Wat is het 6-fasenmodel?
Veel organisaties werken dagelijks met processen, maar hebben moeite om die processen echt te laten landen. Er wordt gestart met enthousiasme, een nieuw werkproces wordt beschreven, en toch loopt het na een paar maanden weer vast. Herkenbaar? Het 6-fasenmodel biedt een gestructureerde manier om procesmanagement niet alleen op papier te regelen, maar ook in de praktijk werkend te krijgen. In dit artikel leggen we uit wat het model inhoudt, hoe je het toepast en waarom het voor veel organisaties een waardevolle aanpak is.
Wat is het 6-fasenmodel precies?
Het 6-fasenmodel is een aanpak binnen procesmanagement die organisaties helpt om processen stap voor stap in te richten, te verbeteren en duurzaam te borgen. Het model gaat ervan uit dat goed procesmanagement niet begint met het tekenen van een flowchart, maar met het begrijpen van de context, de doelen en de betrokkenen. Pas daarna komen de technische stappen aan bod.
Het model is toepasbaar in zowel de publieke als private sector en werkt voor organisaties die hun processen voor het eerst structureren, maar ook voor organisaties die bestaande processen willen verbeteren. De kracht zit in de logische opbouw: elke fase bouwt voort op de vorige.
Welke zes fasen omvat het model?
Het model doorloopt zes opeenvolgende fasen die samen een volledig procesverbeteringstraject vormen:
- Oriëntatie: Breng de aanleiding, context en doelstelling in kaart. Waarom is dit proces belangrijk en wat wil je bereiken?
- Analyse: Onderzoek het huidige proces. Waar lopen mensen tegenaan, waar gaat het fout en wat zijn de oorzaken?
- Ontwerp: Ontwerp het gewenste proces. Hoe ziet de ideale situatie eruit, rekening houdend met klantwaarde en samenwerking?
- Implementatie: Voer het nieuwe of verbeterde proces in. Zorg voor draagvlak, heldere afspraken en de juiste randvoorwaarden.
- Borging: Maak het proces onderdeel van de dagelijkse werkwijze. Leg verantwoordelijkheden vast en zorg dat mensen het ook echt zo doen.
- Evaluatie: Meet of het proces de gewenste resultaten oplevert en stel bij waar nodig. Continu verbeteren staat centraal.
Elke fase vraagt om een andere aanpak en een andere betrokkenheid van medewerkers en leidinggevenden. Juist die combinatie van structuur en aandacht voor mensen maakt het model effectief.
Waarom is het 6-fasenmodel nuttig voor organisaties?
Veel organisaties worstelen met hetzelfde probleem: processen worden beschreven, maar niet beleefd. Het 6-fasenmodel helpt om die kloof te overbruggen. De aanpak dwingt organisaties om niet alleen na te denken over hoe een proces eruitziet op papier, maar ook over wie verantwoordelijk is, hoe medewerkers worden meegenomen en hoe succes wordt gemeten.
Concrete voordelen van het model zijn onder andere:
- Een gemeenschappelijke taal voor iedereen die met het proces werkt
- Meer eigenaarschap bij medewerkers doordat zij actief betrokken worden
- Minder terugval naar oude werkwijzen doordat borging expliciet aandacht krijgt
- Betere samenwerking over afdelingen en ketens heen
- Processen die daadwerkelijk bijdragen aan strategische doelen
Wanneer zet je het 6-fasenmodel in?
Het 6-fasenmodel is breed inzetbaar, maar het werkt het beste in situaties waarin processen een duidelijke rol spelen in het behalen van organisatiedoelen. Denk aan reorganisaties, fusies, digitale transformaties of situaties waarin samenwerking tussen afdelingen of organisaties verbeterd moet worden.
Ook bij complexe ketenvraagstukken, zoals in de zorg of bij gemeenten, biedt het model houvast. Juist omdat het model zowel de inhoud van processen als de menselijke kant meeneemt, is het geschikt voor omgevingen waar verandering niet vanzelf gaat.
Hoe verschilt het 6-fasenmodel van andere procesmodellen?
Er zijn veel procesmodellen in omloop, zoals PDCA (Plan-Do-Check-Act) of DMAIC uit Lean Six Sigma. Het 6-fasenmodel onderscheidt zich op een aantal punten. Waar andere modellen zich vaak richten op het meten en optimaliseren van bestaande processen, legt het 6-fasenmodel meer nadruk op de mens achter het proces. Eigenaarschap, draagvlak en gedragsverandering zijn geen bijzaak, maar een integraal onderdeel van elke fase.
Daarnaast is het model praktisch toepasbaar zonder uitgebreide technische voorkennis. Het sluit aan bij de manier waarop mensen in organisaties samenwerken en denken, waardoor het makkelijker wordt om het ook echt te gebruiken in de dagelijkse praktijk.
Hoe begin je met het toepassen van het 6-fasenmodel?
Beginnen met het 6-fasenmodel hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een goede eerste stap is het kiezen van één concreet proces dat al enige tijd niet goed loopt. Ga vervolgens de eerste twee fasen door: wat is de context en wat zijn de knelpunten? Betrek daarbij de mensen die dagelijks met het proces werken, want zij weten het beste waar de schoen wringt.
