Procesgericht werken biedt Woonforte inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken

Woningcorporaties hebben te maken met grote uitdagingen, bijvoorbeeld omtrent de duurzaamheid, betaalbaarheid en beschikbaarheid van hun bezit. Hoe richt je je organisatie zo in dat je deze hindernissen het beste het hoofd kunt bieden? En welke rol is daarbij weggelegd voor procesgericht werken? CorporatieGids.nl sprak erover met Monique Brewster, directeur-bestuurder van Woonforte.

Een veilig thuis is een grondrecht en een eerste levensbehoefte. Toch zijn er ook in de gemeente Alphen aan de Rijn – waar Woonforte ongeveer 11.000 vhe verhuurt – volgens Monique teveel mensen die zo’n thuis nog niet hebben. “Het aanpakken van de wooncrisis is voor ons dan ook de grootste uitdaging. Woonforte bouwt tot 2030 zo’n 2.500 nieuwe woningen. Dat betekent niet dat we niet omkijken naar zaken als duurzaamheid of betaalbaarheid. Zo gaan we na welke maatregelen we kunnen treffen om de gevolgen van energiearmoede bij onze huurders te verlichten, maar is voor iedereen – intern én extern – helder waar we voorrang aan geven op de momenten dat we moeten kiezen.”

Bij het opzetten van procesgericht werken heeft Woonforte nauw samengewerkt met Wilbert Koenen van De Processpecialisten. “Zij hebben ons geholpen bij het systematisch in kaart brengen, opnieuw beschrijven en – waar nodig – inrichten van onze processen. De Processpecialisten ondersteunden ons ook bij de implementatie van het werken met procesmanagers. Samenwerken met een expertpartij helpt omdat zij met de blik van een buitenstaander gericht vragen stellen aan onze organisatie.

Verder lezen? Kijk op: Monique Brewster (Woonforte): Procesgericht werken biedt inzicht en overzicht en legt een basis om efficiënter te gaan werken (CorporatieGids.nl) of neem contact op met Wilbert Koenen

IJsselland oefent met Initiatievenproces

Op 14 juni vond de regionale ketentest initiatievenproces plaats. Gemeente Deventer, Provincie Overijssel, de Omgevingstafel IJsselland en Omgevingsdienst IJsselland oefenden tijdens deze test met het initiatievenproces. Zo’n 60 vergunningverleners, procesbegeleiders, casemanagers, frontofficemedewerkers, adviseurs en functioneel beheerders van de ketenpartners namen aan de ketentest deel. Deze ketentesten werden voorbereid en gefaciliteerd door Processpecialist Iris Lindeboom.

Het doel van deze interactieve ketentest was te beproeven of het initiatievenproces, zoals bedacht door de regionale werkgroep Vergunningverlening, voor alle partijen werkbaar is. De betrokkenheid van de testers was groot. De vragen, opmerkingen en suggesties die zijn gesteld en gegeven, leverden goede leer- en verbeterpunten op. 

Elke gemeente in de regio IJsselland heeft na de gezamenlijke test de mogelijkheid om op 21 juni zelf met het initiatievenproces aan de slag te gaan. Deze zelftest richt zich op het proces zonder Omgevingstafel. Hiervoor hebben gemeenten van ons een draaiboek ontvangen waarmee ze zelf aan de slag kunnen.

Met deze ketentest is Omgevingsplatform IJsselland één van de koplopers in het land. Goed dat we andere regio’s inspireren door te leren van elkaar en te werken aan één doel: een goede implementatie van de Omgevingswet.

Het op deze manier delen van kennis en ervaringen helpt onze samenwerking te verbeteren. Het levert input voor het verbeteren van onze interne processen en daarmee onze dienstverlening aan burgers en bedrijven. Ook biedt het een mooi vervolg voor de zelftest.

Meer weten? Kijk op: Regionale ketentest initiatievenproces – Omgevingsdienst IJsselland (odijsselland.nl) of neem contact op met Vincent Damen

Nieuw van De Processpecialisten en VNG: netwerkkaart en self-assessments voor de Omgevingswet

De afgelopen jaren hebben De Processpecialisten intensief samengewerkt met de VNG om gemeenten en ketenpartners voor de bereiden op de Omgevingswet. Nieuwe hulpmiddelen zijn de netwerkkaart en de self-assesments.

De netwerkkaart is een hulpmiddel voor gemeenten om vanuit een brede blik op digitalisering en processen te kijken of ze klaar zijn voor de Omgevingswet; het is een soort metrokaart die overzichtelijk weergeeft hoe de Omgevingswet werkprocessen onderling en met de VTH ICT samenhangen. Door de kaart te doorlopen krijgt u inzicht in de keuzes die nodig zijn om de software lokaal en met het DSO te laten werken en eventuele risico’s. Het doorlopen van de kaart is daarmee ook de perfecte voorbereiding op een integrale ketentest. Voor gemeenten die verder willen inzoomen op de processen zijn er de self-assessments.

