In een half jaar tijd brachten De Processpecialisten de belangrijkste werkprocessen rond de inburgering van statushouders en minderjarige vreemdelingen in de gemeente Altena nauwkeurig in beeld. En met effect. “Alle ketenpartners ervaren een betere samenwerking en meer onderlinge verbinding. Dat is eigenlijk het belangrijkste winstpunt, meer nog dan aan het voldoen aan de wettelijke taakstelling.”

De opvang en begeleiding van statushouders en minderjarige vreemdelingen is een maatschappelijke opgave, die niet zelden ingewikkeld van karakter is. Er zijn meerdere partijen bij betrokken, zoals NIDOS, vluchtelingenwerk, TMC Pro, woningbouwverenigingen en gemeentelijke afdelingen. “Voor een geoliede samenwerking tussen de verschillende partijen is het om die reden noodzakelijk om duidelijkheid over de belangrijkste werkprocessen te creëren”, stelt Ester de Ridder. Ester is bij de gemeente Altena werkzaam als manager van het programma opvang en huisvesting bijzondere doelgroepen.

“Individuele processen zijn boeiend, maar als het om processen in ketens gaat dan wordt het ingewikkeld en echt leuk.”

Voor ondersteuning bij dit programma deed Altena een beroep op De Processpecialisten, overigens geen onbekende partij voor de gemeente. De Processpecialisten lopen er namelijk al een tijdje rond in het kader van een breed opgezet project rond procesmatig werken. Daar was Ester verder niet direct bij betrokken, maar wel was ze als MTA-lid aanwezig bij meerdere (bijpraat)sessies over het project. “Dat heeft me geïnspireerd om ook voor mijn programma aan te kloppen bij De Processpecialisten.” Dat leidde vervolgens tot een concrete opdracht.

Knappe visualisaties

Het was Processpecialist Arnaud Wullings die in het voorjaar van 2024 aan de slag ging met de belangrijkste werkprocessen van het programma van Ester. Dat zijn er drie: 1) van COA naar een huis in Altena, 2) van een huis in Altena naar einde inburgering en 3) de opvang en begeleiding van twaalf alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV’ers). Bij de eerste twee werkprocessen ging het trouwens om ongeveer 120 statushouders. “De bij de inburgering betrokken partijen waren weliswaar gewend om elkaar regelmatig te spreken”, legt Arnaud uit, “maar dan ging het veel over de inhoud en weinig over het proces. Er was behoefte aan helderheid over welke processen worden doorlopen. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Is er geen sprake van dubbel werk? Slaan ze misschien processtappen over?” Arnaud zette daarom graag zijn tanden in deze klus. “Want individuele processen zijn boeiend, maar als het om processen in ketens gaat dan wordt het ingewikkeld en echt leuk. Bovendien hebben we hier te maken met een maatschappelijk relevant onderwerp. Dat maakt het voor mij extra interessant.”

“Zo’n procesplaat blijft natuurlijk veel beter hangen dan alleen maar woorden op papier. Heel waardevol.”

In werksessies van telkens drie uur bracht Arnaud met ongeveer tien vertegenwoordigers van de betrokken instanties eerst de huidige situatie beeld. In een vervolgsessie werd besproken wat goed ging en wat beter kon. In de afsluitende sessie kwam de gewenste situatie aan bod. Wat Ester vooral is bijgebleven van de sessies met Arnaud zijn de visualisaties van werkprocessen die hij produceerde. “Heel knap en voor alle betrokkenen superfijn. Zo’n procesplaat blijft natuurlijk veel beter hangen dan alleen maar woorden op papier. Het op die manier vastleggen van alle activiteiten in het programma was heel waardevol”, aldus Ester.

Procesgerichte vragen

Als opdrachtgever bemoeide Ester zich op hoofdlijnen met de operationele activiteiten van Arnaud. “Hij werkte vooral intensief samen met mijn toenmalige collega Maria Smits. Aan het eind van de opdracht was zij gepokt en gemazeld in de werkwijze van DPS, ook omdat zij met Arnaud alle werksessies voorbereidde.” Arnaud bevestigt de prima klik met Maria, die inmiddels bij een andere gemeente werkt. “We hadden veel contact en onze samenwerking was onwijs goed. Daar had ik echt mazzel mee.” Hij is zelf namelijk geen inhoudsdeskundige als het gaat om de wereld van statushouders en AMV’ers, zegt Arnaud. “Dat vind ik niet erg, omdat het me in de gelegenheid stelt om procesgerichte vragen te stellen. Vanuit die benadering krijg ik natuurlijk ook behoorlijk veel inhoud mee en ik vind het mooi om daarin de balans te vinden.” Dat is volgens Ester goed gelukt. “Wat ik knap vind is dat Arnaud zich goed kan verplaatsen in de materie zonder zelf deskundig te zijn op de inhoud.”

“We hebben elkaar als ketenpartners beter leren kennen. Dat creëert begrip voor elkaars werk”

Het resultaat van de gezamenlijke inspanningen stemt Ester dan ook bijzonder tevreden. “Gedurende de werksessies onder leiding van Arnaud hebben we elkaar als ketenpartners beter leren kennen. Dit creëert begrip voor elkaars werk en alle ketenpartners ervaren nog elke dag een betere samenwerking en meer onderlinge verbinding. Dat is eigenlijk het belangrijkste winstpunt, meer nog dan het voldoen aan de wettelijke taakstelling”, aldus Ester die aangeeft dat Arnaud naast de primaire werkprocessen ook een reeks kleinere processen in kaart heeft gebracht.

Unieke werkvormen

Het succes van Arnauds aanpak is volgens hem mede toe te schrijven aan enkele unieke werkvormen uit de gereedschapskist van De Processpecialisten, zoals simulaties en games. “Die zorgden ervoor dat alle ketenpartners zich vanaf het begin actief betrokken voelden bij de problematiek. En ze vonden het ook nog eens superleuk!” Bij Ester staan desgevraagd met name spelsituaties over groepsdynamiek en hoe je mensen in hun kracht kunt zetten nog helder op het netvlies.

De samenwerking met Ester is Arnaud goed bevallen. “We konden lezen en schrijven met elkaar.” Andersom is Ester het daarmee volledig eens. “Ons onderlinge contact verliep heel prettig en dat hoor ik ook van anderen terug. Arnaud is een echte meedenker die gevraagd en ongevraagd met adviezen komt. Niet voor niets is hij wat mij betreft dan ook nadrukkelijk in beeld om ons te ondersteunen bij een vervolgopdracht gericht op het taalonderwijs voor deze bijzondere doelgroep.”