Wat is het verschil tussen procesmanagement en informatiemanagement?

Procesmanagement en informatiemanagement zijn twee verschillende disciplines die zich richten op het verbeteren van organisaties, maar vanuit een ander vertrekpunt. Procesmanagement richt zich op het inrichten en optimaliseren van werkstromen en samenwerking, terwijl informatiemanagement zich bezighoudt met het beheren, structureren en beschikbaar stellen van informatie en data. De twee overlappen elkaar regelmatig, maar zijn niet hetzelfde.

In de praktijk werken beide disciplines nauw samen: goede informatie is onmisbaar voor goed functionerende processen, en goed ingerichte processen bepalen hoe informatie stroomt en wordt gebruikt. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over het verschil, de samenwerking en de valkuilen rondom deze twee vakgebieden.

Waar raken procesmanagement en informatiemanagement elkaar?

Procesmanagement en informatiemanagement raken elkaar op het punt waar werkstromen en data onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Elk bedrijfsproces genereert informatie, en die informatie is op zijn beurt nodig om het proces aan te sturen, te monitoren en te verbeteren. Zonder die wisselwerking functioneert geen van beide disciplines optimaal.

Concreet betekent dit dat een procesontwerp altijd impliceert welke informatie op welk moment beschikbaar moet zijn, wie er toegang toe heeft en hoe die informatie wordt vastgelegd. Denk aan een aanvraagproces bij een gemeente: de processtappen bepalen welke gegevens een medewerker nodig heeft, en het informatiemanagement zorgt ervoor dat die gegevens betrouwbaar, tijdig en in de juiste vorm beschikbaar zijn.

De overlap is het grootst bij procesverbetering en digitalisering. Wanneer organisaties bedrijfsprocessen verbeteren door middel van automatisering of datagedreven werken, moeten beide disciplines hand in hand gaan. Een procesoptimalisatie die geen rekening houdt met de informatiehuishouding loopt vast, en een informatiesysteem dat niet aansluit op de werkelijke procesflow levert weinig op.

Wat valt er precies onder informatiemanagement?

Informatiemanagement is het geheel van activiteiten gericht op het plannen, organiseren, beheren en beschikbaar stellen van informatie binnen een organisatie. Het omvat zowel de technische kant, zoals systemen en databases, als de organisatorische kant, zoals rollen, verantwoordelijkheden en beleid rondom informatie.

Informatiemanagement beslaat onder andere de volgende gebieden:

• Informatiearchitectuur: hoe informatie is gestructureerd en hoe systemen met elkaar verbonden zijn
• Gegevensbeheer: de kwaliteit, integriteit en beveiliging van data
• Informatiebeleid: afspraken over eigenaarschap, toegang en gebruik van informatie
• Digitale systemen: de keuze en het beheer van softwareoplossingen die informatie ondersteunen
• Compliance en privacy: naleving van wet- en regelgeving rondom informatiegebruik, zoals de AVG

Waar procesmanagement vraagt: “Hoe verloopt het werk?”, vraagt informatiemanagement: “Welke informatie is daarvoor nodig en hoe beheren we die?” Beide vragen zijn legitiem en noodzakelijk, maar ze vragen om andere expertise en een andere aanpak.

Welke rol speelt informatiemanagement binnen procesverbetering?

Informatiemanagement speelt een ondersteunende maar onmisbare rol binnen procesverbetering. Het zorgt ervoor dat de informatie die een proces nodig heeft om goed te functioneren, beschikbaar, betrouwbaar en bruikbaar is. Zonder die basis blijft procesoptimalisatie oppervlakkig.

Bij procesverbetering worden knelpunten in werkstromen geanalyseerd en opgelost. Informatiemanagement draagt hieraan bij door inzichtelijk te maken welke data ontbreekt, dubbel wordt bijgehouden of onjuist is. Veel inefficiënties in processen zijn namelijk terug te voeren op informatietekorten: medewerkers zoeken naar gegevens, werken met verouderde versies of voeren dezelfde informatie meerdere keren in.

Een goede procesoptimalisatie vraagt dan ook altijd om een blik op de informatiestroom. Vragen als “Welke informatie heeft wie nodig op welk moment?” en “Hoe wordt informatie overgedragen tussen processtappen?” zijn net zo relevant als de vraag hoe de werkstroom zelf is ingericht. Informatiemanagement levert de bouwstenen die processen laten draaien.

Wanneer kies je voor procesmanagement en wanneer voor informatiemanagement?

De keuze tussen procesmanagement en informatiemanagement hangt af van waar de kern van het probleem ligt. Ligt het probleem in de manier waarop werk is georganiseerd, rollen zijn verdeeld of samenwerking verloopt, dan is procesmanagement het juiste vertrekpunt. Ligt het probleem in de beschikbaarheid, kwaliteit of het beheer van informatie, dan is informatiemanagement aan zet.