“Er zijn nog maar weinig gemeenten die al heldere afspraken hebben over hoe ze hun website gaan aanpassen voor initiatiefnemers. Om klanten goed te informeren én om als gemeente effectief te kunnen inspelen op initiatieven is dat juist heel belangrijk.” Conclusie naar aanleiding van een korte kennismaking met het self-assessment.

De self-assessments zijn het vervolg op de toolkit Werkende processen, waar veel gemeenten gebruik van maken. Gemeenten kunnen, desgewenst onder begeleiding, één van de werkprocessen (verkennen en begeleiden initiatief, behandelen vergunningaanvraag, toezicht en handhaving) met een multidisciplinair team doorlopen. Door kritische en objectieve vragen komen de aandachtspunten in de gemeente of bij de omgevingsdienst aan het licht. In de top-25 zijn de meest voorkomende vragen al geformuleerd. Het self-assessment maakt duidelijk wat uw gemeente, ook in de samenwerking met ketenpartners, écht nog moet doen voor inwerkingtreding van de Omgevingswet en wat eventueel ook later kan. Ook de overdracht van de omgevinsgwetproof processen van de projectorganisatie naar de lijn komt aan de orde. Tijdens een VTH netwerkbijeenkomst heeft Ellen Zwiers de self-assesments toegelicht en de highlights per proces benoemd.  Kijk hier voor het hele verhaal.

10 jaar ketensamenwerking in de top 600 aanpak

De top 600 aanpak van de gemeente Amsterdam, gericht op het terugdringen van high-impact delicten, drugshandel en daaraan gerelateerde zware geweldsdelicten, bestaat 10 jaar. Het rapport van het Actiecentrum Veiligheid en Zorg blikt terug op de inzichten en successen van 10 jaar top 600.  De Processpecialisten zijn trots op hun bijdrage aan deze aanpak.

De top 600 aanpak richt zich op veelplegers van zogenoemd ‘high impact’ delicten. Kern van de aanpak is een combinatie van enerzijds straffen en anderzijds het bieden van zorg of hulp. Dat lukt alleen door een intensieve ketensamenwerking tussen de organisaties die bezighouden met veiligheid, zorg en sociaal domein, met sluitend casemanagement om veelplegers weer op het rechte pad te krijgen en vooral een goede informatiepositie: voorheen had elke ketenpartner een deel van de puzzel en overzag niemand het totaal.

Doel van de aanpak is bovendien om te voorkomen dat broertjes en zusjes van veelplegers ook in de criminaliteit belanden: kleine problemen klein houden en snel oplossen. De Processpecialisten hebben de aanpak van het Preventief Interventie Team (PIT) ingericht en geoptimaliseerd. Het PIT bestaat uit professionals uit verschillende hulpverleningsorganisaties die samen snel en vroegtijdig hulp bieden aan kinderen met een verhoogd risico op problemen in de sociale ontwikkeling. Preventie en een vroegtijdige aanpak is veel effectiever en goedkoper dan achteraf zware trajecten moeten inrichten.

Tegelijk met de aanpak van de Top600 broertjes en zusjes is een aanpak gestart op basisscholen om leraren te laten melden over welke leerlingen zij zich zorgen maken. Op basis van de meldingen zijn samen met de ouders maatregelen genomen om de jongeren te versterken in hun ontwikkeling. Voor het ontwikkelen van diagnostiek en het bepalen van passende maatregelen is samengewerkt met Hanna Swaab, hoogleraar Neuropedagogiek en Ontwikkelingsstoornissen aan de Universiteit Leiden. Voor het laten werken van de aanpak is – alweer – goed ingerichte ketenregie essentieel. De PIT aanpak is herhaaldelijk wetenschappelijk onderzocht en positief geëvalueerd: problematisch gedrag van jongeren is goed te verhelpen, waardoor de jongeren zich ook beter voelen en positiever gaan gedragen.

De Processpecialisten hebben niet alleen de top 600 maar ook andere Amsterdamse ketenaanpakken ingericht. Denk bijvoorbeeld aan de Treiteraanpak van toenmalig burgemeester Van Der Laan waarbij gemeente, politie, OM, woningcorporaties en zorgpartners intensief samenwerken tegen intimidatie in de woonomgeving zodat slachtoffers zich beschermd voelen en daders worden aangepakt. Een omkering van het gebruikelijk perspectief waarin daders centraal staan in plaats van slachtoffers. Een ander voorbeeld is de aanpak voor overlastgevende multi-problem gezinnen. Voordat deze aanpak startte, waren soms bij één gezin meer dan 20 organisaties betrokken die onderling hun aanpak of interventies niet afstemden. De aanpak is begonnen als test met een klein aantal gezinnen, inmiddels is het concept van ‘één gezin, één plan’’ landelijk ingevoerd.  

