SLIM in OSS: de feiten op een rijtje

De aanleiding
Oss is volop in beweging. Met het nieuwe collegeprogramma voeren we bezuinigingen door die we allemaal gaan voelen. Instellingen, bedrijven, organisaties en inwoners. Iedereen moet het met minder geld gaan doen. Ook onze eigen organisatie. Door ons werk doelmatiger te doen, kunnen we bezuinigen. Daarnaast verwachten we te bezuinigen door met elkaar onze werkprocessen slimmer in te richten. Dat doen we onder de noemer SLIM: geen kaasschaafmethode, maar zelf nadenken over hoe het werkproces beter, sneller, goedkoper kan.

 

De status
We hebben tot nu toe zo’n 20 van de totaal 60 processen onder de loep genomen Sommige processen zijn nog in de analysefase. Voor andere processen zijn de verbeteringen al bijna ingevoerd.

 

De cijfers
Als we willen bezuinigen is het van belang te weten wat een proces kost. Aan het begin van een SLIM-project voeren de proceseigenaren een nulmeting uit. Zij rekenen uit wat op dat moment de proceskosten zijn. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor eigen en ingehuurd personeel.
Veel processen lopen over afdelingsgrenzen heen. Het is dan ook een ware zoektocht om de juiste gegevens boven tafel te krijgen. Je zou kunnen stellen dat we in onze organisatie nog niet echt gewend zijn om op kosten te sturen! Op dit moment bekijken we of de activiteitenbegroting zo kan worden aangepast dat we meer financieel inzicht krijgen op procesniveau.

 

De rolverdeling
Een proceseigenaar is verantwoordelijk voor de output en de outcome van het proces. Niet alleen tijdens het aanpassen van de processen maar juist ook na het implementeren van de nieuwe werkwijze. We hebben weleens gezegd dat we van een proceseigenaar verwachten dat die stuurt zonder “macht”. Vooral in het begin voelt dat heel ongemakkelijk. Het is lastig om wel proceseigenaar te zijn maar niet de leidinggevende van de mensen die in het proces werken.

 

De resultaten
Op dit moment hebben we met negen verbeterde processen een kleine € 500.000,- structurele
bezuinig gerealiseerd. Daarnaast leveren de slimme processen veelal betere dienstverlening op, omdat onnodige stappen worden geschrapt.

 

Gert van Beek, Programmamanager SLIM gemeente Oss.

 

Wilt u meer informatie over dit programma en de manier waarop De Processpecialisten de gemeente Oss hierbij hebben onderstend, neem dan contact op met Vincent Damen door op 'reageer'  te klikken.


Meer nieuws