en beslismomenten geven medewerkers én initiatiefnemers duidelijkheid. Afwijkingen blijven mogelijk, maar worden dan bewust gemaakt in plaats van dat iedere casus automatisch een eigen route krijgt.

Een nieuw procesontwerp is pas het begin

Ook wanneer de route van initiatief tot vergunning goed is ontworpen, is het werk niet klaar.

De praktijk laat immers zien of de afspraken echt werken.

Worden de afgesproken doorlooptijden gehaald? Waar moeten dossiers terug naar een eerdere stap? Welke informatie ontbreekt regelmatig? Welke adviezen zorgen voor vertraging? Op welke momenten wachten initiatiefnemers of medewerkers het langst? En leiden wijzigingen in beleid of regelgeving tot nieuwe knelpunten?

Door dit soort informatie periodiek te bespreken geven we continu verbeteren vorm.

Daarvoor is wel eigenaarschap nodig. Iemand moet niet alleen verantwoordelijk zijn voor één individuele aanvraag, maar ook voor het functioneren van het proces. Anders blijven knelpunten losse incidenten die telkens opnieuw worden opgelost.

Versnellen begint eerder

De inzet uit de begroting om stappen te zetten richting halvering van het ontwerp- en vergunningstraject, onder meer door digitalisering, standaardisering en digitaal parallel plannen, kan gemeenten helpen om procedures te versnellen. Maar een deel van de opgave blijft hoe dan ook bij de uitvoering liggen.

Want een snelle vergunningprocedure kan niet herstellen wat in de maanden daarvoor onvoldoende is afgestemd.

Wie vergunningverlening wil versnellen, doet er daarom goed aan niet alleen naar de laatste stap te kijken. De grootste winst kan juist eerder ontstaan: door het proces van initiatief tot vergunning als één geheel te organiseren, de juiste expertise tijdig te betrekken en te blijven leren van wat in de praktijk wel en niet werkt.

Sneller vergunnen begint daarmee ruim vóór de vergunningaanvraag.

Benieuwd waar in jullie proces van initiatief tot vergunning tijd verloren gaat? De Processpecialisten helpen gemeenten om het hele proces inzichtelijk te maken, knelpunten en overdrachten te analyseren en verbeteringen daadwerkelijk te implementeren. Neem gerust contact met ons op om te verkennen waar bij jullie de grootste kansen voor versnelling liggen.