Zorg ervoor dat je niet te snel naar het ontwerp springt. De neiging om direct oplossingen te bedenken is groot, maar zonder een goede analyse loop je het risico dat je het verkeerde probleem oplost. Neem de tijd voor de oriëntatie en analyse, en bouw van daaruit verder. Zo leg je een stevige basis voor een proces dat ook echt werkt.
Hoe wij helpen met procesmanagement en het 6-fasenmodel
Wij geloven niet in dikke handboeken of eenmalige trainingen die snel worden vergeten. Onze aanpak is gericht op het werkend krijgen van processen in de praktijk, met aandacht voor zowel structuur als gedrag. Of je nu voor het eerst aan de slag gaat met procesmanagement of bestaande processen wilt verbeteren, wij helpen je door het hele traject.
Wat je van ons kunt verwachten:
- Begeleiding door alle zes fasen, van oriëntatie tot evaluatie
- Interactieve werkvormen die zorgen voor echte betrokkenheid en draagvlak
- Aandacht voor eigenaarschap, zodat medewerkers het zelf kunnen voortzetten
- Maatwerk dat aansluit bij jouw organisatie, sector en vraagstuk
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om processen echt werkend te krijgen? Lees meer over onze aanpak of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het doorlopen van alle zes fasen gemiddeld?
De doorlooptijd verschilt sterk per organisatie en per proces. Een relatief eenvoudig intern proces kan in enkele weken worden doorlopen, terwijl complexe ketenvraagstukken of organisatiebrede trajecten al snel enkele maanden in beslag nemen. Belangrijk is dat je niet te snel door de fasen heen gaat: de kwaliteit van de oriëntatie en analyse bepaalt grotendeels het succes van de implementatie en borging.
Wat als medewerkers weerstand bieden tegen het nieuwe proces?
Weerstand is een normaal en vaak zelfs waardevol signaal — het betekent dat medewerkers betrokken zijn bij hun werk. Het 6-fasenmodel houdt hier expliciet rekening mee door eigenaarschap en draagvlak als integraal onderdeel van elke fase te behandelen, niet als iets wat je achteraf regelt. Betrek medewerkers zo vroeg mogelijk, liefst al in de oriëntatie- en analysefase, zodat zij mede-eigenaar worden van zowel het probleem als de oplossing.
Kan het 6-fasenmodel ook worden ingezet voor kleine teams of mkb-organisaties?
Absoluut. Het model is schaalbaar en hoeft niet met grote projectteams of uitgebreide documentatie te worden uitgevoerd. Voor kleinere organisaties of teams kun je de fasen compacter doorlopen, met minder formele structuur maar met dezelfde logische opbouw. De kern — context begrijpen, analyseren, ontwerpen, invoeren, borgen en evalueren — is universeel toepasbaar, ongeacht de omvang van de organisatie.
Hoe weet je of de borgingsfase echt succesvol is?
Borging is geslaagd als medewerkers het nieuwe proces volgen zonder dat daar voortdurend sturing of controle voor nodig is. Concrete signalen zijn: medewerkers spreken elkaar aan op de afgesproken werkwijze, verantwoordelijkheden zijn helder belegd en het proces wordt ook bij personeelswisselingen of drukte niet losgelaten. Praktische hulpmiddelen zoals procesbeschrijvingen, dashboards of korte terugkerende evaluatiemomenten kunnen helpen om borging tastbaar te maken.
Welke veelgemaakte fouten moet je vermijden bij het toepassen van het model?
De meest voorkomende fout is het overslaan of te snel doorlopen van de eerste twee fasen. Organisaties zijn geneigd om direct naar oplossingen te springen, waardoor het verkeerde probleem wordt aangepakt. Een tweede veelgemaakte fout is het verwaarlozen van de borgingsfase: het nieuwe proces wordt ingevoerd, maar er zijn geen duidelijke afspraken over wie het bewaakt en hoe naleving wordt gestimuleerd. Neem beide fasen serieus — ze zijn de ruggengraat van een duurzaam resultaat.
Is er specifieke software of tooling nodig om met het 6-fasenmodel te werken?
Nee, het model is niet afhankelijk van specifieke software. In de praktijk worden vaak gangbare tools gebruikt zoals procesmodelleringssoftware (bijvoorbeeld Visio, Bizagi of ARIS) voor het visueel vastleggen van processen, en gewone samenwerkingstools zoals Microsoft Teams of Miro voor workshopsessies en analyses. De keuze voor tooling is secundair aan de aanpak zelf — het gaat erom dat de tools aansluiten bij de werkwijze van jouw organisatie.
Hoe combineer je het 6-fasenmodel met bestaande methodieken zoals Lean of Agile?
Het 6-fasenmodel is goed te combineren met andere methodieken. Lean-principes zoals het elimineren van verspilling passen uitstekend in de analyse- en ontwerpfase, terwijl een Agile werkwijze goed aansluit bij de implementatiefase door in korte iteraties te werken en snel te leren. Het 6-fasenmodel biedt de overkoepelende structuur en aandacht voor de menselijke kant, terwijl andere methodieken specifieke technieken en instrumenten aanleveren. Ze versterken elkaar eerder dan dat ze conflicteren.
Related Articles
Direct contact
We ondersteunen organisaties bij het realiseren van hun doelen. Ben je benieuwd hoe we je bij jouw ondersteuningsvraag kunnen helpen? Of heb je een andere vraag? Neem dan contact met ons op.