Bent u nieuwsgierig geworden naar ketenregie en onze aanpak hierin? In het boek ‘Ketenregie. Acteren en regisseren in publieke ketens’ beschrijft Erik F Steketee van De Processpecialisten hoe je ketenregie effectief inricht en werkend krijgt. Het boek is inmiddels een klassieker geworden in de Leergang Regie op ketens en netwerken van de Erasmus Academy.

Gemeente Zutphen ontwikkelt omgevingswetproof competentieprofielen

De omgevingswet vraagt op onderdelen nieuwe competenties van de medewerkers die zich bezighouden met vergunningverlening, toezicht en handhaving. Gemeente Zutphen heeft haar procesbeschrijvingen en de kernwaarden van de Omgevingswet naast elkaar gelegd en heeft nu heldere ontwikkeldoelen. Dat is fijn voor de medewerkers en voor hun klanten.

De afgelopen maanden heeft gemeente Zutphen gewerkt aan het ontwikkelen van omgevingswetproof werkprocessen. De Omgevingswet vraagt niet alleen om andere taken, maar vooral om ander gedrag en een andere houding en dus ook andere competenties. Wat vraagt het van de medewerkers om hun taken uit te voeren in de geest van de Omgevingswet? Om die vraag te beantwoorden heeft processpecialist Iris Lindeboom gebruik gemaakt van slimme software voor tekstanalyse. De software maakt het mogelijk om ongelijksoortige informatie toch te vergelijken. Daarmee kon Iris de nieuwe procesbeschrijvingen vergelijken met de kernwaarden van de Omgevingswet. Zo is voor de rollen vergunningverlener, toezichthouder, jurist en medewerker Omgevingsloket duidelijk welke competenties gemiddeld extra nodig zijn. Het ontwikkelpotentieel blijkt vooral te zitten in de communicatie met klanten en collega’s en het openstaan voor vernieuwende ideeën.

Een volgende stap is om de nieuwe competentieprofielen te vertalen naar individuele ontwikkeltrajecten. Bijvoorbeeld een vergunningverlener die inhoudelijk sterk is en het liefste zelfstandig en met een duidelijk regelkader werkt, zal vooral moeten werken aan klantgerichtheid en denken in verschillende oplossingen. Een collega die sterk is in afstemming en draagvlak maar minder resultaatgericht, zal juist moeten werken aan assertiviteit en systematisch werken.

Gemeente Eindhoven maakt werk van inrichting procesmanagement

In de gemeente Eindhoven loopt sinds twee jaar een programma rond de inrichting van procesmanagement. Vanaf de start van het programma is de procesvolwassenheid van de gemeente duidelijk gegroeid. Zat die bij aanvang van het programma nog op het laagste niveau (ad hoc), nu bevindt die zich in fase 2 (processen beschreven) en zet de gemeente de stap naar fase 3 (processen gestandaardiseerd). De fases 4 (procesprestaties gemeten) en 5 (continu verbeteren) zijn dé uitdagingen voor de toekomst. Meer weten? Lees het hier

Opgavegericht werken in de gemeente Zwijndrecht

Opgavegericht werken is een hot topic binnen publieke organisaties. Steeds meer gemeenten steken er daarom energie in. Dat geldt ook voor de gemeente Zwijndrecht. Onder begeleiding van De Processpecialisten heeft deze gemeente de afgelopen anderhalf jaar stappen gezet in het oppakken van maatschappelijke thema’s. Meer weten? Lees hier het hele verhaal.

Omnichannel-dienstverlening vraagt een doorleefde dienstverleningsvisie

De Processpecialisten organiseren in opdracht van het A&O Fonds Gemeenten inspiratiesessies en simulaties op het gebied van omnichannel-dienstverlening. In deze simulaties kunnen gemeenten verkennen welke uitdagingen omnichannel-dienstverlening meebrengt op het niveau van processen, samenwerking en klantervaring.

Eén van de lessen uit de sessies: Omnichannel-dienstverlening vraagt een doorleefde dienstverleningsvisie. Het hebben van een visie op dienstverlening is niet genoeg: pas als de visie ook omarmd is gaan medewerkers ernaar handelen. Deze en andere lessen voor de implementatie van omnichannel-dienstverlening vindt u terug in het net verschenen rapport van het A&O Fonds Gemeenten. Bent u geïnteresseerd in de Virtuele assistent Gem? Lees hier dan de leerervaringen van de gemeenten die al werken met Gem.

Gemeenten digitaliseren in een hoog tempo. Het A&O Fonds Gemeenten doet in dit kader al enkele jaren onderzoek naar de impact van digitale ontwikkelingen op mens en ontwikkeling. Omnichannel-dienstverlening wil een naadloze klantervaring bieden over meerdere kanalen (web, e-mail, app, chat, telefonie of balie) door deze in één systeem te integreren. Een andere recente ontwikkeling is de virtuele assistent Gem. Gem biedt inwoners geautomatiseerde ondersteuning bij vragen over verhuizingen en reisdocumenten. Vier gemeenten met samen 1 miljoen inwoners hebben Gem inmiddels ingezet om de dienstverlening te verbeteren.