Een verbeterteam van de gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft de afgelopen weken het proces Verkennen en begeleiden initiatief ontworpen, waarmee de gemeente straks omgevingswetproof kan werken. Het laten vaststellen van zo’n nieuw werkproces kan nog weleens tijd kosten: voor je alle beslissers aan tafel hebt, ben je zó een paar weken verder. De gemeente Utrechtse Heuvelrug deed het online: snel en soepel.

Aan tafel in Microsoft Teams zaten Manager Publiek en ambtelijk opdrachtgever Hermannus Stegeman, proceseigenaar en teamleider Omgevingsverzoeken Gert Zaaijer en alle lijnmanagers die de veranderingen zullen merken in hun teams. Processpecialist Margreet van Staalduinen begeleidde de besluitvorming.

“Een goede vertaling van de ‘ja, mits’- houding vanuit de Omgevingswet” – Gert Zaaijer

Margreet vertelt: “Vooraf had niet iedereen evenveel informatie: sommige deelnemers waren zelf bij de ontwerpsessies aanwezig geweest, andere zagen het proces voor het eerst. Ik heb de besluitvorming goed ingeleid om iedereen dezelfde informatiepositie te geven. Verder hebben we vooraf afgesproken, wie moet ‘meeweten’ en wie echt moet meebeslissen. We hebben ook duidelijk aangegeven welke keuzes nog gemaakt moeten worden: wat wordt bijvoorbeeld straks de rol van de Raad in het participatieproces? En hoe gaan we kosten in rekening brengen bij de initiatiefnemer? De besluitvorming verliep op deze manier soepel.”

“Natuurlijk was het best spannend, zo’n proces neerzetten online met digitale ondersteuning, geen brown-papers aan de muur en geen geeltjes plakken. Maar het ging fantastisch met uitstekende begeleiding! Ik geloof zelfs dat we beter werk geleverd hebben met elkaar én dat we dat sneller hebben gerealiseerd.” – Hermannus Stegeman

Het verbeterteam kan nu met het vastgestelde proces aan de slag om dit werkend te krijgen. De acties die daarvoor nodig zijn, zijn al vastgelegd in een Proces Actie Plan.

Meer weten? Neem dan contact op met Vincent Damen 06 46 16 26 77