Process Mining
Veel organisaties hebben hun processen beschreven. Er zijn procesplaten, werkinstructies, dashboards en KPI’s. Toch blijft één vraag vaak lastig te beantwoorden:
Loopt het proces in de praktijk ook zoals we denken dat het loopt?
Worden stappen overgeslagen? Moeten medewerkers vaker terug dan gedacht? Ontstaan er geitenpaadjes? Worden de procesdoelen behaald? Process mining beantwoordt die vragen feitelijk met data uit de systemen waarin het werk dagelijks plaatsvindt.
Grip op je proces begint bij wat er écht gebeurt
Het resultaat?
- Zicht op de procesroutes die daadwerkelijk worden gevolgd.
- Inzicht in waar wachttijden, uitzonderingen en herstelwerk ontstaan.
- Een duidelijk beeld van de afwijkingen met de grootste invloed op doorlooptijd, kwaliteit, kosten, klantwaarde en compliance.
Maar inzicht alleen verbetert nog geen proces. Daarom begint onze inzet van process mining niet bij technologie, maar bij de vraag:
Welk procesprobleem willen we beter begrijpen, sturen en verbeteren?
Voor De Processpecialisten is process mining een methode om procesverbetering datagedreven te versterken. Passende tooling maakt procesdata inzichtelijk; de procesprofessional vertaalt de inzichten naar een gedragen en uitvoerbare verbetering.
Wanneer is process mining relevant?
Process mining is vooral waardevol wanneer je wilt toetsen hoe een proces werkelijk verloopt. Bijvoorbeeld als:
- doorlooptijden hoger zijn dan verwacht en niet duidelijk is waar vertraging ontstaat;
- veel procesvarianten, uitzonderingen of herstelwerk voorkomen;
- het beschreven proces afwijkt van de praktijk;
- KPI’s achterblijven en meer inzicht nodig is in de oorzaken;
- je wilt bepalen welke knelpunten of afwijkingen als eerste moeten worden aangepakt.
Waar het vaak misgaat
Process mining kan snel veel inzicht geven. Juist daardoor bestaat het risico dat de analyse het vertrekpunt wordt in plaats van het procesprobleem.
Tientallen procesvarianten of een opvallende wachttijd zeggen nog niet wat er moet veranderen. Is een afwijking ongewenst of noodzakelijk? Waardoor ontstaat de vertraging? Welke verandering is haalbaar?
Zonder een duidelijke procesvraag kan process mining blijven hangen in een interessant dashboard: meer informatie, maar nog geen prioriteit, eigenaar of verbeteractie. Daarom verbinden wij process mining altijd aan procesmanagement en procesverbetering.
Process mining binnen procesmanagement
Goed procesmanagement vraagt om samenhang tussen richten, inrichten en verrichten. Process mining kan die onderdelen feitelijker en scherper maken.
Procesdata helpen om te prioriteren waar verbetering nodig is, geven proceseigenaren concrete informatie voor processturing en maken zichtbaar waar standaardisatie en optimalisatie nodig zijn. Process mining vervangt procesmanagement dus niet, maar versterkt het.
Onze aanpak: procesverbetering is het vertrekpunt
Wij gebruiken process mining als aanvulling op bestaande methoden voor procesanalyse en procesverbetering. De aanpak bestaat uit vier stappen:
1. Procesvraag en gewenst resultaat. Wat willen we verbeteren en hoe weten we straks of dat gelukt is?
2. Feitelijke huidige situatie. We combineren interviews, procesmodellen, observaties en bestaande cijfers met procesdata. Zo zien we welke routes worden gevolgd en waar varianten, wachttijden, herwerk en afwijkingen ontstaan. Ook vergelijken we het beschreven procesmodel met het procesmodel vanuit de data.
3. Knelpunten en verbeteringen. We onderzoeken mogelijke oorzaken en formuleren hypotheses over verbeteringen. Waar de gekozen tooling dat ondersteunt, kunnen veranderingen worden doorgerekend of gesimuleerd.
4. Implementeren en borgen. Een analyse of simulatie is nooit automatisch een verbeterbesluit. We toetsen de uitkomsten bij medewerkers en proceseigenaren en bepalen daarna welke verbetering wenselijk, haalbaar en uitvoerbaar is.
Tooling levert inzichten. De procesprofessional maakt er procesverbetering van.
De mens blijft onmisbaar
Process mining laat zien wat er in een proces gebeurt. De mensen die het proces kennen, zijn nodig om te begrijpen waarom het gebeurt.
Een afwijking kan verspilling zijn, maar ook het gevolg van een bewuste keuze, uitzonderingssituatie of ontbrekende informatie. Daarom combineren we data met proceskennis en gesprekken met medewerkers.
De procesprofessional blijft essentieel voor de onderzoeksvraag, het beoordelen van data, het duiden en toetsen van analyses, aanvullende oorzaakanalyse en het ontwerpen en borgen van de verbetering.
Wat heb je nodig om te starten?
Een organisatie hoeft niet eerst alles perfect op orde te hebben. Vier zaken zijn wel belangrijk:
- Een concrete procesvraag: welk probleem wil je beter begrijpen, sturen of verbeteren?
- Procesdata: worden gebeurtenissen voldoende vastgelegd, kunnen zaken aan elkaar worden gekoppeld en zijn relevante tijdstippen beschikbaar?
- Eigenaarschap: wie is eigenaar van het proces en wie kan de analyse beoordelen?
- Verbetervermogen: wie kan besluiten over verbeteringen en de implementatie en borging organiseren?
Die combinatie van proces, data, eigenaarschap en verbetervermogen bepaalt hoeveel waarde process mining oplevert.
Van procesdata naar daadwerkelijke verbetering
De kracht van process mining zit niet in nóg een dashboard, maar in het onderdeel maken van feitelijke procesdata van de cyclus van begrijpen, verbeteren en sturen.
Daar helpen De Processpecialisten bij: van de juiste procesvraag en analyse tot het ontwerpen, implementeren en borgen van verbetering. Zo wordt process mining een praktisch hulpmiddel om processen aantoonbaar beter te laten functioneren.
Wil je weten waar process mining in jouw organisatie waarde kan toevoegen? Dan starten we bij jouw procesvraag en bekijken we samen welke data, analyse en aanpak daarbij passen.
Direct contact
We ondersteunen organisaties bij het realiseren van hun doelen. Ben je benieuwd hoe we je bij jouw ondersteuningsvraag kunnen helpen? Of heb je een andere vraag? Neem dan contact met ons op.