Bij de BUCH werkorganisatie loopt het project Procesmanagement dit jaar af. Volgend jaar gaat de organisatie zelfstandig procesgericht werken en sturen, zonder ondersteuning van De Processpecialisten. Wat hebben managers en medewerkers daar nog voor nodig? En hoe staat het nu met het project? Dat is besproken tijdens een online ontbijtsessie.

Procesverbeteraars Nina Marchena en Iris Meuffels hebben tijdens een interactieve sessie gesproken met 40 managers en andere betrokkenen. Zijn ze klaar om hun processen continu te gaan verbeteren? De randvoorwaarden zijn in elk geval dik in orde: nut en noodzaak zijn helder en de individuele betrokkenen zijn enthousiast en vol vertrouwen om aan de slag te gaan. Iedereen weet wat er moet gebeuren en heeft de nodige hulpmiddelen paraat. Toch is het ook spannend om nu de volgende stap te gaan maken: zal het straks in de praktijk zo werken, zoals het op papier is bedacht? Een van de deelnemers geeft bijvoorbeeld aan dat het naleven van de processen in de praktijk vaak de uitdaging is. Het advies van Nina en Iris? “Organiseer structureel procesoverleg en wijs iemand aan die op de gemaakte afspraken gaat sturen.’’

Nina en Iris vertellen over de voorbereiding van de bijeenkomst: “Voor het project was dit een belangrijke bijeenkomst die al maanden vantevoren in de agenda’s stond. Dat het nu online moest gebeuren, maakte de uitdaging des te groter. Ook online is interactie cruciaal. We hebben de deelnemers dan ook geprikkeld om met elkaar in gesprek te gaan en daar ook ruim de tijd voor genomen. Tijdens de sessie hadden wij als begeleiders een duidelijke rolverdeling: Nina was voorzitter en Iris hield als webhost de chat in de gaten. Samen konden we zo het gesprek in goede banen leiden. Verder hebben we de sessie vooraf uitgebreid getest. Tijdens het testen hebben we bijvoorbeeld besloten om het de deelnemers niet lastig te maken met technische hoogstandjes. Een ding konden we online helaas niet realiseren: het serveren van ontbijt. Dat moesten de deelnemers nu zelf regelen.”

De BUCH werkorganisatie is een gezamenlijke ambtelijke organisatie voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. De Processpecialisten hebben de BUCH ondersteund bij het opzetten van een gestructureerde aanpak voor procesoptimalisatie en bij het verbeteren van verschillende door het MT geprioriteerde processen.

Meer weten? Neem contact op met Jeroen Stam 06 13 30 18 39