In de praktijk zijn de signalen als volgt te onderscheiden:

1. Kies voor procesmanagement als medewerkers niet weten wie waarvoor verantwoordelijk is, als taken dubbel worden uitgevoerd, als klanten lang moeten wachten of als samenwerking over afdelingen heen stroef verloopt.
2. Kies voor informatiemanagement als systemen niet op elkaar aansluiten, als data onbetrouwbaar of onvindbaar zijn, als rapportages inconsistent zijn of als er geen duidelijk eigenaarschap is over informatie.
3. Kies voor een gecombineerde aanpak als een digitaliseringsproject of transformatie beide raakt, wat bij de meeste organisatieveranderingen het geval is.

Het is een veelgemaakte fout om te vroeg te kiezen voor één van de twee. Een grondige analyse van het werkelijke knelpunt voorkomt dat je een informatiesysteem implementeert terwijl het eigenlijke probleem in de processtructuur zit, of andersom.

Hoe werken procesmanagers en informatiemanagers samen in de praktijk?

Procesmanagers en informatiemanagers werken in de praktijk het effectiefst samen wanneer zij een gedeelde taal spreken en elkaars perspectief begrijpen. De procesmanager brengt de werkstroom in kaart en definieert wat er moet gebeuren, terwijl de informatiemanager bepaalt welke data daarvoor nodig zijn en hoe die beschikbaar worden gesteld.

Een concrete samenwerkingsvorm is het gezamenlijk opstellen van procesbeschrijvingen waarin ook de informatiestromen zijn opgenomen. Zo wordt direct zichtbaar waar informatie het proces binnenkomt, hoe die wordt verwerkt en waar zij het proces verlaat. Dit voorkomt dat procesontwerp en informatieontwerp los van elkaar worden ontwikkeld en later niet op elkaar aansluiten.

Bij grotere verandertrajecten is het verstandig om beide disciplines al in de ontwerpfase aan tafel te hebben. Procesmanagement zorgt voor de logica van het werk, informatiemanagement voor de logica van de data. Wanneer die twee logica’s vroeg worden afgestemd, voorkom je dure aanpassingen later in het traject. Onze aanpak is erop gericht om die samenhang van meet af aan te borgen, zodat processen en informatiestromen als één geheel worden ontworpen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het scheiden van deze twee disciplines?

De grootste fout bij het scheiden van procesmanagement en informatiemanagement is dat organisaties ze behandelen als volledig onafhankelijke werelden. Dit leidt tot systemen die niet passen bij de praktijk, processen die niet worden ondersteund door de juiste data, en medewerkers die tussen twee stoelen vallen.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Te vroeg digitaliseren: een systeem implementeren voordat het onderliggende proces is geoptimaliseerd, waardoor je een slecht proces automatiseert in plaats van verbetert
• Onduidelijk eigenaarschap: niemand voelt zich verantwoordelijk voor de plek waar proces en informatie elkaar raken, waardoor problemen blijven liggen
• Silo-denken: procesmanagers en informatiemanagers werken in aparte projecten zonder afstemming, met inconsistente resultaten als gevolg
• Informatiemanagement als IT-vraagstuk behandelen: informatiebeheer is een organisatievraagstuk, niet alleen een technisch vraagstuk
• Procesontwerp zonder informatieanalyse: een nieuw proces ontwerpen zonder te inventariseren welke informatie beschikbaar is, leidt tot processen die in de praktijk niet werken

De sleutel is om beide disciplines als complementair te zien en vroeg in een traject af te stemmen wie welke verantwoordelijkheid draagt. Dat vraagt om heldere rollen, een gemeenschappelijke taal en de bereidheid om over de grenzen van het eigen vakgebied heen te kijken.

Hoe wij helpen met procesmanagement en informatiemanagement

Wij helpen organisaties om procesmanagement en informatiemanagement niet als twee losse werelden te behandelen, maar als twee kanten van dezelfde medaille. Onze aanpak richt zich op het inrichten, verbeteren en werkend krijgen van processen en ketens, waarbij we altijd oog houden voor de informatie die die processen nodig hebben om te functioneren.

Concreet betekent dat:

• We brengen samen met jouw team de werkelijke knelpunten in kaart, zowel in de processtructuur als in de informatiestromen
• We ontwerpen processen die aansluiten op de beschikbare data en systemen, zonder onnodige complexiteit
• We zorgen voor heldere rollen en eigenaarschap, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor zowel het proces als de bijbehorende informatie
• We begeleiden de verandering op een pragmatische manier, met aandacht voor gedrag en samenwerking, niet alleen voor structuur

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij procesoptimalisatie en het verbeteren van bedrijfsprocessen? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.